Vous ne pouvez pas interrompre une séance pour organiser la suivante. Votre réceptionniste distingue une première consultation d’un suivi, prend les changements d’horaire et vous transmet les demandes personnelles, en respectant vos durées et les rappels déjà gérés par votre logiciel.
69 $ CAD / mois · 50 appels Standard · 1 numéro local
Le rendez-vous occupe la bonne durée dans l’agenda du praticien, qui sort de séance devant une demande écrite plutôt qu’un appel manqué. La personne, elle, a eu une réponse pendant qu’elle cherchait — au lieu de composer le numéro suivant.
Mercredi, 14 h 15. Le praticien est en séance, porte fermée. Une femme appelle pour une douleur au dos apparue après un déménagement.
RéceptionnisteClinique Beauport, bonjour. Je prends d’abord votre nom et un numéro où vous rejoindre.
ClienteVéronique Plamondon, 418 555-0164. J’ai mal au bas du dos depuis mon déménagement.
RéceptionnisteJe le note tel que vous me le dites — je ne peux pas évaluer la douleur, c’est le praticien qui le fera. Est-ce une première visite chez nous, et est-ce lié à un accident de travail ou de la route ?
ClientePremière fois, et non, rien à voir avec un accident.
RéceptionnisteParfait. Je vous réserve une évaluation initiale, c’est la plage plus longue : vendredi 9 h. Un reçu vous sera remis ; le remboursement dépend de votre contrat d’assurance. Je vous envoie la confirmation et le formulaire à remplir.
Une personne qui vous découvre et qui compare les disponibilités. Elle recueille les coordonnées, la discipline et le professionnel demandés, le motif en quelques mots écrits tels quels, puis réserve l’évaluation initiale — la plage longue — et énonce votre politique d’annulation.
Une personne déjà suivie qui veut sa prochaine séance. Elle confirme l’identité, retrouve le dossier administratif, et replace la séance à la cadence que vous avez fixée, avec vous plutôt qu’avec quelqu’un d’autre.
Le créneau libéré est proposé à votre liste d’attente selon vos critères, sans doubler les rappels que votre logiciel envoie déjà. Une annulation cesse d’être une heure perdue et redevient une heure à remplir.
« Est-ce que c’est couvert ? » revient à chaque nouvelle personne. Elle explique qu’un reçu est remis et que la décision appartient à l’assureur selon le contrat et l’association du praticien — et elle n’en promet pas davantage, parce que rien ne garantit ce remboursement.
En ostéopathie, trois demandes n’entrent pas dans le moule des autres séances : le nourrisson, l’enfant et la période périnatale. Elle capte l’âge ou le stade de la grossesse, confirme qu’un parent ou un tuteur sera présent, et réserve la durée que vous avez prévue pour ce type de séance. Elle n’évalue aucune contre-indication et ne dit pas si la séance convient — c’est l’ostéopathe qui juge. Un nourrisson décrit comme fiévreux ou léthargique déclenche votre consigne : la phrase que vous avez approuvée, la redirection vers le 911 ou Info-Santé 811, et une alerte — pas une réservation ordinaire.
Une préférence pour un thérapeute en particulier, ou pour un homme ou une femme, est une demande courante en massothérapie : elle la note et réserve en conséquence, dans les disponibilités que vous avez ouvertes. Une demande à caractère sexuel ou déplacée reçoit un refus poli, aucune réservation, et un signalement à la clinique.
Ce qu’elle prend en charge entre une première consultation et un signal de sécurité, une discipline et une autre, puis la ligne qu’elle ne franchit pas. Chaque ligne est un appel que votre cabinet reçoit.
Elle capte la discipline demandée — physiothérapie, ostéopathie, massothérapie ou acupuncture — et le professionnel visé, avant toute autre question.
Chaque discipline a son propre agenda et sa propre durée de séance ; les confondre fait perdre la moitié de l’appel.
Elle distingue une évaluation initiale d’une séance de suivi avant de proposer un créneau.
L’évaluation initiale prend la plage longue ; un suivi placé au mauvais type de plage dérange tout le reste de la journée.
Pour une reprise de traitement, elle confirme l’identité et retrouve le dossier administratif avant de replacer la séance.
La cadence suivie est celle que le praticien a fixée, avec lui plutôt qu’avec un autre professionnel du cabinet.
Un déficit soudain, une douleur thoracique ou un trauma important la font diriger vers le 911 ou Info-Santé 811, sans réserver de séance ordinaire.
La consigne de sécurité couvre les quatre disciplines et passe avant l’agenda.
