Transaction ou financement
Achat d’actions ou d’actifs, financement, réorganisation. Elle note les entités, le rôle de l’appelant, l’échéance de clôture annoncée et les autres professionnels déjà au dossier — comptable, notaire, prêteur.
Cabinets d’affaires et conseil aux PME
Le dirigeant appelle pour une acquisition, puis son contrôleur transmet des renseignements. Votre cabinet retrouve les sociétés concernées, les autres parties, la date annoncée et la personne habilitée à donner des instructions. L’avocat dispose d’une entrée claire pour examiner la demande de mandat.
49 $ CAD / mois · 50 appels Standard · 1 numéro local
Les parties et le bon interlocuteur avant le mandat
L’associé reçoit une fiche d’entrée avec les deux entités, la nature de la transaction, la lettre d’intention comme document en main, l’échéance de clôture et le nom de la personne habilitée. La vérification de conflit se fait avant que le cabinet ait lu la moindre pièce.
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Mardi, 9 h 20. L’associé est en rencontre. Le contrôleur d’une PME manufacturière appelle au sujet d’une acquisition dont la clôture est déjà annoncée.
RéceptionnisteBonjour, cabinet d’avocats. Avant que vous me racontiez la situation, je dois noter deux choses pour la vérification du cabinet : votre nom et celui de l’entreprise, puis le nom de l’autre partie.
AppelantDaniel Joly, contrôleur chez Ateliers Rivard. On achète les actifs d’un fournisseur, Métallurgie Saint-Denis.
RéceptionnisteMerci. En deux lignes, de quoi s’agit-il, et quelle échéance avez-vous ?
AppelantAchat d’actifs, on a une lettre d’intention signée et la clôture est visée pour la fin du mois prochain.
RéceptionnisteC’est noté. Deux précisions pour la fiche : qui, chez vous, est habilité à donner des instructions au cabinet ? Et je vous le dis clairement — je prends votre demande, je ne l’accepte pas. Le cabinet fait sa vérification de conflit et vous revient ; une lettre de mission suivra si le mandat est pris.
Selon la demande que vous recevez
Contrat à réviser ou à rédiger
Une entente de service, un bail commercial, une convention entre actionnaires. Elle note le type de document, la version que l’appelant a en main, sa provenance, et la date où la signature est attendue.
Client entreprise à plusieurs contacts
Le contrôleur appelle, l’adjointe envoie les pièces, la présidente signe. Elle demande qui est habilité à donner des instructions pour ce dossier, et le note, pour que les suivis ne partent pas à la mauvaise personne.
Les autres demandes que vous pouvez lui confier
Question d’emploi côté employeur
Fin d’emploi, politique interne, mise en demeure reçue d’un ancien employé. Elle note l’entreprise, la personne visée comme partie et la date portée par le document reçu — sans dire à l’appelant ce qu’il doit faire de ce document.
Partie adverse ou son avocat
Elle ne divulgue rien. Elle note le nom, l’organisation, le dossier visé, l’objet et un numéro, et l’appel monte en priorité à l’avocat responsable.
Ce qu’elle fait pour votre cabinet d’affaires
Ce qu’elle prend en charge entre une transaction d’affaires et une partie adverse qui appelle, puis la ligne qu’elle ne franchit pas. Chaque ligne est un appel que votre cabinet reçoit.
Un premier appel qui vérifie avant d’écouter
Elle prend le nom de l’appelant, celui de l’entreprise et le nom de l’autre partie avant que le récit ne commence.
Ces noms viennent avant le détail, pour votre vérification de conflit.
Elle établit s’il s’agit d’un nouveau dossier ou d’un dossier déjà ouvert au cabinet.
Un dossier ouvert retrouve son historique plutôt que d’en recommencer un autre.
Elle résume la demande en quelques lignes — achat, financement, contrat, emploi, litige commercial.
Le type de demande oriente ce qui suit dans l’appel.
Elle note l’interlocuteur habilité à donner des instructions au nom de l’entreprise, pour que les suivis partent à la bonne personne.
Le contrôleur, l’adjointe et la présidente ne jouent pas le même rôle dans un dossier.
