Étude notariale
Une transaction a une date de signature ferme et plusieurs parties. La liste part dès l’ouverture, les manquants sont visibles, et la personne qui appelle pour savoir ce qu’il reste à fournir obtient la réponse.
Pièces & échéances
La liste de pièces part seule, se rappelle d’elle-même, et se tait dès que le document est arrivé. Vous ouvrez un dossier complet, pas une pile.
7 jours, 20 appels répondus, sans carte
La tâche qu’elle prend en charge
Un dossier professionnel n’avance pas parce que le travail est difficile : il avance parce que la pièce manquante est arrivée. Le relevé de l’an dernier, la preuve de revenu, le certificat de localisation, le formulaire signé. Entre-temps, quelqu’un au cabinet écrit un cinquième courriel pour demander la même chose.
Cette option prend cette relance à sa charge. Elle établit la liste de pièces selon le type de mandat, l’envoie, la rappelle au rythme que vous fixez, et cesse la relance à la seconde où le document arrive. Elle lit ce qui est reçu pour en tirer l’essentiel — type de document, période, partie concernée — et le classe au bon dossier.
Deux limites viennent du métier lui-même, pas d’une prudence de rédaction. La réceptionniste énonce la pièce d’identité à apporter, elle ne la valide pas. Et elle ne prend aucun chiffre fiscal, aucun numéro d’assurance sociale et aucun montant par téléphone ou par message : elle demande le document, par le canal que vous avez choisi.
Étape par étape
- Ouvrir
Le type de mandat décide de la liste
Transaction, testament, succession, déclaration, dossier corporatif : à chaque type sa liste. Les parties et l’échéance annoncée par l’appelant sont captées à l’ouverture, parce que c’est ce qui détermine ensuite l’ordre des demandes.
- Demander
Une liste, pas cinq courriels
La personne reçoit ce qu’il faut fournir, en une seule fois, avec le canal par lequel l’envoyer. Ce qu’elle a déjà transmis n’est pas redemandé, et le suivi des versions garde la trace de ce qui a remplacé quoi.
- Relancer
Et surtout, s’arrêter
Le rappel suit le rythme que vous avez fixé et s’arrête dès la réception. C’est la moitié utile de la fonction : une relance qui continue après l’envoi d’un document coûte plus de confiance qu’elle n’en fait gagner.
- Classer
Ce qui est reçu, lu et rangé
Le document est rattaché au dossier, son type et sa période sont dégagés, et la liste de contrôle se met à jour. Le responsable du dossier et l’échéance restent visibles, ainsi que les exceptions — la pièce illisible, la période manquante.
Une option, pas une capacité de la base
La base Droit et comptabilité distingue le prospect, le client et le dossier existant, recueille le type de demande et l’échéance signalée, crée la fiche d’entrée et réserve la consultation. Elle ne tient pas de liste de pièces et ne relance personne. Cette option ajoute la collecte et son suivi.
Sur un dossier déjà couvert par Missions récurrentes ou par Préparation & coordination, la collecte est comprise dans ces options et ne se prend pas une deuxième fois. La décision d’accepter un mandat, la vérification des conflits d’intérêts et tout avis restent au professionnel.
Ce que cela change pour votre activité
Cabinet d’avocats
Les documents arrivent par le canal que vous avez autorisé, avec leur provenance. Le pré-accueil reste minimal : la demande est captée avant tout détail sensible, et l’avocat décide de l’acceptation.
Préparation fiscale
La liste dépend de la situation : salarié, travailleur autonome, revenus de location. Elle se construit par questions, et l’équipe saisonnière voit d’un coup d’œil quels dossiers attendent encore une pièce.
Tenue de livres
La collecte se rattache à la période plutôt qu’au client, ce qui fait apparaître le document attendu qui n’est pas venu avant que la clôture soit compromise.
Ce qu’elle reçoit
- Le type de mandat et les parties captés à l’ouverture du dossier
- L’échéance annoncée par l’appelant, telle qu’elle a été dite
- Vos listes de pièces par type de dossier, telles que vous les avez écrites
- Les documents transmis par le canal que vous avez autorisé
Ce qu’elle produit
- Une fiche d’entrée avec son responsable, son échéance et son état
- Une liste de pièces envoyée, rappelée, puis silencieuse à la réception
- Des documents classés au bon dossier, avec leur type et leur période dégagés
- Les exceptions visibles : pièce illisible, période manquante, version remplacée
Vous acceptez le mandat, vous tranchez les conflits d’intérêts, vous validez la liste de pièces. La réceptionniste ne donne aucun avis juridique ni fiscal, n’interprète aucun avis du fisc et ne confirme aucune échéance propre à la situation d’un appelant.
Ce qui est compté, et ce qui vient d’ailleurs
L’option porte sa propre allocation mensuelle, distincte des appels compris dans la base.
- Des dossiers documentaires traités par mois, remis à zéro à chaque période
- Une banque de pages de documents pour les pièces reçues et leurs versions
- Les relances par message et par courriel suivent le canal, pas un compteur séparé
- Les appels restent comptés sur la base, séparément de cette option
Les frais de tiers restent distincts : la signature électronique d’un fournisseur externe, un envoi postal ou l’accès à un registre public sont facturés par ce fournisseur.
Avec les logiciels de cabinet
L’état indiqué est celui de la qualification technique, tel que le registre des logiciels l’établit. Sans logiciel connecté, la liste et les pièces vivent dans Zenvox.
- Sans logiciel connectéMode natif ZenvoxListe de pièces, versions, échéance et responsable restent dans Zenvox, lisibles depuis l’application.Travailler sans logiciel connecté
- ClioÀ qualifierApplication et droits par région, avec un compte distinct par région d’exploitation. Les droits sur un dossier restent à éprouver.Clio
- KarbonÀ qualifierAccès par en-têtes documentés. Le cycle d’une demande au client et la frontière des droits de compte restent à éprouver.Karbon
- ProNotaire, JurisConcept et plateformes de missionÀ qualifierLogiciels courants dans les études d’ici. Le contrat d’accès n’est pas établi : un besoin documenté ne prouve pas qu’une interface existe.ProNotaire et JurisConcept
Questions sur cette option
Est-ce que la relance continue après que le document soit arrivé ?
Non. La relance cesse à la seconde où le document arrive, document par document. Ce qui reste visible est l’exception : pièce illisible, période manquante, version remplacée.
Est-ce qu’elle prend mon numéro d’assurance sociale au téléphone ?
Non. Elle ne prend aucun chiffre fiscal, aucun numéro d’assurance sociale et aucun montant par téléphone ou par message : elle demande le document, par le canal que vous avez choisi.
Est-ce qu’elle valide la pièce d’identité ?
Non. La réceptionniste énonce la pièce d’identité à apporter ; elle ne la valide pas. La décision d’accepter un mandat et la vérification des conflits d’intérêts restent au professionnel.
Si je prends déjà Missions récurrentes, est-ce que j’ai besoin de celle-ci ?
Sur un dossier déjà couvert par Missions récurrentes ou par Préparation & coordination, la collecte est comprise dans ces options et ne se prend pas une deuxième fois. Elle reste utile pour les dossiers hors de ces portées.
Qu’est-ce qui est compté quand j’active cette option ?
Des dossiers documentaires traités par mois, remis à zéro à chaque période, et une banque de pages de documents pour les pièces reçues et leurs versions. Les relances par message et par courriel suivent le canal, sans compteur séparé, et les appels restent comptés sur la base.
La suite
Retournez à votre situation, ou regardez comment l’option s’ajoute à votre base.
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