La personne qui appelle entend mal, ou c’est un proche qui appelle pour elle. Votre réceptionniste parle lentement, confirme par texto, note le certificat et le payeur sans rien confirmer, et réserve la réparation en priorité quand quelqu’un dépend de son appareil.
69 $ CAD / mois · 50 appels Standard · 1 numéro local · aucuns frais d’installation · sans contrat. Essai gratuit : 7 jours, 20 appels répondus, sans carte.
La personne qui appelle entend mal, ou c’est sa fille qui appelle pour elle, pendant que vous ajustez un appareil. Zenvox est une réceptionniste IA pour cliniques d’audioprothèse, au Québec et ailleurs au Canada. Elle parle lentement, répète sans s’impatienter, propose la confirmation par texto, trie entre évaluation, réparation, piles et suivi, et note le certificat et le payeur sans rien confirmer. La base Santé & soins coûte 69 $ CAD par mois avec 50 appels Standard et un numéro local, sans frais de mise en service et sans contrat. Essai gratuit : 7 jours, jusqu’à 20 appels répondus, sans carte.
Quand l’audioprothésiste termine son ajustement, la réparation est à l’agenda pour le lendemain, et la fiche porte le nom de la patiente, celui de la fille qui a appelé et l’autorisation qu’elle a déclarée, la mention que la mère vit seule, et la question de la RAMQ marquée sans réponse. La confirmation est déjà partie par texto.
Jeudi, 10 h 15. L’audioprothésiste ajuste un appareil. Une femme appelle pour sa mère, qui n’entend presque plus avec son appareil depuis la veille.
RéceptionnisteBonjour, clinique d’audioprothèse. Je prends d’abord votre nom et un numéro où vous joindre.
AppelanteSylvie Morin, 418 555-0193. J’appelle pour ma mère, Jeanne Morin. Son appareil a pris l’eau hier, elle n’entend presque plus rien.
RéceptionnisteJe note. Votre mère est déjà patiente ici ? Et vous a-t-elle autorisée à parler de son dossier avec la clinique ?
AppelanteOui, elle est patiente, et oui, je m’occupe de ses rendez-vous. Elle vit seule, c’est pour ça que ça presse.
RéceptionnisteJe marque la demande comme prioritaire. Je ne peux pas vous dire quoi faire avec l’appareil : la clinique le regardera. Je vous propose demain 9 h pour la réparation. Je vous envoie la confirmation par texto ?
AppelanteOui, s’il vous plaît. Et est-ce que la RAMQ va payer s’il faut le changer ?
RéceptionnisteJe ne peux pas le confirmer : l’admissibilité se vérifie à la clinique. Je note la question pour l’audioprothésiste.
Elle demande qui est le patient, qui appelle, et si la personne a autorisé ce proche à parler de son dossier. Elle prend le rendez-vous et le numéro du proche, mais ne lui donne aucun renseignement du dossier sans cette autorisation : le Code de déontologie des audioprothésistes ne les relève du secret professionnel qu’avec l’autorisation du patient ou quand la loi l’ordonne.
La personne en dépend pour travailler, ou elle vit seule. Elle note le modèle si la personne le connaît et depuis quand l’appareil ne fonctionne plus, marque l’appel comme prioritaire et réserve le premier créneau de réparation. Elle ne donne aucun conseil de manipulation.
Elle note le payeur mentionné et explique que l’admissibilité aux programmes de remboursement se voit à la première visite, comme l’indique l’Ordre des audioprothésistes. Pour une assurance privée, elle suggère de demander une préautorisation à l’assureur. Elle n’annonce ni prix, ni rabais, ni gratuité.
Elle demande si la personne a un certificat d’un médecin, d’un audiologiste ou d’un orthophoniste, le note s’il existe et note son absence sinon, sans l’exiger : la clinique explique comment l’obtenir. Elle réserve la plage longue de l’évaluation et propose la confirmation par texto.
Piles, embouts, nettoyage : elle note ce qu’il faut et réserve un passage court selon vos règles. Pour un appareil prêt, elle vérifie l’identité et donne le statut que la clinique a inscrit avant de réserver la cueillette.
« Depuis ce matin, je n’entends plus de l’oreille droite. » Elle ne réserve pas un rendez-vous d’appareillage ordinaire : elle lit votre consigne, qui dirige vers Info-Santé 811 ou l’urgence, et vers le 911 si la personne décrit une faiblesse du visage ou un trouble de la parole, puis elle vous alerte.
Elle ralentit, répète et confirme par écrit. Elle trie l’évaluation, la réparation et les piles, note le certificat et le payeur, et ne parle d’aucun appareil, d’aucun prix ni d’aucune gratuité.
Elle parle lentement, répète et reformule, puis prend le nom et un numéro de rappel avec l’accord pour un texto.
La confirmation écrite évite à la personne de devoir tout retenir au téléphone.
Elle demande qui est le patient, qui appelle, et si le patient a autorisé ce proche à parler de son dossier.