Ce qu’elle protège avant d’écouter le reste
Une partie adverse ou son avocat qui appelle n’obtient aucune information : elle note l’objet et fait monter l’appel en priorité.
Elle ne divulgue rien, même quand la personne se présente avec assurance.
Elle referme chaque appel sur la même phrase : l’entrée est prise, le cabinet vérifie, une lettre de mission suit si le mandat est accepté.
Personne ne raccroche en croyant être déjà représenté.
Un avocat en rencontre n’est pas dérangé : le message attend, et le rappel est priorisé à la sortie.
Une situation qui correspond à votre règle de priorité déclenche quand même l’alerte.
La rencontre posée pendant que la vérification se fait
Elle réserve la rencontre dans les plages que vous ouvrez, avec confirmation et rappel avant la date.
La rencontre se pose sans attendre la fin de la vérification de conflit.
Elle note le document en main, sa version et sa provenance, pour que le cabinet parte du bon exemplaire.
Une entente de service et un bail commercial n’exigent pas la même lecture.
Elle capte l’échéance annoncée par l’appelant — clôture, signature, date portée par un document reçu.
Cette échéance reste celle que l’appelant rapporte, pas une estimation du cabinet.
Ce que vous pouvez lui confier en plus
- Option
Avec Pièces & échéances, la relance sur un document s’arrête dès qu’il arrive, et les versions reçues restent distinguées.
Un contrat ou une lettre d’intention remplacée ne se confond pas avec la version périmée qu’elle a remplacée. Pièces & échéances
- Option
Avec Préparation & coordination, les brouillons suivent vos modèles approuvés et la coordination avec le comptable ou le notaire se fait sous votre autorisation.
Rien ne part sans passer par votre validation. Préparation & coordination
Par courriel, et avec le logiciel du cabinet
- Canal
Elle rattache les échanges des dirigeants et des collaborateurs à la demande, en gardant le destinataire autorisé.
Un dossier ne se retrouve pas éclaté entre plusieurs contacts de la même entreprise.
- Logiciel
Avec Clio, la création de contacts et de tâches reste à éprouver sur un compte réel avant toute promesse d’écriture.
L’application est propre à la région du compte, et aucun essai authentifié n’a encore été fait. Clio
- Logiciel
Avec ProNotaire ou JurisConcept, un besoin documenté ne vaut pas encore une preuve d’accès au dossier.
Le contrat d’authentification n’est pas établi avec l’éditeur. ProNotaire et JurisConcept
Ce qui ne sort pas de sa bouche
- Elle ne donne pas d’avis juridique et ne dit pas si une position tient ou si un dossier est solide.
- Elle ne calcule et n’énonce aucun délai de procédure ou de prescription : elle note la date, vous calculez.
- Elle ne chiffre pas des honoraires que le cabinet n’affiche pas.
- Elle ne confirme pas qu’une personne ou une entreprise est cliente, et ne révèle pas l’existence d’un dossier.
- Elle ne discute d’un dossier ni avec la partie adverse, ni avec son représentant, ni avec un tiers.
- Elle ne se prononce pas sur un conflit d’intérêts : elle note le nom des parties, le cabinet tranche.
- Un appel ne crée pas de mandat : l’acceptation et la lettre de mission appartiennent au cabinet.
Ce que vous pouvez lui demander, vous
Elle vous répond à partir des appels et des dossiers de votre cabinet auxquels vous avez accès. Une question sur une option ne s’applique que si vous l’avez activée.
Vous lui demandezQui est désigné pour donner les instructions dans cette demande ?
Elle reprend le contact habilité déclaré et les entités du dossier. Le cabinet vérifie les pouvoirs et accepte le mandat.
Quels documents sont encore attendus pour un dossier de transaction ?
OptionAvec Pièces & échéances : la liste par type de mandat et les versions reçues. Sans l’option, elle rapporte la demande sans suivre ses documents.
Quelles demandes viennent d’une partie adverse cette semaine ?
Elle relit les appels marqués comme venant d’une partie adverse ou de son représentant. Elle n’en divulgue rien à cette occasion non plus.
