Patient qui ne sait pas quelle clinique il fréquente
Il donne un quartier, un nom de praticien, ou rien du tout. Elle pose les questions qui identifient le site sans deviner, et n’attribue pas le dossier à la clinique la plus proche par commodité.
Groupes de cliniques dentaires
Un patient connaît son dentiste sans nécessairement connaître le nom de sa clinique. Votre réceptionniste retrouve le point de service concerné, applique ses règles et prépare les transferts autorisés. Les dossiers homonymes et les accès des équipes restent distincts entre établissements.
69 $ CAD / mois · 50 appels Standard · 1 numéro local
Une demande rattachée à la bonne clinique
Le rendez-vous est écrit dans l’agenda de la clinique Cartier, chez l’hygiéniste, sans qu’aucun des deux dossiers homonymes n’ait été modifié. La direction voit la demande attribuée au bon site, avec le motif et le canal d’origine.
Lire la conversation complète
Lundi, 9 h 05. Le groupe compte quatre cliniques. Un patient appelle le numéro affiché sur une fiche Google, sans savoir laquelle des cliniques il fréquente.
RéceptionnisteBonjour, vous joignez la réception du groupe. Je prends votre nom et un numéro où vous rejoindre, puis on trouve votre clinique.
PatientFrançois Bissonnette. 418 555-0129. Je vais chez vous depuis deux ans, celle près du boulevard.
RéceptionnisteMerci. J’ai deux dossiers au même nom, dans deux cliniques différentes — je ne les rapproche pas. Vous souvenez-vous du nom de votre dentiste, ou de la rue de la clinique ?
PatientDocteure Aubin, oui, sur la rue Cartier.
RéceptionnisteParfait, c’est la clinique Cartier. Je vois un rappel d’hygiène dû à votre dossier. Je vous propose jeudi 10 h 30 chez l’hygiéniste, à cette adresse-là.
Selon la demande que vous recevez
Homonymes dans deux cliniques
Deux personnes du même nom, deux dossiers distincts. Elle vérifie la correspondance par site avec votre personnel autorisé au lieu de rapprocher les deux fiches — le scénario d’échec documenté du groupe dentaire.
Clinique récemment acquise
Un logiciel différent, des habitudes différentes, une équipe qui apprend la norme du groupe. Elle applique les consignes locales que vous avez écrites pour ce site, et remonte les demandes qui ne circulent pas comme prévu.
Les autres demandes que vous pouvez lui confier
Débordement d’un site vers un autre
Une clinique est pleine, une autre a des plages libres. Elle propose le site voisin uniquement si votre règle l’autorise explicitement, en confirmant l’adresse et la langue de service avant de réserver.
Ce qu’elle fait pour votre groupe de cliniques
Ce qu’elle prend en charge pour trouver le bon site, appliquer ses propres règles et ne pas mélanger deux dossiers d’une même personne, puis la ligne qu’elle ne franchit pas. Chaque ligne est un appel que votre groupe reçoit.
Trouver la bonne clinique avant d’ouvrir un dossier
Elle pose les questions qui identifient le bon site — quartier, praticien, nom de rue — avant d’ouvrir quoi que ce soit.
Un patient qui ne sait pas quelle clinique il fréquente n’est pas assigné au site le plus proche par commodité.
Deux personnes du même nom dans deux cliniques restent deux dossiers distincts : elle vérifie la correspondance avec le personnel du site concerné, sans rapprocher les fiches elle-même.
C’est le scénario d’échec documenté d’un groupe dentaire, et la règle par défaut de la configuration.
Elle capte le motif administratif, la douleur déclarée telle quelle et l’assureur mentionné, avant de les rattacher à un rendez-vous.
Ces trois champs sont communs au groupe ; les valeurs autorisées appartiennent, elles, à chaque site.
Les urgences et les débordements, gérés site par site
Une enflure qui gêne la respiration ou un traumatisme important la font diriger vers le 911 avant toute question de clinique.
La consigne de sécurité s’applique de la même façon dans chacune des cliniques du groupe.
Une douleur sévère devient un rappel prioritaire du site concerné, sans être redirigée vers une autre clinique sans votre autorisation.
Un débordement de capacité entre deux cliniques du groupe suit votre règle écrite, pas une improvisation de commodité.
Elle propose le site voisin seulement si votre règle l’autorise explicitement, en confirmant l’adresse et la langue de service avant de réserver.
Une clinique pleine et une clinique voisine avec des plages libres ne s’échangent des patients que sur permission écrite.
L’agenda de chaque site, tenu selon ses propres règles
Elle réserve, déplace ou annule dans l’agenda du site identifié, avec le praticien et le fauteuil que ce site autorise.
L’agenda d’une clinique ne se confond pas avec celui d’une autre, même sous la même administration.
Elle applique la langue de service et les préférences locales que ce site précis a configurées.
Une clinique peut accueillir surtout en anglais, une autre surtout en français ; la règle suit le site, pas le groupe entier.
Elle envoie la confirmation et le rappel au nom de la clinique réellement réservée.
