Client d’un courtier précis
La personne demande son courtier par son nom. Elle vérifie le rattachement, transmet directement, et note le message quand le courtier est en visite — sans reprendre le dossier à son compte.
Agences immobilières
Le numéro de l’agence reçoit des questions administratives, des clients qui cherchent leur courtier et de nouvelles demandes. L’objet de l’appel et le destinataire sont précisés dès l’accueil. Votre bureau peut orienter chacun en respectant la séparation entre les dossiers des courtiers.
45 $ CAD / mois · 50 appels Standard · 1 numéro local
Selon la demande que vous recevez
Occasion nouvelle, sans propriétaire
Appel de pancarte, formulaire, référence. Le territoire, l’équipe et la règle de l’agence décident du destinataire, et l’accusé de prise en charge est suivi comme pour une équipe.
Départ ou transfert d’un courtier
Les appels destinés à une personne qui a quitté continuent d’arriver. Elle suit la consigne écrite : capter, informer sans commenter, et acheminer à la direction ou au courtier désigné, sans transférer un contact de sa propre initiative.
Les autres demandes que vous pouvez lui confier
Demande administrative au bureau
Documents, suivi de dossier, facturation, question sur une inscription de l’agence. Elle capte l’objet et achemine au service autorisé, sans ouvrir un dossier de courtier à quelqu’un qui n’y a pas droit.
Le bon destinataire dès l’accueil de l’agence
La demande part à la direction avec la mention d’une visite prévue le lendemain et l’heure de l’appel. Le dossier reste gelé au sens des accès jusqu’à la décision autorisée, et l’audit de routage montre qui a été joint, quand, et sur quelle consigne.
Lire la conversation complète
Lundi, 9 h 10. La ligne générale d’une agence de deux bureaux. Un courtier a quitté l’agence la semaine précédente, et la direction a écrit la consigne de transfert.
RéceptionnisteBonjour, je prends votre nom et un numéro de rappel. Comment puis-je vous diriger ?
AppelantJe veux parler à mon courtier, il s’occupe de la vente de mon condo à Boucherville.
RéceptionnisteJe vérifie le dossier. Pouvez-vous me confirmer l’adresse de la propriété inscrite ?
AppelantOui, et j’ai une visite prévue demain. Est-ce qu’il est encore chez vous ?
RéceptionnisteVotre dossier est maintenant suivi par la direction de l’agence, qui vous rappelle ce matin pour la suite et pour votre visite de demain. Je ne commente pas la situation d’un courtier, et je ne transfère pas votre dossier à quelqu’un d’autre de mon propre chef.
Ce qu’elle fait pour votre agence
Les gestes qu’elle pose sur les trois choses qu’une même ligne reçoit — une demande de bureau, le client d’un courtier, une occasion nouvelle —, puis ce qui reste à la direction. Chaque ligne est un appel que votre agence reçoit.
Trois genres d’appels sur une seule ligne
Elle prend le nom et le numéro de rappel, puis pose la question qui tranche : une demande de bureau, le client d’un courtier précis, ou une occasion nouvelle ?
Le reste — territoire, équipe, propriété du contact — découle de cette réponse, pas de l’ordre d’arrivée de l’appel.
Pour une demande administrative — documents, facturation, suivi de dossier —, elle capte l’objet et achemine au service autorisé.
Elle n’ouvre pas de dossier de courtier à quelqu’un qui n’y a pas droit ; l’accès d’un employé de bureau n’est pas présumé du fait qu’il travaille dans le même bureau.
Quand la personne demande son courtier par son nom, elle vérifie le rattachement du dossier avant de transmettre directement.
Elle note un message quand le courtier est en visite, sans reprendre le dossier à son compte.
Pour une occasion nouvelle — appel de pancarte, formulaire, référence —, le territoire, l’équipe et la règle de l’agence décident du destinataire.
L’accusé de prise en charge est suivi comme pour une équipe, pas laissé à la bonne volonté d’un courtier.
Quand un courtier a quitté l’agence
Pour un appel destiné à un courtier qui a quitté, elle applique la consigne écrite : capter, informer sans commenter, et acheminer à la direction ou au courtier désigné.
