Les bonnes étapes pour commencer.
Vous n’avez pas besoin de connaître l’IA. Commencez par un essai, choisissez une première tâche, puis ajustez les consignes et les outils qui vous sont utiles.
Préparer votre premier essai
Commencez avec votre courriel. Votre site web est facultatif et vous pourrez essayer les options utiles à votre activité.
- Votre premier appel avec une réceptionniste IACe qui se passe entre la première sonnerie et le résumé que vous recevez : l’ordre des questions, les quatre types d’appelants, et ce que la réceptionniste ne dit pas.
- Préparer les consignes de son entrepriseHuit choses vous seront demandées, et vous les savez déjà par cœur. Voici la liste, dans l’ordre, avec ce qui change vraiment le résultat.
Garder votre façon de travailler
Décidez quand renvoyer vos appels et comment utiliser votre logiciel existant.
- Garder son numéro, ou en prendre un autreVous n’avez pas à changer de numéro pour être répondu. Voici les trois façons de brancher Zenvox sur votre ligne, et ce que chacune change pour vos clients.
- Connecter votre logiciel, ou utiliser le nôtreTrois modes existent, et chacun promet une chose différente. Un seul système reste maître de votre agenda, et Zenvox ne fabrique pas un deuxième calendrier derrière votre dos.
Comprendre votre offre
Distinguez la base, les options et la consommation avant de faire votre choix.
- Comprendre les crédits et la voixCe qui se compte, ce qui ne se compte pas, et pourquoi les compteurs restent séparés. Une conversation répondue vaut un appel, quelle que soit sa durée.
- Combien coûte une réceptionniste IA au QuébecQuatre produits différents portent ce nom, et aucun ne facture la même unité. Voici comment lire une grille avant de la comparer à une autre.
Par où commencer ?
Par votre ligne. Tant que les appels n’arrivent pas à la réceptionniste, le reste est théorique : vous gardez votre numéro et vous demandez à votre fournisseur de renvoyer les appels, soit en entier, soit seulement ceux auxquels vous ne répondez pas.
Ensuite vos consignes : vos services et la façon de traiter chacun, votre territoire, vos heures, les questions à poser en premier, ce qui doit vous alerter immédiatement et ce qui ne doit surtout pas être dit. Un préréglage de votre métier existe déjà ; vous le corrigez au lieu de partir d’une page blanche.
Enfin les deux décisions qui se prennent une seule fois : ce qui se compte dans un mois, et qui est maître du rendez-vous — votre logiciel de gestion, votre agenda, ou Zenvox. Les cinq guides ci-dessous couvrent ces quatre étapes, dans cet ordre.
Ce que ça demande de votre part
Une heure, en une ou deux fois, et aucune compétence technique. Vous n’écrivez pas de consigne technique, vous ne fabriquez pas de clé d’interface, vous ne branchez pas de crochet web. Vous répondez à des questions sur votre entreprise, vous écoutez un exemple, vous corrigez ce qui sonne faux.
La partie la plus longue n’est ni le branchement ni la configuration : c’est de décider ce que la réceptionniste a le droit de dire. C’est aussi la partie qui change le plus vos résultats, et c’est pour ça qu’un guide entier lui est consacré.
Étape 1 — votre numéro et le renvoi
Vous n’avez pas à changer de numéro. Trois montages existent : le renvoi conditionnel, qui n’envoie que les appels auxquels vous ne répondez pas ; le renvoi permanent, qui les envoie en entier ; et un numéro local en plus du vôtre, compris dans la base, utile pour mesurer d’où viennent vos appels.
Le renvoi appartient à votre fournisseur téléphonique. Le guide explique ce que chaque montage change pour vos clients, et la configuration vous donne les codes de votre fournisseur avec la date à laquelle ils ont été vérifiés sur sa page officielle.
Étape 2 — vos consignes
Vos services, et ce qu’on fait de chacun : celui qu’on réserve, celui qui exige une visite d’estimation, celui dont on prend simplement le message. Votre territoire. Vos heures, et ce qui se passe en dehors.
