Une vente immobilière, une succession et une demande de testament exigent des renseignements différents dès le premier appel. Votre étude reçoit les parties, l’objet et les dates annoncées. Vous pouvez préparer la rencontre et décider d’accepter le mandat avant de vous engager.
49 $ CAD / mois · 50 appels Standard · 1 numéro local
La notaire reçoit une fiche d’entrée avec l’adresse de l’immeuble, la qualité de chaque partie, l’institution, la date annoncée et le nom de la courtière comme source de la référence. Elle vérifie le conflit d’intérêts, accepte le mandat, et l’étude ouvre le dossier le jour même.
Jeudi, 11 h 05. La notaire est en signature. Un courtier immobilier appelle pour un acte de vente dont la date figure déjà à la promesse d’achat.
RéceptionnisteÉtude notariale, bonjour. Je prends d’abord votre nom et un numéro où vous rejoindre, au cas où la ligne coupe.
CourtierNadine Perron, courtière, 450 555-0188. J’appelle pour la vente du 204, rue Dagenais à Laval. On signe le 14.
RéceptionnisteMerci. Qui sont les parties, et est-ce que l’institution prêteuse est déjà connue ?
CourtierLes acheteurs sont les Tremblay, le vendeur c’est M. Rivard. Le financement passe par leur caisse, le dossier est ouvert chez eux.
RéceptionnisteC’est noté : immeuble, parties, institution et la date que vous m’indiquez. Je ne confirme pas cette date moi-même — c’est la notaire qui la fixe après ses vérifications. Elle vous rappelle en sortant de signature.
Achat, vente, refinancement. Elle note l’adresse de l’immeuble, la qualité de l’appelant — acheteur, vendeur, intermédiaire — la date de signature annoncée, et le courtier ou l’institution déjà au dossier. Elle n’avance aucune date : celle-là vous appartient.
Un décès, un liquidateur, des héritiers. Elle offre ses condoléances sobrement, note le lien avec la personne décédée, la date du décès et si un testament est connu, puis propose une première rencontre. Elle ne se prononce sur les droits de personne.
« Où en est mon dossier ? », « avez-vous reçu mes pièces ? ». Elle vérifie l’identité avant toute information, lit le statut que votre équipe a mis à jour, et prend le message quand il n’y en a pas.
Pour soi ou pour un proche. Si la personne est hospitalisée ou en perte d’autonomie, la demande est marquée prioritaire et vous êtes alerté tout de suite. Les honoraires ne sont énoncés que si votre étude les affiche.
Un courtier, une institution financière, un comptable qui vous envoie un client. Elle note le partenaire, le client référé et l’échéance, et marque l’appel comme une référence pour que vous sachiez d’où viennent vos dossiers.
Ce qu’elle prend en charge entre une transaction immobilière et une succession, puis la ligne qu’elle ne franchit pas. Chaque ligne est un appel que votre étude reçoit.
Elle prend le nom complet et un numéro de rappel avant que l’appelant raconte sa situation.
Ce numéro sert de fil conducteur si la ligne coupe avant la fin de l’appel.
Elle établit s’il s’agit d’un nouveau dossier ou d’un dossier déjà ouvert à l’étude, avant tout le reste.
Un dossier ouvert retrouve son propre historique plutôt que d’en recommencer un autre.
Elle note le type de mandat, les parties et leur qualité, sans avancer de date de signature elle-même.
Achat, vente, testament, succession : chaque type suit sa propre liste de questions.
Un testament ou un mandat de protection pour une personne hospitalisée ou en perte d’autonomie fait marquer la demande prioritaire.
L’alerte part vers vous sans attendre la fin de la journée.
Un courtier, une institution ou un comptable qui réfère un client est noté comme source, pour que vous sachiez d’où viennent vos dossiers.
La source de référence reste visible au dossier plutôt que de se perdre dans la conversation.
Elle vérifie l’identité avant de dire quoi que ce soit d’un dossier déjà ouvert, et ne confirme à personne qu’une personne est cliente sans cette vérification.
