Pièces & échéances
La liste de pièces suit le type de mandat, la relance s’arrête dès la pièce reçue, et le responsable comme l’échéance restent visibles. C’est la partie du travail qui use les adjointes.
Clio
Un dossier en attente n’est pas un client accepté. La demande est écrite dans Zenvox ; dans Clio, l’application est déclarée par région, et l’annulation reste au cabinet.
7 jours, 20 appels répondus, sans carte
Où atterrit votre demande d’intake
La demande est écrite dans Zenvox : parties nommées, objet limité, échéance annoncée, et la mention explicite que le mandat n’est pas accepté. Clio garde la vérité du dossier, de son étape et de la facturation. La vérification de conflits reste au cabinet : une demande transmise est une demande, pas un client accepté, et l’annulation d’un dossier ne se fait pas depuis Zenvox.
L’accès passe par une application autorisée avec ses portées, déclarée par région, avec un compte distinct par région d’exploitation : c’est une autorisation que vous installez, pas une clé à créer. Les conditions commerciales restent à confirmer. Des événements sortants existent, mais l’historique complet des changements d’étape n’est pas dans la réponse courante : si vous voulez une piste de vérification propre, elle se tient à part.
Clio est un logiciel de gestion de cabinet juridique ; la région de votre compte y est une donnée structurante, et une partie adverse qui appelle ne reçoit aucune information — message prioritaire, rien d’autre.
Lire, créer, modifier, annuler
L’état ci-dessous vient de la documentation de l’éditeur et de ce qui reste ouvert : région du compte, portées accordées et opérations non testées.
| Action | État | Ce que ça veut dire |
|---|---|---|
| Lire | À qualifier | Les statuts de dossier, les filtres, l’étape en cours et les droits d’utilisateur sont documentés. Retrouver un dossier pour répondre à une demande d’état est la voie la plus utile, et elle dépend de la région du compte et des portées accordées. |
| Créer | À qualifier | La création d’un contact, d’une tâche ou d’un document dépend du point d’accès concerné et reste à vérifier un à un. Un dossier en attente n’est pas un client accepté : la réceptionniste dépose une demande, elle n’ouvre pas un mandat. |
| Modifier | À qualifier | Changer une étape de dossier engage le cabinet. Les événements sortants existent, mais sans historique complet des changements d’étape, l’attribution d’un changement demande un journal tenu à part — condition à remplir avant d’écrire quoi que ce soit. |
| Annuler | Mode natif Zenvox | Retirer une demande, refuser un mandat ou fermer un dossier sont des décisions professionnelles. Elles ne s’automatisent pas : la réceptionniste consigne l’annulation, bloque la suite et laisse l’avocat décider. |
Ce qui est compris, ce qui demande une option
Répondre, filtrer, recueillir un pré-intake borné, énoncer que rien n’est accepté et vous transmettre le tout avec la transcription relèvent de votre base d’activité Professions. La connexion évite la ressaisie. La collecte de pièces avec ses échéances et la préparation d’un dossier sous supervision sont des options nommées.
L’autorisation, et qui fait foi
Dans un cabinet, l’autorisation technique est le plus petit des sujets. Les quatre points ci-dessous sont ceux qui protègent le mandat.
- L’application est autorisée depuis votre compte, dans sa région, avec des portées nommées ; Zenvox ne demande pas votre mot de passe
- La vérification de conflits appartient au cabinet : aucune acceptation de mandat n’est déduite d’un formulaire ou d’un appel
- L’appelant est informé que sa demande est reçue et non acceptée, dans les mots que vous avez approuvés
- Une partie adverse ou un avocat adverse ne reçoit aucune information : message prioritaire au cabinet
- Vous retirez l’autorisation quand vous le voulez ; le service continue en mode natif Zenvox
Appel entrant un vendredi en fin de journée. Le cabinet est en réunion. Aucune écriture n’est faite dans le logiciel.
AppelantBonjour, j’ai reçu une mise en demeure et j’aurais besoin de parler à un avocat rapidement.
RéceptionnisteJe prends votre nom complet et un numéro où vous rejoindre. Est-ce que le document indique une date limite de réponse ?
RéceptionnisteJe note la date. Gardez le détail pour l’avocat : je transmets votre demande, et le cabinet vérifie d’abord s’il peut vous représenter. Tant qu’il ne vous l’a pas confirmé, le mandat n’est pas accepté.
Le cabinet reçoit les parties, la nature de la demande, la date limite annoncée et l’heure de l’appel, sans récit sensible enregistré inutilement. L’appelant sait où il en est. La vérification de conflits, elle, se fait au cabinet, comme elle doit.
Quand la connexion n’est pas là
Le cabinet garde son logiciel comme seule vérité, et la réceptionniste travaille en mode natif Zenvox.
- La demande est créée dans Zenvox avec les parties, la nature du mandat et l’échéance annoncée
- L’état « demande reçue, mandat non accepté » est énoncé à l’appelant et consigné
- Vous retrouvez l’appel, sa transcription et son motif dans l’application
- Les appels de parties adverses sont signalés et ne reçoivent aucune information
- Aucune fonction de votre base ne dépend d’un logiciel tiers
Questions sur cette connexion
Est-ce qu’une demande transmise veut dire que le mandat est accepté ?
Non, un dossier en attente n’est pas un client accepté. La réceptionniste dépose une demande, elle n’ouvre pas un mandat, et l’appelant est informé que sa demande est reçue et non acceptée, dans les mots que vous avez approuvés.
Qui fait la vérification de conflits ?
Le cabinet. Aucune acceptation de mandat n’est déduite d’un formulaire ou d’un appel, et l’annulation d’un dossier ne se fait pas depuis Zenvox.
Que se passe-t-il si une partie adverse appelle ?
Elle ne reçoit aucune information : un message prioritaire part au cabinet, et rien d’autre. C’est une règle écrite avant la première journée, et elle vaut pour un avocat adverse comme pour une partie adverse.
Comment l’application est-elle autorisée ?
Depuis votre compte, dans sa région, avec des portées nommées et un compte distinct par région d’exploitation ; Zenvox ne demande pas votre mot de passe. Les conditions commerciales du fournisseur restent à confirmer.
Peut-on suivre les changements d’étape d’un dossier ?
Des événements sortants existent, mais l’historique complet des changements d’étape n’est pas dans la réponse courante. Si vous voulez une piste de vérification propre, elle se tient à part, et c’est la condition à remplir avant d’écrire quoi que ce soit.
La suite
Voyez la pratique concernée, ou la liste complète des logiciels étudiés.
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