Puis l’ordre des questions, ce qui déclenche une alerte immédiate, ce que la réceptionniste ne dit pas, et vers qui elle transfère selon l’heure et le type d’appel. Le guide reprend ces champs un par un, avec des exemples de métier.
Étape 3 — ce qui se compte
Une conversation répondue compte comme un appel, quelle que soit sa durée. La base comprend 50 appels Standard et un numéro local, sans frais de mise en service.
Les autres compteurs sont distincts et ne se mélangent pas : les questions que vous posez à votre propre assistant, les réponses envoyées à vos clients sur les canaux écrits, les messages texte, les courriels transactionnels. Le guide explique chacun et dit où le voir dans l’application.
Étape 4 — connecter ou remplacer
Si vous avez déjà un logiciel où vivent vos clients, vos bons de travail ou vos rendez-vous, il reste le maître : Zenvox lit et écrit chez lui, dans les limites qui ont été qualifiées pour ce logiciel-là.
Si vous n’avez rien, l’outil natif suffit pour commencer : contacts, demandes, tâches, disponibilités, suivi simple. Le guide explique les trois modes possibles et pourquoi certaines actions restent une prise de demande plutôt qu’une écriture directe.
Et après
Une fois ces quatre étapes faites, ce qui reste est du réglage : ajouter la prise de rendez-vous dans votre agenda, activer la relance d’une soumission envoyée, brancher la boîte courriel, ouvrir un canal écrit, demander un avis après une intervention confirmée.
Le centre d’aide couvre ces réglages écran par écran. Les guides, eux, servent à comprendre la décision avant de la prendre.
Ce que nous avons lu, et quand
- Bell — renvoi d’appel sur un cellulaire
- Vidéotron — renvoi d’appel en mobilité
- TELUS — renvoi d’appel sur mobile
- Rogers — utiliser le renvoi d’appel en mobilité
Vérifié le
Questions fréquentes
Par quel guide faut-il commencer ?
Par celui du numéro et du renvoi, parce que rien d’autre ne sert tant que les appels n’arrivent pas. Vient ensuite l’écriture des consignes, qui décide de ce qui est dit, puis la lecture de ce qui se compte dans un mois, et enfin la question du logiciel : connecter le vôtre, ou utiliser celui qui est compris.
Faut-il savoir quelque chose en intelligence artificielle ?
Non, et le produit est construit pour que ce soit vrai. Il n’y a ni instruction technique à rédiger, ni clé d’accès à obtenir, ni automatisation à programmer dans le parcours normal. Ce qu’on vous demande, ce sont des faits sur votre entreprise : vos services, vos heures, votre territoire, ce qui est urgent, qui alerter.
Combien de temps avant de recevoir le premier appel ?
Le temps de remplir vos écrans, d’écouter la voix et de poser le renvoi chez votre fournisseur. Il n’y a ni consultation préalable, ni file d’attente, ni frais de mise en service. La partie la plus longue est souvent l’appel à votre opérateur pour vérifier que votre forfait admet le renvoi.
Peut-on essayer avant de payer ?
Oui. L’essai commence par un courriel, sans carte, et les options sont incluses pendant l’essai. Ce n’est pas une démonstration enregistrée : c’est votre propre réceptionniste, sur vos consignes, qui répond quand vous appelez votre numéro.
Que faut-il préparer avant de commencer ?
La liste de vos services, vos heures d’ouverture, les villes que vous desservez, ce qui compte comme urgence chez vous, et le nom de la personne à alerter. Si vous avez déjà un script papier ou une consigne donnée à une adjointe, ils font très bien l’affaire comme point de départ.
Ces guides s’appliquent-ils à tous les secteurs ?
Les quatre décisions sont les mêmes partout ; ce qui change, ce sont les exemples et les garde-fous. Chaque section d’activité a ses pages de métier, avec les questions et les limites propres au domaine — ce qu’un couvreur doit demander n’est pas ce qu’une clinique doit demander.
Que faire si une réponse manque dans ces guides ?
Écrivez-nous en décrivant la situation. Nous répondons par écrit, et quand la question revient, elle finit dans un guide plutôt que dans une conversation privée. C’est ainsi que cette section grandit : par les questions réelles des propriétaires, pas par une liste imaginée.