Soir d’ouverture des inscriptions
Elle répond aux parents avec vos dates réelles, la plateforme à utiliser et le lien d’inscription à envoyer. Une demande de place est enregistrée, puis votre équipe la traite dans sa plateforme.
Activités pour enfants
À l’ouverture des inscriptions, les parents veulent connaître les dates, l’âge requis et la marche à suivre. Votre réceptionniste explique vos règles et recueille les demandes de place sans confirmer l’inscription. Les appels concernant un enfant déjà sous votre garde sont transférés à votre responsable.
29 $ CAD / mois · 50 appels Standard · 1 numéro local
Quand les appels grimpentLe soir de l’ouverture des inscriptionsLe printemps, pour l’étéLes semaines de camp
Selon la demande que vous recevez
Reste-t-il de la place ?
La question numéro un avant l’inscription. Elle ne confirme pas une place — elle ne l’écrit pas dans votre plateforme — elle capte l’âge, les semaines ou la session visées, et inscrit la demande dans la file que vous tenez, en le disant clairement au parent.
Un appel qui concerne un enfant sous votre garde
Santé, allergie, incident, blessure, retard au ramassage, qui a le droit de venir chercher l’enfant, une plainte au sujet d’un animateur, une question de garde parentale. Elle ne traite rien de tout cela : elle annonce le transfert et fait monter l’appel à la personne que vous avez désignée.
Les autres demandes que vous pouvez lui confier
Âge, niveau et critères d’admission
L’âge à votre date de référence, la résidence quand votre programme la demande, le groupe visé. Elle applique vos critères tels que vous les avez écrits, et transmet les cas limites plutôt que de trancher à votre place.
Besoins particuliers et intégration
Un parent annonce une allergie, une condition ou un besoin d’accompagnement. Elle ne recueille pas le détail et ne promet aucune mesure : elle note qu’une demande d’intégration existe et déclenche le processus distinct que vous avez décrit.
Fête d’enfants et visite des lieux
C’est le vrai rendez-vous de ce métier : un créneau de salle, une visite avant d’inscrire, une rencontre d’information. Elle le pose dans votre agenda avec le nombre d’enfants annoncé et envoie la confirmation.
Les demandes de place recueillies, les appels de garde transmis
La coordonnatrice reçoit deux choses en sortant du service de garde : une demande de place complète, prête à être traitée dans la plateforme, et une alerte distincte sur la question d’allergie, qu’elle rappelle elle-même. Aucune place n’a été promise, et la mère sait exactement ce qui se passe ensuite.
Lire la conversation complète
Un mardi d’avril, 16 h 40. L’équipe est au service de garde du soir. Une mère appelle pour un camp privé de la semaine de relâche et de l’été.
RéceptionnisteBonjour, vous avez rejoint le camp. Avant tout : est-ce que votre appel concerne un enfant qui est avec nous en ce moment ?
AppelanteNon, non, il n’est pas inscrit encore. Je voulais savoir s’il vous reste de la place cet été. Il a sept ans.
RéceptionnisteJe ne peux pas confirmer une place au téléphone — c’est la plateforme d’inscription qui tient les places, et je ne veux pas vous donner une réponse qui changerait d’ici ce soir. Ce que je fais : je note votre demande et je la transmets. Quelles semaines vous intéressent, et avez-vous besoin du service de garde le matin ou le soir ?
AppelanteLes deux premières semaines de juillet, avec le service du matin. Et il a une allergie aux arachides, est-ce que c’est un problème ?
RéceptionnisteJe note qu’il y a une allergie, sans le détail, et je passe cette partie à la coordonnatrice : elle seule peut vous répondre là-dessus, et je préfère ne pas vous dire quelque chose d’approximatif. Pour le reste, votre demande est inscrite : deux semaines de juillet, sept ans, service du matin. Je vous envoie le lien d’inscription et les dates par message.
La suite de la demande
Vous décrivez votre organisation une fois
Vos programmes et leurs groupes d’âge, votre date de référence pour l’âge, vos critères d’admission, vos dates d’inscription et la plateforme que vous utilisez, vos heures de service de garde, les adresses courriel vers lesquelles aiguiller, et la liste des sujets qui passent immédiatement à un humain.
