En pleine saison fiscale, les demandes de nouveaux clients arrivent avec les suivis de déclarations et les feuillets corrigés. Votre réceptionniste tient compte de votre capacité d’accueil et note l’année concernée. L’équipe retrouve la demande précise avant de rappeler ou de réviser le dossier.
49 $ CAD / mois · 50 appels Standard · 1 numéro local
Si votre intake est fermé, elle le dit honnêtement au lieu de faire patienter quelqu’un pour rien, et propose la liste d’attente. Si l’intake est ouvert, elle note le type de dossier, l’année visée et l’échéance annoncée, puis réserve la rencontre.
Elle vérifie l’identité, lit le statut que votre équipe a mis à jour — préparation, révision, dépôt confirmé — et prend le message quand le statut n’a pas bougé. Elle ne devine rien et ne rassure pas à votre place.
Un T4 modifié arrive alors que la déclaration est partie. Elle note l’année, le feuillet et la date de réception, crée une demande de révision urgente, et ne promet ni nouveau dépôt ni changement de résultat.
Elle calme l’appelant, note l’organisme, le type d’avis et la date limite inscrite, lui dit de ne rien répondre avant d’avoir parlé à votre équipe, et demande d’envoyer la lettre par votre canal sécurisé. L’appel est marqué prioritaire.
Une autorisation à signer — T183, MR-69 — que le client dit ne pas avoir reçue. Elle confirme l’identité, note quel document est visé, et la demande de réexpédition monte à l’équipe. Aucune donnée fiscale ne transite par elle.
Le préparateur reçoit une alerte : contribuable, année d’imposition, organisme, type d’avis et date limite. La lettre arrive par le canal sécurisé, aucun chiffre n’a circulé par message, et la cliente n’a rien répondu au fisc entre-temps.
Le 2 avril, 16 h 15. L’équipe est en production. Une cliente rappelle après avoir ouvert une enveloppe brune reçue le matin.
RéceptionnisteBonjour, je prends votre nom et un numéro de rappel. C’est pour quelle année d’imposition ?
ClienteGeneviève Sauvé, 418 555-0164. C’est pour l’année passée. J’ai reçu une lettre ce matin, je ne comprends rien et il y a une date dessus.
RéceptionnisteOn va s’en occuper. Je ne peux pas interpréter la lettre, mais je note ce qui compte : de quel organisme vient-elle, et quelle date limite est inscrite ?
ClienteC’est Revenu Québec. La date limite écrite, c’est le 30.
RéceptionnisteC’est noté et votre appel est marqué prioritaire. Une consigne du cabinet : ne répondez rien avant d’avoir parlé à l’équipe. Envoyez la lettre par le canal sécurisé du cabinet — pas par texto, et sans me lire de montants. Vous serez rappelée.
Ce qu’elle prend en charge entre une file de demandes de statut et une lettre du fisc avec une date limite, puis la ligne qu’elle ne franchit pas. Chaque ligne est un appel que votre cabinet reçoit en pleine saison.
Elle prend le nom et un numéro de rappel, puis l’année fiscale visée et le contribuable ou l’entité concernée.
Cette double identification évite qu’une demande se retrouve sous le mauvais dossier.
Elle établit s’il s’agit d’un client existant ou d’un nouveau dossier, et si votre intake est ouvert au moment de l’appel.
L’état de l’intake change tout le reste de la conversation.
Quand l’intake est fermé, elle le dit franchement plutôt que de faire patienter quelqu’un pour rien, et propose la liste d’attente.
Un refus dit clairement vaut mieux qu’un rendez-vous que personne n’honorera.
Une lettre du fisc avec une date limite la fait calmer l’appelant, noter l’organisme et la date, et marquer l’appel prioritaire.
La date limite est notée telle qu’elle est inscrite sur le document, sans interprétation.
Elle dit à la personne de ne rien répondre avant d’avoir parlé à votre équipe, et demande la lettre par votre canal sécurisé.
Le document ne transite pas par un message ordinaire.
Un feuillet corrigé reçu après le dépôt crée une demande de révision, sans promettre de nouveau dépôt ni de changement de résultat.
