Une consultation initiale, un ajustement et un essayage ne demandent pas les mêmes pièces ni le même créneau. Votre réceptionniste prépare chaque étape selon le plan validé, identifie le représentant autorisé et vous transmet les demandes qui exigent une décision professionnelle.
69 $ CAD / mois · 50 appels Standard · 1 numéro local
Pose, ajustement, essayage, retrait. Elle retrouve le dossier, replace l’étape suivante à la cadence que le praticien a fixée, et respecte la ressource et la durée que cette étape exige — un ajustement court ne prend pas la plage d’une pose.
Une référence sans radiographie, un formulaire non signé, une décision qui tarde. Elle demande la pièce, suit la réception, et relance sans insister selon le rythme que vous fixez — et elle arrête tout dès que le plan est révisé, plutôt que de poursuivre sur une version périmée.
Un parent envoyé par son dentiste, ou un adulte qui appelle de lui-même. Elle note pour qui est le rendez-vous, l’âge, qui consent, le dentiste référent et les examens déjà reçus, puis réserve la consultation initiale en annonçant clairement votre politique de facturation pour cette première rencontre.
Un fil qui blesse, un boîtier décollé, une gouttière perdue, une prothèse cassée qui empêche de manger. Elle prend le nom et le numéro, écrit ce que la personne décrit, marque la demande prioritaire et réserve le créneau court que vous réservez à ces cas. Aucun conseil de dépannage ne sort de sa bouche.
La consultation est écrite dans l’agenda avec la politique de facturation que la clinique a approuvée pour cette première rencontre. Le dossier porte une pièce attendue, et la coordonnatrice voit dans l’application que la radiographie manque encore — sans avoir passé un appel.
Jeudi, 16 h 20. La coordonnatrice au traitement est en salle. Une mère appelle après une visite chez son dentiste, qui a suggéré une consultation en orthodontie pour sa fille de onze ans.
RéceptionnisteClinique orthodontique Papineau, bonjour. Je prends d’abord votre nom et un numéro où vous rejoindre.
MèreNancy Dupuis, 450 555-0173. Notre dentiste nous a dit de consulter pour ma fille.
RéceptionnisteMerci. Quel âge a-t-elle, et êtes-vous la personne qui consent aux soins ? Est-ce que votre dentiste vous a remis une radiographie ou un rapport ?
MèreOnze ans, oui c’est moi. Il a dit qu’il enverrait les radiographies. Est-ce qu’elle a vraiment besoin de broches ?
RéceptionnisteJe ne peux pas répondre à ça — c’est l’orthodontiste qui évalue, à la consultation. Je réserve la première rencontre et je note que la radiographie est attendue de votre dentiste ; si elle n’arrive pas, on la redemande avant la visite.
Ce qu’elle prend en charge entre une consultation d’orthodontie et une demande de prothèse, une référence et un appareil qui casse, puis la ligne qu’elle ne franchit pas. Chaque ligne est un appel que votre clinique reçoit.
Elle établit d’abord si l’appel concerne l’orthodontie ou la denturologie, avant de parler de rendez-vous.
Les deux services ne partagent ni le même professionnel ni le même agenda ; le mauvais aiguillage fait perdre la moitié de l’appel.
Pour un enfant, elle capte l’âge et qui consent aux soins avant de réserver quoi que ce soit.
Un parent ou un tuteur doit consentir pour un mineur ; elle le demande explicitement plutôt que de le présumer.
Elle vérifie si la personne a déjà une prothèse ou un appareil au dossier, ou si c’est une première consultation.
Une prothèse existante ou un traitement en cours changent la question suivante ; un nouveau dossier commence par la référence et l’assureur.
Un fil qui blesse la joue ou un boîtier décollé lui font réserver le créneau court que la clinique garde pour ça, sans aucun conseil de dépannage.
Aucune cire, aucune pince, aucun analgésique suggérés ; seulement le nom, le numéro et le créneau.
Une prothèse cassée avant un mariage ou un voyage devient une demande prioritaire, sans promesse de réparation le jour même.
L’événement mentionné est noté, le premier créneau disponible est proposé, et la clinique confirme le délai réel selon le bris.
