Vous êtes avec un patient.
L’appel est pris.

Votre réceptionniste distingue les demandes, recueille ce qu’il faut
et transmet le reste à votre équipe.

Essayer gratuitement

Un accueil adapté à votre cabinet, avec une voix d’ici à l’accent québécois. Sans frais de mise en place.

7 jours, 20 appels répondus, sans carte

Cabinet & clinique

Un questionnaire administratif adapté à votre discipline. La demande part vers le praticien, la durée et la ressource qu’elle exige.

Spécialité & référence

La référence et les prérequis connus sont identifiés. Une date n’est envisagée que lorsque les conditions sont réunies.

Aide & soins à domicile

Le besoin, l’adresse, la personne qui appelle et ses disponibilités sont recueillis pour votre équipe d’admission.

Elle pose les questions
qui comptent pour vous.

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Santé

Le bon rendez-vous. Avec la bonne personne.

La réception distingue une nouvelle demande d’un suivi existant. Elle applique vos règles d’accueil, réserve le bon type de rendez-vous et prépare les renseignements administratifs.

Au fil de la demande1 / 5
Nouvelle patiente

Nouvelle demande

Mathilde, nouvelle patiente

L’agenda du cabinetLe rendez-vous se prépare
Nouvelle demandeÀ préciserNouvelle demande accueillie
  • Motif demandé : Nettoyage
  • Accueil : Nouveaux patients acceptés
  • Personne concernée : À confirmer avec l’appelante
Nouvelle demande accueillieAu début de l’appel

Nouvelle demande accueillie

Accueillir une personne qui découvre le cabinet

La demande commence par une question simple : le cabinet prend-il de nouveaux patients ? La réception répond selon vos règles et demande pour qui est le rendez-vous.

Les mots de cet échange

Mathilde, nouvelle patienteBonjour, prenez-vous de nouveaux patients ? Je voudrais un nettoyage.

ZenvoxBonjour, je suis la réceptionniste virtuelle. Oui, le cabinet accueille de nouveaux patients. Est-ce pour vous ?

Nouvelle personne, bon service

Le motif déclaré et les règles d’admission déterminent le rendez-vous proposé. Une demande de nettoyage ne devient pas automatiquement un acte clinique réservé.

Les mots de cet échange

Mathilde, nouvelle patienteOui, c’est ma première visite chez vous.

ZenvoxLe cabinet commence par un premier examen. Quel est votre nom et à quel numéro pouvons-nous vous joindre ?

Proposer un horaire pour le bon rendez-vous

Les coordonnées de Mathilde sont recueillies. La réception propose jeudi à 18 h pour le premier examen et précise que la couverture dépend de son régime d’assurance.

Les mots de cet échange

Mathilde, nouvelle patienteLe 12 février 1992. Est-ce que mon assurance paiera le nettoyage ?

ZenvoxLa couverture doit être vérifiée avec votre régime. Pour le premier examen, jeudi à 18 h est disponible. Est-ce que cela vous convient ?

Une vraie place dans votre agenda

Le rendez-vous est enregistré dans l’agenda du cabinet. La patiente reçoit les renseignements utiles et le formulaire adapté au premier rendez-vous.

Les mots de cet échange

Mathilde, nouvelle patienteOui, merci.

ZenvoxVotre rendez-vous est réservé. La confirmation et le formulaire d’accueil vous ont été envoyés.

Les pièces rejoignent le dossier

Le dépôt du formulaire est suivi et les rappels s’arrêtent pour les pièces reçues. Une couverture d’assurance reste une vérification administrative, pas une garantie de remboursement.

Votre échange avec Zenvox

PropriétaireLes nouveaux rendez-vous ont-ils rempli leur formulaire ?

ZenvoxLe formulaire de ce rendez-vous est reçu. La vérification de couverture reste à faire.

Ce qui est accompli

Une nouvelle patiente attendue au bon rendez-vous, avec son accueil administratif préparé.

Et quand vous posez la question…

PropriétaireLes nouveaux rendez-vous ont-ils rempli leur formulaire ?

ZenvoxLe formulaire de ce rendez-vous est reçu. La vérification de couverture reste à faire.

La conversation, du début à la confirmationMathilde, nouvelle patiente
  1. Mathilde, nouvelle patiente

    Bonjour, prenez-vous de nouveaux patients ? Je voudrais un nettoyage.

  2. Zenvox · Réception

    Bonjour, je suis la réceptionniste virtuelle. Oui, le cabinet accueille de nouveaux patients. Est-ce pour vous ?

  3. Mathilde, nouvelle patiente

    Oui, c’est ma première visite chez vous.

  4. Zenvox · Réception

    Le cabinet commence par un premier examen. Quel est votre nom et à quel numéro pouvons-nous vous joindre ?

  5. Mathilde, nouvelle patiente

    Mathilde Roy, 450 555-0124. Je peux venir en fin de journée.

  6. Zenvox · Réception

    Merci. Quelle est votre date de naissance pour ouvrir le dossier administratif ?