Quels brouillons attendent encore ma validation ?
OptionAvec Préparation & coordination : les documents proposés et leur statut de revue. Sans l’option, aucun brouillon n’est préparé.
La suite de la demande
Vous écrivez vos consignes une fois
Les domaines que le cabinet prend et ceux qu’il ne prend pas, le mode de première consultation, vos plages de rencontre, qui alerter selon le domaine, et la phrase exacte sur l’acceptation du mandat. Vous modifiez tout cela en tout temps depuis l’application.
Elle vérifie avant d’écouter
Nom de l’appelant, entreprise, nom de l’autre partie ou de l’entreprise concernée — ces noms viennent avant le détail, et elle interrompt poliment le récit pour les obtenir. Ensuite : type de demande, document et version, interlocuteur habilité, échéance annoncée.
Vous recevez une entrée prête à trancher
Une fiche écrite arrive avec les parties, la demande résumée, l’échéance et la source de la référence. Vous faites la vérification de conflit, vous décidez, et la rencontre se pose dans vos plages avec confirmation et rappel. L’appelant, lui, a déjà entendu que rien n’est accepté à ce stade.
Ce que la base Droit & comptabilité comprend
Une réceptionniste qui répond à votre place dans les deux langues, distingue un prospect d’un dossier ouvert, et vous transmet une fiche d’entrée écrite. Sans frais de mise en service, et vous gardez votre numéro.
- Réponse aux appels en français et en anglais, selon la personne qui appelle
- Noms des parties pris avant le récit, pour votre vérification de conflit
- Type de demande, document et version, échéance annoncée, écrits dans la fiche d’entrée
- Une alerte immédiate quand la situation correspond à votre règle de priorité
- La rencontre posée dans les plages que vous ouvrez, avec confirmation et rappel avant la date
- Un résumé écrit après chaque appel, consultable dans l’application, et la possibilité de lui demander ce qui s’est passé
Un appel ne crée pas de mandat. Elle le dit à l’appelant : l’entrée est prise, l’acceptation et la lettre de mission appartiennent au cabinet.
Les décisions qui restent entre vos mains
- Elle ne donne pas d’avis juridique et ne dit pas si une position « tient » ou si un dossier est solide.
- Elle ne calcule et n’énonce aucun délai de procédure ou de prescription : elle note la date, vous calculez.
- Elle ne chiffre pas des honoraires que le cabinet n’affiche pas.
- Elle ne confirme pas qu’une personne ou une entreprise est cliente, et ne révèle pas l’existence d’un dossier.
- Elle ne discute d’un dossier ni avec la partie adverse, ni avec son représentant, ni avec un tiers.
- Elle ne se prononce pas sur un conflit d’intérêts : elle note le nom des parties, le cabinet tranche.
- Elle n’interrompt pas un avocat en audience : le message attend la sortie et le rappel est priorisé.
- Chaque appel reste confidentiel : elle ne confirme pas qu’une personne est cliente du cabinet, et aucun appel n’est repris comme témoignage.
Posez-lui aussi vos questions
C’est inclus dans votre base. Elle vous répond à partir des appels, demandes et informations de votre entreprise auxquels vous avez accès.
Parler à votre réceptionnisteUne question que vous pouvez lui poser
Qui est désigné pour donner les instructions dans cette demande ?
Elle reprend le contact habilité déclaré et les entités du dossier. Le cabinet vérifie les pouvoirs et accepte le mandat.
Ce que vous pouvez lui confier en plus
En complément de la base. Chacune s’ajoute volontairement, séparément de la base. Aucune n’est activée sans que vous la choisissiez.
Quand vos clients préfèrent écrire
Vous pouvez ajouter un canal pour qu’elle poursuive la conversation avec vos clients. Les actions qu’elle effectue suivent les mêmes règles et les options que vous avez choisies.
Canal client en option
Votre boîte courriel
Rattacher les échanges des dirigeants et collaborateurs à la demande, en conservant le destinataire autorisé.
Les messages transactionnels prévus dans la base et vos propres questions à la réceptionniste restent inclus.
Vous gardez votre logiciel ?