Un traumatisme au visage, une dent expulsée ou une enflure qui gêne la respiration la font diriger tout de suite vers le 911 ou l’urgence, sans réserver de rendez-vous ordinaire.
La consigne de sécurité passe avant toute question de dossier, et la clinique est alertée dans la foulée.
Elle réserve la pose, l’ajustement ou l’essayage à la durée exacte que ce type de rendez-vous exige, avec le bon professionnel.
Une pose de broches prend nettement plus de temps qu’un ajustement mensuel ; l’agenda ne les confond pas.
Pour une nouvelle prothèse, elle place les empreintes puis les essayages dans l’ordre, sans sauter une étape de la série.
Une série de rendez-vous se réserve comme une suite ; sauter une étape retarde tout le reste du plan.
Elle envoie la confirmation et le rappel avant chaque rendez-vous de la séquence.
Un rendez-vous d’ajustement oublié fait perdre une plage courte qui aurait pu servir à quelqu’un d’autre.
Elle suit les pièces manquantes d’une référence — radiographie, formulaire, décision d’un dentiste traitant — et relance sans insister.
La relance s’arrête dès que le plan est révisé, plutôt que de continuer sur une version périmée. Dossiers & tiers payeurs
Elle réserve les étapes liées d’un plan en plusieurs séances comme une suite, avec leurs prérequis et leurs ressources.
Un plan d’orthodontie sur plusieurs mois ou une prothèse en plusieurs rendez-vous se planifient d’un bloc plutôt qu’un rendez-vous à la fois repris au téléphone. Parcours & domicile
Le lien de paiement de votre prestataire part avec la réservation quand un dépôt est exigé, et la relance s’arrête à la réception.
Une soumission de prothèse ou un plan d’orthodontie qui exige un dépôt suit sa propre règle, distincte de la relance clinique. Acomptes & paiements
Elle poursuit par texto une question administrative sur un rendez-vous ; une douleur déclarée part à l’équipe clinique.
Le canal SMS applique les mêmes limites qu’au téléphone : rien de clinique n’est répondu par écrit non plus.
Avec Dentitek, Progident ou ABELDent, elle écrit le rendez-vous une fois l’accès qualifié, fournisseur par fournisseur.
Sans connexion établie, elle travaille en mode natif Zenvox et votre équipe reste maîtresse du dossier. Dentitek
Elle vous répond à partir des demandes et des dossiers de votre clinique auxquels vous avez accès. Une question sur une option ne s’applique que si vous l’avez activée.
Vous lui demandezQuelles références sont arrivées sans leur radiographie ou leur formulaire ?
OptionElle retrouve les dossiers marqués « pièce attendue » dans les demandes autorisées. Elle ne relance pas au-delà du rythme que vous avez réglé.
Quels appareils signalés cette semaine n’ont pas encore eu leur créneau court ?
Elle lit les demandes marquées prioritaires liées à un fil ou un boîtier. Elle ne dit rien sur la gravité du problème.
Quelles étapes d’un plan attendent encore l’approbation du patient ou du parent ?
Elle distingue une étape réservée d’une étape simplement proposée. Elle ne force aucune réservation sans confirmation.
Quels dépôts envoyés cette semaine n’ont pas encore été reçus ?
OptionAvec Acomptes & paiements : le lien envoyé, son statut réel, et la relance qui s’arrête à la réception. Sans l’option, elle ne suit aucun paiement.
Vos types de rendez-vous et leur durée, la ressource ou le praticien que chacun mobilise, les prérequis d’une étape, votre politique pour la première consultation, qui consent quand le patient est mineur, et la consigne de sécurité écrite par la clinique pour un traumatisme.
Nom et numéro de rappel d’abord. Puis la spécialité demandée, s’il s’agit d’une consultation initiale ou d’une étape d’un plan validé, la référence et les examens déjà reçus, et les documents qui manquent. Si un prérequis n’est pas réuni, elle le dit et prend le rendez-vous quand il l’est.
La consultation autorisée et ses rappels sont inclus dans la base. Dossiers & tiers payeurs ajoute le suivi des pièces manquantes ; Parcours & domicile ajoute la réservation des étapes liées, avec leurs ressources et l’approbation du nouveau parcours quand le plan change.