Le secret professionnel s’étend aux personnes qui travaillent pour vous.
Elle réserve la rencontre dans les plages que vous ouvrez, avec confirmation et rappel avant la date.
Une rencontre de succession et une signature d’acte ne prennent pas la même plage.
Elle envoie le rappel avant la date plutôt que de laisser la confirmation reposer sur la mémoire de l’appelant.
Le rappel part par le canal que vous avez configuré, avant chaque rendez-vous.
Elle dit à l’appelant que l’entrée est prise et que l’acceptation du mandat appartient à l’étude.
Personne ne repart du téléphone en croyant son dossier déjà accepté.
Avec Pièces & échéances, la liste de pièces part selon le type d’acte et la relance s’arrête dès qu’une pièce arrive.
Ce qui manque reste visible avec son responsable et sa date interne. Pièces & échéances
Avec Préparation & coordination, le classement des pièces reçues est proposé et la coordination avec la banque ou le courtier se fait sous votre autorisation.
Les brouillons suivent vos modèles approuvés avant toute transmission. Préparation & coordination
Elle trie par courriel les demandes de pièces et de rendez-vous, sans que cela ne vaille acceptation d’un mandat.
Accepter un mandat ou confirmer une signature restent des gestes distincts du tri de la boîte.
Avec ProNotaire ou JurisConcept, l’écriture du dossier reste à éprouver sur un compte réel avant toute promesse.
Le contrat d’authentification n’est pas établi avec l’éditeur à ce jour. ProNotaire et JurisConcept
Elle vous répond à partir des appels et des dossiers de votre étude auxquels vous avez accès. Une question sur une option ne s’applique que si vous l’avez activée.
Vous lui demandezQuels appels concernent une signature annoncée cette semaine ?
Elle retrouve les dates annoncées et les parties recueillies. Elle ne transforme pas une date demandée en signature confirmée.
Quelles pièces manquent encore pour un acte prévu ce mois-ci ?
OptionAvec Pièces & échéances : la liste par type d’acte et son responsable. Sans l’option, elle rapporte la demande sans suivre ses pièces.
Quelles demandes viennent d’un courtier ou d’un partenaire référent ?
Elle relit la source de référence notée à l’entrée. Elle n’évalue pas la qualité du partenaire.
Quels dossiers attendent encore la vérification de conflit ?
Elle relit les noms des parties captés à l’entrée. Elle ne se prononce sur aucun conflit elle-même.
Les types de mandats que l’étude prend, vos plages de rencontre et de signature, la liste de pièces par type d’acte, qui alerter quand une échéance est serrée, et ce que la réceptionniste n’a pas le droit de dire. Vous modifiez tout cela en tout temps depuis l’application.
Nom complet et numéro de rappel dès la première phrase. Puis : nouveau dossier ou dossier ouvert, type de mandat, parties et qualité du demandeur, référence de l’immeuble ou de la succession, date de signature annoncée par l’appelant, échéance qu’il mentionne.
Une fiche écrite vous arrive par message : qui, quel mandat, quelles parties, quelle date. Une situation qui correspond à votre règle de priorité déclenche une alerte immédiate. La rencontre se pose dans les plages que vous ouvrez, avec la confirmation et le rappel ; vous décidez ensuite si l’étude accepte le mandat.
Une réceptionniste qui répond à votre place dans les deux langues, distingue un nouveau dossier d’un dossier ouvert, et vous transmet une fiche d’entrée écrite. Sans frais de mise en service, et vous gardez votre numéro.
Un appel ne crée pas de mandat. Elle prend l’entrée et le dit clairement à l’appelant : l’acceptation appartient à l’étude.
C’est inclus dans votre base. Elle vous répond à partir des appels, demandes et informations de votre entreprise auxquels vous avez accès.
Parler à votre réceptionnisteUne question que vous pouvez lui poser
Quels appels concernent une signature annoncée cette semaine ?
Elle retrouve les dates annoncées et les parties recueillies. Elle ne transforme pas une date demandée en signature confirmée.
