Tenue de livres indépendante
Des dizaines d’entités, des pièces qui arrivent en retard et des clôtures qui glissent. La collecte est liée à la période, et le document attendu qui n’est pas venu se voit avant que la clôture soit en jeu.
Missions récurrentes
Quarante entités, quatre échéances par année chacune : le cycle se répète seul, et ce qui manque se voit avant que la période soit compromise.
7 jours, 20 appels répondus, sans carte
La tâche qu’elle prend en charge
Une mission récurrente est un dossier qui recommence. Remises de taxes, paie, clôture mensuelle, fin d’année, déclaration annuelle : la même demande, adressée à la même personne, avec une date différente. Multipliée par le nombre d’entités que vous servez, cette répétition occupe une part du cabinet qui ne facture rien.
Cette option tient le cycle. Pour chaque entité, elle connaît la fréquence, la période en cours, la liste de pièces qui correspond à cette période, et la personne chez le client qui doit fournir. Elle ouvre la période, demande, relance, s’arrête à la réception, et fait remonter ce qui n’est pas venu pendant qu’il reste du temps pour agir.
Elle garde aussi les questions ouvertes. Le relevé qui ne se rapproche pas, la dépense qu’il faut classer, la réponse que le client doit donner avant la clôture : chaque point reste attaché à sa période, avec son responsable. Quand la période ferme, le compte rendu part, et la collecte suivante est déjà prête.
Étape par étape
- Cadrer
Les entités, la fréquence, le périmètre
Quelles entités, à quel rythme, avec quels logiciels chez le client, et qui fournit quoi. Le périmètre est écrit une fois et validé, parce que c’est ce qui évite la demande envoyée à la mauvaise personne pendant deux ans.
- Ouvrir la période
La collecte part d’elle-même
À la date prévue, la liste de pièces de cette période part à la personne désignée chez le client. Elle est rattachée à la période, pas au client en général : un document de mars ne comble pas le trou de février.
- Suivre les manquants
Ce qui n’est pas venu, pendant qu’il reste du temps
Les documents attendus qui n’arrivent pas sont repérés et remontés. Les questions en suspens restent visibles avec leur responsable, du côté du cabinet comme du côté du client.
- Clôturer
Le compte rendu, puis la période suivante
Le professionnel valide le traitement et ferme la période. Le compte rendu part au client, la prochaine collecte est planifiée, et rien ne se rouvre par accident sur une période déjà close.
Une option, pas une capacité de la base
La base Droit et comptabilité qualifie l’appel et ouvre la fiche d’entrée. Elle ne tient pas de cycle. Cette option ajoute la récurrence : entités, périodes, listes par période, questions ouvertes et compte rendu.
Sur sa portée, elle comprend la collecte de Pièces & échéances, qui ne se prend pas une deuxième fois. Elle coexiste avec Préparation & coordination, et les deux partagent la collecte au lieu de la compter en double. Le traitement comptable, la revue et l’avis restent au professionnel.
Ce que cela change pour votre activité
Cabinet CPA
Missions d’examen, conseil et multi-entités. Les demandes partent par lot et par responsable chez le client, les versions et les questions ouvertes sont tracées, et le réviseur valide avant la livraison.
Paie et remises
Le rythme ne se négocie pas. La liste de la période part, l’exception est signalée, et le cabinet voit d’un coup d’œil quelles entités sont prêtes et lesquelles attendent encore une réponse.
Vigie corporative
Renouvellements, résolutions annuelles et mises à jour du livre : les échéances par entité se répètent d’année en année, et la demande part sans que quelqu’un tienne un calendrier à la main.
Ce qu’elle reçoit
- La liste de vos entités clientes, avec leur fréquence et leur périmètre validé
- La personne désignée chez le client pour fournir les pièces de la période
- Vos listes de pièces par type de mission et par période
- Les documents transmis, et les réponses aux questions en suspens
Ce qu’elle produit
- Une période ouverte par entité, avec sa liste et sa date interne
- Une relance qui s’arrête à la réception, document par document
- Une vue des manquants et des questions ouvertes, avec leur responsable
- Une période close, un compte rendu au client, et la collecte suivante planifiée
Vous validez le périmètre, vous faites le traitement, vous fermez la période. La réceptionniste ne donne aucun avis fiscal ou comptable, ne confirme aucune admissibilité et ne prend aucun chiffre ni numéro d’assurance sociale par message.
Ce qui est compté, et ce qui vient d’ailleurs
L’allocation a deux faces : les entités suivies en même temps, et les dossiers documentaires traités chaque mois.
- Des entités en mission récurrente, suivies en même temps
- Des dossiers documentaires traités par mois, remis à zéro à chaque période
- Une banque de pages de documents pour les pièces et leurs versions
- Les appels restent comptés sur la base, séparément de cette option
Les frais de tiers restent distincts : le logiciel comptable du client, un portail de dépôt externe ou la signature électronique d’un fournisseur externe sont facturés par ce fournisseur.
Avec les logiciels de cabinet
L’état indiqué est celui de la qualification technique, tel que le registre des logiciels l’établit. Sans logiciel connecté, le cycle vit dans Zenvox.
- Sans logiciel connectéMode natif ZenvoxEntités, périodes, listes, questions ouvertes et comptes rendus restent dans Zenvox, lisibles depuis l’application.Travailler sans logiciel connecté
- KarbonÀ qualifierOrganise travaux et clients ; l’accès par en-têtes est documenté. Le cycle d’une demande au client et la frontière des droits restent à éprouver.Karbon
- ClioÀ qualifierPour les missions juridiques récurrentes. Application et droits par région, avec un compte distinct par région d’exploitation.Clio
- ProNotaire, JurisConcept et plateformes de missionÀ qualifierLe contrat d’accès n’est pas établi. Nommés parce qu’ils sont répandus dans les cabinets d’ici, pas parce qu’ils sont branchés.ProNotaire et JurisConcept
Questions sur cette option
Qu’est-ce qui arrive si une pièce n’est pas venue ?
Elle remonte pendant qu’il reste du temps pour agir, avec son responsable, plutôt qu’à la clôture. La période reste ouverte avec sa liste et sa date interne, et la relance s’arrête à la réception, document par document.
Les questions en suspens, où vivent-elles ?
Chaque point reste attaché à sa période, avec son responsable : le relevé qui ne se rapproche pas, la dépense qu’il faut classer, la réponse que le client doit donner avant la clôture.
Est-ce qu’elle ferme la période à ma place ?
Non. Vous validez le périmètre, vous faites le traitement et vous fermez la période. La réceptionniste ne donne aucun avis fiscal ou comptable et ne confirme aucune admissibilité.
Est-ce que je dois prendre Pièces & échéances en plus ?
Non, sur la portée de cette option : la collecte y est comprise et ne se prend pas une deuxième fois. Avec Préparation & coordination, les deux partagent la collecte au lieu de la compter en double.
Qu’est-ce qui est compté quand j’active cette option ?
L’allocation a deux faces : les entités en mission récurrente suivies en même temps, et les dossiers documentaires traités par mois, plus une banque de pages de documents. Les appels restent comptés sur la base, séparément.
La suite
Retournez à votre situation, ou regardez comment l’option s’ajoute à votre base.
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