Pour un nourrisson décrit comme fiévreux ou léthargique en ostéopathie, elle lit la consigne de sécurité et alerte, sans juger si la séance convient.
L’âge ou le stade de grossesse est capté, pas évalué : c’est l’ostéopathe qui décide de la pertinence du traitement.
Une demande à caractère déplacé en massothérapie reçoit un refus poli, aucune réservation, et un signalement immédiat à la clinique.
Elle met fin à l’appel sans discuter davantage et laisse la décision de suivi au praticien.
Elle réserve la séance à la durée exacte du type choisi — évaluation, suivi, séance prénatale ou pédiatrique.
La modalité au cabinet ou à distance suit ce que vous avez configuré, sans confusion entre les deux.
Elle énonce votre politique d’annulation avant de conclure la réservation d’une première consultation.
La plage longue d’une évaluation initiale est la plus coûteuse à perdre sur un désistement tardif.
Elle envoie la confirmation et le formulaire administratif minimal avant la séance.
Ce que votre logiciel envoie déjà, elle ne le double pas ; elle complète ce qu’il ne fait pas.
Un créneau libéré par une annulation part vers votre liste d’attente selon vos propres critères.
L’annulation cesse d’être une heure perdue et redevient une heure à remplir. Disponibilités & rappels
Le dossier se met à jour après la réponse de la personne contactée sur la liste d’attente.
Aucune double confirmation pour un même créneau : l’état affiché est celui qui tient réellement. Disponibilités & rappels
Le lien de paiement de votre prestataire accompagne la réservation quand vous le demandez, et la relance s’arrête à la réception du paiement.
Un acompte suit sa propre règle, distincte de tout rappel de séance. Acomptes & paiements
Avec Jane, l’écriture directe à l’agenda reste exclue par l’article officiel de l’éditeur ; elle prend la demande et la transmet.
Aucune connexion authentifiée n’a été éprouvée, et la demande reste écrite dans votre espace. Jane
Avec Cliniko, la réservation et l’annulation restent à éprouver sur un compte réel avant d’être présentées comme actives.
Une clé d’interface documentée n’est pas une preuve d’écriture réussie. Cliniko
Avec GOrendezvous, la connexion se fait sur invitation privée et reste à qualifier avant toute réservation automatique.
Les déclencheurs disponibles ne suffisent pas, à eux seuls, à poser un rendez-vous. GOrendezvous
Elle vous répond à partir des demandes et des dossiers de votre cabinet auxquels vous avez accès. Une question sur une option ne s’applique que si vous l’avez activée.
Vous lui demandezQuelles premières consultations ont été réservées cette semaine, et pour quelle discipline ?
Elle retrouve les évaluations initiales réservées dans les dossiers autorisés. Elle ne détermine pas la discipline qui convient à une personne.
Quels signaux de sécurité ont déclenché une alerte cette semaine ?
Elle lit les demandes où la consigne de sécurité a été appliquée. Elle ne classe rien par gravité.
Quels créneaux libérés ont trouvé preneur sur la liste d’attente ?
OptionAvec Disponibilités & rappels : créneaux proposés, acceptés, mis à jour. Sans l’option, elle ne tient aucune liste d’attente.
Quels acomptes envoyés cette semaine attendent encore un paiement ?
OptionAvec Acomptes & paiements : le lien envoyé et son statut réel. Sans l’option, elle ne suit aucun paiement.
Vos types de séance et leur durée, vos plages de traitement, vos pauses et vos congés, votre politique d’annulation, la personne à alerter si vous êtes seul, et la consigne de sécurité que vous voulez entendre lue mot pour mot quand certains signes sont décrits.
Nom et numéro de rappel d’abord. Puis la discipline et le professionnel choisis, évaluation initiale ou séance de suivi, la durée validée au catalogue, la modalité — au cabinet ou à distance — et le reçu ou document administratif demandé. Le motif est écrit tel que la personne le formule, sans interprétation.
Le rendez-vous est dans votre agenda, la confirmation et le formulaire minimal sont partis, et le résumé écrit de l’appel vous attend dans l’application. Ce qui relève de vous — une douleur qui persiste, une fréquence à revoir — arrive marqué comme tel, et vous rappelez quand vous êtes libre.
Une réceptionniste qui répond à votre place dans les deux langues, distingue l’administratif du clinique, tient votre agenda selon vos règles et vous transmet le reste. Sans frais de mise en service, et vous gardez votre numéro.
Elle ne donne aucun avis clinique et ne pose aucun diagnostic.
C’est inclus dans votre base. Elle vous répond à partir des appels, demandes et informations de votre entreprise auxquels vous avez accès.
