Réadaptation avec tiers payeurs
Numéro de réclamation, date de l’événement, prescription : la réceptionniste capte ces trois éléments avant de caler l’évaluation, parce qu’un dossier incomplet retarde le paiement bien plus que la séance.
Dossiers & tiers payeurs
Les pièces demandées, reçues et manquantes au même endroit, et l’échéance d’une autorisation visible avant la séance plutôt qu’après le refus de paiement.
7 jours, 20 appels répondus, sans carte
La tâche qu’elle prend en charge
Un épisode CNESST, SAAQ ou assureur privé se perd rarement sur le soin. Il se perd sur une pièce absente, sur une autorisation venue à échéance entre la réservation et la séance, ou sur une séance de plus que le nombre autorisé.
Cette option ouvre un épisode administratif avec son payeur, son identifiant de dossier et ses autorisations. Elle demande les pièces, note ce qui est reçu, lit ce qui arrive, et garde la liste de ce qui manque encore : prescription, référence, formulaire propre au payeur, examens déjà faits.
Ensuite elle suit les échéances et les quantités autorisées, prépare les demandes au payeur et vous dit où en est chaque envoi. Elle ne tranche rien : l’admissibilité appartient à l’organisme, le rapport est signé par le clinicien, et la transmission emprunte la voie officielle de la clinique.
Étape par étape
- Ouvrir
Un épisode, un payeur, un identifiant
Accident de travail, accident de la route, assureur privé, référence d’un confrère : chaque cas a son payeur, son numéro de dossier et ses autorisations. Ils sont captés pendant l’appel, avec la date de l’événement, plutôt que reconstitués plus tard à partir d’un post-it.
- Recueillir
La liste de ce qui manque
Prescription médicale, formulaire du payeur, référence reçue, examens déjà faits : une liste de contrôle sépare ce qui est reçu de ce qui manque. Les pièces reçues sont lues et rattachées au bon épisode, pas déposées en vrac dans une boîte partagée.
- Surveiller
Les échéances et les quantités autorisées
Une autorisation a une date de fin et un nombre de séances. L’option les suit et prévient avant la séance concernée, pour que la clinique clarifie avec le patient au lieu de découvrir le problème à la facturation, un mois plus tard.
- Transmettre
Préparée ici, envoyée par votre voie officielle
La demande au payeur est préparée, vérifiée et suivie jusqu’à son statut réel, refus compris. L’envoi emprunte le canal officiel que la clinique utilise déjà : Zenvox ne fabrique pas une route de transmission vers un organisme public.
Une option, pas une capacité de la base
La base Santé & soins reçoit la demande administrative, l’identifie et l’oriente. Elle n’ouvre pas d’épisode de payeur. Les dossiers et tiers payeurs s’ajoutent volontairement, sur les épisodes de référence et de payeur.
Aucune décision clinique n’est prise ici et aucun paiement n’est débité. Une demande au payeur n’est pas un remboursement promis : l’organisme tranche, et la personne autorisée de la clinique confirme l’admissibilité.
Ce que cela change pour votre activité
Spécialités dentaires
Orthodontie, implantologie, chirurgie : la consultation initiale dépend de la référence reçue et des examens déjà faits. Une étape du plan approuvé se réserve quand ses prérequis administratifs sont au dossier, et la version du plan est celle qui a été approuvée.
Cliniques médicales et examens
La référence porte la priorité écrite par le référent, et c’est cette priorité-là qui compte. Les documents manquants qui empêchent la réservation sont nommés dès le premier appel, plutôt que découverts la veille de l’examen.
Ce qu’elle reçoit
- Le payeur, l’identifiant de dossier et l’autorisation, tels que déclarés
- Les pièces envoyées par le patient, le référent ou l’employeur autorisé
- Les quantités de séances et les dates autorisées inscrites au dossier
- Les consignes du cabinet sur ce qui peut être demandé, et à qui
Ce qu’elle produit
- Un épisode administratif complet, avec sa liste de pièces reçues et manquantes
- Une alerte avant l’échéance d’une autorisation ou la dernière séance autorisée
- Une demande au payeur préparée, vérifiée et suivie jusqu’à son statut
- Un historique des envois, des refus et des reprises, sur le même épisode
La personne autorisée confirme l’admissibilité et le clinicien signe les rapports. Aucune donnée ne part vers un payeur qui n’a pas été autorisé pour ce dossier, et une facture rejetée ouvre une reprise contrôlée plutôt qu’un renvoi automatique.
Ce qui est compté, et ce qui vient d’ailleurs
L’option porte sa propre allocation, distincte des appels compris dans la base.
- Vingt-cinq épisodes administratifs traités par mois, remis à zéro à chaque période
- Des pages de pièces jointes lues et rattachées à ces épisodes
- Le suivi d’un épisode ouvert se poursuit d’une période à l’autre
- Les appels restent comptés sur la base, séparément de cette option
Les frais de tiers éventuels — logiciel certifié de transmission, envoi de documents par un fournisseur externe — sont distincts et facturés par ce fournisseur.
Avec les logiciels de clinique
L’état indiqué est celui de la qualification technique. Sans lecture automatisée, l’épisode se tient dans Zenvox et la clinique y verse ce que son logiciel affiche.
- JaneÀ qualifierL’accès passe par un partenariat approuvé. La lecture des autorisations, des séances restantes et des factures reste à qualifier avant toute alerte automatique.Jane
- ClinikoÀ qualifierLa clé d’interface porte les droits de son utilisateur : la frontière des permissions doit être éprouvée avant de lire un dossier de payeur.Cliniko
- Dentitek, Progident, ABELDentÀ qualifierLes sources disponibles illustrent les besoins des cabinets dentaires ; elles n’établissent aucun accès d’interface chez ces éditeurs.DentitekProgidentABELDent
Questions sur cette option
Est-ce que Zenvox transmet directement à la CNESST ou à la SAAQ ?
Non. La demande au payeur est préparée, vérifiée et suivie jusqu’à son statut réel, refus compris, mais l’envoi emprunte le canal officiel que la clinique utilise déjà : Zenvox ne fabrique pas une route de transmission vers un organisme public.
Une demande préparée, est-ce que ça veut dire que le patient sera remboursé ?
Non. Une demande au payeur n’est pas un remboursement promis : l’organisme tranche, la personne autorisée de la clinique confirme l’admissibilité, et le clinicien signe les rapports.
Comment je vois qu’une autorisation vient à échéance avant la séance ?
L’option suit la date de fin et le nombre de séances autorisées, et prévient avant la séance concernée. La clinique clarifie avec le patient au lieu de découvrir le problème à la facturation, un mois plus tard.
Les pièces envoyées finissent-elles dans une boîte partagée ?
Non. Les pièces reçues sont lues et rattachées au bon épisode, avec une liste de contrôle qui sépare ce qui est reçu de ce qui manque : prescription, formulaire propre au payeur, référence reçue, examens déjà faits.
Une facture rejetée, est-ce qu’elle repart toute seule ?
Non. Une facture rejetée ouvre une reprise contrôlée plutôt qu’un renvoi automatique, et aucune donnée ne part vers un payeur qui n’a pas été autorisé pour ce dossier. L’historique des envois, des refus et des reprises reste sur le même épisode.
La suite
Revenez à votre pratique, ou regardez l’option qui coordonne les parcours en plusieurs étapes.
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