Un examen de la vue occupe la salle et la ligne sonne. Votre réceptionniste réserve l’examen à la bonne durée selon l’âge, donne le statut d’une commande à la bonne personne, note la demande de prescription et lit votre consigne quand un œil inquiète.
69 $ CAD / mois · 50 appels Standard · 1 numéro local · aucuns frais d’installation · sans contrat. Essai gratuit : 7 jours, 20 appels répondus, sans carte.
Pendant un examen de la vue, la porte est fermée et la ligne sonne : un parent pour son enfant, des lunettes à récupérer, un œil rouge. Zenvox est une réceptionniste IA pour cliniques d’optométrie, au Québec et ailleurs au Canada. Elle répond en français ou en anglais selon la personne, réserve l’examen à la durée que vous prévoyez selon l’âge, donne le statut d’une commande une fois l’identité vérifiée, note une demande de copie d’ordonnance sans la lire, et ne confirme aucune couverture. La base Santé & soins coûte 69 $ CAD par mois avec 50 appels Standard et un numéro local, sans frais de mise en service et sans contrat. Essai gratuit : 7 jours, jusqu’à 20 appels répondus, sans carte.
Sans signe grave, elle marque l’appel comme prioritaire et offre le créneau d’urgence que vous gardez dans la journée. Elle ne conseille ni goutte, ni compresse, ni d’attendre pour voir. Si la personne décrit une perte de vision soudaine, des éclairs, un rideau, un produit dans l’œil ou un coup, elle lit votre consigne, urgence ou Info-Santé 811, et vous alerte.
Elle vérifie l’identité, puis donne le statut que la clinique a inscrit : arrivées, en commande, à ajuster. Elle réserve une cueillette courte. L’ajustement d’une monture revient à l’optométriste ou à l’opticien, et elle ne le promet pas pour le jour même.
« J’aimerais ma prescription pour commander mes lentilles ailleurs. » Elle note la demande et la transmet : c’est la clinique qui remet l’ordonnance. Elle ne la lit pas au téléphone. Quand un opticien ou un pharmacien appelle pour une ordonnance, elle passe l’appel ou le message à l’optométriste, qui la communique lui-même à la personne habilitée à l’exécuter.
Le parent appelle pour son enfant. Elle note le nom et l’âge de l’enfant, confirme qu’un parent ou un tuteur sera présent, et réserve l’examen enfant à la durée que vous avez fixée. La couverture selon l’âge, elle la laisse à la clinique.
Elle explique que la couverture d’un examen dépend de l’âge et de la situation de la personne, et que la clinique la confirme sur place. Elle note l’assureur mentionné. Elle n’avance aucun montant que vous n’avez pas affiché vous-même.
Un patient revient d’année en année. Elle vérifie l’identité, note la date approximative du dernier examen et réserve. Avec l’option Disponibilités & rappels, le rappel part à la cadence que vous avez fixée, et une annulation libère un créneau pour votre liste d’attente.
L’optométriste sort d’examen à 10 h : le rendez-vous du garçon est à l’agenda, la fiche porte l’œil touché, depuis quand, l’absence de signe grave et l’âge, avec la mention qu’aucune couverture n’a été confirmée. La question de la conjonctivite attend l’examen.
Samedi, 9 h 40. L’optométriste est en examen. Une femme appelle pour son fils de dix ans, qui a l’œil rouge depuis la veille.
RéceptionnisteBonjour, clinique d’optométrie. Je prends d’abord votre nom et un numéro où vous joindre.
AppelanteNathalie Bouchard, 819 555-0128. Mon garçon a l’œil rouge depuis hier soir. Est-ce que c’est une conjonctivite ?
RéceptionnisteJe ne peux pas l’évaluer, et je préfère vous le dire tout de suite : c’est l’optométriste qui le fera. Est-ce que sa vision a baissé d’un coup, voit-il des éclairs, ou a-t-il reçu un coup ou un produit dans l’œil ?
AppelanteNon, rien de ça. Ça pique et c’est rouge, c’est tout.
RéceptionnisteMerci. Je note : œil rouge depuis hier soir, sans changement de vision. Il a quel âge, et est-il déjà suivi ici ?
AppelanteDix ans. Oui, il a eu son examen l’an dernier.
RéceptionnisteJe vous réserve le créneau d’urgence de ce matin, 11 h 20, et je vous texte la confirmation. Pour la couverture, la clinique vous la confirmera sur place.
Un examen à réserver, une commande à suivre, un œil qui inquiète : elle trie, réserve à la bonne durée et laisse à la clinique la couverture, l’ordonnance et l’ajustement.
Elle prend le nom complet et un numéro de rappel, puis demande si la personne est déjà patiente et pour qui est l’examen.
Un parent qui appelle pour un enfant et un adulte qui appelle pour lui-même ne se réservent pas de la même façon.