Elle trie avant de répondre
Premier tri : est-ce que ça concerne un enfant qui est chez vous en ce moment ? Si oui, transfert annoncé, sans traitement. Sinon : nom du parent, prénom et âge de l’enfant, programme et semaines visées, service de garde, et la demande inscrite dans votre file.
Vous relevez vos messages entre deux groupes
Les demandes de place arrivent écrites, avec l’âge et les semaines, prêtes à être traitées dans votre plateforme. Le parent reçoit la confirmation de ce qui a été noté et le lien d’inscription. Ce qui touchait la sécurité vous est déjà parvenu, en alerte, au moment de l’appel.
Ce que la base Beauté, sport & cours comprend
Une réceptionniste qui répond aux parents dans les deux langues pendant que votre équipe est avec les enfants, inscrit les demandes de place et vous laisse un résumé écrit. Sans frais de mise en service, et vous gardez votre numéro.
- Réponse aux appels en français et en anglais, sans menu de postes à écouter
- Le tri de sécurité en premier : un appel qui concerne un enfant sous votre garde passe à un humain
- L’âge à votre date de référence, les semaines visées et le service de garde captés à chaque appel
- Vos dates d’inscription et votre plateforme énoncées telles que vous les avez écrites
- La demande de place inscrite dans la file que vous tenez, et transmise
- Le rendez-vous de fête, de visite ou de rencontre d’information posé dans votre agenda
- Un résumé écrit après chaque appel, consultable dans l’application, et la possibilité de lui demander ce qui s’est passé
Elle ne confirme pas qu’il reste une place : elle inscrit la demande et vous la transmettez à votre plateforme.
Les décisions qui restent entre vos mains
- Elle n’inscrit pas l’enfant et n’encaisse pas l’inscription dans votre plateforme : cela reste chez vous.
- Elle ne traite aucun appel touchant la santé, une allergie, un incident ou une blessure : elle transfère.
- Elle ne confirme ni ne modifie l’identité de la personne autorisée à récupérer un enfant.
- Elle ne traite pas une plainte au sujet d’un membre du personnel ni une question de garde parentale.
- Elle n’affirme pas qu’un programme est certifié : elle dit ce que vous avez configuré, et rien d’autre.
- Elle n’énonce pas de ratio d’encadrement chiffré.
- Elle ne recueille aucun renseignement auprès d’un enfant qui appelle : elle demande à parler à un parent.
- Elle ne demande pas de numéro d’assurance sociale ni de renseignement fiscal au téléphone.
Posez-lui aussi vos questions
C’est inclus dans votre base. Elle vous répond à partir des appels, demandes et informations de votre entreprise auxquels vous avez accès.
Parler à votre réceptionnisteUne question que vous pouvez lui poser
Quelles familles demandent aussi le service de garde du soir ?
Elle retrouve le programme, les semaines et le besoin déclaré par l’adulte autorisé. Elle ne promet aucune place.
Ce que vous pouvez lui confier en plus
En complément de la base. Chacune s’ajoute volontairement, séparément de la base. Aucune n’est activée sans que vous la choisissiez.
Quand vos clients préfèrent écrire
Vous pouvez ajouter un canal pour qu’elle poursuive la conversation avec vos clients. Les actions qu’elle effectue suivent les mêmes règles et les options que vous avez choisies.
Canal client en option
Votre boîte courriel
Répondre aux parents sur les programmes et les semaines choisies; l’inscription reste dans le parcours et la plateforme prévus.
Les messages transactionnels prévus dans la base et vos propres questions à la réceptionniste restent inclus.
Vous gardez votre logiciel ?
Retrouvez les actions possibles, les conditions de connexion et la façon de travailler si votre logiciel ne permet pas l’action demandée.
Les plateformes du marché québécois — Amilia, Qidigo, Sport-Plus et les outils voisins — n’ont pas été qualifiées : la recherche antérieure a été conservée sans revérification, aucun contrat d’authentification n’est établi et aucun essai n’a été exécuté. La réceptionniste énonce vos dates et votre lien d’inscription ; elle n’écrit pas dans votre plateforme.
Utile surtout pour les créneaux de fête et les visites, c’est-à-dire les vrais rendez-vous de ce métier. La documentation a été lue, les droits par emplacement et la réservation réelle depuis un agent restent à vérifier sur un compte de commerçant.
