Notariat & droit
Le type d’acte ou de mandat, les parties et les pièces initiales signalées. Le contrôle de conflit et le conseil restent au professionnel.
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Votre réceptionniste distingue un nouveau dossier d’un dossier en cours,
note l’échéance signalée et prépare l’entrée au cabinet.
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Un accueil adapté à votre cabinet, avec une voix d’ici à l’accent québécois. Sans frais de mise en place.
7 jours, 20 appels répondus, sans carte
Comptabilité & fiscalité
La personne ou l’entreprise, l’exercice ou la période, la mission demandée et l’échéance annoncée. L’acceptation appartient au cabinet. La saison des impôts, de février à avril, et la fin de l’exercice fiscal concentrent l’essentiel des appels du cabinet.
Elle pose les questions
qui comptent pour vous.
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Droit & comptabilité
Un dossier clair. Vous savez quoi reprendre.
Entité, période, document : la réception sait ce qui manque et ce qui a été déposé. Elle fait avancer la collecte sans confondre réception et validation comptable.
Appel du client« Élise Tremblay, Atelier Boréal. »
Atelier Boréal · juin
Pièces et suivi
Une période à la fois
Le fichier reste lié à sa période.
Avant d’ouvrir le dossier
Accès au dossier
- Contact
- Élise
- Entité
- Atelier Boréal
Vérification demandée
Le dépôtÀ vérifierAccès au dossier à vérifier
DemandePréparationSuite du dossier
Vérification demandée
Retrouver l’entité et vérifier le contact
Élise appelle pour Atelier Boréal. La réception vérifie son accès avant de répondre sur les pièces du dossier de l’entreprise.
Les mots de cet échange
Élise, cliente du cabinetÉlise Tremblay, Atelier Boréal.
ZenvoxAvant de consulter le dossier, veuillez confirmer votre identité avec le lien sécurisé envoyé au contact autorisé.
La bonne entreprise, la bonne période
L’accès est vérifié avant la lecture du dossier. Un dépôt de mai ne satisfait pas une demande pour juin.
Les mots de cet échange
Élise, cliente du cabinetJe viens de le faire. C’est bien le relevé bancaire de juin.
ZenvoxMerci, la vérification est faite. Le dépôt reçu est classé pour mai ; le relevé de juin manque encore. Souhaitez-vous le lien de dépôt ?
Diriger le bon fichier vers la bonne période
Élise reconnaît avoir joint mai au lieu de juin. Un lien de dépôt ciblé lui permet d’ajouter le relevé de juin au dossier d’Atelier Boréal.
Les mots de cet échange
Élise, cliente du cabinetAh, j’ai choisi le mauvais fichier. Oui, envoyez-le, j’ai juin ici.
ZenvoxLe lien sécurisé est envoyé au contact du dossier. Il rattache le dépôt à Atelier Boréal, pour juin.
Le document rejoint sa place
Le reçu de dépôt complète la bonne ligne de la liste. La version et la période restent visibles pour la personne qui vérifiera les comptes.
Les mots de cet échange
Élise, cliente du cabinetVoilà, le fichier de juin est déposé. Est-ce que vous le voyez ?
ZenvoxLe dépôt de juin est confirmé. Cela confirme sa réception ; le cabinet fera sa vérification comptable.
Relancer seulement ce qui manque
Le rappel de ce relevé s’arrête. La mission récurrente conserve ses autres échéances et ouvre la collecte de la prochaine période selon vos règles.
Votre échange avec Zenvox
PropriétaireQue manque-t-il encore au dossier de juin ?
ZenvoxLe relevé bancaire est reçu. La liste distingue les autres pièces manquantes de celles à vérifier.
Ce qui est accompli
La bonne pièce est reçue, sa relance est arrêtée et le cabinet garde la validation professionnelle.
Et quand vous posez la question…
PropriétaireQue manque-t-il encore au dossier de juin ?
ZenvoxLe relevé bancaire est reçu. La liste distingue les autres pièces manquantes de celles à vérifier.
La conversation, du début à la confirmationÉlise, cliente du cabinet
- Élise, cliente du cabinet
J’ai reçu un rappel pour juin, mais j’ai déjà envoyé mon relevé.
- Zenvox · Réception
Bonjour, je suis la réceptionniste virtuelle. Quel est votre nom et l’entreprise concernée ?
- Élise, cliente du cabinet
Élise Tremblay, Atelier Boréal.