Elle réserve l’examen à la durée que vous avez prévue selon l’âge, avec un parent ou un tuteur présent pour un enfant.
Adulte, enfant, 65 ans et plus et lentilles cornéennes ont chacun leur plage dans votre agenda.
Elle note l’âge et l’assureur mentionné, et dit que la couverture se confirme à la clinique.
L’Ordre des optométristes ne décide pas lui-même de ce que couvre la RAMQ : la réceptionniste n’a pas à le deviner.
Elle lit votre consigne mot pour mot pour une perte de vision soudaine, des éclairs, un rideau, un produit chimique ou un coup à l’œil.
Pour un produit chimique, la consigne du préréglage dit de rincer tout de suite à l’eau et d’aller à l’urgence ; aucun examen ordinaire n’est réservé.
Elle vous alerte dès que la redirection est appliquée.
Personne n’apprend en fin de journée qu’un signe grave à l’œil a été décrit au téléphone.
Pour un œil rouge sans signe grave, elle marque l’appel comme prioritaire et offre le créneau d’urgence du jour.
Elle ne propose aucune goutte, aucune compresse et ne conseille pas d’attendre pour voir.
Elle vérifie l’identité avant de donner le statut d’une commande de lunettes ou de lentilles.
Le statut est celui que la clinique a inscrit : arrivée, en commande ou à ajuster.
Elle réserve une cueillette courte, ou un moment avec l’opticien pour choisir une monture.
L’ajustement revient à l’optométriste ou à l’opticien ; elle ne le promet pas pour le jour même.
Elle note une demande de copie de prescription et la transmet à la clinique.
Selon l’Ordre, l’ordonnance se remet sans frais ; elle ne la lit pas au téléphone.
Elle passe à l’optométriste l’opticien ou le pharmacien qui demande une ordonnance.
Communiquer une ordonnance de vive voix revient à l’optométriste, et seulement à la personne habilitée à l’exécuter.
Elle ne confirme pas à un tiers qu’une personne est patiente, et ne donne rien du dossier d’un adulte à un proche sans autorisation.
Le Code de déontologie des optométristes interdit de révéler qu’une personne a fait appel à leurs services.
Elle envoie la confirmation et le rappel d’examen sur le canal que la personne a autorisé.
Le message donne la date, l’heure et l’adresse ; il ne parle ni du motif ni de l’œil.
Chacune de ces options s’ajoute séparément, quand elle vous sert.
Elle envoie le rappel de l’examen annuel à la cadence que vous fixez, et propose une annulation à votre liste d’attente.
Un créneau libéré redevient un examen, sans que l’équipe rappelle la liste à la main. Disponibilités & rappels
Elle poursuit par texto la conversation sur une commande prête et le moment de la cueillette.
Canal en option : la personne répond quand elle peut, et la demande arrive au même endroit que les appels. Texto et clavardage
Elle vous répond à partir des appels, demandes et informations de votre clinique auxquels vous avez accès. Une question sur une option ne s’applique que si vous l’avez activée.
Vous lui demandezQuelles commandes de lunettes ont fait l’objet d’un appel cette semaine ?
Elle retrouve les appels sur le statut d’une commande et les cueillettes réservées. Elle ne connaît que les statuts que la clinique a inscrits.
Quels appels ont déclenché la consigne d’urgence oculaire ?
Elle relit les alertes envoyées et l’heure de l’appel. Elle ne dit rien de l’état de l’œil.
Quels patients sont dus pour leur examen annuel ?
OptionAvec Disponibilités & rappels : la date du dernier examen et le rappel envoyé. Sans l’option, elle n’envoie pas de rappel.
Vos types d’examen et leurs durées selon l’âge, le créneau d’urgence de la journée, ce que la clinique dit d’une commande prête, la consigne de sécurité que vous voulez entendre lue mot pour mot, et la personne à alerter quand un signe grave est décrit. Vous modifiez tout cela en tout temps depuis l’application.
Un signe grave passe en premier et sort de l’agenda. Sinon : nom et numéro de rappel, patient ou non et pour qui, motif, âge, assureur mentionné, plages qui conviennent. Elle note les mots de la personne sans les traduire en vocabulaire clinique.
L’examen est à l’agenda à la bonne durée, la confirmation et le rappel partent au patient, et le résumé vous attend dans l’application. Un œil rouge ou un opticien qui demande une ordonnance vous arrive en alerte, pas en fin de journée.
Une réceptionniste qui répond dans les deux langues pendant vos examens, réserve à la bonne durée, donne le statut d’une commande à la bonne personne et vous laisse un résumé écrit. Sans frais de mise en service, et vous gardez votre numéro.
Elle ne confirme aucune couverture de la RAMQ ni d’une assurance : la clinique la confirme, selon l’âge et la situation de la personne.
