Votre cabinet reçoit des demandes familiales, des lettres d’immigration et des procédures signifiées sur la même ligne. L’accueil recueille la nature de la demande, les dates annoncées et les consignes de rappel. Vous pouvez ensuite orienter chaque entrée vers la bonne pratique.
49 $ CAD / mois · 50 appels Standard · 1 numéro local
Une lettre d’une autorité d’immigration et une date d’expiration orientent vers ce volet ; une séparation ou une garde, vers la famille ; un document remis par un huissier, vers le litige. Le nom de l’appelant et celui de l’autre partie ou de l’organisme concerné sont pris avant le récit, quelle que soit la pratique reconnue.
Parrainage, permis, sélection, révision. Elle demande la date portée par la lettre reçue et qui représente l’appelant en ce moment. Elle parle lentement, en phrases courtes, et propose l’anglais dès la première phrase si la conversation le demande.
Une mise en demeure, une procédure signifiée, un document d’huissier. Elle note la date exacte portée par le document, le montant réclamé quand l’appelant le connaît, le district judiciaire et le nom de la partie adverse.
Le danger n’attend pas de savoir d’abord si c’est un dossier de famille, d’immigration ou de litige. Si la situation se déroule en ce moment, elle dirige vers le 911 ; en contexte de violence conjugale, vers SOS violence conjugale, 1 800 363-9010, joignable en tout temps. Le triage entre les trois pratiques attend que la personne soit en sécurité.
« Où en est mon dossier ? ». Elle vérifie l’identité, lit le statut que votre équipe a mis à jour, et prend le message autrement. Elle ne lit pas le contenu d’un dossier au téléphone.
Elle ne divulgue rien. Elle note l’organisation, le dossier, l’objet et l’échéance, et l’appel monte en priorité à l’avocat responsable.
L’entrée part vers l’avocate de la pratique familiale, avec les deux noms pour la vérification de conflit et la confirmation qu’un rappel par texto est sécuritaire. Le mauvais avocat n’a pas été dérangé, et l’appelante n’a pas eu à deviner elle-même quelle porte frapper.
Mercredi, 17 h 15. Le cabinet compte trois avocats, un par pratique. Une femme appelle sans savoir par où commencer.
RéceptionnisteBonjour, cabinet d’avocats. Je prends votre nom et un numéro où vous rejoindre. Est-ce que la situation se déroule en ce moment ?
AppelanteNon, ça peut attendre. Isabelle Roy. C’est pour mon conjoint — on n’est pas mariés, mais on veut se séparer, et je ne sais pas si mon dossier vous concerne ou si vous ne faites que l’immigration.
RéceptionnisteVotre situation touche la famille, alors c’est l’avocate qui s’en occupe ici. Avant que vous m’en disiez plus : votre nom, déjà noté, et le nom de votre conjoint, pour la vérification du cabinet.
AppelanteMarc Fournier.
RéceptionnisteMerci. Est-ce qu’il est sécuritaire de vous texter ou de vous laisser un message à ce numéro ?
Ce qu’elle prend en charge entre une personne en danger et un document d’huissier reçu en fin de journée, puis la ligne qu’elle ne franchit pas. Chaque ligne est un appel que votre cabinet reçoit, dans les trois domaines qu’il pratique.
Elle demande d’abord s’il est sécuritaire de texter ou de laisser un message à ce numéro, quel que soit le domaine.
Le défaut reste conservateur tant que la personne n’a pas confirmé elle-même.
Elle prend les noms des parties avant le récit, pour la vérification de conflit du cabinet.
Elle interrompt poliment pour les obtenir, plutôt que de laisser l’appelant tout raconter d’abord.
Elle établit le domaine dès les premières phrases — famille, immigration, litige civil ou commercial.
Le domaine oriente le reste des questions posées.
Une situation qui se déroule en ce moment la fait diriger vers le 911, sans poser de questions sur les faits.
Elle n’interroge personne sur ce qui s’est passé quand le danger est immédiat.
En violence conjugale, elle nomme SOS violence conjugale et alerte l’avocat de garde sans délai.
La ligne reste jointe en tout temps, jour comme nuit.
Une date portée par un document d’huissier ou une comparution rapprochée déclenche l’alerte vers la personne que vous avez désignée.
