Votre réceptionniste lit les nouveaux courriels, prépare la réponse, l’envoie si vous l’avez autorisée, et rattache l’échange au dossier du client. Le brouillon reste le réglage par défaut.
7 jours, 20 appels répondus, sans carte
Chez les notaires et les avocats, le courriel vient juste après le téléphone : beaucoup de gens préfèrent écrire d’abord quand le sujet est sensible. Chez les comptables, l’appel et le courriel dominent les deux ensemble, parce que le client envoie ses questions et ses pièces plutôt que de les dicter. Dans les organisations qui prennent des inscriptions, des adresses distinctes existent pour la liste d’attente et l’aide financière : savoir aiguiller vers la bonne adresse vaut autant que savoir répondre. Et chez les maçons, la soumission part par courriel puis meurt sans réponse — c’est exactement là que la relance travaille.
Votre réceptionniste lit les nouveaux messages de la boîte que vous avez connectée. Elle sépare la demande de service de la facture et de la sollicitation, répond aux questions courantes avec vos consignes, demande les renseignements qui manquent, propose une plage dans votre agenda quand vos règles le permettent, ouvre la relance de la soumission si vous l’avez choisie, et rattache l’échange au dossier du client pour que l’appel, le message texte et le courriel racontent une seule histoire dans votre application.
Ils demandent un suivi de dossier, envoient une pièce, posent une question de délai. La réceptionniste prépare la réponse selon vos consignes, qualifie la demande et vous la transmet. Ces réponses sont comptées sur l’allocation mensuelle des réponses aux clients.
Vous lui demandez ce qui est arrivé dans la boîte ce matin, vous approuvez un envoi, vous changez une règle de tri. Cet échange a son propre compteur et ne puise pas dans celui de vos clients.
Une seule boîte est connectée, et vous voyez ce qu’elle autorise avant que le premier message soit lu.
Le brouillon est le réglage par défaut : rien ne part en votre nom tant que vous n’avez pas écrit la politique qui le permet. Les pièces jointes complexes relèvent de la capacité documentaire, choisie à part.
La boîte reçoit une demande de service, une facture de fournisseur et trois sollicitations. Les trois dernières ne deviennent pas des conversations ; la première devient une demande qualifiée dans votre application.
La soumission est partie par courriel et personne n’a répondu. Si vous avez choisi la relance, elle repart à vos jours, par courriel ou par message texte, et s’arrête d’elle-même dès que la personne répond.
Une demande de liste d’attente qui arrive à l’adresse générale est redirigée vers celle que vous avez prévue, avec la réponse qui explique la marche à suivre — au lieu de rester dans la mauvaise boîte.
Lire et répondre n’accorde pas le droit de chiffrer, de réserver ou d’encaisser : ces actes viennent des modules qui les portent, choisis séparément.
Le courriel a des pièges que les autres canaux n’ont pas, et ils sont traités explicitement.
Ce canal n’a pas d’autre page que celle-ci. L’aide explique comment les messages arrivent, ce qui en est consigné et ce que vous voyez dans votre application.
La boîte courriel s’ajoute seule et se retire seule. Elle se combine bien avec le message texte, parce qu’une relance qui part par écrit finit souvent par une réponse sur l’autre canal.
Non. L’adresse que vos clients connaissent reste la vôtre. La réceptionniste travaille sur la boîte que vous autorisez, et le retrait de cette autorisation se fait au même endroit, sans toucher à votre messagerie personnelle ni à vos autres boîtes.
Non, et ce serait une mauvaise idée. Elle traite les demandes de clients qui correspondent à vos consignes : une question de service, une demande de rendez-vous, un suivi de dossier. Une facture de fournisseur, un courriel d’un employé ou une négociation restent à votre équipe, et elle les laisse dans la boîte plutôt que d’y répondre.
Une réponse déjà écrite par une personne ferme la conversation pour la réceptionniste, et un même courriel reçu deux fois ne déclenche qu’une seule action. Le fil complet reste lisible dans le dossier du client, avec ce qui a été envoyé et par qui.
Non. Les réponses écrites aux clients ont leur allocation mensuelle, partagée entre les canaux de conversation que vous avez ajoutés. Les courriels transactionnels acheminés par un service d’envoi sont comptés à part, parce qu’ils sont facturés à l’unité. Les appels gardent leur propre compteur.
Elle est analysée avant d’être rattachée à la demande. La réceptionniste ne clique pas sur un lien pour voir où il mène, elle ne remplit pas un formulaire externe, et un courriel qui demande un virement ou un changement de coordonnées bancaires est transmis à une personne au lieu d’être traité.
Une demande structurée avec les champs de votre métier, rattachée au dossier du client, à côté des appels et des conversations sur les autres canaux. Vous restez la personne qui décide de l’effacement, et l’export se fait depuis votre espace.
Ils ne déclenchent rien. La réceptionniste reconnaît une demande de client à ce qui la définit — un service, une question, un rendez-vous, un dossier en cours — et laisse le reste dans la boîte. Un envoi automatique, une alerte de système ou un message publicitaire ne reçoit pas de réponse écrite en votre nom. Si un doute subsiste, le message est signalé à la personne que vous avez nommée plutôt que traité, parce qu’une réponse envoyée par erreur se rattrape mal.
Boîte courriel