Retrouvez les actions possibles, les conditions de connexion et la façon de travailler si votre logiciel ne permet pas l’action demandée.
Permissions, dossiers et statuts sont documentés côté éditeur. L’application est propre à la région du compte, et la création de contacts et de tâches reste à éprouver : aucun essai authentifié n’a encore été fait.
Le besoin est documenté — dossiers, pièces, versions et droits — mais le contrat d’authentification n’est pas établi avec l’éditeur. Un besoin documenté n’est pas une preuve d’accès.
Le premier appel d’un dossier d’affaires se joue en deux minutes
Un cabinet d’affaires vit d’un flux d’entrées qui se ressemblent toutes au téléphone : une PME qui veut faire réviser un contrat, un acheteur qui prépare une transaction, un employeur avec une question de fin d’emploi. La différence entre un mandat propre et un dossier qu’il faudra refuser se décide dans les deux premières minutes — les noms des parties, la nature de la demande, et ce que l’appelant croit avoir obtenu en raccrochant.
Votre réceptionniste ouvre l’appel par la vérification, pas par le récit. Elle prend votre nom, celui de l’entreprise et celui de l’autre partie avant que la personne entre dans les détails, puis elle résume la demande en quelques lignes. Elle note l’interlocuteur habilité à donner des instructions au nom de l’entreprise — dans une PME, ce n’est pas systématiquement la personne qui appelle.
Et elle referme l’appel sur la bonne phrase : l’entrée est prise, le cabinet fera ses vérifications, une lettre de mission suivra si le mandat est accepté. Un cabinet qui laisse partir un appelant convaincu d’être déjà représenté se fabrique un client involontaire ; c’est la faute que cette page existe pour éviter.
Dans la même section
Les autres activités de cette section partagent le même moteur, avec leurs propres demandes et leurs propres règles.
Droit & comptabilitéCabinets d’affaires et conseil aux PME — vos questions
Pourquoi demande-t-elle le nom de l’autre partie avant d’écouter ?
Parce que l’ordre compte. Si l’appelant déverse des informations confidentielles et que le cabinet représente déjà l’autre partie, la situation que vous deviez éviter est créée avant même que vous ayez répondu. Elle prend les noms, coupe poliment le récit, et vous laisse la vérification.
Et si l’entreprise a plusieurs interlocuteurs ?
Elle demande qui est habilité à donner des instructions pour ce dossier et le note dans la fiche. Les confirmations et les demandes de pièces partent ensuite vers la bonne personne plutôt que vers celle qui a appelé.
Est-ce que l’appelant peut croire que son dossier est accepté ?
Elle travaille pour que non. La phrase d’acceptation fait partie de vos consignes et elle la dit à voix haute : l’entrée est prise, le cabinet décide ensuite, une lettre de mission suit. C’est la protection la plus simple contre le client involontaire.
Est-ce qu’elle peut donner un ordre de grandeur d’honoraires ?
Seulement ce que le cabinet affiche. Le reste dépend du mandat, et le préréglage lui interdit d’improviser un montant. Elle explique que les honoraires sont confirmés par l’avocat après analyse de la demande, et elle réserve la rencontre.
Que fait-elle quand l’avocat est en audience ?
Elle ne le dérange pas. Elle prend l’appel, note l’objet et l’échéance, et le rappel est priorisé dès la sortie. Une situation qui correspond à votre règle d’urgence déclenche quand même l’alerte vers la personne que vous avez désignée.
Est-ce qu’elle répond aussi aux courriels ?
Oui, avec le module Courriel : la boîte du cabinet est triée, les demandes d’entrée sont reconnues, et la même règle s’applique — noms des parties, pas d’avis, pas d’acceptation. Le fil arrive dans la même fiche que l’appel, pour que le dossier ait une seule entrée.
Vos règles, avant le premier appel
L’essai gratuit commence par votre courriel. Votre site peut aider à préparer les informations, mais il reste facultatif. Vous confirmez les faits, choisissez une première tâche et testez votre réceptionniste. Les options s’essaient aussi : vous commencez par celles qui vous sont utiles.
Garder mon numéroCabinets d’affaires et conseil aux PME