Recherche d’un local à louer
Usage prévu, surface utile, secteur, durée de bail souhaitée, aménagement à prévoir et date d’occupation. Une activité alimentaire, un atelier et un bureau n’ont ni les mêmes contraintes ni le même zonage attendu.
Courtiers immobiliers commerciaux
Un local recherché pour un restaurant ne se qualifie pas comme un immeuble de placement. Votre réceptionniste recueille l’usage annoncé, la superficie, le budget et les décideurs concernés. Vous préparez le prochain échange en gardant le contrôle des documents confidentiels et des avis professionnels.
45 $ CAD / mois · 50 appels Standard · 1 numéro local
Une demande commerciale avec ses critères de décision
Le dossier part structuré : usage, surface, trois contraintes techniques, échéance de bail et décideur identifié — plus une demande de documents financiers en attente de la vérification du mandat. Le courtier rappelle en sortant de sa visite, sans reposer les cinq mêmes questions.
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Mardi, 16 h 20. Le courtier est en visite d’un entrepôt avec un client. Un dirigeant appelle au sujet d’une inscription industrielle.
RéceptionnisteBonjour, je prends votre nom, un numéro de rappel et le nom de votre entreprise.
DirigeantAlexandre Nadeau, 819 555-0148, pour Ateliers Nadeau. Je cherche environ 4 000 pieds carrés et j’aimerais recevoir les états financiers de l’immeuble annoncé.
RéceptionnistePour les documents financiers, le courtier vérifie le mandat et l’accord applicable avant tout partage : je note votre demande et il vous revient là-dessus. Sur le local : quel usage prévoyez-vous, et avez-vous des contraintes techniques ?
DirigeantDe l’assemblage léger. Il me faut un quai de chargement, une hauteur libre d’au moins 18 pieds et du triphasé. Notre bail actuel se termine à la fin de l’année.
RéceptionnisteC’est noté : assemblage léger, quai, hauteur libre, alimentation triphasée, occupation avant la fin de votre bail. Êtes-vous la personne qui signe pour Ateliers Nadeau, ou y a-t-il un autre décideur à inclure ?
Selon la demande que vous recevez
Acquisition d’un immeuble de placement
Type d’actif, ordre de grandeur déclaré, mode de financement envisagé, qui décide, et quelles données sont demandées. La diligence suppose des documents ; la réceptionniste les liste, elle ne les envoie pas.
Vendeur ou bailleur qui songe à confier un mandat
Adresse, type d’actif, situation locative et délai souhaité, puis une rencontre. Aucune opinion de valeur ni aucun rendement estimé au téléphone : cela s’établit après analyse.
Les autres demandes que vous pouvez lui confier
Partenaire de dossier
Notaire, évaluateur, arpenteur, prêteur, courtier collaborateur. Elle capte le dossier concerné, l’objet précis et l’échéance, puis route au courtier, sans confirmer l’état de la négociation.
Ce qu’elle fait pour vos dossiers commerciaux
Les gestes qu’elle pose sur les appels d’entreprises, d’investisseurs et de partenaires de dossier, de la structuration du besoin jusqu’à l’étape datée, puis ce qui reste à vous. Chaque ligne est un appel que votre ligne reçoit.
Quand une société appelle pour un local ou un actif
Elle prend le nom, le numéro de rappel, la société et la fonction du représentant, avant de qualifier la demande.
Un cycle commercial se compte en mois et engage plusieurs personnes ; savoir qui parle, au nom de qui, conditionne toute la suite.
Elle structure la demande d’espace par usage prévu, surface recherchée, localisation, contraintes techniques et durée souhaitée.
Une demande de surface seule ne se travaille pas ; ce sont ces champs qui la rendent exploitable pour vous.
Elle identifie l’interlocuteur autorisé à engager la société, quand il diffère de la personne qui a appelé.
Un employé signale un besoin ; c’est le décideur nommé qui autorise une visite ou un mandat.
Elle note le mandat de représentation existant et les attentes de confidentialité avant de répondre à quoi que ce soit d’autre.
Ce qui est partageable dépend de ce mandat ; elle le vérifie avant de continuer plutôt qu’après.
Quand une demande est sensible ou pressée
Elle reçoit poliment une demande de documents financiers ou de données confidentielles, sans les envoyer, et la transmet pour vérification du mandat.
Rien de confidentiel ne part sur son initiative ; la décision de partager reste la vôtre, une fois l’accord applicable vérifié.
Elle marque comme prioritaire une échéance de négociation ou de diligence qui approche — fin d’une condition, document attendu, signature planifiée — et vous alerte.
Une échéance proche compte plus que l’ancienneté d’un dossier, même sur un cycle qui dure depuis des mois.
Elle capte le dossier concerné, l’objet précis et l’échéance d’un partenaire — notaire, évaluateur, prêteur, courtier collaborateur —, sans confirmer l’état de la négociation.
Un partenaire de dossier obtient une route directe vers vous, sans qu’elle avance de sa propre initiative où en est le dossier.
Le dossier qui avance par étapes datées
Elle crée le dossier avec un responsable et un statut, structuré par usage, surface, contraintes et échéance.