Elle ne transfère pas un contact de sa propre initiative ; la direction gèle, révoque et décide, l’accueil applique et consigne.
Elle mentionne toute visite ou échéance déjà prévue, et l’heure de l’appel, dans le message transmis à la direction.
Le dossier reste gelé au sens des accès jusqu’à la décision autorisée, avec la trace de qui a été joint et quand.
Elle ne confirme ni n’infirme la situation d’un courtier auprès de l’appelant : elle dit qu’un suivi est en cours et transmet.
Confirmer un départ improviserait une réponse que seule la direction est autorisée à donner.
L’accusé qui se suit, et le partenaire de dossier qui appelle
Elle suit l’accusé de prise en charge d’une occasion nouvelle et déclenche l’escalade à la direction au délai que vous fixez.
Un accusé qui ne vient pas n’est pas silencieux : la direction est alertée selon votre règle, pas selon la mémoire de quelqu’un.
Pour un courtier hypothécaire ou un prêteur qui appelle au sujet d’une condition de financement, elle capte l’étape et la date en jeu, sans confirmer l’état du dossier.
Il est traité comme un partenaire de dossier, au même titre qu’un notaire ou un inspecteur.
Elle confirme la prise en charge à l’appelant une fois que le courtier ou le service autorisé a répondu.
L’état annoncé est celui qui existe : transmise, prise en charge ou en attente, pas une réponse inventée.
Entre deux appels, quand votre agence compte plusieurs bureaux
Des options ajoutées séparément, quand elles vous servent.
- Option
Elle porte les informations locales de chaque bureau, sépare les permissions par entité, et consolide la répartition du volume dans un tableau unique.
Option Multi-sites & entités : chaque bureau garde ses règles, la direction garde la vue d’ensemble. Multi-sites & entités
- Option
Elle affecte une occasion nouvelle à un courtier nommé, suit son acceptation, coordonne les visites et les pièces, et rattache le résultat à son responsable.
Option Courtage & équipes : le suivi de transaction reste attribué à une seule personne, même dans une agence à plusieurs équipes. Courtage & équipes
- Option
Elle relie les sources autorisées aux résultats commerciaux et dédoublonne entre équipes pour ne pas compter deux fois la même transaction.
Option Acquisition & suivi commercial : la comparaison de performance par source se fait au niveau de l’agence, pas d’un seul courtier. Acquisition & suivi commercial
Quand on vous écrit, et si vous utilisez déjà Follow Up Boss ou HubSpot
- Canal
Elle trie les courriels adressés au bureau et les demandes visant un courtier précis, sans mutualiser leurs dossiers clients.
Boîte courriel IA en option : brouillon par défaut, envoi selon votre politique, et chaque courtier garde ses permissions.
- Logiciel
Avec Follow Up Boss, la clé d’un compte autorisé est documentée ; le modèle de droits d’une agence — équipes, permissions, affectations — reste à éprouver.
Les tarifs d’équipe publiés ne suffisent pas à établir cette couverture ; elle applique en attendant son propre registre de droits. Follow Up Boss
- Logiciel
Avec HubSpot, l’installation par autorisation déléguée est documentée pour chaque client ; l’autorisation réelle de l’application reste à éprouver.
Tant qu’un compte n’a pas confirmé l’accès, elle travaille avec son propre registre de dossiers et de droits. HubSpot
Ce qu’elle ne fait pas pour votre agence
- Elle ne mutualise pas un contact entre courtiers : la propriété enregistrée est conservée.
- Elle ne transfère pas un dossier au départ d’un courtier : la direction décide et la consigne s’applique.
- Elle ne confirme pas qu’une personne est cliente ni l’état d’une transaction sans identité vérifiée.
- Elle ne donne pas d’opinion de valeur, ne négocie pas et ne chiffre pas la rétribution d’un courtier.
- Elle ne cite pas de taux hypothécaire et ne laisse pas entendre qu’un financement est approuvé.
- Elle ne confirme pas qu’une propriété est encore disponible si la fiche n’est pas configurée : elle capte et fait rappeler.
- Elle ne donne pas d’avis juridique sur une promesse d’achat, des conditions ou des vices cachés : rappels administratifs seulement.
