Avant de réserver une évaluation, votre équipe doit retrouver le payeur, la prescription et les autorisations du dossier. Votre réceptionniste rassemble ces éléments, suit les pièces manquantes et vous signale les échéances, sans promettre l’acceptation du dossier ni son remboursement.
69 $ CAD / mois · 50 appels Standard · 1 numéro local
Un accident de travail, un accident de la route, un dossier d’assureur. Elle capte le payeur, le numéro de dossier autorisé, la date de l’événement et la prescription, et confirme que le dossier est ouvert avant de réserver l’évaluation.
Prescription, formulaire, rapport à transmettre. Elle demande, relance selon votre rythme et affiche le statut de transmission — la signature et le contenu du rapport restant l’affaire du clinicien.
Les séances autorisées ont un nombre et des dates. Elle suit ce qui reste, prévient avant l’échéance, et n’engage pas une séance au-delà de ce que le dossier autorise sans votre décision.
Quand un employeur ou un assureur commande une évaluation, les communications restent séparées de celles du patient. Rien ne part vers un tiers sans l’autorisation que vous avez définie.
L’épisode est ouvert avec le payeur, le numéro et la date. La pièce manquante est relancée jusqu’à sa réception, et la coordonnatrice voit le dossier passer à « prêt » sans avoir eu à téléphoner à personne.
Mardi, 8 h 30. La coordonnatrice de dossiers est en rencontre. Un homme appelle pour commencer des traitements après un accident de travail.
RéceptionnisteClinique Chambly, bonjour. Je prends votre nom et un numéro où vous rejoindre.
PatientRéjean Brisebois, 450 555-0198. C’est pour un dossier d’accident de travail, on m’a dit de commencer la physio.
RéceptionnisteMerci. Avez-vous votre numéro de réclamation, la date de l’événement, et la prescription de votre médecin ?
PatientJ’ai le numéro et la date. La prescription, je pense que mon médecin l’a envoyée, mais je ne l’ai pas.
RéceptionnisteC’est noté. Je ne peux pas confirmer l’admissibilité de votre dossier, c’est l’organisme qui la tranche. Je marque la prescription comme pièce attendue, je réserve votre évaluation sous réserve de sa réception, et je vous écris s’il manque encore quelque chose.
Ce qu’elle prend en charge entre l’ouverture d’un épisode CNESST ou SAAQ et une autorisation qui approche de sa date limite, puis la ligne qu’elle ne franchit pas. Chaque ligne est un appel que votre clinique reçoit.
Elle prend le nom et un numéro de rappel avant que la personne raconte son accident.
Le numéro sert au suivi de tout l’épisode, pas seulement à ce premier appel.
Elle ouvre l’épisode avec le tiers payeur et le numéro de dossier autorisé avant de réserver l’évaluation.
Sans ce numéro, la première visite reste en attente plutôt que d’être réservée à l’aveugle.
Elle vérifie si une référence ou une autorisation est déjà arrivée, et note sa date.
Un dossier CNESST et un dossier SAAQ n’exigent pas les mêmes pièces au départ.
Elle capte la prescription et le service qu’elle prescrit administrativement, sans juger de sa pertinence.
Le contenu clinique de la prescription reste votre lecture, pas la sienne.
Un signe d’alerte médicale rapporté au téléphone la fait diriger vers le 911 ou l’urgence, sans réserver de séance ordinaire.
Elle rapporte les mots employés sans évaluer leur gravité elle-même.
Un dossier CNESST ou SAAQ complet avec toutes ses pièces la fait marquer l’appel prioritaire pour un rappel rapide.
Une évaluation qui démarre vite compte pour l’admissibilité du dossier autant que pour la santé de la personne.
Une autorisation qui approche de sa date limite déclenche une alerte avant l’échéance, pas après un refus.
Elle prévient votre équipe pendant qu’il reste du temps pour agir, plutôt qu’après le rejet d’une facture.
Elle réserve l’évaluation puis chaque séance de suivi dans les disponibilités que vous autorisez.
