Disponibilités & rappels
Le créneau libéré est proposé à une liste approuvée par la clinique, et le rappel d’hygiène suit la règle du cabinet — après inventaire de ce que votre logiciel envoie déjà.
Progident
La demande est écrite dans Zenvox, rattachée à un site. Progident garde ses rappels : le patient reçoit une confirmation, pas deux, et l’accès externe n’est pas établi.
7 jours, 20 appels répondus, sans carte
Où atterrit votre demande
La demande est écrite dans Zenvox, rattachée à un site et dans la langue du patient : identité, motif, urgence, plages possibles. Progident garde la vérité du dossier, de l’agenda multi-praticiens et de ses propres rappels. L’accès externe n’est pas établi, donc rien n’y est écrit, et le lien de réservation en ligne est le repli explicite.
La première règle d’installation en découle. On inventorie ce que votre logiciel envoie déjà : confirmation, rappel de la veille, rappel d’hygiène. La réceptionniste s’insère dans ce qui manque, pas par-dessus ce qui fonctionne — un patient qui reçoit deux rappels pour le même rendez-vous perd confiance dans les deux. Sur l’accès externe, la recherche est sans détour : il n’est pas établi, et la documentation se demande par version et par région.
Progident est employé au Québec par des cliniques indépendantes comme par des groupes ; deux cliniques du même réseau ont des patients homonymes, et l’escalade vers une autre succursale ne se fait que vers les sites que vous avez autorisés.
Lire, créer, modifier, annuler
L’état ci-dessous reflète une qualification d’accès qui n’a pas été établie. Il ne bouge que sur documentation obtenue auprès de l’éditeur.
| Action | État | Ce que ça veut dire |
|---|---|---|
| Lire | À qualifier | Retrouver un patient dans le bon site, lire les types de rendez-vous et les ressources autorisées sont les opérations requises. L’accès externe n’est pas établi ; il se demande par version et par région. |
| Créer | Mode natif Zenvox | Tant qu’aucun accès n’est accordé, la réceptionniste ne réserve pas dans votre logiciel. Elle prépare la demande, rattachée à la bonne succursale et à la bonne langue, et envoie votre lien de réservation en ligne quand il existe. |
| Modifier | Mode natif Zenvox | Un déplacement engage le fauteuil et l’hygiéniste du site concerné. Il reste à votre réception, qui décide aussi si la demande peut migrer vers une autre succursale du groupe. |
| Annuler | Mode natif Zenvox | L’annulation est reçue, horodatée et transmise avec le créneau libéré, au bon site. Les rappels de votre logiciel ne sont pas dupliqués : la règle anti-doublon est écrite avant la mise en service. |
Ce qui est compris, ce qui demande une option
Répondre au débordement et hors des heures, identifier la succursale et la langue, séparer un nouveau patient d’un patient existant, appliquer le protocole d’urgence et transmettre : c’est votre base d’activité Santé. La liste d’attente et la coordination entre plusieurs sites sont des options nommées.
L’autorisation, et qui fait foi
Pour un cabinet, une règle technique. Pour un groupe, trois règles d’identité. Elles s’écrivent avant la première journée.
- Zenvox ne demande pas votre mot de passe et ne se connecte pas à votre logiciel à votre place
- L’inventaire des messages déjà envoyés par votre logiciel est fait avant la mise en service : le patient en reçoit un seul
- Les identités homonymes de deux succursales ne sont pas fusionnées ; la correspondance est vérifiée par site avec une personne autorisée
- L’escalade vers un autre site du groupe se limite aux succursales que vous avez explicitement autorisées
- Le dentiste garde la décision clinique ; aucun prix ferme ni aucune couverture d’assurance n’est confirmé au téléphone
Midi, la réception d’un des sites est en pause et l’autre ligne est occupée. L’appel est pris par Zenvox ; aucune écriture n’est faite dans le logiciel.
PatienteBonjour, je voudrais déplacer mon nettoyage. Je pense que c’est à la clinique de la rue principale, mais je ne suis plus certaine.
RéceptionnisteJe confirme votre nom et votre date de naissance, puis je vérifie avec vous quelle succursale vous a donné le rendez-vous — on ne veut pas mêler deux dossiers.
RéceptionnisteJe note votre demande de déplacement et vos plages préférées. La clinique concernée vous confirme le nouveau rendez-vous ; je ne le déplace pas moi-même.
La bonne succursale reçoit une demande rattachée au bon dossier, avec la langue du patient et les plages acceptables. Aucune fusion d’identité n’a été faite sur une ressemblance de nom, et le rappel automatique du logiciel suit son cours sans doublon.
Quand l’accès n’est pas accordé
C’est l’état d’aujourd’hui. Le lien de réservation en ligne est le repli explicite, et votre logiciel garde ses rappels.
- La demande est créée dans Zenvox, rattachée au site et à la langue du patient
- Votre lien de réservation en ligne est envoyé par message quand il existe
- Les messages déjà envoyés par votre logiciel restent les siens : Zenvox ne les double pas
- Vous retrouvez l’appel, sa transcription et son motif dans l’application, par succursale
- Le jour où l’éditeur accorde un accès, la matrice change ligne par ligne sans refaire votre configuration
Questions sur cette connexion
Est-ce que mes patients recevront deux rappels ?
Non. Les messages déjà envoyés par votre logiciel sont inventoriés avant la mise en service, et Zenvox ne les double pas. La réceptionniste s’insère dans ce qui manque, pas par-dessus ce qui fonctionne.
Est-ce qu’elle écrit dans Progident ?
Non, l’accès externe n’est pas établi : il se demande à l’éditeur, par version et par région. La demande est préparée, rattachée à la bonne succursale et à la bonne langue, et votre lien de réservation en ligne est envoyé quand il existe.
Deux succursales ont des patients du même nom : comment est-ce géré ?
Les identités homonymes de deux succursales ne sont pas fusionnées : la correspondance est vérifiée par site avec une personne autorisée. Aucune fusion n’est faite sur une ressemblance de nom.
Une demande peut-elle passer d’une succursale à l’autre ?
Seulement vers les succursales que vous avez explicitement autorisées. Chaque site garde ses règles, ses horaires et ses demandes, pour que les demandes d’un site ne se déversent pas dans un autre par accident.
Et la langue du patient ?
Elle est rattachée à la demande, avec le site, dès l’appel. La réceptionniste répond en français et en anglais, et cela ne dépend d’aucune connexion.
La suite
Voyez la pratique concernée, ou la liste complète des logiciels étudiés.
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