« Mon enfant a de la difficulté en maths »
Elle note l’élève, son niveau, la matière et ce que le parent décrit, sans l’évaluer. Elle propose une séance d’évaluation avec un tuteur de cette matière, en ligne, à domicile ou au centre.
Tutorat privé et aide aux devoirs
Un parent appelle pendant votre séance, un examen en tête. Votre réceptionniste note l’élève, le niveau, la matière et l’échéance, réserve la séance d’évaluation dans l’agenda du tuteur, et vous laisse envoyer l’offre et le contrat.
29 $ CAD / mois · 50 appels Standard · 1 numéro local · aucuns frais d’installation · sans contrat. Essai gratuit : 7 jours, 20 appels répondus, sans carte.
Le tuteur est en séance quand un parent appelle, un examen en tête. Zenvox est une réceptionniste IA pour les tuteurs et les centres de tutorat, au Québec et ailleurs au Canada, qui répond à votre nom en français et en anglais : elle note l’élève, le niveau scolaire, la matière et l’échéance, réserve la séance d’évaluation, et vous laisse envoyer l’offre et le contrat. Elle ne promet aucun résultat. C’est 29 $ CAD par mois avec 50 appels Standard et un numéro local, sans frais de mise en service ni contrat. Essai gratuit : 7 jours, 20 appels répondus, sans carte.
Le texto que vous recevez
Évaluation réservée — mercredi 18 h 30, en ligne avec Catherine. Antoine, 4e secondaire, mathématique. Épreuve vers la mi-juin. Libre les lundis et mercredis soir. Offre et contrat à envoyer. Rappel : Isabelle Roy, 450 555-0186.
Le calendrier scolaire que vous suivezSeptembre — la rentréeJanvier — session d’épreuves ministériellesMai et juin — épreuves ministérielles de fin d’annéeAoût — session de reprise
Selon la demande que vous recevez
« L’épreuve ministérielle approche »
Elle note l’épreuve, la date que le parent donne et les soirs libres, et marque la demande comme prioritaire. Les sessions d’épreuves ministérielles reviennent en janvier, en mai et juin, et en août : vous les voyez venir dans vos demandes.
« C’est mon enfant qui appelle »
Si un enfant de moins de 14 ans appelle, elle note seulement un rappel pour son parent. Ses renseignements ne se recueillent pas auprès de lui.
Les autres demandes que vous pouvez lui confier
« Je dois annuler la séance de ce soir »
Elle applique votre politique d’annulation telle que vous l’avez écrite, déplace la séance dans l’agenda du tuteur si votre règle le permet, et prévient le tuteur.
« Pouvez-vous aider un enfant dyslexique ? »
Elle ne parle d’aucun trouble d’apprentissage et ne demande aucun diagnostic. Elle note la question telle quelle et la transmet au responsable, qui rappelle le parent.
L’évaluation réservée, l’offre envoyée par vous
La séance d’évaluation est dans l’agenda de Catherine. Après sa séance, elle lit le résumé : Antoine, 4e secondaire, mathématique, épreuve vers la mi-juin, en ligne les lundis et mercredis. Le centre envoie l’offre ; aucune inscription n’a été conclue au téléphone, et aucun résultat n’a été promis.
Lire la conversation complète
Un mardi de mai, 19 h 10. Catherine donne une séance en ligne. Une mère appelle pour son fils de 4e secondaire.
RéceptionnisteTutorat Lafontaine, bonsoir. Je prends d’abord votre nom et un numéro où vous rejoindre.
ParentIsabelle Roy, 450 555-0186. Mon fils est en 4e secondaire, il a de la difficulté en mathématique, et l’épreuve s’en vient.
RéceptionnisteC’est noté. Comment s’appelle-t-il, quelle date d’épreuve vous a-t-on donnée, et préférez-vous des séances en ligne ou à domicile ?
ParentAntoine. L’école nous a parlé de la mi-juin. En ligne, les lundis et mercredis soir.
RéceptionnisteMerci. Je réserve une séance d’évaluation en ligne avec Catherine mercredi à 18 h 30. Le centre vous envoie ensuite l’offre et le contrat par courriel.
ParentParfait.
Ce qu’elle fait pour votre entreprise de tutorat
Le parent appelle, l’élève apprend. Elle note l’élève, le niveau et l’échéance, réserve l’évaluation, et vous laisse l’offre, le contrat et tout ce qui touche à l’apprentissage.
Quand un parent appelle pour la première fois
Elle prend le nom et le numéro du parent avant de parler de l’élève.
Le parent qui appelle n’est pas l’élève qui suivra les séances ; les deux sont notés.
Elle rattache la demande à l’élève et au parent qui le représente.
Un autre adulte qui appelle ne modifie pas le dossier sans votre règle.
Elle note le niveau scolaire, la matière, ce qui est difficile et l’échéance.
Une épreuve imminente ne se traite pas comme une aide aux devoirs pour l’année.
