Comment fonctionne votre réceptionniste IA
Vous lui confiez une première tâche, vous vérifiez sa façon de répondre, puis vous choisissez quand elle prend le relais. Les demandes et les décisions à prendre restent à portée de main.
Essayer gratuitementEssai gratuit : 7 jours, jusqu’à 20 appels répondus, sans carte. Options comprises dans l’essai, aucuns frais de mise en place.
Essayez avec les informations de votre entreprise.
Vous n’avez pas besoin de connaître l’IA ni d’installer un logiciel métier pour commencer.
Votre courriel, puis sa confirmation
Créez votre accès et confirmez votre courriel. Les questions sur l’entreprise viennent ensuite ; vous n’avez pas à composer un forfait avant de commencer.
Votre site, si vous en avez un
L’adresse de votre site aide à préparer les informations. Sans site, vous pouvez les donner vous-même. Dans les deux cas, vous confirmez les services, les horaires et les faits utiles.
Les informations à confirmer
Vous vérifiez ce qui peut être dit, votre territoire, les personnes à prévenir et les demandes qui nécessitent leur accord. Une information trouvée sur le site n’est pas une règle que vous devez accepter.
Une première tâche à déléguer
Choisissez ce qui vous aiderait : répondre pendant votre travail, recueillir les demandes ou organiser les rendez-vous prévus pour votre activité. Les options proposées découlent de ce besoin.
Un essai, puis vos ajustements
Testez une situation de votre entreprise. Relisez ce qui a été compris et la suite proposée, puis ajustez vos consignes avant de lui confier vos appels.
Vous choisissez quand elle répond.
Vous pouvez garder votre numéro et renvoyer les appels selon la configuration de votre ligne : quand vous ne répondez pas, lorsque la ligne est occupée ou selon l’organisation retenue. Le numéro local de votre base permet de recevoir les appels confiés à Zenvox.
Le renvoi dépend de votre opérateur et de votre forfait téléphonique. Les horaires, les personnes à joindre et les règles de transfert se préparent dans vos consignes. Un transfert tenté ne vaut pas une conversation acceptée par votre équipe.
Une demande avance selon vos règles.
La réceptionniste répond à partir de vos informations, pose les questions utiles et effectue les actions autorisées. Quand une confirmation manque, vous le voyez.
Un client demande une visite pour évaluer des travaux. La réceptionniste recueille le type de projet, l’adresse et les informations prévues par l’entreprise.
Si les règles et le calendrier autorisent une réservation, le rendez-vous confirmé est enregistré. Sinon, l’entreprise reçoit une demande de visite à confirmer, avec les renseignements nécessaires pour reprendre l’échange.
- Demande reçue
- Le besoin, les coordonnées et les informations recueillies sont disponibles pour la suite.
- À confirmer
- Une décision, une information ou un accord manque. La demande ne se présente pas comme déjà réglée.
- Action confirmée
- La confirmation correspond à l’action effectuée : un créneau réservé n’est pas une prestation terminée.
- À reprendre
- Si l’action ne peut pas aboutir, la demande et la raison restent disponibles pour votre équipe.
Ce qui reste distinct dans cet exemple
Réserver une visite ne fixe ni le prix ni la date des travaux. Une soumission se prépare et s’approuve dans le périmètre de l’option concernée. Un accès en lecture à votre logiciel ne permet pas, à lui seul, de modifier son agenda.
Retrouvez la suite, ou demandez-la directement.
Dans votre espace, consultez les demandes, les appels et les rendez-vous. Retrouvez leur origine et ce qui attend votre décision. Votre réceptionniste peut aussi vous répondre sur les données de l’entreprise que vous l’autorisez à consulter.
« Quelles demandes de visite attendent encore une confirmation ? »
Elle retrouve les demandes concernées et les informations disponibles. Si un client n’a pas donné une précision, elle vous le signale au lieu de la compléter à sa place.
Confiez-lui davantage quand le besoin est là.
Les bases s’adaptent aux demandes de chaque activité. Les options ajoutent des tâches : soumissions, suivi de dossiers, interventions ou réponses aux clients par écrit. Chaque page explique ce qui est compris et ce qui s’ajoute.
Vous poser une question sur vos propres données fait partie de la réceptionniste du propriétaire. Lui confier les conversations SMS, sociales ou courriel de vos clients est un autre usage, proposé par canal.
Vous gardez la décision.
- Vous confirmez les informations, les consignes et les personnes à prévenir.
- Les décisions réservées à votre équipe restent à confirmer : prix d’un devis, autorisation de travaux ou avis professionnel, selon la tâche.
- Vous choisissez les accès aux logiciels. Chaque connexion indique les actions possibles et le fonctionnement lorsque l’action demandée ne peut pas être effectuée.
- Vous retrouvez la consommation, les options et les réglages de votre abonnement dans votre espace.
Essai gratuit : 7 jours, jusqu’à 20 appels répondus, sans carte. Options comprises dans l’essai, aucuns frais de mise en place.