Disponibilités & rappels
Le créneau libéré par une annulation est proposé à une liste approuvée par la clinique, et le rappel de suivi part selon vos consignes. C’est l’option qui rentabilise une annulation, connectée ou non.
Jane
Votre demande est écrite dans Zenvox ; dans Jane, rien ne l’est. L’éditeur exclut la prise de rendez-vous par un agent conversationnel, et c’est votre réception qui inscrit la séance.
7 jours, 20 appels répondus, sans carte
Où atterrit votre demande
La demande est écrite dans Zenvox : patient, type de séance — première évaluation ou suivi — région du corps notée telle que dite, assureur, plages possibles. Dans Jane, rien n’est écrit : l’éditeur exclut l’écriture directe dans l’agenda et la prise de rendez-vous par agent conversationnel. Votre logiciel demeure la seule vérité de l’horaire, et votre réception inscrit la séance une seule fois.
Jane n’expose pas d’interface publique de programmation, et aucun accès partenaire n’a été accordé à Zenvox. Un calendrier exporté n’est pas un événement bidirectionnel. Rien ne vous est demandé pour autant — ni clé, ni mot de passe, ni connecteur à programmer — et le jour où un accès est accordé, la matrice change ligne par ligne.
Jane tient l’horaire par praticien, le dossier et les rappels de séance pour la physiothérapie, la chiropratique, l’ostéopathie et la massothérapie ; Zenvox répond pendant que le praticien est en séance, et note sans évaluer.
Lire, créer, modifier, annuler
L’état ci-dessous est celui de la qualification technique au moment de la vérification. Il change le jour où un accès est accordé et où un essai authentifié le fait changer.
| Action | État | Ce que ça veut dire |
|---|---|---|
| Lire | À qualifier | Aucune interface publique n’est documentée par l’éditeur. Lire l’horaire d’un praticien ou retrouver un dossier supposerait un accès partenaire qui n’a pas été accordé. Un fichier de calendrier exporté ne prouve pas une lecture au dossier. |
| Créer | Mode natif Zenvox | L’article d’intégration de l’éditeur écarte la prise de rendez-vous par un agent conversationnel et l’écriture directe dans l’agenda. La réceptionniste prend donc la demande dans Zenvox, et votre équipe l’inscrit, ou l’appelant reçoit par message le lien de réservation de la clinique. |
| Modifier | Mode natif Zenvox | Déplacer une séance engage le praticien traitant, la durée et la salle. Sans écriture accordée, le déplacement est fait par votre réception, à partir d’une demande déjà qualifiée, horodatée et rattachée au bon dossier. |
| Annuler | Mode natif Zenvox | Une annulation est reçue, horodatée et transmise avec le créneau libéré, pour que la liste d’attente serve à quelque chose. Elle n’est pas écrite dans Jane par Zenvox, et c’est votre politique d’annulation qui est énoncée à l’appelant. |
Ce qui est compris, ce qui demande une option
Répondre, qualifier, filtrer les sollicitations et vous transmettre la demande avec l’enregistrement et la transcription : tout cela tient dans votre base d’activité Santé, et Jane n’y change rien. Une connexion sert à éviter la double saisie, elle n’ouvre aucune fonction. La liste d’attente pilotée par règles et le suivi administratif d’un dossier de tiers payeur sont des options nommées, avec ou sans Jane.
L’autorisation, et qui fait foi
Tant qu’aucun accès n’est accordé par l’éditeur, la question se renverse : ce sont vos règles à vous qui tiennent, et elles sont écrites avant la première journée.
- Zenvox ne demande ni votre mot de passe ni celui d’un membre de votre équipe, et ne se connecte pas à votre place
- Le système maître de l’horaire reste votre logiciel : une demande transmise par Zenvox est une demande, pas une séance confirmée
- Rien n’est annoncé comme confirmé à l’appelant tant qu’une personne de la clinique n’a pas inscrit la séance
- Le jour où un accès partenaire est accordé, la matrice ci-dessus change ligne par ligne et votre configuration reste la même
Fin d’après-midi, le physiothérapeute est en séance. L’appel est pris par Zenvox ; aucune écriture n’est faite dans le logiciel de la clinique.
AppelanteBonjour, j’aimerais une première évaluation en physiothérapie. C’est pour mon épaule, depuis une chute au travail.
RéceptionnisteJe prends d’abord votre nom complet et un numéro où vous rejoindre. Je note l’épaule telle que vous me la décrivez — c’est le physiothérapeute qui l’évaluera, moi je ne fais que consigner.
RéceptionnisteComme il s’agit d’un accident de travail, avez-vous un numéro de réclamation, la date de l’événement et une prescription médicale ? Je les inscris pour que le dossier soit ouvert avant votre évaluation.
AppelanteOui, j’ai reçu le numéro de réclamation, et j’ai la prescription de mon médecin.
La clinique reçoit une demande complète : évaluation initiale, région notée telle que dite, numéro de réclamation d’organisme, prescription annoncée, plages horaires possibles. La réception inscrit la séance une seule fois dans son logiciel, puis confirme elle-même à la patiente. La transcription de l’appel reste dans l’application pour vérification.
Quand l’accès n’est pas accordé
C’est la situation d’aujourd’hui, et rien ne s’arrête pour autant. La réceptionniste travaille en mode natif Zenvox, et votre logiciel demeure la seule vérité de l’horaire.
- La demande est créée dans Zenvox, qualifiée avec les mêmes champs que votre réception emploie déjà
- Vous la retrouvez dans l’application, avec l’enregistrement, la transcription et le motif capté
- La réceptionniste envoie par message le lien de réservation en ligne de votre clinique quand vous en avez un
- Aucune fonction de votre base ne dépend de l’accès à un logiciel tiers
- Le suivi des annulations alimente la liste d’attente sans écrire une ligne dans votre logiciel
Questions sur cette connexion
Est-ce que Zenvox prend le rendez-vous dans Jane ?
Non. L’éditeur écarte la prise de rendez-vous par un agent conversationnel et l’écriture directe dans l’agenda : la réceptionniste prend la demande dans Zenvox, et votre réception inscrit la séance une seule fois.
Est-ce qu’un calendrier exporté suffit ?
Non. Un fichier de calendrier exporté n’est pas un événement bidirectionnel, et il ne prouve pas une lecture au dossier. Jane n’expose pas d’interface publique de programmation, et aucun accès partenaire n’a été accordé à Zenvox.
Qu’est-ce que la patiente entend, alors ?
Sa demande est reçue et qualifiée, et rien ne lui est annoncé comme confirmé tant qu’une personne de la clinique n’a pas inscrit la séance. Quand vous avez un lien de réservation en ligne, la réceptionniste le lui envoie par message.
Est-ce qu’on nous demande une clé ou un mot de passe ?
Rien ne vous est demandé : ni clé, ni mot de passe, ni connecteur à programmer. Zenvox ne se connecte pas à votre place, et votre logiciel demeure la seule vérité de l’horaire.
À quoi sert le suivi des annulations si rien n’est écrit ?
Une annulation est reçue, horodatée et transmise avec le créneau libéré, ce qui alimente la liste d’attente sans écrire une ligne dans votre logiciel. C’est l’option Disponibilités & rappels qui propose ensuite ce créneau à une liste que la clinique a approuvée.
Et le jour où un accès est accordé ?
La matrice change ligne par ligne, et votre configuration reste la même. Rien de ce que vous aurez réglé — règles, consignes, liste d’attente — n’est à refaire.
La suite
Voyez la pratique concernée, ou la liste complète des logiciels étudiés.
Jane