Messages d’accueil téléphonique pour PME : 20 modèles en français et en anglais
Ce qu’un message d’accueil doit dire, dans quel ordre, et vingt modèles à copier pour votre secteur — chacun avec l’avis d’enregistrement et une question qui lance la demande.
Guide publié par Zenvox · Qui construit Zenvox, et comment
Que doit dire le message d’accueil téléphonique d’une entreprise ?
Un bon message d’accueil dit cinq choses, dans cet ordre : le nom de l’entreprise, qui répond, que l’appel est enregistré (si vous enregistrez), ce que la personne peut faire, et une question qui lance sa demande. Deux à quatre phrases suffisent : « [Entreprise], bonjour ! Ici [prénom], l’assistante virtuelle. Cet appel est enregistré pour bien noter votre demande. Est-ce une urgence, ou souhaitez-vous une soumission ? »
L’Office québécois de la langue française recommande un message concis, qui confirme qu’on a joint le bon endroit, et le français d’abord pour une entreprise au Québec. Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada demande d’annoncer l’enregistrement et sa raison.
Voici vingt modèles à copier, par secteur et par situation, aussi offerts dans la version anglaise de ce guide. La réceptionniste IA de Zenvox répond en français ou en anglais, selon la personne qui appelle.
Où vous en êtes probablement
Votre message de boîte vocale date de plusieurs années, ou une voix d’opérateur récite votre numéro. Ou vous préparez l’arrivée d’une réceptionniste, humaine ou IA, et cherchez sa première phrase. Dans les deux cas : quelle phrase garde la personne au bout du fil ?
Pourquoi la première phrase compte
La personne qui appelle une PME a en général une raison précise et peu de temps : une fuite, une auto qui ne démarre pas, un rendez-vous à déplacer. Avant d’expliquer quoi que ce soit, elle veut savoir si elle est au bon endroit, qui lui parle, et si on va s’occuper d’elle.
Un message qui y répond en quelques secondes installe la conversation. Un message qui commence par un menu, une publicité ou le détail des heures repousse la réponse, et chaque phrase de plus est une occasion de raccrocher.
Les cinq parties d’un bon message d’accueil
1. Le nom de l’entreprise, en premier : la personne vérifie qu’elle a composé le bon numéro. Un message efficace, dit l’Office québécois de la langue française, confirme à l’appelant qu’il est au bon endroit.
2. Qui répond : un prénom, et « l’assistante virtuelle » si c’est une réceptionniste IA. Personne ne se sent trompé au milieu de l’appel.
3. L’avis d’enregistrement, si vous enregistrez : une phrase au début, avec sa raison. À la fin, il arriverait après les renseignements qu’il devait annoncer.
4. Ce que la personne peut faire : une ou deux portes utiles, pas un menu à huit options. Si une situation relève du 911, dites-le avant le reste.
5. La question qui lance la demande. « Comment puis-je vous aider ? » fonctionne partout ; une question de votre métier va plus vite, comme « Est-ce une urgence ou une soumission ? » chez un plombier.
Modèles 1 à 7 : construction, santé, immobilier, droit
Remplacez ce qui est entre crochets ; retirez la phrase d’enregistrement seulement si vos appels ne sont pas enregistrés.