C’est inclus dans votre base. Elle vous répond à partir des appels, demandes et informations de votre entreprise auxquels vous avez accès.
Parler à votre réceptionnisteUne question que vous pouvez lui poser
Quelles demandes de copie d’ordonnance attendent la clinique ?
Elle retrouve les demandes notées, avec le nom de la personne et la date de l’appel. Elle ne lit pas l’ordonnance elle-même.
En complément de la base. Chacune s’ajoute volontairement, séparément de la base. Aucune ne s’active sans que vous la choisissiez.
Vous pouvez ajouter un canal pour qu’elle poursuive la conversation avec vos clients. Les actions qu’elle effectue suivent les mêmes règles et les options que vous avez choisies.
Canal client en option
Poursuivre par texto l’échange sur une commande prête et le moment de la cueillette, plutôt qu’un rappel de plus au téléphone.
Les messages transactionnels prévus dans la base et vos propres questions à la réceptionniste restent inclus.
Une clinique d’optométrie reçoit des appels de trois natures : l’examen de la vue à réserver, pour soi ou pour un enfant ; la commande de lunettes ou de lentilles dont on veut savoir si elle est arrivée ; et le problème à l’œil qui ne peut pas attendre la semaine prochaine. Pendant un examen, l’optométriste ne décroche pas, et la personne au comptoir aide peut-être quelqu’un à choisir une monture.
Le cadre de la profession pèse sur chacun de ces appels. Le Code de déontologie des optométristes leur demande de garder confidentiel ce qu’ils apprennent, de ne pas révéler qu’une personne a fait appel à leurs services, et de prendre les moyens raisonnables pour que le secret soit préservé par les personnes qui collaborent avec eux et par les technologies qu’ils utilisent. L’Ordre précise qu’il ne décide pas de ce que couvre la RAMQ. L’ordonnance, elle, est offerte au patient au terme de la consultation, sans frais, et ne se communique de vive voix qu’à la personne habilitée à l’exécuter, un opticien d’ordonnances ou un pharmacien.
Votre réceptionniste prend ces appels à votre place. Elle répond en français ou en anglais, vouvoie, vérifie l’identité avant de parler d’un dossier, réserve l’examen à la durée que vous avez prévue selon l’âge, donne le statut d’une commande que la clinique a mis à jour, et laisse à la clinique ce qui lui revient : la couverture, l’ordonnance, l’ajustement et tout ce qui ressemble à un avis.
Les autres activités de cette section partagent le même moteur, avec leurs propres demandes et leurs propres règles.
Réceptionniste IA pour cliniques et soins à domicileNon. Elle explique que la couverture d’un examen dépend de l’âge et de la situation de la personne, note l’assureur mentionné et laisse la confirmation à la clinique. L’Ordre des optométristes précise lui-même qu’il ne décide pas de ce que couvre la RAMQ, et le préréglage Optométrie interdit de confirmer une couverture au téléphone.
Elle note la demande et la transmet à la clinique, qui remet l’ordonnance. Selon l’Ordre des optométristes, l’optométriste offre l’ordonnance au terme de la consultation, ne peut exiger de frais pour la remettre, et ne la communique de vive voix qu’à la personne habilitée à l’exécuter, un opticien d’ordonnances ou un pharmacien. Votre réceptionniste, elle, ne la lit à personne.
Vous écrivez la consigne, elle la lit mot pour mot. Pour une perte de vision soudaine, des éclairs, un rideau dans le champ de vision, un produit chimique ou un coup, elle dirige vers l’urgence ou Info-Santé 811 et vous alerte, sans rien évaluer. Pour un œil rouge sans signe grave, elle offre le créneau d’urgence que vous avez gardé.
Oui, une fois l’identité vérifiée, et selon le statut que la clinique a inscrit. Elle ne confirme pas à un tiers qu’une personne est patiente : le Code de déontologie des optométristes interdit de révéler qu’une personne a fait appel à leurs services.
Non. Avec un logiciel comme Optosys ou Acuitas, qui ne se connecte pas à Zenvox, elle travaille en mode natif : la demande, le rendez-vous et le résumé sont écrits dans l’application, et votre équipe les reporte. Aucune connexion à ces logiciels n’est annoncée ici ; elle se vérifie avec vous, logiciel par logiciel.
Oui. Vous renvoyez votre ligne vers Zenvox pendant les examens, après les heures ou selon l’horaire que vous écrivez. La base comprend aussi un numéro local, si vous préférez en publier un nouveau.
L’essai gratuit commence par votre courriel. Votre site peut aider à préparer les informations, mais il reste facultatif. Vous confirmez les faits, choisissez une première tâche et testez votre réceptionniste. Les options s’essaient aussi : vous commencez par celles qui vous sont utiles.
Optométristes