Elle répond sur vos matières, vos niveaux, vos modes et votre secteur, tels que vous les avez écrits.
« Allez-vous à domicile dans mon quartier ? » reçoit votre réponse, pas une supposition.
Quand l’évaluation se réserve
Elle apparie la demande à un tuteur qui enseigne cette matière à ce niveau.
Un tuteur disponible n’est pas forcément celui de la bonne matière.
Elle réserve la séance d’évaluation dans l’agenda du tuteur, en ligne, à domicile ou au centre.
Le mode change le créneau réel : le trajet compte dans une séance à domicile.
Elle envoie la confirmation et le rappel de la séance à la famille.
La séance du mercredi soir n’est pas oubliée entre deux devoirs.
Elle marque la demande « offre à envoyer » au lieu de conclure l’inscription.
Vous envoyez l’offre et le contrat ; la famille peut accepter, corriger ou refuser.
Quand il faut de la prudence
Elle note seulement un rappel pour le parent quand un enfant de moins de 14 ans appelle.
Le parent rappelé décide de la suite pour son enfant.
Elle transmet au responsable une question sur un trouble d’apprentissage, une plainte ou un élève en détresse.
Ces appels demandent une personne de votre entreprise, pas une réponse type.
Elle répète votre politique d’annulation sans parler de pénalité.
Une absence se règle selon votre contrat, pas selon une règle improvisée.
Dossiers, blocs de séances et plages libérées
Chacune de ces options s’ajoute séparément, quand elle vous sert.
- Option
Elle garde dans un même dossier les étapes d’inscription, les heures restantes et le parent qui représente l’élève.
La session suivante part du dossier de la précédente. Cours & progression
- Option
Elle suit les blocs de séances, les séances enregistrées et le renouvellement.
Les séances restantes viennent des droits enregistrés, pas de la mémoire du parent. Abonnements & forfaits
- Option
Elle offre une plage annulée aux familles en attente.
Une séance annulée en fin de journée trouve preneur. Remplissage & fidélisation
Quand les parents écrivent, et si vous avez déjà un logiciel
Sans logiciel connecté, elle tient l’agenda des évaluations et vous transmet chaque demande.
Les horaires de vos tuteurs restent là où vous les tenez.
- Canal
Elle lit les courriels des parents, prépare la réponse selon vos règles et la rattache à la demande.
Le parent qui écrit le soir reçoit la même information que celui qui appelle.
Ce qu’elle ne fait pas, en tutorat
- Elle ne conclut pas l’inscription au téléphone.
- Elle ne promet aucun résultat ni aucune note.
- Elle ne parle d’aucun trouble d’apprentissage et ne demande aucun diagnostic.
- Elle ne promet pas un tuteur précis sans son agenda.
- Elle ne parle pas de pénalité.
Ce que vous pouvez lui demander
Elle vous répond à partir des appels, demandes et informations de votre entreprise auxquels vous avez accès. Une question sur une option ne s’applique que si vous l’avez activée.
Vous lui demandezQuelles familles ont une épreuve dans le mois et attendent une évaluation ?
Elle relit les demandes notées, avec le niveau, la matière et la date d’épreuve donnée par le parent. Elle ne voit pas les inscriptions faites hors de Zenvox.
Quelles demandes attendent l’envoi de l’offre ?
Elle relit les demandes marquées « offre à envoyer », avec l’élève et la matière. Elle n’envoie pas l’offre à votre place.
Quels élèves arrivent à la fin de leur bloc de séances ?
OptionAvec Abonnements & forfaits : les blocs enregistrés et les séances restantes. Sans l’option, elle ne suit pas les blocs.
La suite de la demande
Vous écrivez votre offre une fois
Vos matières et vos niveaux, vos modes — en ligne, à domicile, au centre —, votre secteur, vos tuteurs et leurs plages, votre grille et votre politique d’annulation.
Elle note l’élève et l’échéance
Nom et numéro de rappel du parent d’abord. Puis l’élève, son niveau, la matière, ce qui est difficile, l’échéance, le mode et les soirs qui conviennent. Elle réserve la séance d’évaluation.
Vous envoyez l’offre et le contrat
La demande vous arrive avec le résumé de l’appel. Vous envoyez l’offre, puis le contrat ; la séance d’évaluation est déjà dans l’agenda du tuteur, avec confirmation et rappel.
Ce que la base Beauté, sport, cours & boutiques comprend
Une réceptionniste qui répond à votre nom, dans les deux langues, note l’élève et l’échéance, et réserve la séance d’évaluation dans l’agenda du tuteur. Sans frais de mise en service, et vous gardez votre numéro.
- Réponse aux appels en français et en anglais, selon la personne qui appelle
- Vos matières, vos niveaux, vos modes et votre grille, dits tels que vous les avez écrits
- La demande notée : élève, niveau, matière, échéance, mode et plages
- Séances d’évaluation réservées, déplacées ou annulées dans l’agenda du tuteur
- Confirmation et rappel des séances par message
- Un résumé écrit après chaque appel, consultable dans l’application, et la possibilité de lui demander ce qui s’est passé
Elle ne conclut pas l’inscription au téléphone : vous envoyez l’offre et le contrat.
