Un premier examen, un suivi déjà prévu et une demande liée à un accident n’occupent pas le même créneau. Votre réceptionniste distingue ces parcours, recueille les références administratives utiles et respecte votre série de rendez-vous, sans interpréter la douleur décrite.
69 $ CAD / mois · 50 appels Standard · 1 numéro local
Le chiropraticien sort de salle à 11 h : l’examen est posé à son agenda pour le lendemain, le dossier porte la région, la date de la chute, le numéro de réclamation et la mention qu’aucune admissibilité n’a été confirmée. La patiente a reçu sa confirmation, et la question de la hernie attend l’examen.
Mardi, 10 h 20. Le chiropraticien est en séance. Une femme appelle après une chute survenue la veille sur un chantier.
RéceptionnisteBonjour, clinique chiropratique. Je prends d’abord votre nom et un numéro où vous rejoindre.
AppelanteCarole Beaudoin, 450 555-0142. Je suis tombée hier à l’ouvrage, j’ai le bas du dos barré. Pensez-vous que c’est une hernie ?
RéceptionnisteJe ne peux pas évaluer ça, et je préfère vous le dire franchement : c’est le chiropraticien qui le fera à l’examen. Je note le bas du dos, depuis hier, après une chute. Avez-vous un engourdissement dans une jambe, une faiblesse soudaine ou une perte de contrôle ?
AppelanteNon, rien de ça. C’est juste barré et ça fait très mal quand je me lève. C’est arrivé au travail, j’ai ouvert un dossier hier.
RéceptionnisteParfait. Je prends votre numéro de réclamation et la date de l’événement. Je ne peux pas confirmer que le dossier sera accepté — l’organisme décide — mais je le note au dossier et je marque votre appel comme prioritaire. Je vous réserve l’examen initial, une heure, demain à 8 h 30.
Premier examen, sans dossier d’organisme. Elle capte le nom, le numéro de rappel, la région touchée, depuis quand, l’assureur s’il y en a un, et réserve la plage longue de l’examen initial. Elle énonce votre politique d’annulation telle que vous l’avez écrite.
Une série est en cours et la prochaine visite doit bouger. Elle vérifie l’identité, retrouve la place dans la série, replanifie selon la cadence que vous avez prescrite, et note l’écart pour que vous le voyiez.
Accident de travail ou de la route. Elle capte le numéro de réclamation, la date de l’événement et la prescription si l’organisme l’exige, puis réserve l’examen selon votre règle. Elle ne confirme pas que le dossier est admissible : l’organisme tranche, et elle le dit à l’appelant.
Engourdissement ou faiblesse soudaine, trouble de la parole ou de la vision, mal de tête violent et soudain, douleur à la poitrine, douleur intense après une chute. Elle ne trie pas cliniquement : elle dirige vers le 911 ou l’urgence, ne réserve pas de rendez-vous ordinaire, et vous alerte.
« Je ne suis plus capable de bouger. » Elle marque l’appel comme prioritaire, offre le premier créneau libre et vous alerte. Elle ne donne aucun conseil en attendant — ni glace, ni chaleur, ni étirement, ni médicament.
« Est-ce que c’est couvert ? » Elle explique qu’un reçu est remis pour une réclamation et que le remboursement dépend du contrat de la personne, pas de la clinique. Elle n’avance aucun montant que vous n’avez pas affiché.
Ce qu’elle prend en charge entre un premier examen et un dossier CNESST, un signe grave et une douleur aiguë sans signe grave, puis la ligne qu’elle ne franchit pas. Chaque ligne est un appel que votre clinique reçoit.
Elle établit d’abord si la personne est déjà au dossier de la clinique ou si c’est un premier examen.
Un patient existant a une série et une cadence prescrites ; un nouveau patient reçoit la politique d’annulation avant de réserver.
Elle note la région touchée et depuis quand, dans les mots exacts de la personne, sans les traduire en vocabulaire clinique.
Le mot employé reste celui de l’appelant ; aucune reformulation ne laisse entendre une évaluation.
Elle demande qui paie — privé, assurance, CNESST ou SAAQ — avant de réserver l’examen.
Le type de payeur détermine les pièces à capter ensuite ; elle le demande tôt plutôt qu’à la fin de l’appel.
Un engourdissement soudain, une faiblesse ou un trouble de la parole ou de la vision la font diriger vers le 911 avant toute autre question.
Elle ne trie rien cliniquement : elle applique la consigne, ne réserve aucun rendez-vous ordinaire, et alerte la clinique.
Un mal de tête violent et soudain ou une douleur à la poitrine suivent la même redirection immédiate, sans évaluation de gravité.
La règle ne varie pas selon l’heure : jour, soir ou fin de semaine, le signe grave passe en premier.
Une douleur aiguë sans signe grave devient un appel prioritaire avec le premier créneau libre, sans aucun conseil pour patienter.
