Donner un accès qui montre juste ce qu’il faut, savoir qui a fait quoi, et exercer vos droits sur vos données sans nous écrire.
Des personnes de votre équipe qui voient ce dont elles ont besoin, et rien d’autre. Un technicien n’a pas à lire vos factures ; une adjointe qui gère un seul établissement n’a pas à voir les deux autres.
Un registre lisible de ce qui a été consulté et changé, avec la date et la personne. C’est utile en cas de doute, et c’est exigé quand vous traitez des renseignements sensibles.
Et vos droits sur vos données, exerçables depuis l’écran Paramètres : consulter, exporter, faire supprimer. Vous n’avez pas besoin de nous écrire pour ça.
Un rôle se change après coup, et le retrait d’un accès prend effet sur les travaux déjà programmés, pas seulement sur les nouveaux.
Une invitation part à son adresse. Tant qu’elle n’a pas accepté, elle ne voit rien : une invitation en attente n’est pas un accès.
Le rôle décide des écrans. Un écran auquel un rôle n’a pas droit est absent du menu plutôt que grisé — la personne ne perd pas son temps à cliquer sur ce qu’elle ne peut pas ouvrir.
Quand votre entreprise a plusieurs établissements, chaque accès peut être rattaché à un seul. Les demandes, appels et rendez-vous des autres sites restent hors de vue.
Chaque consultation et chaque action laisse une trace horodatée, lisible par vous. C’est la réponse à « qui a annulé ce rendez-vous », sans avoir à demander.
Depuis l’écran Paramètres : exporter vos dossiers, vos transcriptions et vos enregistrements archivés, ou demander une suppression. Un export qui ne peut pas tout inclure nomme ce qu’il a laissé de côté.
Le rôle répond à « qu’est-ce que cette personne a le droit de faire » : lire les demandes, répondre, réserver, gérer l’abonnement. La portée répond à « sur quoi » : un établissement, plusieurs, l’entreprise entière. Les deux se règlent séparément parce que les besoins ne se recoupent pas.
Un écran auquel un rôle n’a pas droit est absent du menu plutôt que grisé, et un dossier hors de la portée répond « introuvable » plutôt que « interdit ». La nuance compte : une réponse « interdit » révèle que le dossier existe, ce qui est déjà une information.
Chaque consultation et chaque action laisse une trace horodatée, avec la personne. Ce registre n’est pas là pour surveiller votre équipe : il est là pour répondre à « qui a annulé ce rendez-vous » et à « qui a lu ce dossier » sans avoir à demander à chacun.
Il sert aussi quand quelqu’un exerce ses droits sur ses renseignements. Vous pouvez dire ce qui a été consulté, par qui et quand, ce qui est exactement ce qu’une personne est en droit de vous demander. La page de confidentialité décrit le traitement complet.
Retirez l’accès : le retrait s’applique tout de suite, y compris aux travaux déjà programmés à son nom. Relisez ensuite le registre pour voir ce qui a été fait avant le retrait, et réattribuez les conversations dont cette personne était responsable.
Une invitation en attente n’est pas un accès : tant qu’elle n’est pas acceptée, la personne ne voit rien. Vous pouvez la retirer, ou la renvoyer à une autre adresse si la première était fausse.
Quand la personne a appelé votre entreprise, c’est vous qui en répondez : la demande se traite depuis vos dossiers. Nous vous assistons pour les éléments dérivés, et la suppression les atteint aussi.
Pour les activités déclarées sensibles, la conservation chez le fournisseur vocal est désactivée : un appel peut apparaître sans enregistrement, par choix. La demande écrite et le résumé restent, et le registre garde qui les a lus.
Un export qui ne peut pas tout inclure nomme ce qu’il a laissé de côté au lieu de le taire. Demandez-le par période quand il est volumineux : les enregistrements audio pèsent beaucoup plus que le texte.
C’est le comportement attendu si son rôle n’y donne pas droit : l’écran est absent, pas verrouillé. Changez le rôle si l’accès est voulu.
Le lien mène à un dossier hors de sa portée — un autre site, ou une autre entreprise. La réponse est volontairement « introuvable » : elle ne révèle pas que le dossier existe.
Le retrait s’applique tout de suite, y compris aux travaux déjà programmés. Vérifiez ensuite le registre pour voir ce qui a été fait avant le retrait.
Si c’est une personne qui a appelé votre entreprise, c’est vous qui en répondez : la demande se traite depuis vos dossiers, et nous vous assistons si elle est complexe.
Ce qu’on nous demande sur les accès et les données.
Autant que votre organisation en compte. Ce qui se règle, ce n’est pas le nombre, c’est ce que chacune voit : son rôle et l’établissement auquel elle est rattachée.
Parce que son rôle n’y donne pas droit. L’écran est absent du menu plutôt que verrouillé, pour qu’il ne perde pas de temps à cliquer sur ce qu’il ne peut pas ouvrir. Changez le rôle si l’accès est voulu.
Oui, depuis l’écran Paramètres : dossiers, demandes, transcriptions, rendez-vous et enregistrements archivés. Il n’y a pas de demande à nous adresser pour l’obtenir.
Les personnes dont le rôle ouvre les conversations, et seulement pour l’établissement auquel elles sont rattachées. Chaque lecture laisse une trace horodatée dans le registre.
C’est ce qui vous permet de répondre précisément quand une personne vous demande qui a consulté son dossier.
Oui. Les demandes, appels et rendez-vous des autres établissements restent hors de sa vue, y compris dans les totaux qui s’affichent sur son écran d’accueil.
Sur la page de confidentialité et sur la page des sous-traitants, qui nomment les traitements, leurs finalités et les fournisseurs concernés.
Chaque tâche a le sien.
Ce que ces réglages protègent.
