Sécurité et traitement des données
Ce que Zenvox fait de vos appels, qui peut les lire, ce que vous pouvez reprendre, et ce que nous ne promettons pas.
De quoi cette page parle
Un appel qui arrive chez Zenvox produit trois choses : un enregistrement, une transcription et une demande écrite. Ces trois choses appartiennent à votre entreprise. Cette page dit où elles vivent, qui peut les ouvrir, combien de temps elles restent, et comment vous les récupérez ou les faites effacer.
Elle dit aussi ce que nous ne faisons pas. Une page de sécurité qui n’énumère que ses forces n’apprend rien à personne : les limites sont plus bas, dans la deuxième colonne, et elles sont écrites avec les mêmes mots que le reste.
La mention de résidence des données figure au bas de chaque page du site, et elle est écrite à un seul endroit dans notre code pour qu’elle ne puisse pas dire deux choses différentes selon la page.
Qui peut ouvrir vos dossiers
- Les accès sont attachés à votre entreprise et à votre site : un compte d’une autre entreprise reçoit une page introuvable, sans indice que le dossier existe
- Chaque rôle de votre équipe voit les écrans que ses droits autorisent ; un écran non autorisé est absent du menu, pas grisé
- Toute consultation et toute action laissent une trace horodatée dans le registre de votre entreprise
- Le retrait d’un accès prend effet sur les travaux déjà programmés, pas seulement sur les nouveaux
Ce que devient un appel
- L’appelant est informé de l’enregistrement au début de l’appel, comme la Loi 25 l’exige
- L’enregistrement, la transcription et la demande sont rattachés au même dossier client
- Une personne qui demande à ne plus être contactée est enregistrée comme telle, sur tous les canaux à la fois
- Un numéro de téléphone ne sert pas d’identité : deux personnes qui partagent une ligne restent deux dossiers
Reprendre ou effacer
- Vous exportez vos dossiers, vos transcriptions et vos enregistrements archivés depuis votre espace
- Un export qui ne peut pas tout inclure nomme ce qu’il a retiré, au lieu de le taire
- Une suppression demandée retire aussi les éléments dérivés — résumés, brouillons, pièces rattachées
- Votre départ ne bloque ni votre numéro ni vos données : les deux repartent avec vous
Ce que nous tenons
- Les échanges entre votre navigateur et Zenvox sont chiffrés en transit, et les enregistrements le sont au repos
- Les secrets d’accès aux services tiers sont chiffrés et ne sont ni affichés ni exportés
- La liste de nos sous-traitants est publique, et nous la tenons à jour quand elle change
- Nous vous prévenons si un incident touche vos données, avec ce que nous savons au moment où nous vous écrivons
- Une personne responsable de la protection des renseignements personnels est nommée et joignable
Ce que nous ne promettons pas
- Nous ne détenons pas de certification externe de sécurité, et nous n’en affichons pas le logo.
- Le traitement vocal en direct passe par un sous-traitant hors du Canada ; c’est dit au bas de chaque page, avec la durée de conservation de sa copie.
- L’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée prévue par la Loi 25 pour ce transfert est en cours de rédaction : elle n’est pas terminée.
- La connexion d’identité centralisée de votre organisation est un chantier séparé de la sécurité ordinaire ; elle n’est pas offerte à tous aujourd’hui.
- Aucune mesure ne rend une donnée inviolable : ce que nous décrivons réduit le risque, il ne l’annule pas.
Une question, une demande d’accès, une suppression
Écrivez à la personne responsable de la protection des renseignements personnels. C’est une adresse qui est lue, pas un formulaire qui disparaît. Dites de quelle entreprise vous écrivez et ce que vous cherchez ; une demande d’accès ou de suppression est traitée dans les délais prévus par la Loi 25.
Les pages qui complètent celle-ci
Les responsabilités selon votre province
Retrouvez le guide de votre province ou territoire pour examiner les règles qui concernent votre entreprise et les sources à consulter.
Choisir ma province ou mon territoire