Ni glace, ni chaleur, ni étirement, ni médicament ne sont suggérés en attendant le rendez-vous.
Pour un accident de travail ou de la route, elle capte le numéro de réclamation, la date de l’événement et la prescription quand l’organisme l’exige.
Elle ne confirme pas que le dossier sera accepté : l’organisme décide, et elle le dit clairement à l’appelant.
Elle réserve l’examen selon la règle que vous avez écrite pour un dossier d’organisme, sans attendre la confirmation d’admissibilité.
La réservation avance pendant que l’admissibilité reste une décision séparée, laissée à l’organisme.
Une annulation de dernière minute propose le créneau libéré aux patients inscrits selon vos critères, et met le dossier à jour après leur réponse.
Une journée déjà remplie retrouve un preneur plutôt qu’un trou dans l’agenda. Disponibilités & rappels
Quand une série de traitements s’interrompt, elle relance la reprise auprès des personnes inscrites pour ce suivi.
La cadence prescrite par le chiropraticien reste le fil conducteur, pas un calendrier commercial. Disponibilités & rappels
Elle suit la prescription, les pièces manquantes et les quantités autorisées d’un dossier CNESST ou SAAQ jusqu’à la préparation de la demande au payeur.
Aucune décision clinique n’est prise dans cette préparation administrative : elle rassemble, votre équipe transmet. Dossiers & tiers payeurs
Avec Jane, aucun identifiant de clinique n’est partagé et aucune lecture automatisée du site n’est tentée tant que le partenariat n’est pas confirmé par l’éditeur.
L’article officiel exclut aujourd’hui la prise de rendez-vous par un agent, et cette limite est respectée telle quelle. Jane
Avec Cliniko, l’agenda est exposé par l’interface du fournisseur, mais les droits propres à chaque praticien restent à vérifier sur un compte de clinique réel.
La documentation a été lue ; rien n’a encore été exécuté sur un dossier chiropratique véritable. Cliniko
Avec GOrendezvous, les déclencheurs disponibles signalent un mouvement dans l’agenda, sans suffire à poser un rendez-vous elle-même.
L’accès exige une invitation privée et une clé d’affaires que la clinique doit fournir en premier. GOrendezvous
Elle vous répond à partir des demandes et des dossiers de votre clinique auxquels vous avez accès. Une question sur une option ne s’applique que si vous l’avez activée.
Vous lui demandezQuels dossiers CNESST ou SAAQ attendent encore leur prescription ou leur numéro de réclamation ?
Elle retrouve les dossiers incomplets et la pièce manquante. Elle ne confirme pas l’admissibilité elle-même.
Quelles douleurs aiguës signalées aujourd’hui ont eu leur premier créneau libre ?
Elle lit les demandes marquées prioritaires. Elle ne classe rien par gravité.
Quelles séries de traitement se sont interrompues cette semaine ?
OptionAvec Disponibilités & rappels : les reprises proposées et leur réponse. Sans l’option, elle ne relance aucune série.
Quelles pièces manquent encore à un dossier CNESST ou SAAQ en cours ?
OptionAvec Dossiers & tiers payeurs : la liste des pièces suivies jusqu’à la demande au payeur. Sans l’option, elle ne fait aucun suivi de pièces.
Vos types de rendez-vous et leurs durées, les payeurs que vous acceptez, ce que vous exigez avant de réserver un dossier d’organisme, votre politique d’annulation, vos plages réelles et le moment où vous voulez être alerté plutôt que résumé. Vous modifiez tout cela en tout temps depuis l’application.
Les signes graves passent en premier et sortent de l’agenda. Sinon : nom, numéro de rappel, nouveau patient ou dossier existant, région touchée et depuis quand, payeur et numéro de réclamation, préférence d’horaire. Elle note les mots de l’appelant sans les traduire en vocabulaire clinique.
Le rendez-vous est posé dans votre agenda à la bonne durée, la confirmation et le rappel partent au patient, et le résumé écrit vous attend dans l’application. Une douleur aiguë ou un dossier d’organisme complet vous arrive en alerte, pas en fin de journée.
Une réceptionniste qui répond à votre place dans les deux langues pendant que vous traitez, pose le rendez-vous dans votre agenda et vous laisse un résumé écrit. Sans frais de mise en service, et vous gardez votre numéro.
Elle ne confirme pas l’admissibilité d’un dossier CNESST ou SAAQ, ni un remboursement d’assurance : l’organisme et le contrat tranchent.
C’est inclus dans votre base. Elle vous répond à partir des appels, demandes et informations de votre entreprise auxquels vous avez accès.
Parler à votre réceptionnisteUne question que vous pouvez lui poser
Quels nouveaux patients ont mentionné un accident de travail ou de la route ?
Elle retrouve le type de visite, la déclaration et la référence recueillie. Elle ne détermine ni diagnostic ni admissibilité du dossier.