Les décisions qui restent entre vos mains
- Elle ne promet aucun résultat, aucune note, aucune réussite.
- Elle ne parle d’aucun trouble d’apprentissage et ne demande aucun diagnostic.
- Elle ne promet pas un tuteur précis sans son agenda.
- Elle ne parle pas de pénalité : elle répète votre politique d’annulation.
Posez-lui aussi vos questions
C’est inclus dans votre base. Elle vous répond à partir des appels, demandes et informations de votre entreprise auxquels vous avez accès.
Parler à votre réceptionnisteUne question que vous pouvez lui poser
Quelles familles ont une épreuve dans le mois et attendent une évaluation ?
Elle relit les demandes notées, avec le niveau, la matière et la date d’épreuve donnée par le parent. Elle ne voit pas les inscriptions faites hors de Zenvox.
Ce que vous pouvez lui confier en plus
En complément de la base. Chacune s’ajoute volontairement, séparément de la base. Aucune ne s’active sans que vous la choisissiez.
Quand vos clients préfèrent écrire
Vous pouvez ajouter un canal pour qu’elle poursuive la conversation avec vos clients. Les actions qu’elle effectue suivent les mêmes règles et les options que vous avez choisies.
Canal client en option
Votre boîte courriel
Répondre par courriel aux parents qui écrivent plutôt que d’appeler, et rattacher la conversation à la même demande que l’appel.
Les messages transactionnels prévus dans la base et vos propres questions à la réceptionniste restent inclus.
Le parent appelle pendant la séance
Vous êtes avec un élève, en ligne ou à la table de cuisine d’une famille, quand le téléphone sonne. Le parent qui appelle a une échéance en tête : une épreuve, un bulletin, un examen d’admission. Il veut savoir si vous pouvez aider, quand, et à quel prix.
Votre réceptionniste prend la demande avec les mots de l’école québécoise : le niveau — primaire, 1re à 5e secondaire —, la matière, ce qui est difficile en ce moment, l’échéance, le mode — en ligne, à domicile ou au centre — et les soirs qui conviennent. Elle réserve la séance d’évaluation dans l’agenda du tuteur.
Elle ne conclut pas l’inscription au téléphone. Au Québec, avant une inscription à des cours, le commerçant présente l’offre complète, et la personne peut l’accepter, la corriger ou la refuser ; c’est vous qui envoyez l’offre et le contrat. Elle ne parle d’aucun trouble d’apprentissage et ne promet aucune note.
Dans la même section
Les autres activités de cette section partagent le même moteur, avec leurs propres demandes et leurs propres règles.
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Tutorat privé et aide aux devoirs — vos questions
Peut-elle inscrire un élève ?
Elle prend la demande et réserve la séance d’évaluation. L’inscription elle-même se conclut avec votre offre et votre contrat : au Québec, la personne doit pouvoir accepter, corriger ou refuser l’offre complète avant de s’inscrire.
Connaît-elle les niveaux scolaires du Québec ?
Oui : primaire, 1re à 5e secondaire, épreuves ministérielles, examens d’admission au secondaire. En français, elle parle de 3e secondaire plutôt que de « grade 9 », et elle suit la langue de la famille.
Que fait-elle si un enfant appelle ?
S’il a moins de 14 ans, elle note seulement un rappel pour son parent. Ses renseignements ne se recueillent pas auprès de lui.
Parle-t-elle de troubles d’apprentissage ?
Non. Elle ne pose aucune question de santé et ne demande aucun diagnostic. Une question à ce sujet est notée telle quelle et transmise au responsable.
Peut-elle déplacer une séance ?
Oui, dans l’agenda du tuteur et selon votre politique d’annulation écrite. Elle prévient le tuteur et confirme le nouveau moment à la famille. Elle ne parle pas de pénalité.
Est-ce que je garde mon numéro ?
Oui. Vous renvoyez votre ligne vers Zenvox quand vous le voulez : en tout temps, seulement quand vous ne répondez pas, ou selon vos heures.
J’utilise déjà un logiciel d’horaire. Est-ce que je le garde ?
Oui. Des logiciels comme TutorBird, Teachworks ou Square Appointments gèrent l’horaire des tuteurs, les rappels et, pour certains, le portail des parents. Quand le vôtre se connecte, il reste le système maître ; sinon, Zenvox tient l’agenda des séances d’évaluation et vous transmet chaque demande.
Vos règles, avant le premier appel
L’essai gratuit commence par votre courriel. Votre site peut aider à préparer les informations, mais il reste facultatif. Vous confirmez les faits, choisissez une première tâche et testez votre réceptionniste. Les options s’essaient aussi : vous commencez par celles qui vous sont utiles.
Tutorat privé et aide aux devoirs