L’alerte part sans attendre le rappel du lendemain.
Elle note la date exacte inscrite sur un document de signification, sans dire si un délai est expiré.
Le calcul du délai appartient à la personne qui en répond, pas à l’accueil.
Elle pose la question de l’aide juridique tôt, sans jugement, et transmet la réponse telle quelle.
Elle ne détermine aucune admissibilité elle-même.
Elle vérifie qui représente l’appelant en ce moment, quand il l’indique.
La réponse peut changer ce que le cabinet peut faire dans ce dossier.
Elle pose la consultation dans vos plages — au bureau, par téléphone ou en visioconférence — avec confirmation et rappel.
Le canal de rappel autorisé reste celui que la personne a confirmé.
Avec Pièces & échéances, la relance sur un document s’arrête dès qu’il arrive, quel que soit le domaine du dossier.
Ce qui manque reste visible avec son responsable et sa date interne, domaine par domaine. Pièces & échéances
Avec Préparation & coordination, les dates contradictoires entre deux pièces sont marquées pour revue plutôt que tranchées.
La coordination avec un tiers se fait sous votre autorisation. Préparation & coordination
Elle recueille une demande de premier contact sur le site, avec les parties nécessaires et un canal de rappel sûr.
La demande recueillie suit les mêmes règles qu’un appel — noms d’abord, aucun avis.
Avec Clio, l’historique complet d’un dossier reste à compléter par un journal, parce que l’attribution n’est pas entièrement couverte.
Un journal complémentaire reste nécessaire quand l’attribution compte, sur les trois domaines que le cabinet pratique. Clio
Elle vous répond à partir des appels et des dossiers de votre cabinet auxquels vous avez accès. Une question sur une option ne s’applique que si vous l’avez activée.
Vous lui demandezQuelles nouvelles demandes concernent la famille, l’immigration ou un litige ?
Elle reprend la nature de demande déclarée et les consignes de contact. Elle ne qualifie pas juridiquement le dossier.
Quels documents sont encore attendus, toutes matières confondues ?
OptionAvec Pièces & échéances : la liste par domaine et son responsable. Sans l’option, elle rapporte la demande sans suivre ses pièces.
Quelles demandes d’aide juridique ont été transmises cette semaine ?
Elle relit les questions posées et les réponses transmises telles quelles. Elle ne détermine aucune admissibilité.
Quelles dates contradictoires attendent une revue ?
OptionAvec Préparation & coordination : les pièces marquées pour revue plutôt que tranchées. Sans l’option, aucune pièce n’est comparée d’elle-même.
Les domaines que le cabinet prend, si les mandats d’aide juridique sont acceptés, la règle de rappel sécuritaire par défaut, qui alerter selon l’urgence, et vos plages de consultation — au bureau, par téléphone ou en visioconférence. Vous modifiez tout cela en tout temps depuis l’application.
Nom et numéro, et la question du rappel sécuritaire. Puis les noms des parties, avant le récit — elle interrompt poliment pour les obtenir. Puis le domaine, les dates portées par les documents, les pièces déjà en main, et la question de l’aide juridique, posée sans être jugée.
Une fiche écrite avec les parties, le domaine, les dates et le canal de rappel autorisé. Une détention, une audience rapprochée ou un délai porté par un document déclenchent l’alerte vers la personne que vous avez désignée. Vous décidez de l’acceptation ; la consultation se pose dans vos plages avec confirmation et rappel.
Une réceptionniste qui répond à votre place dans les deux langues, aux heures où votre bureau est fermé, et vous transmet une fiche d’entrée écrite. Sans frais de mise en service, et vous gardez votre numéro.
Un appel ne crée pas de mandat. Elle le dit à l’appelant : l’entrée est prise, l’acceptation appartient au cabinet.
C’est inclus dans votre base. Elle vous répond à partir des appels, demandes et informations de votre entreprise auxquels vous avez accès.
Parler à votre réceptionnisteUne question que vous pouvez lui poser
Quelles nouvelles demandes concernent la famille, l’immigration ou un litige ?
Elle reprend la nature de demande déclarée et les consignes de contact. Elle ne qualifie pas juridiquement le dossier.
En complément de la base. Chacune s’ajoute volontairement, séparément de la base. Aucune n’est activée sans que vous la choisissiez.
