Étude notariale
La transaction a une date de signature et plusieurs parties. Les pièces sont réclamées à qui les détient, l’état de préparation est visible, et la signature se planifie une fois que le notaire a confirmé que le dossier tient.
Préparation & coordination
Le dossier arrive préparé et les intervenants sont alignés sur la même date. Le brouillon suit vos modèles, et rien ne sort avant votre approbation.
7 jours, 20 appels répondus, sans carte
La tâche qu’elle prend en charge
Une signature de transaction immobilière tient à une date ferme et à quatre agendas : l’acheteur, le vendeur, le courtier, l’institution prêteuse. Si une partie manque ou si une pièce n’est pas là, le déboursement bloque. Ce n’est pas du droit, c’est de la coordination — et c’est ce qui remplit les journées de l’adjointe.
Cette option prépare le travail avant vous. Elle tire des documents reçus les éléments utiles — parties, montants portés au document, dates, désignation du bien — et propose un classement. Elle prépare le brouillon à partir de vos modèles approuvés, et elle vous le présente. Rien ne sort du cabinet sans votre approbation ; sur un acte, la règle est absolue et c’est vous qui signez.
Elle tient aussi la conversation avec les autres parties. Qui doit fournir quoi, pour quelle date, et ce qui manque encore chez qui. Le courtier qui appelle pour savoir si tout est prêt obtient l’état administratif du dossier, sans qu’on lui dise un mot de ce qui relève du secret professionnel.
Étape par étape
- Cadrer
Les parties, la date, le périmètre
Type d’acte ou de mandat, parties au dossier, date en jeu. Les noms des autres parties sont captés pour votre vérification de conflit d’intérêts — la vérification elle-même est la vôtre, et la réceptionniste ne se prononce sur rien.
- Extraire
Ce que le document contient, proposé et non décidé
Des pièces reçues, l’option dégage les éléments utiles et propose un classement. La proposition est visible et modifiable : c’est une préparation, pas une saisie qu’on découvre trois semaines plus tard.
- Préparer
Le brouillon suit vos modèles
Le texte s’écrit à partir des modèles que vous avez approuvés, avec les éléments du dossier. Il vous arrive comme brouillon. Là où l’acte exige une approbation professionnelle, elle est exigée — la fonction n’a pas de chemin qui la contourne.
- Coordonner
Les autres parties, sur la même date
Client, banque, courtier, autre cabinet : chacun reçoit ce qu’il doit fournir et pour quand. L’état administratif du dossier est communicable ; le contenu protégé ne l’est pas, et l’identité est vérifiée avant toute réponse.
Une option, pas une capacité de la base
La base Droit et comptabilité qualifie l’appel, crée la fiche d’entrée et vous transmet la décision d’acceptation. Elle ne prépare aucun élément de travail et ne coordonne aucune partie. Cette option ajoute la préparation et la coordination.
Elle comprend la collecte de Pièces & échéances sur sa portée, qui ne se prend pas une deuxième fois, et elle partage cette collecte avec Missions récurrentes lorsque les deux sont en place. Le brouillon préparé ici est un élément de travail du dossier ; il ne se confond pas avec un message ordinaire rédigé pour vous.
Ce que cela change pour votre activité
Cabinet transactionnel
Lettre de mission, pièces, consultation planifiée, tâches et validations suivies avec leur responsable. Le livrable part une fois approuvé, avec la facture et la fermeture du dossier.
Litige, famille et immigration
Les documents arrivent par le canal autorisé, avec leur provenance. Les échéances sont saisies puis vérifiées par un professionnel, et les réponses sur l’état d’un dossier sortent du statut autorisé plutôt que d’une supposition.
Missions CPA
Les demandes partent par lot et par responsable chez le client, les versions et les points ouverts sont tracés, et le réviseur valide les étapes avant que le rapport soit livré.
Ce qu’elle reçoit
- Le type d’acte ou de mandat, les parties et la date en jeu
- Les documents reçus par le canal que vous avez autorisé
- Vos modèles approuvés et vos règles de classement
- La liste des autres intervenants et ce que chacun doit fournir
Ce qu’elle produit
- Des éléments dégagés des pièces et un classement proposé, modifiable
- Un brouillon préparé selon vos modèles, en attente de votre approbation
- Des demandes adressées aux bonnes parties, avec leur date
- Un état de préparation lisible, et des réponses limitées au statut autorisé
Vous approuvez le brouillon et vous signez l’acte. Vous tranchez le conflit d’intérêts à partir des noms captés. La réceptionniste ne donne aucun avis, ne calcule aucun délai de prescription et ne confirme aucune date de signature — cela vous appartient.
Ce qui est compté, et ce qui vient d’ailleurs
L’allocation a deux faces : les dossiers préparés, et les dossiers documentaires traités chaque mois.
- Des dossiers préparés par mois, remis à zéro à chaque période
- Des dossiers documentaires traités par mois, partagés avec la collecte
- Une banque de pages de documents pour les pièces et les brouillons
- Les appels restent comptés sur la base, séparément de cette option
Les frais de tiers restent distincts : la signature électronique d’un fournisseur externe, l’accès à un registre public, les droits d’un officier public ou un envoi postal sont facturés par ce fournisseur.
Avec les logiciels de cabinet
L’état indiqué est celui de la qualification technique, tel que le registre des logiciels l’établit. Sans logiciel connecté, la préparation vit dans Zenvox.
- Sans logiciel connectéMode natif ZenvoxÉléments dégagés, classement proposé, brouillons et état de préparation restent dans Zenvox, lisibles depuis l’application.Travailler sans logiciel connecté
- ClioÀ qualifierDistingue dossiers et étapes. Application et droits par région ; les droits au niveau d’un dossier restent à éprouver.Clio
- KarbonÀ qualifierOrganise les travaux de mission et la collaboration. La frontière des droits de compte reste à éprouver avant toute écriture.Karbon
- ProNotaire, JurisConcept et plateformes de missionÀ qualifierSouvent le système maître d’une étude d’ici. Le contrat d’accès n’est pas établi et demande une spécification par éditeur.ProNotaire et JurisConcept
Questions sur cette option
Est-ce qu’un brouillon peut sortir du cabinet sans moi ?
Non. Rien ne sort du cabinet sans votre approbation ; sur un acte, la règle est absolue et c’est vous qui signez. Le brouillon est préparé à partir de vos modèles approuvés, puis il vous est présenté.
Le courtier qui appelle pour savoir si tout est prêt, qu’apprend-il ?
L’état administratif du dossier : qui doit fournir quoi, pour quelle date, et ce qui manque encore chez qui. Rien de ce qui relève du secret professionnel ne lui est dit.
Est-ce qu’elle calcule un délai de prescription ou confirme une date de signature ?
Non. La réceptionniste ne donne aucun avis, ne calcule aucun délai de prescription et ne confirme aucune date de signature : cela vous appartient.
Qui tranche le conflit d’intérêts ?
Vous, à partir des noms captés à l’ouverture. La réceptionniste recueille le type d’acte, les parties et la date en jeu ; la décision d’accepter le mandat reste au professionnel.
Est-ce que le classement proposé s’impose ?
Non, il est modifiable. Les éléments dégagés des pièces — parties, montants portés au document, dates, désignation du bien — et le classement qui les accompagne sont une proposition que vous corrigez.
La suite
Retournez à votre situation, ou regardez comment l’option s’ajoute à votre base.
Préparation & coordination