Cette décision appartient au préparateur, pas à l’accueil.
Elle vérifie l’identité, puis lit le statut que votre équipe a inscrit — préparation, révision, dépôt confirmé.
Elle ne devine rien et ne rassure pas à votre place.
Sans changement de statut, elle prend le message plutôt que de deviner une réponse.
Le message attend une mise à jour réelle plutôt qu’une improvisation.
Elle pose le rendez-vous de dépôt, de révision ou de signature dans les plages que vous ouvrez.
La confirmation et le rappel partent avant la date.
Avec Pièces & échéances, la liste de documents s’adapte au type de dossier et la relance s’arrête à la réception vérifiée.
Un feuillet corrigé reçu après le dépôt crée une demande de révision au lieu de se perdre. Pièces & échéances
Avec Missions récurrentes, chaque dossier retrouve son année et son responsable sans être reconstruit à la main.
La saison redémarre d’elle-même l’année suivante. Missions récurrentes
Elle distingue par courriel les demandes de statut, les nouveaux clients et les avis reçus, en gardant les pièces fiscales sur votre canal autorisé.
Un avis reçu ne se traite pas comme une demande de statut ordinaire.
Avec Karbon, savoir qui suit quel dossier reste utile, mais ne prouve aucun accès aux systèmes fiscaux.
La distinction entre suivi de tâche et accès fiscal réel reste entière tant que rien n’est démontré. Karbon
Avec ProNotaire ou JurisConcept, le contrat d’authentification reste à établir avant toute promesse de statut en direct.
Le besoin est documenté chez de grands cabinets, sans qu’une interface externe ait été démontrée. ProNotaire et JurisConcept
Elle vous répond à partir des appels et des dossiers de votre cabinet auxquels vous avez accès. Une question sur une option ne s’applique que si vous l’avez activée.
Vous lui demandezQui a signalé un feuillet corrigé après son dépôt ?
Elle retrouve l’année et le feuillet signalés. Elle ne confirme ni nouveau dépôt ni changement de remboursement.
Quels documents manquent encore pour un dossier en préparation ?
OptionAvec Pièces & échéances : la liste adaptée au type de dossier et son état réel. Sans l’option, elle rapporte la demande sans suivre ses documents.
Quelles lettres du fisc ont été signalées cette semaine ?
Elle relit les appels marqués prioritaires liés à un avis. Elle n’interprète pas le contenu de la lettre.
Quels dossiers de l’an dernier redémarrent cette saison ?
OptionAvec Missions récurrentes : chaque dossier retrouve son année et son responsable. Sans l’option, chaque saison repart de zéro.
Intake ouvert ou fermé, listes de documents par type de dossier, plages de dépôt et de signature, qui alerter pour une lettre du fisc, et ce que la réceptionniste n’a pas le droit de demander. Vous basculez l’intake d’un état à l’autre depuis l’application quand la capacité change.
Nom et numéro de rappel, puis l’année fiscale et le contribuable ou l’entité. Ensuite : client existant ou nouveau, type de déclaration, documents en main et documents manquants, lettre du fisc et sa date limite le cas échéant.
Les demandes de statut arrivent groupées, les manquants sont notés par dossier, et l’appel qui porte une échéance déclenche une alerte immédiate. Les rendez-vous de dépôt et de signature se posent dans vos plages, avec confirmation et rappel.
Une réceptionniste qui répond à votre place dans les deux langues, situe chaque appel sur une année et un contribuable, et vous transmet une fiche écrite. Sans frais de mise en service, et vous gardez votre numéro.
Elle ne dit pas qu’une déclaration est déposée tant que le statut n’a pas été mis à jour par votre équipe.
C’est inclus dans votre base. Elle vous répond à partir des appels, demandes et informations de votre entreprise auxquels vous avez accès.
Parler à votre réceptionnisteUne question que vous pouvez lui poser
Qui a signalé un feuillet corrigé après son dépôt ?
Elle retrouve l’année et le feuillet signalés. Elle ne confirme ni nouveau dépôt ni changement de remboursement.