Sans autorisation, elle prend le message et la clinique rappelle le patient : le secret n’est levé que par lui ou par la loi.
Elle envoie la confirmation par texto quand la personne l’a demandé, avec la date, l’heure et l’adresse.
Le texto ne parle ni d’un appareil, ni d’un prix, ni d’une gratuité.
Elle note le modèle si la personne le connaît, depuis quand l’appareil ne fonctionne plus, et si elle en dépend.
Une personne qui vit seule ou qui travaille le lendemain n’attend pas comme une autre.
Elle marque l’appel comme prioritaire et réserve le premier créneau de réparation.
Aucun conseil de manipulation n’est donné en attendant : la clinique regarde l’appareil.
Pour un appareil prêt, des piles ou des embouts, elle vérifie l’identité et le statut inscrit, puis réserve un passage court.
Le statut est celui que la clinique a inscrit ; elle ne l’invente pas pour rassurer.
Elle demande si la personne a un certificat d’un médecin, d’un audiologiste ou d’un orthophoniste, et note sa présence ou son absence.
La Loi sur les audioprothésistes l’exige avant l’appareillage ; elle ne l’exige pas elle-même, la clinique explique la marche à suivre.
Elle réserve la plage longue de l’évaluation et propose la confirmation par texto.
La remise et l’ajustement viennent à une deuxième visite, puis les suivis, comme le décrit l’Ordre.
Elle note le payeur mentionné, RAMQ, CNESST, Anciens Combattants ou assurance, sans confirmer d’admissibilité.
L’admissibilité se voit à la première visite ; pour une assurance privée, elle suggère une préautorisation.
Pour une perte d’audition soudaine, elle lit votre consigne : Info-Santé 811 ou l’urgence, et le 911 en cas de faiblesse du visage ou de trouble de la parole.
Elle ne réserve pas un rendez-vous d’appareillage ordinaire dans ce cas.
Elle vous alerte dès que la consigne est appliquée, ou qu’un appareil tombe en panne chez une personne qui en dépend.
Ces appels-là n’attendent pas le résumé de fin de journée.
Chacune de ces options s’ajoute séparément, quand elle vous sert.
Elle suit le certificat, les documents attendus et la demande de préautorisation d’un dossier de la RAMQ, de la CNESST ou des Anciens Combattants.
Le dossier avance sans que l’adjointe redemande ce qui a déjà été dit à l’appel. Dossiers & tiers payeurs
Elle envoie le rappel de suivi et de nettoyage à la cadence que fixe l’audioprothésiste.
Une annulation libère un créneau pour la personne suivante sur votre liste d’attente. Disponibilités & rappels
Elle répond par texto à une personne qui préfère écrire, et confirme par écrit une cueillette ou un changement d’heure.
Canal en option : le texto suit les mêmes règles que l’appel, sans marque ni prix. Texto et clavardage
Elle vous répond à partir des appels, demandes et informations de votre clinique auxquels vous avez accès. Une question sur une option ne s’applique que si vous l’avez activée.
Vous lui demandezQuelles premières évaluations attendent encore un certificat ?
Elle lit ce qui a été noté à l’appel, présent ou absent. Elle ne juge pas si un document suffit.
Quelles pannes ont été signalées par des personnes qui vivent seules ?
Elle retrouve les demandes marquées prioritaires et leur créneau de réparation. Elle ne donne aucun avis sur l’appareil.
Quels dossiers de la CNESST attendent encore une pièce ?
OptionAvec Dossiers & tiers payeurs : la pièce attendue et l’échéance. Sans l’option, elle n’en suit pas l’arrivée.
Vos types de rendez-vous et leurs durées, le créneau gardé pour les réparations, ce que vous faites des piles et des accessoires, les payeurs que vous acceptez, la façon dont un proche est autorisé, et la consigne de sécurité que vous voulez entendre lue mot pour mot. Vous modifiez tout cela en tout temps depuis l’application.
Une perte soudaine passe en premier et sort de l’agenda. Sinon : nom et numéro de rappel, accord pour un texto, qui est le patient et qui appelle, motif, certificat en main ou non, payeur mentionné, plages qui conviennent. Elle répète ce qu’elle a compris avant de raccrocher.
Le rendez-vous est à l’agenda à la bonne durée, la confirmation part par texto quand la personne l’a demandé, et le résumé vous attend dans l’application. Un appareil en panne chez une personne qui en dépend vous arrive en alerte.
Une réceptionniste qui répond dans les deux langues, prend le temps qu’il faut avec une personne qui entend mal, réserve la bonne plage et vous laisse un résumé écrit. Sans frais de mise en service, et vous gardez votre numéro.
Elle ne parle d’aucune marque, d’aucun modèle, d’aucun prix, d’aucun rabais et d’aucune gratuité de prothèse auditive, au téléphone comme par texto.
C’est inclus dans votre base. Elle vous répond à partir des appels, demandes et informations de votre entreprise auxquels vous avez accès.