Vous pouvez ajouter un canal pour qu’elle poursuive la conversation avec vos clients. Les actions qu’elle effectue suivent les mêmes règles et les options que vous avez choisies.
Canal client en option
Recueillir une demande de premier contact sur le site avec les parties nécessaires et un canal de rappel sûr.
Les messages transactionnels prévus dans la base et vos propres questions à la réceptionniste restent inclus.
Retrouvez les actions possibles, les conditions de connexion et la façon de travailler si votre logiciel ne permet pas l’action demandée.
Les étapes courantes d’un dossier sont documentées, l’historique complet ne l’est pas : un journal complémentaire reste nécessaire quand l’attribution compte. L’application est propre à la région du compte, et aucun essai authentifié n’a encore été fait.
Un cabinet qui pratique la famille, l’immigration et le litige sous un même toit n’a pas trois réceptions : il en a une, et elle doit d’abord reconnaître à quelle pratique l’appel appartient avant d’appliquer la bonne règle. Le travail diffère selon le domaine — émotionnel en famille, factuel et daté en immigration, procédural en litige — et votre réceptionniste fait cette distinction dès les premières phrases, pas après coup.
Un mot suffit souvent à orienter l’appel : une séparation ou une garde vont vers la famille ; une lettre reçue d’IRCC ou du MIFI et une date d’expiration vont vers l’immigration ; un document remis par un huissier va vers le litige. Une fois le domaine reconnu, elle applique le script propre à cette pratique — le vocabulaire, le rythme et les questions d’un dossier familial ne sont pas ceux d’un dossier d’immigration, et ceux d’un dossier de litige ne sont ni l’un ni l’autre.
Ce qui reste commun aux trois, elle le fait sans exception : le nom de l’appelant et celui de l’autre partie avant le récit, pour la vérification du cabinet, et la question du rappel sécuritaire là où la pratique l’exige. Vous recevez une entrée écrite qui indique déjà de quelle pratique il s’agit, prête pour l’avocat responsable.
Les autres activités de cette section partagent le même moteur, avec leurs propres demandes et leurs propres règles.
Droit & comptabilitéParce qu’en droit de la famille, en criminel et en immigration, l’appelant partage parfois son téléphone avec la personne concernée. Le défaut du préréglage est conservateur : ni texto, ni message vocal tant que la personne n’a pas confirmé. Un cabinet d’affaires peut renverser ce défaut ; un cabinet familial le garde.
Non, et c’est une limite volontaire du préréglage. Un délai se calcule à partir d’une date, d’une procédure et de règles que seul l’avocat applique. Elle note la date telle que l’appelant la lit sur son document, marque l’appel prioritaire, et laisse le calcul à la personne qui en répond.
Elle pose la question tôt et transmet la réponse telle quelle. Elle ne détermine pas l’admissibilité — ce n’est pas son rôle et ce serait un avis. Si votre cabinet ne prend pas ces mandats, elle le dit honnêtement et oriente la personne vers le bureau d’aide juridique de sa région, selon la consigne que vous avez écrite.
Vous écrivez la règle, elle l’applique. Elle capte le montant réclamé tôt dans l’appel ; sous le seuil que vous indiquez, elle oriente honnêtement plutôt que de réserver une consultation qui ferait perdre du temps aux deux parties. Elle ne dit pas à l’appelant quoi faire de son dossier.
Oui, selon les heures que vous définissez. Vous choisissez ce qui se passe hors des heures de bureau : message et résumé le matin, ou alerte immédiate quand la situation correspond à votre règle de priorité.
Vous définissez les règles d’enregistrement et de conservation applicables à votre cabinet. L’appelant reçoit l’information prévue avant la collecte, et l’accès aux appels et aux transcriptions suit les droits autorisés. Les réglages de conservation et le traitement des données se vérifient dans les informations de sécurité ; ils ne sont pas déduits du seul type de cabinet.
L’essai gratuit commence par votre courriel. Votre site peut aider à préparer les informations, mais il reste facultatif. Vous confirmez les faits, choisissez une première tâche et testez votre réceptionniste. Les options s’essaient aussi : vous commencez par celles qui vous sont utiles.
Garder mon numéroLitige, droit de la famille et immigration
