Contact déjà connu de l’équipe
Elle vérifie le doublon avant d’affecter. Un contact qui a déjà un propriétaire dans votre outil retourne à ce courtier, avec la mention que la personne a rappelé et ce qu’elle a dit cette fois-ci.
Équipes de courtiers
Un nouveau prospect appelle pendant que plusieurs courtiers sont en visite. Votre règle indique à qui transmettre la demande, tandis qu’un client connu reste rattaché à son courtier. L’équipe retrouve la source, le projet et la personne responsable du rappel.
45 $ CAD / mois · 50 appels Standard · 1 numéro local
Un prospect avec un courtier responsable
Le prospect retourne à sa courtière avec l’historique de mars, la demande de visite et l’échéance du bail. La fenêtre d’acceptation court ; l’accusé arrive à 20 h 06 et le compteur s’arrête, sans qu’un deuxième courtier ait rappelé le même homme.
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Mercredi, 19 h 50. Une équipe de six courtiers, répartition tournante et délai de prise en charge fixé par le chef d’équipe. Un homme appelle la ligne de l’équipe au sujet d’une inscription de la Rive-Sud.
RéceptionnisteBonsoir, je prends votre nom et un numéro de rappel. Vous appelez au sujet de quelle propriété ?
AppelantSébastien Gauthier, 450 555-0155. La propriété de la rue Marie-Victorin. J’avais parlé à quelqu’un chez vous en mars.
RéceptionnisteMerci, je vérifie si votre dossier existe déjà chez nous. Entre-temps : cherchez-vous à acheter, et avez-vous une échéance ?
AppelantOn achète, et notre bail se termine cet été. On voudrait visiter cette semaine.
RéceptionnisteVotre dossier est déjà rattaché à une courtière de l’équipe. Je le lui envoie directement plutôt que de le remettre dans la rotation, avec votre demande de visite et votre échéance. Si elle ne l’a pas pris d’ici la fin de la fenêtre fixée par le chef d’équipe, il est réaffecté.
Selon la demande que vous recevez
Répartition tournante
Le prochain courtier disponible prend l’appel selon la rotation. La disponibilité réelle compte : un courtier en visite ne reçoit pas un prospect qu’il ne peut pas rappeler dans votre délai.
Soirs et fins de semaine
Ce sont les heures où les acheteurs magasinent et où votre adjointe ne travaille pas. La couverture est la même, et l’affectation suit la même règle que le jour.
Les autres demandes que vous pouvez lui confier
Affectation par secteur ou par gamme de prix
Quand chaque courtier a son territoire ou sa spécialité, la règle est explicite et la réceptionniste l’applique : le secteur et le type de bien décident, pas l’ordre d’arrivée.
Ce qu’elle fait pour votre équipe
Les gestes qu’elle pose sur les appels qui arrivent à la ligne de l’équipe, du tri du prospect jusqu’à la prise en charge exigée, puis ce qui reste au chef d’équipe. Chaque ligne est un appel que votre équipe reçoit.
Quand un prospect appelle la ligne de l’équipe
Elle prend le nom et le numéro de rappel, puis demande si la personne pense vendre, acheter, louer, ou si c’est au sujet d’une transaction déjà en cours.
Le tri se fait avant l’affectation : un vendeur, un acheteur et un courtier collaborateur n’attendent pas la même chose de l’équipe.
Elle capte le secteur, le type de propriété ou la gamme de prix, et l’échéance déclarée par la personne.
Ces critères décident ensuite quel courtier reçoit l’occasion, selon la règle de territoire ou de spécialité que vous avez fixée.
Elle vérifie si le contact a déjà un propriétaire enregistré dans votre outil de suivi avant d’affecter quoi que ce soit.
Un contact qui a déjà rappelé retourne à son courtier avec la mention de ce qui a été dit cette fois, pas à un deuxième responsable.
Elle crée l’occasion avec un responsable nommé — le courtier déjà propriétaire du contact, ou personne si le contact est nouveau — et un statut visible.
La base transmet la demande au responsable connu ; distribuer dynamiquement un contact nouveau est une option distincte.
Quand c’est chaud
Un vendeur prêt à signer un mandat, un courtier collaborateur avec une offre à présenter aujourd’hui, ou une échéance de transaction sous dix jours déclenche une alerte immédiate au responsable du dossier.