Une réceptionniste qui répond dans les deux langues, distingue une première demande d’une étape de plan, tient votre agenda selon vos règles et transmet le reste à votre équipe. Sans frais de mise en service, et vous gardez votre numéro.
Elle ne promet ni durée de traitement, ni délai de fabrication, ni résultat.
C’est inclus dans votre base. Elle vous répond à partir des appels, demandes et informations de votre entreprise auxquels vous avez accès.
Parler à votre réceptionnisteUne question que vous pouvez lui poser
Quels appels concernent une première consultation plutôt qu’un plan déjà ouvert ?
Elle retrouve l’étape administrative déclarée et le praticien. Elle ne valide ni le plan de traitement ni son prix.
En complément de la base. Chacune s’ajoute volontairement, séparément de la base. Aucune ne s’active sans que vous la choisissiez.
Vous pouvez ajouter un canal pour qu’elle poursuive la conversation avec vos clients. Les actions qu’elle effectue suivent les mêmes règles et les options que vous avez choisies.
Canal client en option
Rattacher les demandes de rendez-vous et les échanges du référent au dossier, selon les autorisations de votre clinique.
Les messages transactionnels prévus dans la base et vos propres questions à la réceptionniste restent inclus.
Retrouvez les actions possibles, les conditions de connexion et la façon de travailler si votre logiciel ne permet pas l’action demandée.
Les besoins sont documentés — plans, statuts d’acceptation, documents, agenda et factures. Les opérations réellement ouvertes par ces éditeurs restent inconnues : elles se qualifient une par une, avec chaque fournisseur.
Une consultation d’orthodontie, un ajustement d’appareil et une demande de prothèse ne mobilisent pas les mêmes informations ni les mêmes ressources. La réceptionniste commence par identifier le service demandé, le patient et le professionnel concerné.
C’est là que les appels se perdent. Le dentiste référent envoie un patient, mais la référence arrive sans la radiographie. Le parent rappelle trois fois pour savoir ce qui est inclus. Un fil pique un samedi. Et pendant ce temps, la coordonnatrice au traitement est en salle avec un patient, ou au téléphone avec un laboratoire.
Elle réserve la consultation selon les prérequis connus et les règles de votre clinique. Dossiers & tiers payeurs suit les pièces manquantes ; Parcours & domicile organise les étapes d’un plan approuvé. Le praticien garde l’évaluation du besoin et la décision de traitement.
Les autres activités de cette section partagent le même moteur, avec leurs propres demandes et leurs propres règles.
Santé & soinsAvec Parcours & domicile, les rendez-vous dépendant de l’ancienne version attendent l’approbation du nouveau parcours. Avec Dossiers & tiers payeurs, les relances des pièces devenues inutiles s’arrêtent. La clinique valide le plan ; la base ne décide ni du traitement ni de sa durée.
Vous écrivez la règle, elle l’applique : elle demande l’âge, note qui consent et qui accompagne, et ne divulgue rien à un tiers sans la base légale que vous avez définie. Cette question est posée avant la réservation, pas après.
Elle répond, capte et applique votre consigne. Pour un traumatisme, un saignement ou une enflure qui gêne la respiration, elle lit la phrase que votre clinique a écrite et dirige vers l’urgence. Pour un fil ou un boîtier, elle réserve le créneau court que vous gardez pour ça et alerte la garde.
Non, et c’est écrit dans son préréglage. Elle ne se prononce ni sur le besoin, ni sur l’âge de commencer, ni sur une image. Elle capte la demande, note la référence et réserve la consultation où le praticien évaluera.
Ce que vous avez configuré, elle le dit clairement avant de réserver — l’une ou l’autre politique se décrit sans ambiguïté. Le coût du traitement, lui, se présente après l’examen, avec le plan.
L’essai gratuit commence par votre courriel. Votre site peut aider à préparer les informations, mais il reste facultatif. Vous confirmez les faits, choisissez une première tâche et testez votre réceptionniste. Les options s’essaient aussi : vous commencez par celles qui vous sont utiles.
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