Dépannage et urgence
Une fuite à minuit ne se raconte pas à un répondeur. La conversation retient l’adresse, la nature du problème et ce qui a déjà été tenté, puis vous alerte selon la règle que vous avez posée.
Répondre aux appels en tout temps
Un appel qui entre à vingt-trois heures est traité comme celui de dix heures : reçu, compris, noté, transmis.
7 jours, 20 appels répondus, sans carte
La tâche qu’elle prend en charge
Un appel sans réponse ne laisse rien derrière lui. Pas de nom, pas de numéro, pas de trace de ce que la personne voulait. Le soir, la fin de semaine, pendant une intervention, sur un toit, dans une salle d’opération : les heures où vous ne pouvez pas répondre sont précisément celles où une demande se décide.
Cette fonction est le socle de votre base, dans les huit sections. Elle reçoit l’appel, répond en français ou en anglais selon la personne, mène la conversation avec vos consignes, et enregistre une demande écrite avec les champs de votre métier. Elle ne vous demande rien pendant l’appel : le travail de votre côté commence quand la demande arrive.
Elle ne remplace pas une urgence. Une situation qui met quelqu’un en danger est orientée vers les services d’urgence, tout de suite, avant toute autre chose — c’est une règle du produit, pas un réglage de votre configuration.
Étape par étape
- Recevoir
L’acheminement décide avant la première sonnerie
Votre numéro reste le vôtre : vous renvoyez les appels vers la ligne de votre réceptionniste, en tout temps ou seulement quand personne ne décroche. Le renvoi conditionnel et le renvoi permanent se posent sur votre appareil, et se retirent de la même façon.
- Répondre
La langue de la personne, pas la vôtre
La conversation se tient en français ou en anglais, selon ce que la personne parle. Le vocabulaire, les questions posées et les services nommés viennent de votre configuration : c’est votre entreprise qui répond, avec vos mots.
- Protéger
Le démarchage et la saturation sont filtrés
Les appels répétitifs, les robots de démarchage et les tentatives d’engorgement sont traités à part. Deux conversations peuvent se tenir en même temps sans que la deuxième tombe dans le vide.
- Transmettre
Une demande écrite, pas un souvenir
Chaque appel produit une demande structurée : qui a appelé, pour quel travail, à quel endroit, avec quelle suite prévue. Elle arrive dans votre espace et vous êtes averti selon votre règle d’urgence.
C’est dans votre base, dans les huit sections
Répondre, acheminer, protéger la ligne et créer la demande sont des capacités de base. Aucune option n’est nécessaire pour qu’un appel soit pris, et retirer une option ne fait pas taire votre réceptionniste.
Ce qui s’ajoute volontairement est ailleurs : les canaux écrits, la relance d’une soumission, les acomptes, la répartition entre plusieurs équipes. La voix, elle, est le point de départ.
Ce que cela change pour votre activité
Cabinets et cliniques
Les appels arrivent pendant que l’équipe est en salle. La demande administrative est notée avec la précision d’un formulaire, sans qu’une personne au comptoir ait à choisir entre le téléphone et le patient devant elle.
Commerce de service
Les heures de pointe se ressemblent d’une semaine à l’autre. Deux conversations en même temps évitent que la deuxième personne raccroche pendant que la première finit sa phrase.
Ce qu’elle reçoit
- L’appel lui-même, renvoyé depuis votre numéro
- Vos heures, vos services et la façon dont vous voulez être dérangé
- Les questions propres à votre métier, préparées à l’avance
- Votre règle d’urgence : ce qui mérite une alerte immédiate
Ce qu’elle produit
- Une demande écrite, avec les champs de votre activité
- La transcription de la conversation, rattachée à la demande
- L’alerte immédiate quand la situation correspond à votre règle
- La trace de l’appel, même quand la personne raccroche en cours de route
Vous décidez de ce qui vous réveille et de ce qui attend le matin. La réceptionniste ne juge pas cette frontière : elle applique la règle que vous avez écrite.
Ce qui est compté
Votre base comprend un nombre d’appels Standard chaque mois — cinquante, dans les huit sections — et un numéro local. La mise en service est sans frais.
- Une conversation répondue compte comme un appel, quelle que soit sa durée
- Deux conversations peuvent se tenir en même temps sur votre ligne
- Les appels de démarchage filtrés ne consomment pas votre accueil
- Les canaux écrits ont leurs propres compteurs, séparés de la voix
Au-delà des 50 appels compris, vous ajoutez du volume en tout temps depuis votre espace, en quelques secondes.
Du côté de la téléphonie
L’état indiqué est celui de la qualification technique. Votre base répond sans qu’aucun logiciel soit connecté.
- Téléphonie et orchestration vocaleÀ qualifierLes fournisseurs de transport et d’orchestration sont documentés comme repères ; le contrat d’accès et les coûts réels d’opérateur restent à établir pour chaque marché.
Questions sur cette fonction
Faut-il acheter une option pour qu’un appel soit pris ?
Non. Répondre, acheminer, protéger la ligne et créer la demande sont des capacités de base, dans les huit sections. Retirer une option ne fait pas taire votre réceptionniste.
Est-ce que je dois changer de numéro ?
Non. Votre numéro reste le vôtre : vous renvoyez les appels vers la ligne de votre réceptionniste, en tout temps ou seulement quand personne ne décroche. Le renvoi se pose sur votre appareil, et il se retire de la même façon.
Deux personnes appellent en même temps. La deuxième tombe où ?
Sur une deuxième conversation : deux appels peuvent se tenir en même temps sur votre ligne. Les appels répétitifs, les robots de démarchage et les tentatives d’engorgement sont traités à part, et les appels filtrés ne consomment pas votre accueil.
Et une situation d’urgence ?
Une situation qui met quelqu’un en danger est orientée vers les services d’urgence, tout de suite, avant toute autre chose. C’est une règle du produit, pas un réglage de votre configuration.
Qu’est-ce qui arrive une fois les appels compris épuisés ?
Au-delà des 50 appels compris, vous ajoutez du volume en tout temps depuis votre espace, en quelques secondes. Vous y suivez votre consommation en direct, et vous pouvez aussi la demander par écrit à votre réceptionniste.
La suite
Ce qui se passe après l’appel, ou comment votre numéro arrive jusqu’ici.
Répondre aux appels en tout temps