Consultation, visite, mandat : chaque étape porte sa date et son responsable, visibles dans un même dossier.
Elle sépare vos dossiers commerciaux de vos ventes résidentielles, avec leur propre durée de cycle.
Le temps passé en attente d’un document est mesuré à part, parce que c’est là que le commercial s’enlise.
Elle liste les documents demandés par un prospect et le niveau d’accès souhaité, sans les envoyer elle-même.
La diligence suppose des documents ; elle les recense pour vous, elle ne décide pas de leur envoi.
Entre deux dossiers, avec Courtage & équipes
Des options ajoutées séparément, quand elles vous servent.
- Option
Elle affecte le dossier, coordonne les visites et les pièces, et suit les étapes du mandat quand plusieurs personnes travaillent un même cycle long.
Option Courtage & équipes : le résultat reste rattaché à son responsable, dossier par dossier. Courtage & équipes
- Option
Elle relie la provenance d’un prospect au résultat, avec des relances selon l’étape de diligence et un motif de perte consigné.
Option Acquisition & suivi commercial : un motif consigné aujourd’hui évite de le deviner des mois plus tard. Acquisition & suivi commercial
Quand un partenaire écrit, et si vous utilisez Follow Up Boss
- Canal
Elle poursuit par courriel les échanges sur les critères du local avec les interlocuteurs autorisés, sans lever un contrôle d’accès sur un document confidentiel.
Boîte courriel IA en option : un document confidentiel garde le même contrôle d’accès, écrit ou parlé.
- Logiciel
Avec Follow Up Boss, l’interface ouverte est documentée avec une clé d’un compte autorisé ; elle ne valide ni les données propres au commercial ni l’accès à un référentiel d’immeubles.
Les portées et la couverture des étapes restent à éprouver sur un compte réel avant toute promesse. Follow Up Boss
- Logiciel
Avec HubSpot, l’installation se fait par autorisation déléguée pour chaque client ; l’autorisation réelle et la configuration des droits documentaires restent à éprouver.
La documentation du fournisseur ne remplace pas un compte réel testé. HubSpot
Ce qu’elle ne fait pas sur vos dossiers commerciaux
- Elle ne partage aucun document confidentiel avant vérification du mandat et de l’accord applicable.
- Elle ne donne pas d’opinion de valeur, de rendement estimé ni d’analyse d’investissement.
- Elle ne négocie pas une condition et ne commente pas une offre reçue.
- Elle ne confirme pas l’état d’une négociation ni qu’une société est cliente sans identité vérifiée.
- Elle ne se prononce pas sur le zonage, la conformité d’un usage ou une contrainte réglementaire : elle note la question et la transmet.
- Elle n’envoie pas un document financier sur sa propre initiative, même à un interlocuteur déclaré autorisé.
Ce que vous pouvez lui demander, vous
Elle vous répond à partir des dossiers et des appels auxquels vous avez accès. Une question sur une option ne s’applique que si vous l’avez activée.
Tu lui demandesQuels prospects cherchent un local pour un restaurant ?
Elle retrouve l’usage, la superficie et les décideurs déclarés. Elle ne confirme ni zonage ni rendement attendu.
Quels dossiers ont une échéance de diligence cette semaine ?
Elle retrouve les dates déclarées par les parties. Elle ne les négocie pas elle-même.
Quel courtier de l’équipe a le plus de dossiers actifs en ce moment ?
OptionAvec Courtage & équipes : la répartition des dossiers par responsable. Sans l’option, elle ne suit pas d’affectation par équipe.
La suite de la demande
Vous décrivez ce qu’un dossier doit contenir
Vos types d’actifs, les champs sans lesquels un dossier n’est pas exploitable, ce qui est public sur chaque mandat, ce qui exige un accord de confidentialité, et qui, chez vous, autorise le partage d’un document.
Elle structure au lieu de prendre un message
Nom, numéro de rappel, société et fonction, puis usage, surface, localisation, contraintes techniques, durée et échéance. La représentation existante et la confidentialité attendue sont notées au passage.
Le dossier avance par étapes datées
Consultation, visite, mandat : chaque étape porte sa date et son responsable. Le temps passé en attente d’un document devient visible, et le cycle long reste séparé de vos dossiers résidentiels dans les rapports.
Ce que la base Immobilier comprend
Une réceptionniste bilingue qui identifie la personne, l’actif et la nature de la demande, crée un dossier avec un responsable et un statut, et transmet les situations prioritaires selon votre procédure. Sans frais de mise en service, et vous gardez votre numéro.
- Réponse aux appels en français et en anglais, selon la personne qui appelle
- Identification de la société, du représentant et de l’interlocuteur autorisé
- Dossier structuré par usage, surface, contraintes et échéance
- Transmission immédiate d’une échéance de négociation ou de diligence
- Un résumé écrit après chaque appel, consultable dans l’application, et la possibilité de lui demander ce qui s’est passé
Elle ne partage aucun document confidentiel avant vérification du mandat et de l’accord applicable.
Les décisions qui restent entre vos mains
- Elle ne donne pas d’opinion de valeur, de rendement estimé ni d’analyse d’investissement.