Modèle 1 — Plomberie, chauffage, électricité : « [Entreprise], bonjour ! Ici [prénom], l’assistante virtuelle. Cet appel est enregistré pour bien noter votre demande. Est-ce une urgence en cours, comme une fuite ou une panne, ou une soumission ? »
Modèle 2 — Toiture et rénovation, pendant les chantiers : « [Entreprise], bonjour ! L’équipe est sur un chantier ; ici [prénom], l’assistante virtuelle. Cet appel est enregistré pour bien noter votre demande. Est-ce pour une infiltration d’eau, ou pour planifier des travaux ? »
Modèle 3 — Clinique dentaire, de physiothérapie ou médicale : « Clinique [Nom], bonjour. Ici [prénom], l’assistante virtuelle. Cet appel est enregistré pour bien noter votre demande. Si votre état demande des soins immédiats, composez le 911. Êtes-vous déjà patient de la clinique ? »
Modèle 4 — Soins à domicile : « [Entreprise], bonjour. Ici [prénom], l’assistante virtuelle. Cet appel est enregistré pour bien noter votre demande. Appelez-vous pour une personne que nous accompagnons déjà, ou pour une nouvelle demande ? »
Modèle 5 — Gestion locative : « [Entreprise], bonjour. Ici [prénom], l’assistante virtuelle. Cet appel est enregistré pour bien noter votre demande. S’il y a une fuite d’eau ou plus de chauffage, dites-le-moi tout de suite. Sinon, est-ce pour votre logement, ou pour une location ? »
Modèle 6 — Courtage immobilier : « Bureau de [Nom], courtier immobilier, bonjour. Ici [prénom], l’assistante virtuelle. Cet appel est enregistré pour bien noter votre demande. Est-ce au sujet d’une propriété à vendre, d’un achat ou d’une visite ? »
Modèle 7 — Cabinet d’avocats ou de notaires : « Cabinet [Nom], bonjour. Ici [prénom], l’assistante virtuelle. Cet appel est enregistré pour bien noter votre demande. Je ne donne pas d’avis juridique, mais je transmets votre demande à la bonne personne. Êtes-vous déjà client du cabinet ? »
Modèles 8 à 13 : comptabilité, garages, vétérinaires, beauté, sport, restaurants
Modèle 8 — Cabinet comptable, en période des impôts : « [Entreprise], bonjour. Ici [prénom], l’assistante virtuelle. Cet appel est enregistré pour bien noter votre demande. Est-ce pour vos déclarations de revenus, un document à transmettre ou une autre question ? »
Modèle 9 — Garage : « Garage [Nom], bonjour ! Ici [prénom], l’assistante virtuelle. Cet appel est enregistré pour bien noter votre demande. Est-ce pour un rendez-vous, pour savoir si votre véhicule est prêt, ou pour vos pneus ? »
Modèle 10 — Clinique vétérinaire : « Clinique vétérinaire [Nom], bonjour. Ici [prénom], l’assistante virtuelle. Cet appel est enregistré pour bien noter votre demande. Si votre animal est en détresse, dites-le-moi tout de suite. Sinon, qu’est-ce qui vous amène ? »
Modèle 11 — Salon de coiffure, barbier, spa : « Salon [Nom], bonjour ! Ici [prénom], l’assistante virtuelle. Cet appel est enregistré pour bien noter votre demande. Pour quel service souhaitez-vous un rendez-vous, et avec qui ? »
Modèle 12 — Gym, studio, cours : « Studio [Nom], bonjour ! Ici [prénom], l’assistante virtuelle. Cet appel est enregistré pour bien noter votre demande. Est-ce pour un cours d’essai, un abonnement ou l’horaire ? »
Modèle 13 — Restaurant, traiteur, salle d’événements : « Restaurant [Nom], bonsoir ! Ici [prénom], l’assistante virtuelle. Cet appel est enregistré pour bien noter votre demande. Est-ce pour une réservation, une commande à emporter ou un événement privé ? »
Modèles 14 à 20 : par situation
Modèle 14 — Heures d’ouverture, toute entreprise, la version la plus courte : « [Entreprise], bonjour ! Ici [prénom]. Cet appel est enregistré pour bien noter votre demande. Comment puis-je vous aider ? »
Modèle 15 — Soir et fin de semaine : « [Entreprise], bonsoir. Nos bureaux sont fermés ; ici [prénom], l’assistante virtuelle. Cet appel est enregistré pour bien noter votre demande, que l’équipe recevra par écrit. À quel sujet appelez-vous ? »
Modèle 16 — Après les heures, avec une personne de garde : « [Entreprise], bonsoir. Ici [prénom], l’assistante virtuelle. Cet appel est enregistré pour bien noter votre demande. Nous sommes fermés, mais une personne est de garde. Est-ce une urgence, ou puis-je noter votre demande pour l’ouverture ? »
Modèle 17 — La boîte vocale classique, si vous en gardez une : « Vous êtes bien chez [Entreprise]. Nous ne pouvons pas vous répondre en ce moment. Laissez votre nom, votre numéro et l’objet de votre appel après le signal ; nous vous rappelons le jour ouvrable suivant. »
Modèle 18 — Remplacer la boîte vocale par une réceptionniste : « Vous êtes bien chez [Entreprise]. Ici [prénom], l’assistante virtuelle ; personne ne peut décrocher, alors c’est moi qui prends votre demande, et cet appel est enregistré pour bien la noter. Inutile de laisser un message : dites-moi ce dont vous avez besoin. »
