Pièce manquante
Elle nomme ce qui manque, le demande au bon endroit et suit son arrivée. La date n’est pas donnée tant que le dossier ne le permet pas — plutôt qu’une réservation qui sera annulée.
Spécialités et examens
Une référence incomplète mobilise votre coordination avant même qu’une date soit possible. Votre réceptionniste suit les pièces attendues, les coordonnées du référent et la validation professionnelle, puis organise la réservation et les consignes approuvées sans interpréter la demande d’examen.
69 $ CAD / mois · 50 appels Standard · 1 numéro local
Selon la demande que vous recevez
Référence complète
Pièces présentes, identité confirmée, référent joignable. Elle soumet le dossier à la validation du professionnel, puis réserve l’examen ou la consultation avec la ressource et la préparation requises.
Priorité inscrite par le référent
Quand le document porte une priorité, elle la transmet telle quelle au professionnel et applique la règle préétablie que vous avez écrite pour ce cas. Elle ne choisit pas le premier créneau ordinaire, et elle n’évalue pas l’urgence.
Les autres demandes que vous pouvez lui confier
Préparation et cueillette
Consignes de préparation uniquement approuvées et versionnées, envoyées avant la visite. Pour les cliniques qui remettent un appareil ou des lunettes, elle vérifie l’identité, confirme le statut que vous avez configuré et réserve une cueillette courte.
Audioprothèse : un proche appelle souvent à sa place
La personne entend mal, ou un proche compose pour elle : elle parle lentement, répète sans s’impatienter et propose la confirmation par texto. Elle demande l’ordonnance d’un ORL ou d’un audiologiste et la note, sans l’exiger ni se prononcer sur l’admissibilité à un programme public.
Optométrie : une couverture confirmée à la clinique, pas au téléphone
La couverture d’un examen dépend de l’âge, de la situation de la personne et de la participation de la clinique à un programme public, qui change : elle laisse cette confirmation à la clinique. Elle note l’assureur mentionné et réserve l’examen ou le renouvellement d’ordonnance qui l’exige.
Podiatrie : la cadence d’un suivi diabétique, et un signe qui presse
Un suivi des pieds pour une personne diabétique revient à la cadence que le podiatre a fixée. Une plaie, une rougeur qui s’étend ou de la fièvre déclenchent la consigne que vous avez écrite, avant tout rendez-vous ordinaire.
De la référence reçue au dossier prêt à réserver
La référence entre dans la file avec le référent, la priorité écrite au document et la pièce attendue. Personne n’a inventé une urgence, et personne n’a donné une date qui aurait été annulée.
Lire la conversation complète
Mercredi, 15 h 05. La coordonnatrice des références est en rencontre. Une femme appelle après que son médecin lui a dit d’obtenir un examen chez vous.
RéceptionnisteCentre Cartier, bonjour. Je prends votre nom et un numéro où vous rejoindre.
PatienteCatherine Mailhot, 418 555-0171. Mon médecin a demandé un examen, il m’a dit que c’était pressant.
RéceptionnisteJe note ce que votre médecin a écrit, et je le transmets tel quel — je n’évalue pas l’urgence moi-même. Avez-vous le nom de votre médecin et la demande d’examen en main ?
PatienteJ’ai son nom, mais il a dit qu’il enverrait le formulaire directement.
RéceptionnisteParfait. Je vérifie la réception auprès de votre médecin, et dès que notre professionnel a validé la priorité, je vous rappelle avec une date et les consignes de préparation.
La suite de la demande
Vous définissez la file et la liste de contrôle
Les canaux autorisés pour recevoir une référence, les pièces exigées par type d’examen, la règle à appliquer quand une priorité est inscrite, les consignes de préparation approuvées avec leur version, la ressource que chaque examen mobilise, et la consigne de sécurité rédigée par vos professionnels.
Elle contrôle, puis soumet, puis réserve
Spécialité ou examen explicitement demandé, référent et référence reçue, priorité portée par le document source, préparation et ressources approuvées, documents manquants qui empêchent la réservation. La validation clinique passe avant la date, pas après.
Le référent sait, le patient est prêt
La confirmation et les consignes de préparation partent au patient, le rappel aussi. Le retour administratif au référent est tracé une fois votre validation obtenue, et la file des références montre ce qui est prêt, ce qui attend une pièce et ce qui attend une décision.
Ce que la base Santé & soins comprend
Une réceptionniste qui répond dans les deux langues, contrôle un dossier avant de réserver, tient l’agenda autorisé selon vos règles et transmet le reste à vos professionnels. Sans frais de mise en service, et vous gardez votre numéro.
- Réponse aux appels en français et en anglais, selon la personne qui appelle
- Distinction entre nouvelle demande, dossier existant et motif administratif
- Réservation, modification ou annulation dans les disponibilités que vous autorisez
- Respect du professionnel, de la durée et de la ressource nécessaires à l’examen
- Envoi des informations pratiques approuvées, et transmission des questions de soins à l’équipe
- Un résumé écrit après chaque appel, consultable dans l’application, et la possibilité de lui demander ce qui s’est passé
Elle ne décide d’aucune priorité clinique et n’en modifie aucune : elle transmet celle que porte le document.
Les décisions qui restent entre vos mains
- Elle n’interprète aucun document, aucune ordonnance et aucun résultat, et n’annonce aucun résultat.
