Pièces & échéances
Aurait réclamé les pièces du dossier et suivi celles qui manquent, au lieu de laisser l’adjointe relancer à la main.
Une offre acceptée, une date de signature, et personne au bureau
Ce qu’une réceptionniste peut recueillir dans un cabinet sans franchir la ligne du secret professionnel ni donner un seul avis.
7 jours, 20 appels répondus, sans carte
Le cabinet, la situation, la configuration
Une étude notariale de deux notaires et une adjointe juridique. L’adjointe est au téléphone une partie de la journée, mais elle prépare aussi les actes, tient les agendas et suit le Registre foncier : chaque minute passée à répéter les heures d’ouverture est une minute enlevée à du travail juridique.
La configuration est la base Services professionnels, seule. Elle répond quand la ligne sonne dans le vide, identifie le type de dossier, capte les parties et les échéances, et transmet. Aucune option n’est allumée dans cette scène.
L’appel arrive à quatorze heures dix, un mercredi. Les deux notaires sont en signature ; l’adjointe est sortie déposer des documents. Un acheteur vient de faire accepter son offre et cherche un notaire pour une signature déjà fixée.
Ce que vous regardez
Un échange écrit, composé à partir des questions de qualification, des types d’appelant et des interdits du préréglage Notaire. Ce n’est pas la transcription d’un appel qui a eu lieu, et aucun dossier réel n’a servi de matière première.
Mercredi, 14 h 10. Les deux notaires sont en signature, ligne renvoyée.
RéceptionnisteÉtude Rivard et Tremblay, bonjour. Le notaire est en signature ; je prends votre appel. Votre nom complet et un numéro où vous rejoindre, d’abord.
AcheteurMarc Bergeron, 514 555-0119. Mon offre vient d’être acceptée, il me faut un notaire.
RéceptionnisteFélicitations. Quelle est l’adresse de la propriété, et quelle date de signature est prévue à votre promesse d’achat ?
AcheteurUne maison à Boucherville. La signature est fixée au 28 du mois prochain.
RéceptionnisteMerci. Qui sont les autres personnes au dossier — le vendeur, le courtier, et l’institution qui finance ? Je capte les noms pour que le notaire vérifie qu’il n’y a pas de conflit avant d’accepter le mandat.
AcheteurLe vendeur s’appelle Julie Tremblay, le courtier est de Laval, et c’est ma caisse qui finance. C’est combien, vos honoraires ?
RéceptionnisteJe ne peux pas les chiffrer : ils dépendent de votre dossier, et c’est le notaire qui vous les confirme. Je ne peux pas non plus retenir la date tant qu’il n’a pas accepté le mandat. Ce que je fais : votre demande part en priorité parce que la signature approche, et vous êtes rappelé aujourd’hui.
AcheteurParfait. C’est mon courtier qui m’a donné votre nom.
RéceptionnisteJe le note — ça compte pour le cabinet. Autre chose à transmettre au notaire avant son rappel ?
La demande arrive avec l’adresse de la propriété, la date de signature, les trois autres parties nommées, la source de référence et la mention « échéance rapprochée ». Le notaire fait la vérification de conflit d’intérêts avant de rappeler, au lieu de la faire en ligne avec un client qu’il ne peut peut-être pas servir.
Ce qui est recueilli, et ce qui en est fait
Sept questions, toutes dans le préréglage Notaire.
- Nom complet et numéro de rappel, avant toute autre chose
- Nouveau dossier ou dossier déjà ouvert au cabinet
- Type de dossier — transaction, testament et mandat, succession, corporatif
- Pour une transaction : la date de signature et l’adresse de la propriété
- Les autres parties nommées : vendeur, acheteur, courtier, institution prêteuse
- Toute échéance annoncée par la personne, telle qu’elle la formule
- La personne qui a référé le cabinet, quand il y en a une
Les noms des autres parties servent à la vérification de conflit d’intérêts faite par le notaire. La réceptionniste ne se prononce pas dessus et ne dit à personne si un nom est déjà connu du cabinet.
Ce qui est allumé dans cette scène
La base Services professionnels, seule. Les trois options ci-dessous auraient changé la suite ; elles ne sont pas actives ici.
Ce que la scène ne montre pas
Les interdits viennent du préréglage.
- Elle ne donne aucun avis juridique et n’interprète ni acte, ni testament, ni contrat
- Elle ne chiffre aucun honoraire qui n’est pas affiché par le cabinet
- Elle ne confirme, ne déplace et ne promet aucune date de signature : seul le notaire la fixe
- Elle ne confirme pas qu’une personne est cliente et ne révèle l’état d’aucun dossier sans identité vérifiée
- Elle ne se prononce pas sur un conflit d’intérêts : elle capte les noms, le notaire tranche
La suite
Voyez la page de votre pratique, ou une autre démonstration.
Une offre acceptée, une date de signature, et personne au bureau