La règle d’appel chaud du préréglage Courtier immobilier s’applique à la ligne de l’équipe comme à un courtier seul.
Sans réponse immédiate du responsable connu, elle texte le résumé de l’appel et retente le rappel plutôt que de laisser le prospect sans nouvelles.
Le courtier est souvent en visite ; le résumé écrit lui arrive même quand il ne décroche pas.
Elle réserve la rencontre vendeur ou la rencontre acheteur dans l’agenda du courtier responsable, selon les durées que vous avez fixées.
Une visite de propriété se confirme ensuite avec le vendeur ; l’agenda ne remplace pas cette confirmation.
Le contact retourne à son responsable, ou attend une décision
Pour un locataire potentiel, elle préqualifie avec vos critères seulement : date d’emménagement, occupants, animaux, consentement à une vérification de crédit.
Aucune question sur l’origine, la religion ou la situation familiale ; la décision de louer reste au courtier responsable.
Elle envoie la confirmation à la personne, puis le résumé complet au courtier responsable du contact.
Le courtier reçoit le contexte avant de rappeler, plutôt qu’un nom seul sans historique.
Pour un partenaire de dossier — inspecteur, notaire, courtier hypothécaire —, elle capte le dossier concerné, l’objet et l’échéance, puis route au courtier responsable.
Elle ne confirme pas l’état d’une transaction ni qu’une personne est cliente sans identité vérifiée.
Elle répond aux questions publiques sur une inscription — adresse, visite libre — depuis ce que vous avez configuré, sans révéler la motivation du vendeur ni d’autres offres.
Ce qui n’est pas configuré pour cette fiche reste une demande transmise, pas une réponse improvisée.
Entre deux appels, quand votre équipe grandit
Des options ajoutées séparément, quand elles vous servent.
- Option
Elle affecte l’occasion selon votre règle — rotation, territoire ou gamme de prix —, exige une acceptation du courtier, et réaffecte quand la fenêtre que vous avez fixée est écoulée.
Option Courtage & équipes : la réaffectation est une mécanique, pas une intention, et une alerte de conflit remplace une double relance. Courtage & équipes
- Option
Elle relie la provenance déclarée du prospect aux étapes et au résultat commercial, pour comparer ce que rapporte chaque source.
Option Acquisition & suivi commercial : dédoublonnage entre sources publicitaires et relances selon l’étape, sans chiffrer ni dispatcher implicitement. Acquisition & suivi commercial
- Option
Elle route l’appel vers le bon bureau avec ses informations locales, sépare les permissions par entité, et consolide la charge d’appels de vos bureaux.
Option Multi-sites & entités : chaque bureau garde ses règles, le chef d’équipe garde la vue d’ensemble. Multi-sites & entités
Quand vos prospects écrivent, et si vous utilisez déjà Follow Up Boss ou vos publicités
- Canal
Elle poursuit l’échange par texto avec le prospect dans le dossier déjà attribué, sans ouvrir une deuxième prise en charge.
Web & SMS conversationnels en option : l’historique reste rattaché au même responsable que celui de l’appel.
- Logiciel
Avec Follow Up Boss, les événements entrants qui déclenchent une attribution sont documentés ; l’enregistrement d’un résultat gagné ou perdu reste à éprouver.
En attendant, elle applique votre règle d’affectation dans son propre registre d’occasions. Follow Up Boss
- Logiciel
Avec les formulaires de prospects Google Ads, la livraison par rappel web est configurée, mais aucun compte réel ni événement de test n’a encore validé la réception.
Meta Lead Ads suit la même logique de rappel web, à qualifier compte par compte avant qu’un prospect y soit affecté automatiquement. Google Ads — formulaires de prospects
Ce qu’elle ne fait pas pour votre équipe
- Elle ne donne pas d’opinion de valeur et ne commente pas une offre reçue.
- Elle ne mutualise pas automatiquement un contact entre deux courtiers : le propriétaire enregistré est conservé.
- Elle ne tranche pas un conflit d’attribution : elle crée une alerte et le chef d’équipe décide.
- Elle ne modifie pas une règle d’affectation d’elle-même, même quand un courtier ne répond pas.