Modèle 19 — Congés et jours fériés : « [Entreprise], bonjour. Nous sommes fermés pour [nom du congé] et rouvrons le [date]. Ici [prénom], l’assistante virtuelle. Cet appel est enregistré pour bien noter votre demande, que l’équipe recevra à son retour. »
Modèle 20 — Urgences, pour acheminer le bon appel : « [Entreprise], bonjour. Ici [prénom], l’assistante virtuelle. Cet appel est enregistré pour bien noter votre demande. Si la sécurité de quelqu’un est menacée, composez le 911. Si un bris cause des dégâts en ce moment, dites « urgence » et je joins la personne de garde. »
Comment Zenvox le dit
Exemple — entreprise fictive, phrase réelle : voici ce que la réceptionniste de Zenvox dit en décrochant pour Plomberie Rivard, avec le prénom qu’elle porte en plomberie : « Plomberie Rivard, bonjour ! Ici Maude, l’assistante virtuelle. Cet appel est enregistré pour bien noter votre demande. Comment est-ce que je peux vous aider ? »
La phrase vient du produit : elle change ici le jour où elle change dans les appels. Vous pouvez la remplacer dans vos réglages par l’un de ces modèles ; s’il n’annonce pas l’enregistrement, Zenvox ajoute de lui-même « Cet appel est enregistré pour bien noter votre demande. »
En cours d’appel, la réceptionniste confirme l’enregistrement si on le lui demande, se présente honnêtement comme l’assistante virtuelle si on lui demande si elle est une vraie personne, et passe à l’anglais si la personne parle anglais. Après les heures, elle prend la demande sans promettre de rappel immédiat.
L’avis d’enregistrement : quoi dire, et où le placer
Avec Zenvox, les appels sont enregistrés : c’est ce qui produit la transcription et le résumé écrit que vous recevez. Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada demande d’informer le client, de donner la raison aussi clairement que possible et de lui laisser le choix, par exemple une autre façon de vous joindre.
N’écrivez pas « pour la qualité du service » si l’enregistrement sert à autre chose. Au Québec, Zenvox est bâtie pour la Loi 25 : l’avis ouvre chaque appel. Les règles, du Code criminel aux lois provinciales, sont dans les pages liées plus bas ; ce guide n’est pas un avis juridique.
Ou laissez une réceptionniste répondre
Plutôt qu’une boîte vocale, une réceptionniste prend la demande pendant l’appel et vous l’envoie par écrit. Zenvox est une réceptionniste IA pour les PME du Québec et d’ailleurs au Canada, en français et en anglais, avec l’accueil de votre choix. Chaque secteur a sa base à prix fixe, de 29 $ à 69 $ par mois, avec 50 appels Standard et un numéro local inclus, sans frais de mise en service ni contrat. Essai gratuit : 7 jours, 20 appels répondus, sans carte.
Ce qui s’y rattache
Les fonctions qui suivent l’accueil, une fois la demande prise.
Questions fréquentes
Que dire dans un message d’accueil d’entreprise ?
Le nom de l’entreprise, qui répond, l’avis d’enregistrement, ce que la personne peut faire, puis une question qui lance la demande. Les vingt modèles de ce guide adaptent cette question à chaque secteur.
Comment annoncer que l’appel est enregistré ?
Par une phrase courte, au début, qui dit pourquoi : « Cet appel est enregistré pour bien noter votre demande. » Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada demande aussi de laisser un choix à la personne. Ce guide n’est pas un avis juridique.
Que dire en dehors des heures d’ouverture ?
Que l’entreprise est fermée, quand elle rouvre, et ce qui arrive à la demande. S’il y a une personne de garde, nommez les cas qui la justifient — une fuite, une panne de chauffage, un animal en détresse.
Faut-il un message en français et en anglais ?
Au Québec, l’accueil d’une entreprise se fait d’abord en français, rappelle l’Office québécois de la langue française en citant la Charte de la langue française ; une autre langue peut suivre. Avec Zenvox, la réceptionniste passe à l’anglais dès que la personne parle anglais.
Quelle longueur pour un message d’accueil ?
Deux à quatre phrases courtes : plus le message est court, plus l’attente est acceptable, note l’Office québécois de la langue française. Retirez l’adresse du site Web, le détail des heures et la liste des services : la réceptionniste les donne sur demande.
Puis-je utiliser mon propre message d’accueil avec Zenvox ?
Oui, vous l’écrivez dans vos réglages. S’il ne mentionne pas l’enregistrement, Zenvox ajoute à la fin « Cet appel est enregistré pour bien noter votre demande. », pour que l’avis reste dans chaque appel.