- Elle ne négocie pas une condition et ne commente pas une offre reçue.
- Elle ne confirme pas l’état d’une négociation ni qu’une société est cliente sans identité vérifiée.
- Elle ne se prononce pas sur le zonage, la conformité d’un usage ou une contrainte réglementaire : elle note la question et la transmet.
- Elle s’identifie comme la réceptionniste travaillant pour votre compte, pas comme vous-même, et ne sollicite pas une société déjà représentée par un autre courtier.
Posez-lui aussi vos questions
C’est inclus dans votre base. Elle vous répond à partir des appels, demandes et informations de votre entreprise auxquels vous avez accès.
Parler à votre réceptionnisteUne question que vous pouvez lui poser
Quels prospects cherchent un local pour un restaurant ?
Elle retrouve l’usage, la superficie et les décideurs déclarés. Elle ne confirme ni zonage ni rendement attendu.
Ce que vous pouvez lui confier en plus
En complément de la base. Chacune s’ajoute volontairement, séparément de la base. Aucune n’est activée sans que vous la choisissiez.
Quand vos clients préfèrent écrire
Vous pouvez ajouter un canal pour qu’elle poursuive la conversation avec vos clients. Les actions qu’elle effectue suivent les mêmes règles et les options que vous avez choisies.
Canal client en option
Votre boîte courriel
Poursuivre les échanges sur les critères du local et les interlocuteurs autorisés; les documents confidentiels gardent leur contrôle d’accès.
Les messages transactionnels prévus dans la base et vos propres questions à la réceptionniste restent inclus.
Vous gardez votre logiciel ?
Retrouvez les actions possibles, les conditions de connexion et la façon de travailler si votre logiciel ne permet pas l’action demandée.
Interface ouverte documentée avec une clé d’un compte autorisé ; elle ne valide ni les données propres au commercial ni l’accès à un référentiel d’immeubles. Portées et couverture des étapes à éprouver.
Installation par autorisation déléguée pour chaque client, lecture et écriture selon des portées documentées ; l’autorisation réelle et la configuration des droits documentaires n’ont pas été éprouvées.
Un cycle long commence par un appel mal qualifié
En courtage commercial, l’appelant est une société : un dirigeant qui cherche un local, un investisseur qui évalue un immeuble à revenus, un représentant mandaté par un conseil. Le cycle se compte en mois, plusieurs personnes décident, et la première conversation fixe pourtant tout le reste — ou fait perdre trois semaines à reconstituer ce qui n’a pas été demandé.
Une demande de surface seule ne se travaille pas. Il faut l’usage prévu, la localisation recherchée, les contraintes techniques — hauteur libre, quai, puissance électrique, zonage attendu, aménagement nécessaire — la durée souhaitée et l’échéance réelle. Votre réceptionniste pose ces questions et note qui, dans la société, est autorisé à engager quoi.
Elle protège aussi la matière sensible. Un interlocuteur qui demande un cahier de données financières avant que le mandat et l’accord de confidentialité soient en place reçoit une réponse polie et une transmission au courtier. Rien de confidentiel ne part d’elle-même, et c’est vous qui décidez de ce qui est partageable.
Dans la même section
Les autres activités de cette section partagent le même moteur, avec leurs propres demandes et leurs propres règles.
ImmobilierCourtage et agences
Courtiers immobiliers commerciaux — vos questions
Peut-elle envoyer un cahier de données ou des états financiers ?
Non. Elle consigne la demande, le niveau d’accès souhaité et l’échéance, puis transmet. Le partage suppose la vérification du mandat et de l’accord de confidentialité applicable, et cette décision vous revient.
Que fait-elle quand plusieurs personnes décident chez le client ?
Elle note qui parle, qui est autorisé à engager la société, et qui doit être inclus dans la suite. C’est ce qui évite qu’une visite soit organisée avec quelqu’un dont l’avis ne pèse pas dans la décision.
Est-ce qu’elle peut estimer un rendement ou une valeur ?
Non, ni valeur, ni rendement, ni analyse d’investissement. Elle capte les paramètres déclarés — actif, surface, loyer ou budget énoncé, durée — et vous laissez l’analyse aux professionnels qui la signent.
Comment distingue-t-elle un appel prioritaire dans un cycle long ?
Par les dates : fin d’une condition, échéance de diligence, document attendu par une contrepartie, signature planifiée. Une échéance proche déclenche l’alerte, même quand le dossier dure depuis des mois.
Est-ce que mes dossiers commerciaux se mélangent à mes ventes résidentielles ?
Non : les dossiers passant de la consultation à la visite puis au mandat sont suivis séparément, avec leur propre durée de cycle. Le temps passé en attente d’un document est mesuré à part, parce que c’est là que le commercial s’enlise.
Vos règles, avant le premier appel
L’essai gratuit commence par votre courriel. Votre site peut aider à préparer les informations, mais il reste facultatif. Vous confirmez les faits, choisissez une première tâche et testez votre réceptionniste. Les options s’essaient aussi : vous commencez par celles qui vous sont utiles.
Garder mon numéroCourtiers immobiliers commerciaux