En complément de la base. Chacune s’ajoute volontairement, séparément de la base. Aucune n’est activée sans que vous la choisissiez.
Vous pouvez ajouter un canal pour qu’elle poursuive la conversation avec vos clients. Les actions qu’elle effectue suivent les mêmes règles et les options que vous avez choisies.
Canal client en option
Distinguer demandes de statut, nouveaux clients et avis reçus; les pièces fiscales passent par votre canal autorisé.
Les messages transactionnels prévus dans la base et vos propres questions à la réceptionniste restent inclus.
Retrouvez les actions possibles, les conditions de connexion et la façon de travailler si votre logiciel ne permet pas l’action demandée.
Travaux et responsables sont exposés par l’interface de l’éditeur, ce qui aide à savoir qui suit quel dossier. Cela ne prouve aucun accès aux systèmes fiscaux, et aucun essai authentifié n’a encore été fait.
Statut de dossier, dépôt et pièces sont les objets visés. Le besoin est documenté chez de grands cabinets, mais aucune interface externe n’a été démontrée : le contrat d’authentification reste à établir.
Un cabinet saisonnier vit une compression que peu de métiers connaissent : de février à la fin d’avril, la production, la révision, le dépôt et les appels arrivent en même temps, avec une équipe montée pour l’occasion. C’est aussi la période où embaucher une adjointe coûte cher pour une durée courte, et où la personne embauchée repart au moment précis où vous commenceriez à en profiter.
Votre réceptionniste absorbe la partie répétitive. Elle répond en français ou en anglais, situe chaque appel sur une année fiscale et un contribuable, lit le statut que votre équipe a mis à jour, et rappelle quels documents manquent encore. Elle est là dès la première journée de la saison, et elle est encore là en juillet.
Elle fait surtout une chose que le volume rend difficile : elle reconnaît l’appel qui n’est pas ordinaire. Une lettre du fisc avec une date limite ne se mêle pas au flot des demandes de statut ; elle est marquée, la personne s’entend dire de ne rien répondre avant de vous avoir parlé, et vous êtes alerté.
Les autres activités de cette section partagent le même moteur, avec leurs propres demandes et leurs propres règles.
Droit & comptabilitéElle le dit honnêtement. L’intake a deux états, ouvert ou fermé, et vous le basculez depuis l’application quand votre capacité change. Fermé, elle n’offre pas de rendez-vous : elle explique la situation et propose la liste d’attente, avec le nom et la nature du dossier pour que vous rappeliez au bon moment.
Elle note l’année, le feuillet et la date de réception, et crée une demande de révision urgente. Elle ne dit pas qu’un nouveau dépôt sera fait, ni que le résultat va changer : cette décision appartient au préparateur.
Non. Le préréglage Comptable le lui interdit, quel que soit le canal. Ce qui vous arrive, c’est le type de demande, l’année, le contribuable et ce qui manque — sans montant ni identifiant sensible.
Non, et elle ne le laisse pas entendre non plus. Ce genre de question dépend de la situation de la personne et relève du professionnel. Elle note la question, la joint au dossier, et propose un rappel ou une rencontre.
Elle calme l’appelant, note l’organisme, le type d’avis et la date limite inscrite sur le document, et lui demande de ne rien répondre avant d’avoir parlé à votre équipe. La lettre passe par votre canal sécurisé, pas par message, et l’appel déclenche une alerte immédiate.
La base reste la même toute l’année, et c’est justement ce qui la rend intéressante ici : vous n’embauchez ni ne formez personne pour la pointe, et la ligne reste répondue en juillet comme en mars. Ce qui change, c’est ce que vous lui demandez de faire : hors saison, la file de statut disparaît et il reste les nouveaux dossiers et les avis.
L’essai gratuit commence par votre courriel. Votre site peut aider à préparer les informations, mais il reste facultatif. Vous confirmez les faits, choisissez une première tâche et testez votre réceptionniste. Les options s’essaient aussi : vous commencez par celles qui vous sont utiles.
Garder mon numéroPréparateurs fiscaux et cabinets saisonniers