En complément de la base. Chacune s’ajoute volontairement, séparément de la base. Aucune n’est activée sans que vous la choisissiez.
Vous pouvez ajouter un canal pour qu’elle poursuive la conversation avec vos clients. Les actions qu’elle effectue suivent les mêmes règles et les options que vous avez choisies.
Canal client en option
Trier les demandes de pièces et de rendez-vous de l’étude; accepter un mandat ou confirmer une signature reste distinct.
Les messages transactionnels prévus dans la base et vos propres questions à la réceptionniste restent inclus.
Retrouvez les actions possibles, les conditions de connexion et la façon de travailler si votre logiciel ne permet pas l’action demandée.
Clients, dossiers, pièces, échéances et facturation sont les objets visés. Le contrat d’authentification n’est pas établi avec l’éditeur, et aucun essai authentifié n’a encore été fait : l’écriture reste à éprouver sur un compte réel.
Une étude notariale a deux fenêtres de silence par jour : la rédaction d’un acte et la signature. Ce sont exactement les moments où une distraction coûte quelque chose — une erreur dans un acte se répare mal — et ce sont aussi les moments où la ligne sonne le plus, parce qu’un courtier immobilier, une institution prêteuse et un client appellent tous autour de la même date de clôture.
Votre réceptionniste prend cet appel à votre place. Elle répond en français ou en anglais selon la personne, elle pose les questions qu’une adjointe expérimentée poserait — nouveau dossier ou dossier ouvert, quel type de mandat, quelles parties, quelle date annoncée — et elle vous transmet une fiche d’entrée écrite. Vous reprenez la ligne quand vous avez fini de signer.
Elle ne remplace pas votre relation avec le client, et elle ne devient pas la bouche de l’étude. Le secret professionnel s’étend aux personnes qui travaillent pour vous ; elle est donc configurée pour ne pas confirmer qu’une personne est cliente, pour ne rien lire d’un dossier sans identité vérifiée, et pour dire à l’appelant que l’étude décidera d’accepter ou non son mandat.
Les autres activités de cette section partagent le même moteur, avec leurs propres demandes et leurs propres règles.
Droit & comptabilitéNon. Le préréglage Notaire lui interdit de fixer, de confirmer ou de déplacer une date de signature : un déboursement en dépend et plusieurs vérifications doivent être faites avant. Elle note la date que l’appelant annonce, la présente comme telle, et vous laisse la fixer.
Non, et elle le dit à l’appelant. Elle prend l’entrée — mandat, parties, échéance — et l’étude décide ensuite d’accepter ou non. C’est ce qui évite qu’une personne reparte du téléphone en croyant son dossier pris en charge.
Elle la prépare, elle ne la fait pas. Elle demande le nom des autres parties au dossier avant que l’appelant entre dans le détail, et ces noms arrivent dans la fiche d’entrée. La conclusion vous revient.
Elle vérifie l’identité avant de dire quoi que ce soit d’un dossier, elle ne confirme pas qu’une personne est cliente, et elle ne discute d’un dossier ni avec un proche, ni avec une autre partie, ni avec un tiers non identifié. Quand un appel vient de la partie adverse ou de son représentant, elle note l’organisation et l’objet, et vous l’envoie en priorité.
Oui, dans les disponibilités que vous autorisez et sur les plages que vous réservez aux rencontres. Elle pose le rendez-vous, envoie la confirmation et le rappel avant la date. Une signature d’acte, elle, reste en demande tant que vous n’avez pas validé les parties et les pièces.
Oui. Votre numéro est imprimé sur vos actes et vos cartes ; vous le gardez et vous renvoyez la ligne vers Zenvox quand vous le voulez — en tout temps, seulement quand personne ne répond, ou selon vos heures. Vous pouvez aussi ajouter un numéro local en plus du vôtre.
L’essai gratuit commence par votre courriel. Votre site peut aider à préparer les informations, mais il reste facultatif. Vous confirmez les faits, choisissez une première tâche et testez votre réceptionniste. Les options s’essaient aussi : vous commencez par celles qui vous sont utiles.
Garder mon numéroNotaires