- Elle ne révèle pas la motivation d’un vendeur, son prix minimum ni l’existence d’autres offres.
- Elle ne négocie pas, ne suggère pas de prix d’offre et ne commente pas une offre reçue au nom d’un courtier.
- Elle ne confirme pas qu’une propriété est encore disponible si la fiche n’est pas configurée : elle capte et fait rappeler.
Ce que vous pouvez lui demander, vous
Elle vous répond à partir des occasions, des appels et des dossiers auxquels vous avez accès. Une question sur une option ne s’applique que si vous l’avez activée.
Tu lui demandesQuel courtier est indiqué comme responsable de ce prospect ?
Elle lit le responsable déjà enregistré et les données que vous pouvez voir. La répartition dynamique relève de l’option prévue.
Quelles occasions attendent encore une acceptation ?
OptionAvec Courtage & équipes : la fenêtre d’acceptation et l’heure où chacune s’éteint. Sans l’option, elle ne suit pas de délai de réaffectation.
Quels contacts ont déclenché une alerte de conflit cette semaine ?
OptionAvec Courtage & équipes : les cas où deux courtiers ont répondu au même contact. Sans l’option, elle ne détecte pas ce conflit.
Quelle source a produit le plus d’occasions transformées ce mois-ci ?
OptionAvec Acquisition & suivi commercial : la performance par source reliée au résultat gagné ou perdu. Sans l’option, la provenance est notée sans ce lien.
La suite de la demande
Votre règle d’affectation devient exécutable
Vous définissez les personnes responsables, les territoires, les coordonnées de rappel et les accès aux contacts. Avec Courtage & équipes, vous ajoutez les règles de distribution et la fenêtre d’acceptation avant une réaffectation.
Elle qualifie, puis elle affecte
La base identifie l’appelant, son projet et le responsable déjà connu, puis transmet la demande. Avec Courtage & équipes, une nouvelle occasion suit votre règle d’affectation et attend l’acceptation d’un courtier. Un contact déjà attribué conserve son responsable.
La prise en charge se prouve, et l’attribution se garde
La base transmet la demande au responsable connu avec son résumé. Avec Courtage & équipes, l’affectation attend une acceptation et une absence de réponse déclenche votre règle de réaffectation. Acquisition & suivi commercial relie les étapes au résultat et à la source commerciale.
Ce que la base Immobilier comprend
Une réceptionniste bilingue qui identifie la personne, le bien et la nature de la demande, crée une occasion avec un responsable et un statut, et transmet les situations prioritaires selon votre procédure. Sans frais de mise en service, et vous gardez vos numéros.
- Réponse aux appels en français et en anglais, selon la personne qui appelle
- Tri entre vendeur, acheteur, locataire potentiel et courtier collaborateur
- Occasion créée avec un responsable nommé et un statut visible
- Transmission immédiate des situations prioritaires selon votre règle
- Un résumé écrit après chaque appel, consultable dans l’application, et la possibilité de lui demander ce qui s’est passé
Elle ne tranche pas un conflit d’attribution : elle crée une alerte et le chef d’équipe décide.
Les décisions qui restent entre vos mains
- Elle ne donne pas d’opinion de valeur et ne commente pas une offre reçue.
- Elle ne mutualise pas automatiquement un contact entre deux courtiers : le propriétaire enregistré est conservé.
- Elle ne modifie pas une règle d’affectation d’elle-même, même quand un courtier ne répond pas.
- Elle ne révèle pas la motivation d’un vendeur, son prix minimum ni l’existence d’autres offres.
- Elle s’identifie comme la réceptionniste de l’équipe, pas comme un courtier en particulier, et ne sollicite pas un prospect déjà représenté par un autre courtier.
Posez-lui aussi vos questions
C’est inclus dans votre base. Elle vous répond à partir des appels, demandes et informations de votre entreprise auxquels vous avez accès.
Parler à votre réceptionnisteUne question que vous pouvez lui poser
Quel courtier est indiqué comme responsable de ce prospect ?
Elle lit le responsable déjà enregistré et les données que vous pouvez voir. La répartition dynamique relève de l’option prévue.
Ce que vous pouvez lui confier en plus
En complément de la base. Chacune s’ajoute volontairement, séparément de la base. Aucune n’est activée sans que vous la choisissiez.