- Elle ne se prononce sur la pertinence d’aucun examen : c’est le professionnel qui la détermine.
- Elle ne confirme l’admissibilité d’aucun programme public ni d’aucune assurance.
- Elle ne donne aucun conseil de soin — ni goutte, ni compresse, ni manipulation d’appareil, ni retrait d’un corps étranger.
- Elle ne fait pas de triage clinique : les signes que vous inscrivez dans votre consigne déclenchent la phrase approuvée et une alerte immédiate.
- Elle n’envoie aucune consigne de préparation qui ne soit pas approuvée et versionnée par vous.
- Elle ne note que ce que vous autorisez, et ne confirme rien du dossier d’un patient à un tiers : un renseignement de santé reste un renseignement sensible. Elle est bâtie pour la Loi 25, avec une base de données au Canada ; le traitement vocal en direct passe par un sous-traitant aux États-Unis, comme le précise la page Sécurité et traitement des données.
Posez-lui aussi vos questions
C’est inclus dans votre base. Elle vous répond à partir des appels, demandes et informations de votre entreprise auxquels vous avez accès.
Parler à votre réceptionnisteUne question que vous pouvez lui poser
Quelles demandes d’examen mentionnent une référence encore manquante ?
Elle lit les prérequis déjà consignés, sans produire une priorité clinique. Le suivi documentaire approfondi dépend de l’option choisie.
Ce que vous pouvez lui confier en plus
En complément de la base. Chacune s’ajoute volontairement, séparément de la base. Aucune ne s’active sans que vous la choisissiez.
Quand vos clients préfèrent écrire
Vous pouvez ajouter un canal pour qu’elle poursuive la conversation avec vos clients. Les actions qu’elle effectue suivent les mêmes règles et les options que vous avez choisies.
Canal client en option
Votre boîte courriel
Rattacher les échanges administratifs du référent à la demande d’examen; réception d’une pièce et validation restent distinctes.
Les messages transactionnels prévus dans la base et vos propres questions à la réceptionniste restent inclus.
Vous gardez votre logiciel ?
Retrouvez les actions possibles, les conditions de connexion et la façon de travailler si votre logiciel ne permet pas l’action demandée.
L’accès passe par un programme partenaire approuvé ; l’écriture directe à l’agenda est exclue par l’article officiel de l’éditeur.
Clé d’interface par utilisateur documentée. L’import d’une référence, de ses pièces et de son statut dépend de votre propre système d’examens, qui demande sa qualification.
Ce n’est pas la date qui bloque, c’est le dossier
Une clinique de spécialité ou d’examens ne remplit pas un agenda : elle traite une file de références. Chacune arrive avec un référent, des pièces, une identité à confirmer et parfois une priorité inscrite par le médecin qui l’a rédigée. Quand il manque un élément, la réservation part quand même — et c’est là que naissent les allers-retours, les reports et les examens annulés faute de préparation.
L’autre versant du travail est une file d’attente. Les gens rappellent pour savoir où ils en sont, les référents rappellent pour savoir si leur patient a été vu, et la coordination répond aux deux entre deux dossiers.
Votre réceptionniste reçoit la référence par le canal que vous autorisez, contrôle la présence des pièces, l’identité et les coordonnées du référent, et réserve une fois la validation clinique obtenue. Elle soumet la priorité portée par le document au professionnel : elle ne la décide pas, ne la modifie pas, et n’interprète aucun document.
Dans la même section
Les autres activités de cette section partagent le même moteur, avec leurs propres demandes et leurs propres règles.
Santé & soinsConsultations, examens et soins spécialisés
Spécialités et examens — vos questions
Que se passe-t-il quand une pièce manque ?
Elle nomme la pièce, la demande au bon endroit et suit son arrivée. La date attend que le dossier le permette, parce qu’un rendez-vous donné trop tôt finit annulé faute de préparation.
Peut-elle lire une demande d’examen reçue en fichier ?
Elle en constate la présence et l’enregistre. Elle ne l’interprète pas et ne présente aucune lecture automatique comme une validation clinique — c’est une limite explicite de la recherche derrière cette page.
Est-ce qu’elle décide qui passe en premier ?
Non. La priorité clinique appartient au professionnel, et c’est écrit dans la situation métier documentée. Elle transmet la priorité que porte le document et applique la règle préétablie que vous avez écrite — elle ne choisit pas le premier créneau ordinaire quand une priorité est inscrite.
Et les urgences propres à nos examens ?
Vous écrivez la consigne, elle la lit mot pour mot : perte de vision soudaine, produit dans l’œil, perte auditive soudaine, plaie qui s’aggrave chez une personne diabétique. Elle dirige vers la ressource que vous avez inscrite, alerte, et ne réserve pas un examen ordinaire dans ce cas.
Est-ce qu’elle confirme la couverture d’un programme public ?
Non. Elle note ce que la personne mentionne et explique que la vérification se fait à la clinique avec votre équipe. Les garde-fous des préréglages d’optométrie et d’audioprothèse l’interdisent, parce que l’admissibilité dépend de facteurs qui changent.
Vos règles, avant le premier appel
L’essai gratuit commence par votre courriel. Votre site peut aider à préparer les informations, mais il reste facultatif. Vous confirmez les faits, choisissez une première tâche et testez votre réceptionniste. Les options s’essaient aussi : vous commencez par celles qui vous sont utiles.
Garder mon numéroSpécialités et examens