Votre client dit avoir envoyé ses factures, mais il gère deux sociétés et plusieurs périodes restent ouvertes. La réceptionniste identifie l’entité et le mois avant de prendre le message. Vous retrouvez ce qui a été annoncé sans mélanger les pièces ni les sociétés.
49 $ CAD / mois · 50 appels Standard · 1 numéro local
Il dit qu’il a envoyé ses factures, ou demande lesquelles manquent. Elle situe l’entité et la période, lit la liste attendue telle que votre équipe l’a mise à jour, et note ce qu’il dit avoir transmis. Si le même contact exploite deux sociétés, elle demande laquelle plutôt que de classer d’office.
Une PME cherche quelqu’un pour reprendre ses livres. Elle note le nombre d’entités, la fréquence, le logiciel en place, les comptes à rapprocher et si la paie en fait partie. Le périmètre se formalise avec vous.
La fiche arrive rattachée à la société de service et au mois demandé : deux factures annoncées et encore attendues, un relevé que la cliente dit avoir transmis, et rien de validé tant que le bureau n’a pas confirmé. Avec Pièces & échéances, les trois états se lisent côte à côte et la relance sur le relevé s’arrête à sa réception. Le cycle suivant se prépare avec Missions récurrentes. Les deux s’ajoutent à la base.
Le 4 du mois, 8 h 50. La teneuse de livres est en rapprochement. Une cliente qui exploite deux sociétés appelle au sujet de sa clôture.
RéceptionnisteBonjour, je prends votre nom et un numéro de rappel. Pour situer votre demande : laquelle de vos deux sociétés, et quelle période ?
ClienteMicheline Bourgeois. La société de service, pas celle de location. Le mois dernier.
RéceptionnisteC’est noté. Sur cette période, il manque deux factures de fournisseur et le relevé de la carte d’affaires. Est-ce que vous les avez transmis ?
ClienteJ’ai envoyé le relevé hier, mais je crois l’avoir déposé sous l’autre nom de société.
RéceptionnisteMerci de me le dire. Je note que vous annoncez l’avoir envoyé et la société que vous m’indiquez. La réception reste à vérifier par votre bureau avant de classer la pièce ou d’arrêter son suivi. Je ne prends aucun montant au téléphone.
Ce qu’elle prend en charge entre une société et sa période, et une pièce transmise sous le mauvais nom, puis la ligne qu’elle ne franchit pas. Chaque ligne est un appel que votre bureau reçoit.
Elle prend le nom, l’entreprise et un numéro de rappel avant tout le reste.
Ce numéro sert à rattacher l’appel à la bonne fiche cliente.
Elle établit l’entité comptable concernée et la période visée dès les premières phrases.
Un mois précis évite qu’une pièce soit rattachée à la mauvaise clôture.
Quand le même contact exploite deux sociétés, elle demande laquelle plutôt que de classer d’office.
Un même numéro de téléphone ne désigne pas une seule entité.
Elle note ce que l’appelant dit avoir transmis, sous la société qu’il indique, pas sous celle qu’on suppose.
La réception réelle reste à vérifier par votre bureau avant de classer la pièce.
Elle lit la liste de pièces attendues telle que votre équipe l’a mise à jour, pour ce cycle précis.
La liste change d’une entité à l’autre, selon vos propres cycles.
Elle restreint la visibilité d’une pièce mal identifiée jusqu’à ce que l’identification soit vérifiée.
La demande reste marquée à vérifier plutôt que classée par défaut.
Elle pose un rendez-vous de dépôt ou de révision dans les plages que vous ouvrez, avec confirmation et rappel.
Le rendez-vous se pose sans attendre qu’un dossier soit complet.
Elle garde la conversation hors des chiffres fiscaux et des identifiants sensibles, sur tous les canaux.
Aucun numéro d’assurance sociale ni montant ne circule par téléphone ou par message.
Elle rédige un résumé écrit après chaque appel, que vous retrouvez dans l’application.
Vous pouvez lui demander ce qui s’est passé sur un appel précis.
Avec Pièces & échéances, la relance s’arrête à la réception vérifiée plutôt qu’à la promesse d’envoi.
Les trois états d’une pièce se lisent côte à côte : annoncée, reçue, vérifiée. Pièces & échéances
Avec Missions récurrentes, les cycles mensuels, trimestriels et annuels se suivent d’une entité à l’autre.
Chaque cycle retrouve les questions en suspens de la période précédente. Missions récurrentes
Elle rattache les courriels à la bonne société et à la bonne période, sans automatiser le suivi des pièces sans l’option.
Le suivi automatique des pièces reste dans Pièces & échéances.
Avec Karbon, le cycle de demande au client reste à éprouver avant toute promesse d’écriture.
La frontière de permission par utilisateur reste à vérifier sur un compte réel. Karbon
Avec QuickBooks, une pièce annoncée au téléphone ne devient pas une écriture comptable d’elle-même.
La connexion se vérifie pour votre édition et l’information précise à consulter. QuickBooks
Elle vous répond à partir des appels et des fiches de votre bureau auxquels vous avez accès. Une question sur une option ne s’applique que si vous l’avez activée.