  7. Mathilde, nouvelle patiente

    Le 12 février 1992. Est-ce que mon assurance paiera le nettoyage ?

  8. Zenvox · Réception

    La couverture doit être vérifiée avec votre régime. Pour le premier examen, jeudi à 18 h est disponible. Est-ce que cela vous convient ?

  9. Mathilde, nouvelle patiente

    Oui, jeudi à 18 h. Vous pouvez me texter les renseignements.

  10. Zenvox · Réception

    Je confirme : Mathilde Roy, premier examen jeudi à 18 h, au numéro finissant par 0124. C’est bien cela ?

  11. Mathilde, nouvelle patiente

    Oui, merci.

  12. Zenvox · Réception

    Votre rendez-vous est réservé. La confirmation et le formulaire d’accueil vous ont été envoyés.

Un vrai coup de main.
Un point de départ simple.

L’accueil de vos clients et les informations dont vous avez besoin pour avancer.

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Santé & soins
69 $CAD / mois

50 appels Standard · 1 numéro local

  • Répondre aux patients en français et en anglais
  • Noter le motif de l’appel, le praticien demandé et les coordonnées
  • Proposer les disponibilités du praticien et convenir d’un rappel
  • Vous transmettre une demande documentée, avec le consentement recueilli
  • Interroger votre réceptionniste sur un appel reçu
Sans frais de mise en placeUsage et conditions

Confiez-lui un peu plus.

Des options à ajouter à votre base, une par une.

Proposer un créneau qui se libère aux personnes en attente et faciliter les rendez-vous de suivi.

Ce qu’elle prend en charge

Lorsqu’un créneau se libère, la réceptionniste cherche les personnes admissibles selon le service, le praticien et leurs préférences. La place est réservée après acceptation.

Découvrir cette option

Obtenir les documents et les informations de tiers payeurs, puis suivre les étapes administratives.

Ce qu’elle prend en charge

Les pièces administratives, références et réponses du tiers payeur ont chacune leur état. La réceptionniste suit ce qui manque ; l’équipe retrouve ce qui est reçu et ce qui reste à valider.

Découvrir cette option

Faire tenir ensemble plusieurs rendez-vous, plusieurs équipes ou des visites à domicile.

Ce qu’elle prend en charge

Les étapes administratives et les visites sont coordonnées avec les personnes, lieux et ressources nécessaires. Les consignes de votre équipe déterminent les prochaines actions.

Découvrir cette option

Chaque fiche d’option explique les tâches prises en charge, ce qui s’ajoute à la base et les connexions ou autorisations nécessaires.

Vos règles.
Le travail avance.

Vos praticiens et vos durées. Les demandes suivent la discipline, le praticien et la ressource que vous avez déclarés.

Aucun avis clinique. Elle communique les informations pratiques que vous avez approuvées. Une question de soins est orientée vers votre équipe.

Vos disponibilités. Elle propose les créneaux autorisés et confirme le rendez-vous après son enregistrement dans votre calendrier. Si une validation manque, elle vous transmet la demande avec la prochaine action attendue.

Des réponses
à vos questions.

Les détails qui comptent
pour votre entreprise.

Comment éviter de placer un patient avec le mauvais praticien ?

Vous indiquez les services, les praticiens, les durées et les ressources autorisés. Elle distingue un nouveau patient d’un suivi et recueille le motif administratif. Une réservation exige une disponibilité et une action autorisée dans l’agenda ; sinon, la demande reste à confirmer par votre équipe.

Que répond-elle si la personne décrit des symptômes ou demande un avis ?

Elle recueille la demande sans poser de diagnostic ni recommander de soin. Les questions cliniques vont à votre équipe ; les situations prioritaires suivent votre procédure d’accueil. Une demande transmise ne signifie pas que le patient a été évalué ou admis.

Une référence reçue suffit-elle pour confirmer la consultation ?

Non. La base identifie le référent, le patient et les prérequis connus. L’option Dossiers & tiers payeurs ajoute le suivi des pièces et des étapes administratives. La réception d’un document ne remplace ni votre acceptation clinique ni la décision du tiers payeur.

Dois-je remplacer l’agenda que mon cabinet utilise déjà ?

Non. Les actions possibles dépendent de votre logiciel et des autorisations disponibles. Si une réservation directe n’est pas disponible, elle conserve la demande ou oriente vers votre lien officiel. Elle ne présente pas un second agenda comme synchronisé avec celui du cabinet.

Quelle voix mes patients entendent-ils ?

Une voix d’ici, posée et vouvoyée, à l’accent québécois naturel : une patiente de Trois-Rivières qui appelle votre clinique n’entend pas un français de synthèse venu d’ailleurs. Plusieurs voix et styles sont offerts ; vous choisissez en écoutant l’aperçu dire vos propres phrases, et la réceptionniste se présente comme l’assistante du cabinet dès le début de l’appel.

Votre prochaine demande
mérite une réponse.

Commencez avec la base. Ajoutez les tâches qui vous sont utiles.

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