Le patient reconnaît le site qui le traite, pas une administration centrale anonyme.
Entre les cliniques, ce que vous pouvez ajouter
- Option
Elle route entre les cliniques selon vos règles de groupe et affiche les informations propres à chaque site.
Un deuxième ou un troisième site s’ajoutent à la même organisation sans mélanger les administrations locales. Multi-sites & entités
- Option
Un créneau libéré par une annulation circule vers la liste d’attente de ce site précis, selon les critères que cette clinique a réglés.
Les rappels d’hygiène suivent la cadence que chaque clinique du groupe a fixée pour elle-même. Disponibilités & rappels
- Option
Les pièces et les étapes administratives d’un dossier avancent avec la même définition dans tout le groupe.
C’est ce qui rend enfin les rapports comparables d’une clinique à l’autre. Dossiers & tiers payeurs
Par texto, et avec un logiciel différent par clinique
- Canal
Elle poursuit par texto une confirmation ou un changement de rendez-vous, en respectant la clinique et la langue du dossier ouvert.
Le canal SMS suit la même séparation par site que le téléphone : aucun renseignement ne traverse d’une clinique à l’autre.
- Logiciel
Là où une clinique du groupe utilise Dentitek, Progident ou ABELDent, elle écrit une fois l’accès qualifié pour ce site précis.
L’accès d’une clinique récemment acquise ne se déduit pas de celui d’une autre clinique du même groupe. Dentitek
Ce qui reste hors de sa portée entre les cliniques
- Elle ne rapproche pas deux dossiers de personnes homonymes : la correspondance se vérifie par site, avec votre personnel.
- Elle n’ouvre aucun accès transversal automatique aux dossiers d’un autre site.
- Elle ne transfère pas un patient vers une autre clinique du groupe sans votre autorisation explicite.
- Elle ne donne aucun avis dentaire, ne pose aucun diagnostic et n’évalue pas la gravité d’une douleur.
- Elle ne fait aucun triage clinique : les signes inscrits dans la consigne déclenchent la phrase approuvée et une alerte, rien de plus.
- Elle ne confirme pas un prix ferme ni une couverture d’assurance, quel que soit le site.
- Elle ne fusionne aucune administration locale sans l’option Multi-sites & entités que vous avez choisie.
Ce que vous pouvez lui demander, vous
Elle vous répond à partir des demandes de votre groupe auxquelles vous avez accès. Une question sur une option ne s’applique que si vous l’avez activée.
Vous lui demandezSous quelle clinique cette demande a-t-elle été ouverte ?
Elle retrouve le site, le motif et l’état de la demande. Elle ne rapproche pas deux dossiers homonymes de sites différents.
Quelles demandes urgentes de ce soir ont été dirigées vers quel site ?
Elle lit l’état de chaque demande prioritaire et le site alerté. Elle ne dit rien sur la gravité du cas.
Quel volume et quelle répartition entre les cliniques cette semaine ?
OptionAvec Multi-sites & entités : le tableau consolidé et la répartition par clinique. Sans l’option, chaque site reste vu séparément.
Quels créneaux libérés par une annulation ont été repris dans un site donné ?
OptionAvec Disponibilités & rappels : créneaux proposés, acceptés, honorés, par site. Sans l’option, elle ne tient aucune liste d’attente.
La suite de la demande
Vous configurez un site à la fois
Chaque clinique porte ses heures, ses praticiens, ses types de rendez-vous, sa langue de service, sa consigne de sécurité et ses règles de débordement. L’administration est centrale, les permissions sont par entité : personne ne voit ce que son site ne doit pas voir.
Elle identifie le site avant la demande
Clinique habituelle et site demandé, identifiant du patient dans ce site, type de visite et praticien autorisé, autorisation de coordination entre sites quand elle est nécessaire, préférences locales et langue de service. Puis, seulement ensuite, la réservation.
Vous comparez ce qui est comparable
Chaque demande est attribuée à un site, avec son responsable et son statut. Le tableau de bord consolidé montre la répartition du volume et la qualité de service par clinique, avec les mêmes définitions partout — et le journal conserve qui a changé quelle configuration.
Ce que la base Santé & soins comprend
Une réceptionniste qui répond dans les deux langues, distingue les demandes, tient l’agenda autorisé selon vos règles et transmet le reste à l’équipe du bon site. Sans frais de mise en service, et vous gardez vos numéros.
- Réponse aux appels en français et en anglais, selon la personne qui appelle
- Distinction entre nouveau patient, dossier existant et motif administratif
- Réservation, modification ou annulation dans les disponibilités que vous autorisez
- Respect du praticien, de la durée et du fauteuil nécessaires au rendez-vous
- Envoi des informations pratiques approuvées, et transmission des questions de soins à l’équipe
- Un résumé écrit après chaque appel, consultable dans l’application, et la possibilité de lui demander ce qui s’est passé
Elle n’ouvre aucun accès transversal automatique aux dossiers d’un autre site.
Les décisions qui restent entre vos mains
- Elle ne rapproche pas deux dossiers de personnes homonymes : la correspondance se vérifie par site, avec votre personnel.