Ce que vous pouvez lui demander, vous
Elle vous répond à partir des appels, des dossiers et des droits auxquels vous avez accès. Une question sur une option ne s’applique que si vous l’avez activée.
Tu lui demandesQuels appels sont destinés à l’administration plutôt qu’à un courtier ?
Elle retrouve l’objet et le destinataire inscrits. Les contacts des courtiers restent soumis à leurs droits d’accès.
Quels dossiers sont visibles pour tel courtier, une fois ses droits appliqués ?
Elle lit les permissions par rôle : la direction voit l’ensemble, un courtier voit ce qui lui revient.
Quelles occasions nouvelles attendent encore un accusé de prise en charge ?
Elle suit le délai fixé avant l’escalade à la direction. Elle ne relance pas un courtier de sa propre initiative.
Quels dossiers sont restés gelés depuis le départ d’un courtier ?
OptionAvec Courtage & équipes : le suivi de transaction par responsable, y compris un dossier réattribué. Sans l’option, la base suit la consigne écrite sans ce tableau.
La suite de la demande
La structure de l’agence devient une règle de routage
Les bureaux, les équipes, les courtiers et leurs territoires, les services administratifs et leurs droits, la règle de propriété des contacts, la procédure d’escalade à la direction et celle qui s’applique à un départ.
Elle qualifie le type de demande avant le destinataire
Nom, numéro de rappel, et la question qui tranche : est-ce une demande de bureau, le client d’un courtier, ou une occasion nouvelle ? Le reste — territoire, équipe, propriété du contact — découle de cette réponse.
L’accusé se suit, et l’audit reste lisible
La prise en charge est suivie et l’escalade à la direction se déclenche au délai que vous fixez. Les rapports sont agrégés au niveau de l’agence, avec un accès par rôle : la direction voit l’ensemble, un courtier voit ce qui lui revient.
Ce que la base Immobilier comprend
Une réceptionniste bilingue qui identifie la personne, le dossier et la nature de la demande, crée une demande avec un responsable et un statut, et transmet les situations prioritaires selon la procédure de l’agence. Sans frais de mise en service, et vous gardez vos numéros.
- Réponse aux appels en français et en anglais, selon la personne qui appelle
- Distinction entre demande de bureau, client d’un courtier et occasion nouvelle
- Demande créée avec un responsable nommé et un statut visible
- Transmission immédiate des situations prioritaires selon la règle de l’agence
- Un résumé écrit après chaque appel, consultable dans l’application, et la possibilité de lui demander ce qui s’est passé
Elle ne mutualise pas un contact entre courtiers : la propriété enregistrée est conservée.
Les décisions qui restent entre vos mains
- Elle ne transfère pas un dossier au départ d’un courtier : la direction décide et la consigne s’applique.
- Elle ne confirme pas qu’une personne est cliente ni l’état d’une transaction sans identité vérifiée.
- Elle ne donne pas d’opinion de valeur, ne négocie pas et ne chiffre pas la rétribution d’un courtier.
- Elle ne cite pas de taux hypothécaire et ne laisse pas entendre qu’un financement est approuvé.
- Elle s’identifie comme la réceptionniste de l’agence, pas comme un courtier en particulier, et ne sollicite pas un client déjà représenté par un courtier d’une autre agence.
Posez-lui aussi vos questions
C’est inclus dans votre base. Elle vous répond à partir des appels, demandes et informations de votre entreprise auxquels vous avez accès.
Parler à votre réceptionnisteUne question que vous pouvez lui poser
Quels appels sont destinés à l’administration plutôt qu’à un courtier ?
Elle retrouve l’objet et le destinataire inscrits. Les contacts des courtiers restent soumis à leurs droits d’accès.
Ce que vous pouvez lui confier en plus
En complément de la base. Chacune s’ajoute volontairement, séparément de la base. Aucune n’est activée sans que vous la choisissiez.
Quand vos clients préfèrent écrire
Vous pouvez ajouter un canal pour qu’elle poursuive la conversation avec vos clients. Les actions qu’elle effectue suivent les mêmes règles et les options que vous avez choisies.