Vous êtes avec les enfants. C’est précisément pour ça qu’on ne peut pas vous déranger
Un camp privé, une école de cours, un centre d’amusement : le personnel est avec des mineurs, et on ne quitte pas des yeux un groupe d’enfants pour décrocher. C’est une contrainte de responsabilité, pas de politesse. Et les parents appellent exactement pendant ces heures-là — avant l’ouverture, sur l’heure du dîner, à la fin de la journée, c’est-à-dire pendant le service de garde du matin et du soir.
Il y a ensuite le soir d’ouverture des inscriptions, qui n’a aucun équivalent dans les autres métiers. Le volume d’appels d’une soirée n’est pas celui d’une journée ordinaire, au point que les plateformes d’inscription municipales ouvrent avec une salle d’attente virtuelle. Aucune équipe de cette taille n’absorbe cette pointe, et embaucher pour trois semaines par année est structurellement impossible.
Votre réceptionniste répond à ce téléphone. Elle vouvoie le parent, elle prend les questions qui précèdent l’inscription — l’âge de l’enfant à votre date de référence, les semaines ou la session visées, le service de garde, la résidence quand votre programme l’exige — et elle inscrit la demande. Et elle fait une chose encore plus importante : dès qu’un appel touche un enfant qui est chez vous en ce moment, elle arrête et passe à un humain.
Dans la même section
Les autres activités de cette section partagent le même moteur, avec leurs propres demandes et leurs propres règles.
Beauté, sport & coursÉcoles, leçons et activités
Activités pour enfants — vos questions
Est-ce qu’elle peut dire à un parent qu’il reste de la place ?
Non, et c’est écrit noir sur blanc dans sa configuration. Les places vivent dans votre plateforme d’inscription, et une réponse approximative au téléphone vous crée un problème avec un parent. Elle explique ce qu’elle fait à la place : elle capte l’âge, les semaines et le service de garde, inscrit la demande dans la file que vous tenez, et vous la transmet. Vous décidez, dans votre plateforme.
Et un appel au sujet d’un enfant qui est chez nous en ce moment ?
C’est le premier tri de chaque appel, avant tout le reste. Santé, allergie, incident, retard au ramassage, identité de la personne qui vient chercher l’enfant, plainte au sujet d’un membre du personnel, question de garde parentale : elle annonce le transfert et fait monter l’appel à la personne que vous avez désignée, sans confirmer ni infirmer quoi que ce soit.
Et si c’est l’enfant lui-même qui appelle ?
Elle ne recueille rien et demande à parler à un parent. Le consentement à la collecte de renseignements concernant un enfant de moins de quatorze ans appartient au titulaire de l’autorité parentale : c’est une règle produit, pas une politesse. Elle ne demande pas non plus de numéro d’assurance sociale ni de renseignement fiscal au téléphone.
Notre plateforme d’inscription fait déjà tout ça, non ?
Elle prend les inscriptions en ligne et les paiements, et elle le fait mieux que nous. Ce qu’elle ne fait pas, c’est répondre au téléphone : les questions avant l’achat, les cas hors procédure, les demandes de place quand tout est complet, et les appels de saison. C’est la seule couche que la réceptionniste occupe, et elle n’écrit rien chez votre fournisseur.
Que se passe-t-il le soir de l’ouverture des inscriptions ?
Elle répond aux parents avec vos dates réelles, la plateforme à utiliser et le lien d’inscription à envoyer. Une demande de place est enregistrée, puis votre équipe la traite dans sa plateforme. L’accueil téléphonique ne réserve pas une place dans le groupe.
Cette page s’adresse-t-elle aussi aux camps municipaux ?
Les exemples de cette page concernent les écoles de cours, les camps privés spécialisés et les activités pour enfants. Pour un organisme ou une municipalité, il faut aussi vérifier la plateforme imposée, les droits d’accès et le parcours d’achat. Une demande enregistrée dans Zenvox ne réserve pas automatiquement une place dans cette plateforme.
Vos règles, avant le premier appel
L’essai gratuit commence par votre courriel. Votre site peut aider à préparer les informations, mais il reste facultatif. Vous confirmez les faits, choisissez une première tâche et testez votre réceptionniste. Les options s’essaient aussi : vous commencez par celles qui vous sont utiles.
Garder mon numéroActivités pour enfants