- Zenvox · Réception
Avant de consulter le dossier, veuillez confirmer votre identité avec le lien sécurisé envoyé au contact autorisé.
- Élise, cliente du cabinet
Je viens de le faire. C’est bien le relevé bancaire de juin.
- Zenvox · Réception
Merci, la vérification est faite. Le dépôt reçu est classé pour mai ; le relevé de juin manque encore. Souhaitez-vous le lien de dépôt ?
- Élise, cliente du cabinet
Ah, j’ai choisi le mauvais fichier. Oui, envoyez-le, j’ai juin ici.
- Zenvox · Réception
Le lien sécurisé est envoyé au contact du dossier. Il rattache le dépôt à Atelier Boréal, pour juin.
- Élise, cliente du cabinet
Voilà, le fichier de juin est déposé. Est-ce que vous le voyez ?
- Zenvox · Réception
Le dépôt de juin est confirmé. Cela confirme sa réception ; le cabinet fera sa vérification comptable.
- Élise, cliente du cabinet
D’accord. Je ne recevrai plus ce rappel ?
- Zenvox · Réception
Le rappel de ce relevé est arrêté. Les autres pièces et périodes restent suivies séparément.
Un vrai coup de main.
Un point de départ simple.
L’accueil de vos clients et les informations dont vous avez besoin pour avancer.
Voir le détail de mon offreDroit & comptabilité
49 $CAD / mois
50 appels Standard · 1 numéro local
- Répondre en français et en anglais, sans donner d’avis
- Noter la nature du dossier, les parties nommées et l’échéance annoncée
- Proposer un rendez-vous selon vos règles et convenir d’un rappel
- Vous transmettre une demande écrite, réservée à votre cabinet
- Interroger votre réceptionniste sur un appel ou un dossier
Vos règles.
Le travail avance.
Aucun avis, aucune acceptation. Elle recueille ce qu’il faut pour décider. Le conseil, le contrôle de conflit et l’acceptation du mandat restent au cabinet. Chaque appel reste confidentiel : elle ne confirme jamais qu’une personne est cliente et ne traite aucun appel comme un témoignage du cabinet.
Vos échéances telles qu’annoncées. Une date signalée par la personne est notée telle quelle et transmise avec la demande, sans être confirmée en votre nom.
Vos consultations. Elle propose les créneaux autorisés et confirme le rendez-vous après son enregistrement dans votre calendrier. Si une validation manque, elle vous transmet la demande avec la prochaine action attendue.
Des réponses
à vos questions.
Les détails qui comptent
pour votre entreprise.
Un premier appel peut-il engager mon cabinet ?
Non. Elle distingue un nouveau dossier d’un client connu, note le type de mandat, les parties ou l’entreprise et prépare votre reprise. Le contrôle de conflit, le conseil juridique ou fiscal et l’acceptation du mandat restent au professionnel.
Comment traite-t-elle une date de clôture ou une échéance fiscale ?
Elle note la date telle que la personne l’annonce, avec le dossier et la période concernés, puis vous la transmet selon vos consignes. Elle ne calcule pas un délai légal, ne garantit pas que la date est correcte et n’engage pas votre disponibilité pour le respecter.
Quelle différence entre recueillir la demande et réunir les pièces ?
La base prépare la fiche d’entrée : interlocuteur, mission et échéance annoncée. L’option Pièces & échéances ajoute la liste des documents attendus et leur suivi. Recevoir une pièce ne signifie pas que son contenu est complet, valide ou approuvé par le cabinet.
Et pour les clients qui reviennent chaque mois ou chaque année ?
Un appel sur un dossier existant reste pris en charge par la base. L’option Missions récurrentes sert au suivi des étapes administratives de plusieurs clients dans le temps. Les obligations et consignes viennent de votre cabinet ; la réceptionniste ne choisit pas une stratégie fiscale.
Quelle voix accueille les clients de mon cabinet ?
Une voix d’ici, retenue et vouvoyée, à l’accent québécois naturel. Un client de Sherbrooke qui appelle un cabinet de Sherbrooke entend quelqu’un qui parle comme lui, et la réceptionniste se présente comme l’assistante du cabinet dès le début de l’appel. Vous choisissez la voix et son style parmi plusieurs, en les écoutant avant de publier.
Votre prochaine demande
mérite une réponse.
Commencez avec la base. Ajoutez les tâches qui vous sont utiles.
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