Le professionnel et la durée nécessaires à ce type de séance restent respectés.
Elle bloque toute séance au-delà du nombre autorisé par le dossier tant que vous n’avez pas tranché.
Le compte des séances restantes appartient au payeur, pas à une estimation improvisée.
Elle envoie la confirmation et le rappel avant chaque séance de la série.
Un rendez-vous manqué dans une série autorisée coûte une séance qui ne se remplace pas facilement.
Elle réclame la pièce manquante — prescription, formulaire, rapport — et suit son arrivée sans relance imposée à répétition.
Dès que le plan de traitement d’un dossier à tiers payeur est révisé, la relance repart de la nouvelle version au lieu de poursuivre l’ancienne. Dossiers & tiers payeurs
Elle prépare la demande administrative au payeur à partir des pièces reçues, avant votre relecture.
L’envoi et le contenu final restent une décision de votre équipe, pas la sienne. Dossiers & tiers payeurs
Elle réserve une série de séances autorisées comme un seul bloc, avec ses prérequis et ses dates.
Un parcours à domicile ou en plusieurs étapes n’est pas repris une séance à la fois au téléphone. Parcours & domicile
Elle trie les courriels sur les références et les documents, et les rattache au bon épisode.
La gestion approfondie du payeur reste dans l’option Dossiers & tiers payeurs, pas dans la boîte elle-même.
Avec Jane, elle lit les autorisations et les séances une fois l’accès qualifié sur un compte réel.
Sans connexion établie, elle travaille en mode natif Zenvox et le dossier reste dans l’application. Jane
Avec Cliniko, la clé d’interface par utilisateur reste à éprouver avant toute écriture de dossier de payeur.
Un besoin documenté n’est pas une preuve d’accès, et rien n’est présenté comme déjà connecté. Cliniko
Elle vous répond à partir des demandes et des dossiers de votre clinique auxquels vous avez accès. Une question sur une option ne s’applique que si vous l’avez activée.
Vous lui demandezQuels patients ont mentionné une autorisation de leur tiers payeur ?
Elle reprend les références et autorisations consignées. Elle ne garantit ni couverture ni remboursement.
Quelles pièces sont encore attendues cette semaine, toutes catégories confondues ?
OptionAvec Dossiers & tiers payeurs : les pièces réclamées, leur statut et leur responsable. Sans l’option, elle ne suit aucune pièce d’elle-même.
Quelles autorisations approchent de leur date limite ?
Elle relit les échéances consignées au dossier et l’alerte déjà envoyée. Elle ne recalcule pas une date qu’elle n’a pas captée.
Quels parcours en plusieurs séances ont encore une étape à réserver ?
OptionAvec Parcours & domicile : les étapes réservées et celles qui restent. Sans l’option, chaque séance se reprend une à la fois.
Ce que chaque payeur exige, qui en est responsable chez vous, ce qui autorise une réservation, les délais à surveiller, et les canaux par lesquels une pièce peut ou ne peut pas circuler. La voie officielle d’un organisme reste la voie officielle : elle n’est ni contournée, ni imitée.
Payeur et numéro de dossier autorisé, référence ou autorisation reçue, quantité de séances et dates permises, service prescrit administrativement, pièces exigées et statut de soumission. Sans le minimum, elle capte et transmet au lieu de réserver à l’aveugle.
Les alertes d’expiration et de quantité restante arrivent avant l’événement, pas après le refus. Les factures rejetées reviennent dans une file avec leur motif, et l’arbitrage revient à la personne autorisée chez vous.
Une réceptionniste qui répond dans les deux langues, ouvre proprement un épisode, tient l’agenda autorisé selon vos règles et transmet le reste à la personne responsable. Sans frais de mise en service, et vous gardez votre numéro.
Elle ne confirme l’admissibilité d’aucun dossier : l’organisme tranche, elle capte l’information.
C’est inclus dans votre base. Elle vous répond à partir des appels, demandes et informations de votre entreprise auxquels vous avez accès.