Canal client en option
Votre boîte courriel
Trier les échanges du bureau et les demandes adressées aux courtiers, sans mutualiser leurs dossiers clients.
Les messages transactionnels prévus dans la base et vos propres questions à la réceptionniste restent inclus.
Vous gardez votre logiciel ?
Retrouvez les actions possibles, les conditions de connexion et la façon de travailler si votre logiciel ne permet pas l’action demandée.
Interface ouverte documentée avec une clé d’un compte autorisé ; les tarifs d’équipe publiés ne prouvent pas que le modèle de droits d’une agence — équipes, permissions, affectations — soit couvert. Portées et couverture des résultats à éprouver.
Installation par autorisation déléguée pour chaque client, lecture et écriture selon des portées documentées ; l’autorisation réelle de l’application et la configuration d’un compte n’ont pas été éprouvées.
Une agence n’est pas une grande équipe : c’est plusieurs équipes autonomes
Dans une agence, les courtiers sont rattachés à une bannière, pas salariés, et chacun garde son numéro direct comme identité professionnelle. La réception centrale existe — accueil, ligne générale — mais elle ne répond pas au nom d’un courtier pour ses propres clients. Certaines bannières distribuent à leurs courtiers un CRM en marque blanche, kvCORE par exemple : un outil de suivi, pas une réponse téléphonique. Le résultat est une structure où la même ligne reçoit trois choses différentes : une demande administrative, le client d’un courtier précis, et une occasion qui n’appartient encore à personne.
Votre réceptionniste distingue ces trois cas avant de router. Elle respecte le territoire, l’équipe et la propriété du contact déjà enregistrée, parce qu’une agence ne peut pas mutualiser automatiquement des contacts entre courtiers sans créer un conflit de représentation. Elle achemine ensuite vers le courtier ou vers le service administratif autorisé, et elle suit l’accusé de réception.
Le moment le plus délicat d’une agence n’est pas un appel : c’est un départ. Quand un courtier quitte, les numéros, les accès et les contacts doivent être réattribués par une décision autorisée, pas par défaut. La direction gèle, révoque et décide ; l’accueil applique et consigne.
Dans la même section
Les autres activités de cette section partagent le même moteur, avec leurs propres demandes et leurs propres règles.
ImmobilierAgences immobilières — vos questions
Peut-elle donner un dossier de courtier à l’administration ?
Seulement dans les droits que vous avez écrits. Une demande administrative est acheminée au service autorisé ; un dossier de courtier reste au courtier, et l’accès d’un employé de bureau n’est pas présumé du fait qu’il travaille dans le même bureau.
Que se passe-t-il quand un courtier quitte l’agence ?
Les accès sont révoqués et les transferts de contacts sont gelés jusqu’à une décision autorisée. La réceptionniste applique la consigne écrite : capter, informer sans commenter, acheminer à la direction ou au courtier désigné. Le délai de révocation est un indicateur que vous pouvez suivre.
Comment sont séparés deux bureaux sur un même service ?
L’option Multi-sites & entités porte les informations locales de chaque bureau, les permissions par entité et un tableau de bord consolidé. Chaque bureau garde ses règles, la direction garde la vue d’ensemble.
Peut-on imposer un seul outil de suivi à tous les courtiers ?
C’est une décision d’agence, pas une contrainte technique de notre côté. La réceptionniste s’adapte à un outil central imposé comme à des outils séparés par équipe, à condition que les consentements et les connecteurs soient établis pour chacun.
Et les appels de partenaires — notaire, inspecteur, courtier hypothécaire ?
Ils sont traités comme des partenaires de dossier : elle capte le dossier concerné, l’objet et l’échéance, puis route vers le courtier ou le service. Elle ne confirme pas l’état d’une transaction ni qu’une personne est cliente sans identité vérifiée.
Vos règles, avant le premier appel
L’essai gratuit commence par votre courriel. Votre site peut aider à préparer les informations, mais il reste facultatif. Vous confirmez les faits, choisissez une première tâche et testez votre réceptionniste. Les options s’essaient aussi : vous commencez par celles qui vous sont utiles.
Garder mon numéroAgences immobilières