Vous lui demandezPour quelle société et quel mois ce client a-t-il appelé ?
Elle retrouve l’entité, la période et ce que le client dit avoir envoyé. Le suivi des pièces relève de l’option choisie.
Quelles pièces restent attendues pour le cycle en cours ?
OptionAvec Pièces & échéances : la liste par entité et par période, et son état réel. Sans l’option, elle rapporte l’appel sans suivre l’état des pièces.
Quelles sociétés ont deux contacts qui appellent pour la même période ?
Elle relit les appels rattachés à une même entité et à une même période. Elle ne fusionne aucun contact d’elle-même.
Quel cycle récurrent redémarre le mois prochain ?
OptionAvec Missions récurrentes : les cycles suivis d’une entité à l’autre. Sans l’option, chaque période redémarre à zéro.
Vos entités, leur fréquence, la liste de pièces attendues par cycle, le responsable côté client, et ce qu’elle n’a pas le droit de demander. Tout se modifie depuis l’application.
Nom et numéro de rappel, puis l’entité et la période. La demande vient après, et une pièce est notée sous la société que l’appelant indique, pas sous celle qu’on suppose.
Rattachée à la bonne entité et au bon mois, avec ce que l’appelant dit avoir transmis et ce que votre équipe a inscrit comme attendu. Le suivi d’état — annoncée, reçue, vérifiée — et l’arrêt des relances appartiennent à Pièces & échéances, qui s’ajoute à la base.
Elle répond à votre place dans les deux langues, rattache chaque appel à la bonne entité et à la bonne période, et vous transmet une fiche écrite.
Elle ne classe pas une pièce dont la société ne correspond pas : elle demande l’identification et restreint la visibilité.
C’est inclus dans votre base. Elle vous répond à partir des appels, demandes et informations de votre entreprise auxquels vous avez accès.
Parler à votre réceptionnisteUne question que vous pouvez lui poser
Pour quelle société et quel mois ce client a-t-il appelé ?
Elle retrouve l’entité, la période et ce que le client dit avoir envoyé. Le suivi des pièces relève de l’option choisie.
En complément de la base. Le suivi des pièces et la préparation du cycle suivant ne font pas partie de la base. Chacun s’ajoute volontairement.
Vous pouvez ajouter un canal pour qu’elle poursuive la conversation avec vos clients. Les actions qu’elle effectue suivent les mêmes règles et les options que vous avez choisies.
Canal client en option
Rattacher les courriels à la bonne société et période; le suivi automatique des pièces reste dans Pièces & échéances.
Les messages transactionnels prévus dans la base et vos propres questions à la réceptionniste restent inclus.
Retrouvez les actions possibles, les conditions de connexion et la façon de travailler si votre logiciel ne permet pas l’action demandée.
Clients et travaux sont exposés par l’interface de l’éditeur. Le cycle de demande au client et la frontière de permission restent à éprouver : aucun essai authentifié n’a été fait.
La connexion se vérifie pour votre édition et l’information précise à consulter. Une pièce annoncée au téléphone ne devient pas une écriture comptable.
Un bureau de tenue de livres tient des entités qui vivent sur le même calendrier. La partie experte tient dans l’écriture ; la partie longue tient ailleurs — relancer une PME pour une facture, démêler un relevé déposé sous la mauvaise société, répondre une troisième fois à « avez-vous reçu mon dossier ? ».
Votre réceptionniste prend cette partie-là : elle situe l’entité et la période avant tout le reste, et note ce que la personne annonce avoir transmis. Le rapprochement, l’écriture et la clôture restent chez vous.
Les autres activités de cette section partagent le même moteur, avec leurs propres demandes et leurs propres règles.
Droit & comptabilitéElle ne rattache pas une pièce à une société supposée. Elle demande l’identification et garde la demande à vérifier, avec une visibilité limitée aux personnes autorisées. Avec Pièces & échéances, la réception et la vérification restent des états distincts.
À la réception vérifiée, pas à la promesse d’envoi. Avec Pièces & échéances, chaque pièce attendue porte un état ; dès qu’elle arrive et qu’elle est reconnue, la relance qui la concernait cesse.
Non. Le préréglage Comptable lui interdit de demander ou de répéter un numéro d’assurance sociale, un revenu ou un montant fiscal, quel que soit le canal. Le résumé dit qui a appelé, pour quelle entité et quelle période, et ce qui manque.
Oui, avec le module Courriel : la boîte du bureau est triée, une demande de pièces est reconnue, et le fil rejoint la même fiche que l’appel. La règle reste l’entité et la période d’abord, aucun chiffre, aucun avis.
Par votre courriel, puis une seule entité et une seule période de test. Vous approuvez les faits de votre bureau, vous ouvrez une demande, et la première fiche arrive. Les options s’essaient aussi, sans qu’il faille tout configurer d’abord.
L’essai gratuit commence par votre courriel. Votre site peut aider à préparer les informations, mais il reste facultatif. Vous confirmez les faits, choisissez une première tâche et testez votre réceptionniste. Les options s’essaient aussi : vous commencez par celles qui vous sont utiles.
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