En complément de la base. Chacune s’ajoute volontairement, séparément de la base. Aucune n’est activée sans que vous la choisissiez.
Vous pouvez ajouter un canal pour qu’elle poursuive la conversation avec vos clients. Les actions qu’elle effectue suivent les mêmes règles et les options que vous avez choisies.
Canal client en option
Clarifier le premier examen, le praticien et le rappel autorisé; les symptômes restent transmis au professionnel.
Les messages transactionnels prévus dans la base et vos propres questions à la réceptionniste restent inclus.
Retrouvez les actions possibles, les conditions de connexion et la façon de travailler si votre logiciel ne permet pas l’action demandée.
L’accès passe par un programme de partenaire approuvé ; l’article officiel du fournisseur exclut pour l’instant la prise de rendez-vous par un agent, et aucun essai authentifié n’a été fait. Ni identifiants de clinique partagés, ni lecture automatisée du site.
L’agenda est exposé par l’interface du fournisseur, mais les droits par praticien et la réservation réelle depuis un agent restent à vérifier sur un compte de clinique. La documentation a été lue ; rien n’a encore été exécuté.
L’accès demande une invitation privée et une clé d’affaires. Les déclencheurs disponibles signalent un mouvement ; ils ne suffisent pas à poser un rendez-vous, donc la réservation directe n’est pas qualifiée.
La chiropratique se pratique le plus souvent en solo ou en duo : un praticien, parfois deux, une salle, un agenda. C’est une profession à ordre professionnel, l’adhésion à l’Ordre des chiropraticiens du Québec est obligatoire pour exercer, et le secret professionnel encadre tout ce qui entre au dossier. Cette structure a une conséquence directe sur le téléphone : il n’y a personne d’autre pour répondre.
Et la journée est faite de blocs pendant lesquels répondre est impossible. Un examen initial dure une heure, un ajustement de suivi une vingtaine de minutes, une réévaluation une demi-heure ; pendant ces blocs, vos mains sont sur un patient et la porte est fermée. C’est à ce moment précis qu’appellent la personne qui s’est réveillée avec un torticolis, celle qui vient d’ouvrir un dossier à la CNESST, et le patient en série qui veut décaler sa prochaine visite.
Votre réceptionniste prend ces appels. Elle répond en français ou en anglais selon la personne, elle vouvoie, elle note la région touchée et depuis quand — sans l’évaluer, sans nommer une condition, sans proposer de glace ni d’étirement — et elle demande qui paie. Puis elle pose le rendez-vous à la durée qui correspond au motif, et elle vous laisse le dossier écrit pour le moment où vous sortez de salle.
Les autres activités de cette section partagent le même moteur, avec leurs propres demandes et leurs propres règles.
Santé & soinsElle vérifie l’identité, retrouve la place dans la série et replanifie selon la cadence que vous avez prescrite. Avec l’option Disponibilités & rappels, elle propose aussi la reprise quand une série s’interrompt, et elle offre un créneau libéré par une annulation aux personnes que vous avez inscrites pour ça.
Elle capte le numéro de réclamation, la date de l’événement et la prescription quand l’organisme l’exige, avant de réserver l’examen selon la règle que vous avez écrite. Elle ne se prononce pas sur l’admissibilité du dossier ni sur ce qui sera facturé à l’organisme : ce sont des décisions de l’organisme, et elle le dit à la personne plutôt que de la laisser espérer.
Elle pose des questions administratives — motif général, disponibilités, payeur — et rien de plus détaillé, parce qu’un renseignement de santé est un renseignement sensible au sens de la Loi 25. La divulgation d’enregistrement est faite au début de l’appel, et le détail de la résidence des données figure au bas de chaque page.
Non, et cette limite est volontaire dans le préréglage. Elle note la région touchée et depuis quand, dans vos mots, et laisse l’évaluation au chiropraticien. Elle fait une seule chose de plus : si vous décrivez un signe grave — engourdissement soudain, faiblesse, trouble de la parole ou de la vision, mal de tête violent et soudain, douleur à la poitrine — elle vous dirige vers le 911 ou l’urgence au lieu de vous réserver un rendez-vous.
Seulement si vous affichez un tarif. Sinon elle explique que le montant dépend de la couverture — privé, assurance, CNESST, SAAQ — et que la clinique le confirme. Pour le remboursement, elle dit ce qui est vrai : un reçu est remis, et ce qui revient à la personne dépend de son contrat d’assurance.
Oui. Vous renvoyez votre ligne vers Zenvox pendant vos blocs de traitement, ou selon un horaire que vous écrivez. Vous pouvez aussi ajouter un numéro local si vous voulez séparer les nouveaux patients du suivi.
L’essai gratuit commence par votre courriel. Votre site peut aider à préparer les informations, mais il reste facultatif. Vous confirmez les faits, choisissez une première tâche et testez votre réceptionniste. Les options s’essaient aussi : vous commencez par celles qui vous sont utiles.
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