- Elle ne transfère pas un patient vers une autre clinique du groupe sans votre autorisation explicite.
- Elle ne donne pas d’avis dentaire, ne pose aucun diagnostic et n’évalue pas la gravité d’une douleur.
- Elle ne fait pas de triage clinique : les signes que vous inscrivez dans la consigne déclenchent la phrase approuvée et une alerte, rien de plus.
- Elle ne confirme pas un prix ferme ni une couverture d’assurance.
- Elle ne note que ce que vous autorisez, et ne confirme rien du dossier d’un patient à un tiers : un renseignement de santé reste un renseignement sensible. Elle est bâtie pour la Loi 25, avec une base de données au Canada ; le traitement vocal en direct passe par un sous-traitant aux États-Unis, comme le précise la page Sécurité et traitement des données.
Posez-lui aussi vos questions
C’est inclus dans votre base. Elle vous répond à partir des appels, demandes et informations de votre entreprise auxquels vous avez accès.
Parler à votre réceptionnisteUne question que vous pouvez lui poser
Quels patients demandent un rendez-vous dans une autre clinique du groupe ?
Elle retrouve le site habituel et le site demandé. Elle ne fusionne pas automatiquement deux dossiers de patient.
Ce que vous pouvez lui confier en plus
En complément de la base. Chacune s’ajoute volontairement, séparément de la base. Aucune ne s’active sans que vous la choisissiez.
Quand vos clients préfèrent écrire
Vous pouvez ajouter un canal pour qu’elle poursuive la conversation avec vos clients. Les actions qu’elle effectue suivent les mêmes règles et les options que vous avez choisies.
Canal client en option
Conversations par SMS
Préciser le site et le rendez-vous demandé avec le patient, en conservant les permissions propres à chaque clinique.
Les messages transactionnels prévus dans la base et vos propres questions à la réceptionniste restent inclus.
Vous gardez votre logiciel ?
Retrouvez les actions possibles, les conditions de connexion et la façon de travailler si votre logiciel ne permet pas l’action demandée.
La correspondance des identifiants site et patient est le vrai sujet d’un groupe, et elle se teste éditeur par éditeur. Aucun accès authentifié n’est établi à ce jour.
Le problème d’un groupe n’est pas le volume, c’est l’écart entre les sites
Une clinique répond bien, celle d’à côté laisse sonner. L’une a hérité d’un logiciel au moment de l’acquisition, l’autre en utilise un troisième. Les règles locales diffèrent, la langue de service aussi, et la direction des opérations découvre l’écart dans un rapport, un mois plus tard.
Le téléphone est l’endroit où cet écart se voit le plus vite : un patient appelle le numéro qu’il a trouvé, pas celui de la clinique qui a de la place. Router correctement demande de savoir quel site, quelle équipe, quelle langue — et de ne surtout pas confondre deux personnes qui portent le même nom dans deux cliniques différentes.
Votre réceptionniste applique la même norme partout. Elle identifie la clinique habituelle, route la demande à l’équipe compétente, applique les règles locales de l’agenda autorisé, et consigne chaque décision. L’administration reste centrale ; les droits, eux, restent par site.
Dans la même section
Les autres activités de cette section partagent le même moteur, avec leurs propres demandes et leurs propres règles.
Santé & soinsCabinets et groupes dentaires
Groupes de cliniques dentaires — vos questions
Est-ce qu’elle peut envoyer un patient vers une autre clinique du groupe ?
Seulement si votre règle l’autorise pour ce site, et en confirmant l’adresse avant de réserver. Sans cette autorisation explicite, elle propose les disponibilités de la clinique habituelle et remonte le manque de capacité.
Et si deux patients portent le même nom ?
Elle ne fusionne rien. Elle vérifie la correspondance dans le site concerné, avec les questions que vous avez autorisées, et confie l’arbitrage à votre personnel quand le doute persiste. C’est exactement le scénario d’échec que la recherche documente pour un groupe.
Nos cliniques n’ont pas toutes le même logiciel. C’est un problème ?
Non. Là où une connexion est qualifiée, elle s’en sert ; ailleurs, elle travaille en mode natif Zenvox et votre équipe reprend la main sur le dossier. Les règles de service, elles, restent les mêmes dans tout le groupe.
Qui voit quoi, du côté de l’administration ?
Les permissions sont par entité. La direction voit le consolidé et la configuration, chaque site voit son propre trafic, et le journal conserve qui a changé quoi. Aucun accès transversal aux dossiers n’est ouvert par défaut.
Est-ce qu’on garde nos numéros existants ?
Oui, site par site. Chaque clinique renvoie sa ligne quand elle le veut, et vous pouvez ajouter un numéro local pour un nouveau site sans toucher aux autres.
Vos règles, avant le premier appel
L’essai gratuit commence par votre courriel. Votre site peut aider à préparer les informations, mais il reste facultatif. Vous confirmez les faits, choisissez une première tâche et testez votre réceptionniste. Les options s’essaient aussi : vous commencez par celles qui vous sont utiles.
Garder mon numéroGroupes de cliniques dentaires