Parler à votre réceptionnisteUne question que vous pouvez lui poser
Quels patients ont mentionné une autorisation de leur tiers payeur ?
Elle reprend les références et autorisations consignées. Elle ne garantit ni couverture ni remboursement; le suivi avancé relève de l’option.
En complément de la base. Chacune s’ajoute volontairement, séparément de la base. Aucune ne s’active sans que vous la choisissiez.
Vous pouvez ajouter un canal pour qu’elle poursuive la conversation avec vos clients. Les actions qu’elle effectue suivent les mêmes règles et les options que vous avez choisies.
Canal client en option
Rattacher les échanges sur les références et documents au dossier; la gestion approfondie du payeur reste dans Dossiers & tiers payeurs.
Les messages transactionnels prévus dans la base et vos propres questions à la réceptionniste restent inclus.
Retrouvez les actions possibles, les conditions de connexion et la façon de travailler si votre logiciel ne permet pas l’action demandée.
L’accès passe par un programme partenaire approuvé ; la lecture des autorisations, des séances et des factures reste à éprouver sur un compte réel.
Une clé d’interface par utilisateur est documentée, avec les droits de cet utilisateur ; la couverture exacte des dossiers de payeur n’est pas établie.
Cette page s’adresse à une clinique de physiothérapie qui traite des dossiers à tiers payeur — accident de travail, accident de la route ou assureur privé — une réalité différente de celle d’une clinique de physiothérapie ordinaire, sans dossier d’organisme. Une telle clinique ne vit pas la même journée qu’une clinique privée. Chaque épisode arrive avec un payeur, un numéro de dossier, une prescription, une quantité de séances autorisées et une date limite. Il manque une pièce, et rien n’avance — ni la réservation, ni la facturation.
Ce travail-là se fait entre deux patients, ou le soir. Il consiste à rappeler la personne, rappeler l’employeur, rappeler le médecin traitant, vérifier ce qui a été transmis et à qui. La recherche du secteur le résume en deux hypothèses qui se vérifient chaque semaine : les dossiers incomplets retardent le paiement, et les relances se multiplient entre plusieurs parties.
Votre réceptionniste ouvre l’épisode proprement dès le premier appel, avec le payeur, le numéro et les autorisations. Elle réclame la pièce manquante, suit son arrivée, et vous alerte quand une autorisation approche de sa fin. Elle ne confirme aucune admissibilité et ne promet aucun paiement : l’organisme tranche, et votre clinicien signe.
Les autres activités de cette section partagent le même moteur, avec leurs propres demandes et leurs propres règles.
Santé & soinsElle alerte une personne de votre équipe et clarifie la situation avec le patient. Elle ne garantit pas le paiement et n’annule pas le soin toute seule : c’est le scénario d’échec que la recherche documente, et la règle par défaut.
La voie officielle d’un organisme reste la voie officielle. Elle prépare, réclame, suit le statut de transmission et vous prévient de ce qui manque ; l’envoi passe par le canal que vous utilisez déjà, avec votre autorisation.
Les communications restent séparées de celles du patient, et rien ne part vers un tiers sans l’autorisation que vous avez définie. Les destinataires autorisés sont écrits une fois, dans votre configuration.
Non. L’admissibilité appartient à l’organisme, et c’est écrit dans les garde-fous du préréglage. Elle capte le numéro, la date et la prescription, elle réserve selon votre règle, et c’est la personne autorisée chez vous qui confirme.
Elle la ramène dans une file avec son motif et prépare la reprise administrative. La décision de contester, elle, revient à la personne responsable chez vous — l’option Dossiers & tiers payeurs sert exactement à ça.
L’essai gratuit commence par votre courriel. Votre site peut aider à préparer les informations, mais il reste facultatif. Vous confirmez les faits, choisissez une première tâche et testez votre réceptionniste. Les options s’essaient aussi : vous commencez par celles qui vous sont utiles.
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