Quand vos clients préfèrent écrire
Vous pouvez ajouter un canal pour qu’elle poursuive la conversation avec vos clients. Les actions qu’elle effectue suivent les mêmes règles et les options que vous avez choisies.
Canal client en option
Conversations par SMS
Poursuivre l’échange avec le prospect dans le dossier déjà attribué, sans créer une seconde prise en charge.
Les messages transactionnels prévus dans la base et vos propres questions à la réceptionniste restent inclus.
Vous gardez votre logiciel ?
Retrouvez les actions possibles, les conditions de connexion et la façon de travailler si votre logiciel ne permet pas l’action demandée.
Les événements entrants qui déclenchent une attribution sont documentés, avec une clé d’un compte autorisé. L’enregistrement du système, les portées et la confirmation automatique d’un résultat gagné ou perdu restent à éprouver.
Livraison par rappel web avec une clé de validation configurée ; aucun compte réel n’a été mis en place et aucun événement de test n’a été reçu.
La documentation officielle courante de récupération et de retour vers un outil de suivi n’a pas pu être consultée lors de la recherche ; la portée d’accès reste sans confirmation.
Installation par autorisation déléguée pour chaque client et portées documentées ; l’autorisation réelle de l’application et la configuration d’un compte client n’ont pas été éprouvées.
Le problème d’une équipe n’est pas de recevoir, c’est de savoir qui prend
Une équipe mutualise ses prospects : la publicité, les formulaires, la fiche en ligne et la ligne de bureau arrivent au même endroit, et une règle d’affectation décide qui travaille quoi. Le défaut connu est double. Un prospect est reçu, mais aucun courtier n’accuse la responsabilité, et la relance reste indéterminée. Ou l’inverse : deux courtiers rappellent la même personne, et la même transaction finit attribuée à deux sources.
Votre réceptionniste qualifie l’appel comme pour un courtier seul — vendeur, acheteur, courtier collaborateur, transaction en cours — puis fait ce qu’un courtier seul n’a pas à faire. Elle vérifie le doublon, détermine le propriétaire du contact dans votre outil de suivi ou applique votre règle d’affectation, transmet avec le contexte, et exige une prise en charge.
Le délai que vous fixez devient une mécanique, pas une intention. Passé ce délai sans accusé, le prospect est réaffecté selon la règle que vous avez approuvée, et le conflit — deux courtiers sur un même contact — déclenche une alerte au lieu d’une double relance qui abîme la réputation de l’équipe.
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ImmobilierÉquipes de courtiers — vos questions
Qu’arrive-t-il quand personne ne prend le prospect ?
Avec Courtage & équipes, le prospect est réaffecté selon votre règle quand la fenêtre d’acceptation est écoulée. L’acceptation du nouveau courtier est enregistrée. La base recueille la demande et la transmet au responsable connu ; la réaffectation dynamique fait partie de cette option.
Et si deux courtiers répondent au même prospect ?
Le propriétaire enregistré dans votre outil est conservé et une alerte de conflit est créée. Aucune double relance ne part, et le chef d’équipe tranche. La transaction reste attribuée une seule fois.
Que voit un courtier de l’historique des autres ?
Ce que ses droits permettent. L’historique est commun mais les permissions sont par personne, ce qui évite qu’un départ ou un changement d’équipe expose des contacts qui ne lui reviennent pas.
Est-ce que la source du prospect se perd ?
La provenance déclarée est notée à l’appel. Avec Acquisition & suivi commercial, elle reste reliée aux étapes et au résultat commercial pour comparer les sources. La coordination et l’acceptation par courtier se font avec Courtage & équipes.
Est-ce qu’elle peut affecter selon le secteur plutôt que la rotation ?
Oui, avec Courtage & équipes. Vous choisissez la rotation, le territoire, la gamme de prix ou la spécialité. Elle applique cette règle, conserve le responsable d’un contact déjà attribué et remonte un conflit au chef d’équipe.
Vos règles, avant le premier appel
L’essai gratuit commence par votre courriel. Votre site peut aider à préparer les informations, mais il reste facultatif. Vous confirmez les faits, choisissez une première tâche et testez votre réceptionniste. Les options s’essaient aussi : vous commencez par celles qui vous sont utiles.
Garder mon numéroÉquipes de courtiers