Parler à votre réceptionnisteUne question que vous pouvez lui poser
Quelles demandes sont des évaluations initiales plutôt que des suivis ?
Elle reprend le type de séance et le format demandés. Elle ne recommande pas de discipline ou de traitement.
En complément de la base. Chacune s’ajoute volontairement, séparément de la base. Aucune ne s’active sans que vous la choisissiez.
Vous pouvez ajouter un canal pour qu’elle poursuive la conversation avec vos clients. Les actions qu’elle effectue suivent les mêmes règles et les options que vous avez choisies.
Canal client en option
Expliquer les modalités approuvées et recueillir une demande de séance depuis votre site pendant une consultation.
Les messages transactionnels prévus dans la base et vos propres questions à la réceptionniste restent inclus.
Retrouvez les actions possibles, les conditions de connexion et la façon de travailler si votre logiciel ne permet pas l’action demandée.
L’accès passe uniquement par un programme partenaire approuvé ; l’article officiel de l’éditeur exclut aujourd’hui les partenariats de planification par intelligence artificielle et l’écriture directe à l’agenda.
Une clé d’interface par utilisateur est documentée, avec les droits de cet utilisateur. La réservation, l’annulation et l’isolation des permissions restent à éprouver sur un compte réel.
La connexion se fait sur invitation privée, avec une clé d’affaires. Les déclencheurs documentés à eux seuls ne permettent pas de réserver : c’est précisément ce qu’il faut qualifier.
C’est la caractéristique la plus structurante de votre métier, et elle ne se contourne pas : pendant une séance, vous avez les mains sur une personne, dans une salle fermée. Un entrepreneur peut au moins regarder son afficheur entre deux tâches. Vous, pas. Sur une journée de traitements, les heures où le téléphone peut être pris sont celles qui restent entre les séances.
Et le numéro qui sonne est souvent votre cellulaire, celui qui est affiché sur votre fiche : à ce volume, une ligne d’affaires séparée et un service de réponse coûtent plus cher qu’ils ne rapportent. Résultat, la personne qui cherche un rendez-vous tombe sur la boîte vocale et appelle la clinique suivante, et vous rappelez vos messages le soir, après votre journée.
Votre réceptionniste prend l’appel pendant que vous traitez. Elle distingue une demande administrative d’une question de suivi qui vous revient, propose un créneau compatible avec le type et la durée de séance que vous avez définis, et vous laisse une demande écrite. Elle ne se prononce sur rien de clinique : la relation thérapeutique reste la vôtre, l’accueil et l’agenda passent par elle.
Les autres activités de cette section partagent le même moteur, avec leurs propres demandes et leurs propres règles.
Santé & soinsNon : vous choisissez qui envoie quoi. Si vos rappels natifs suffisent, elle ne les double pas et se concentre sur ce que votre logiciel ne fait pas — répondre, qualifier et remplir un créneau libéré.
Oui, quand ça vous revient. Ce qui touche votre suivi — une douleur qui persiste, une fréquence à revoir — vous est transmis marqué comme tel, et vous rappelez entre deux séances. Ce qui est administratif, elle le termine.
Non. Elle ne se prononce sur aucune indication : elle note ce que la personne décrit, dans ses mots, et réserve la consultation où vous évaluerez. C’est une limite écrite dans le préréglage, pas une prudence ajoutée après coup.
Sur un point précis, oui, et le préréglage Ostéopathie l’écrit noir sur blanc : le reçu porte l’association dont vous êtes membre, et c’est l’assureur qui décide de ce qu’il reconnaît. Elle le dit dans ces termes, note l’assureur de la personne, et n’avance aucun remboursement. Le nom et le numéro de votre association se configurent une fois, avec le reste de votre fiche.
Vous écrivez la consigne, elle la lit. Les signes que vous y inscrivez — un déficit soudain, une douleur thoracique, un trauma important — déclenchent la phrase que vous avez approuvée, la redirection vers le 911 ou Info-Santé 811, et une alerte immédiate. Elle n’évalue rien et ne réserve pas de séance ordinaire dans ce cas.
Oui. Vous renvoyez la ligne vers Zenvox quand vous le voulez — pendant vos plages de traitement seulement, si c’est ce qui vous convient. Vous pouvez aussi prendre un numéro local pour la clinique et garder le vôtre pour vos proches.
L’essai gratuit commence par votre courriel. Votre site peut aider à préparer les informations, mais il reste facultatif. Vous confirmez les faits, choisissez une première tâche et testez votre réceptionniste. Les options s’essaient aussi : vous commencez par celles qui vous sont utiles.
Garder mon numéroPraticiens autonomes