Parler à votre réceptionnisteUne question que vous pouvez lui poser
Quels patients ont autorisé un proche à prendre leurs rendez-vous ?
Elle retrouve l’autorisation déclarée à l’appel et le nom du proche. La clinique la confirme avec le patient ; elle ne la présume pas.
En complément de la base. Chacune s’ajoute volontairement, séparément de la base. Aucune ne s’active sans que vous la choisissiez.
Vous pouvez ajouter un canal pour qu’elle poursuive la conversation avec vos clients. Les actions qu’elle effectue suivent les mêmes règles et les options que vous avez choisies.
Canal client en option
Écrire plutôt que parler à une personne qui entend mal : confirmer, déplacer un rendez-vous ou annoncer une cueillette par texto.
Les messages transactionnels prévus dans la base et vos propres questions à la réceptionniste restent inclus.
Une clinique d’audioprothèse ne reçoit pas des appels comme les autres. La personne qui compose entend mal, ou un proche appelle pour elle ; un appareil qui siffle, qui a pris l’eau ou dont la pile ne tient plus prive quelqu’un de ce qui lui permet de suivre une conversation ; et la première évaluation suppose un document que la loi exige avant tout appareillage.
Au Québec, la Loi sur les audioprothésistes réserve à l’audioprothésiste la vente, la pose, l’ajustement et le remplacement d’une prothèse auditive, et ne lui permet de poser ces actes que sur certificat d’un médecin, d’un orthophoniste ou d’un audiologiste attestant la nécessité de la prothèse. En Ontario, seuls l’audiologiste et le médecin peuvent prescrire un appareil auditif dans le cadre du programme d’appareils et accessoires fonctionnels. L’Ordre québécois décrit la suite : une première visite où le dossier s’ouvre et où la personne apprend son admissibilité, ou non, aux programmes de remboursement, une deuxième pour la remise et l’ajustement, puis des suivis. Le Code de déontologie, lui, interdit toute publicité qui porte sur une marque, un modèle, un prix, un rabais ou une gratuité de prothèse auditive.
Votre réceptionniste prend ces appels pendant vos rendez-vous. Elle parle lentement, répète, reformule et propose de confirmer par texto. Elle note le certificat et le payeur mentionné, RAMQ, CNESST, Anciens Combattants ou assurance, sans rien confirmer, réserve la bonne plage, et ne vante aucun appareil.
Les autres activités de cette section partagent le même moteur, avec leurs propres demandes et leurs propres règles.
Réceptionniste IA pour cliniques et soins à domicileAu Québec, la Loi sur les audioprothésistes demande un certificat d’un médecin, d’un orthophoniste ou d’un audiologiste attestant la nécessité d’une prothèse auditive avant que l’audioprothésiste la vende, la pose, l’ajuste ou la remplace. Votre réceptionniste ne tranche pas la question pour la personne : elle demande si le document existe, le note, et la clinique explique la marche à suivre. En Ontario, le programme d’appareils et accessoires fonctionnels demande une ordonnance d’un audiologiste ou d’un médecin.
Elle demande qui est le patient et si ce proche est autorisé. Le Code de déontologie des audioprothésistes ne les relève du secret professionnel qu’avec l’autorisation du patient ou quand la loi l’ordonne : sans autorisation, elle prend le message et le numéro, et la clinique rappelle le patient.
Non. Le Code de déontologie interdit à l’audioprothésiste toute publicité, par quelque moyen que ce soit, qui porte sur une marque, un modèle, un prix, un rabais, un escompte ou une gratuité de prothèse auditive. Le message d’accueil, la réceptionniste et les textos de la clinique n’en parlent donc pas : le choix d’un appareil se fait à l’évaluation, avec l’audioprothésiste.
Vous écrivez la consigne, elle la lit mot pour mot : Info-Santé 811 ou l’urgence pour une perte soudaine, le 911 quand la personne décrit une faiblesse du visage ou un trouble de la parole. Elle n’évalue rien, ne réserve pas un rendez-vous d’appareillage ordinaire et vous alerte.
Non. Avec Blueprint OMS, Sycle ou un autre logiciel qui ne se connecte pas à Zenvox, elle travaille en mode natif : la demande, le rendez-vous et le résumé sont écrits dans l’application, et votre équipe les reporte. Aucune connexion à ces logiciels n’est annoncée ici ; elle se vérifie avec vous, logiciel par logiciel.
Oui. Vous renvoyez votre ligne vers Zenvox pendant vos rendez-vous, après les heures ou selon l’horaire que vous écrivez. La base comprend aussi un numéro local, si vous préférez en publier un nouveau.
L’essai gratuit commence par votre courriel. Votre site peut aider à préparer les informations, mais il reste facultatif. Vous confirmez les faits, choisissez une première tâche et testez votre réceptionniste. Les options s’essaient aussi : vous commencez par celles qui vous sont utiles.
Audioprothésistes
