Un parent inquiet, des parents séparés, une école qui réclame un rapport : votre réceptionniste distingue ces appels, note l’âge, la préoccupation et qui consent, et dit franchement quand vous êtes complète, sans évaluer le langage ni promettre un délai.
69 $ CAD / mois · 50 appels Standard · 1 numéro local · aucuns frais d’installation · sans contrat. Essai gratuit : 7 jours, 20 appels répondus, sans carte.
Pendant une séance, un parent appelle pour son enfant. Zenvox est une réceptionniste IA pour orthophonistes en pratique privée, au Québec et ailleurs au Canada. Elle répond en français ou en anglais selon la personne, note l’âge, ce qui inquiète le parent et qui détient l’autorité parentale, sans rien évaluer, puis réserve l’évaluation ou, si vous êtes complète, le dit franchement et note la demande avec sa date. La base Santé & soins coûte 69 $ CAD par mois avec 50 appels Standard et un numéro local, sans frais de mise en service ni contrat. Essai gratuit : 7 jours, 20 appels répondus, sans carte.
Un parent appelle parce que l’éducatrice trouve que son enfant parle peu. Elle note l’âge, la préoccupation dans les mots du parent et la référence s’il y en a une, puis réserve l’évaluation si vous prenez de nouveaux clients. Elle ne dit pas si c’est normal pour l’âge.
Quand vous ne prenez plus de nouveaux clients, elle le dit franchement, note la demande avec la date de l’appel et explique que la clinique rappelle quand une place s’ouvre. Elle n’avance aucun délai.
Elle note qui appelle et ce qui est demandé. Un rapport ne part vers l’école ou la garderie qu’avec le consentement écrit du parent qui détient l’autorité parentale : elle prend le message, et la clinique fait le suivi. Elle ne lit ni ne résume le rapport.
Elle note qui détient l’autorité parentale, qui accompagnera l’enfant et ce que le parent dit de l’accord de l’autre parent. Elle ne donne aucun avis juridique : la clinique confirme ce qu’il faut avant l’évaluation.
Une difficulté soudaine à parler, à comprendre ou à avaler va au 911, avant toute autre question, et la clinique est alertée. Sans signe soudain, elle note le contexte, la référence et un éventuel dossier d’organisme, et réserve l’évaluation adulte.
Elle vérifie l’identité du parent ou de l’adulte suivi, retrouve la place dans le bloc de séances et replanifie avec l’orthophoniste traitante, selon la cadence que vous avez fixée.
L’orthophoniste sort de séance à 16 h 30 : la demande est dans l’application, avec l’âge, la remarque de la garderie dans les mots de la mère, l’accord des deux parents et la date de l’appel. Aucun délai n’a été promis, et la question « est-ce grave ? » attend l’évaluation.
Jeudi, 15 h 40. L’orthophoniste est en séance. Une mère appelle à la sortie de la garderie.
RéceptionnisteBonjour, clinique d’orthophonie. Je prends d’abord votre nom et un numéro où vous rejoindre.
AppelanteValérie Gagnon, 819 555-0136. C’est pour mon garçon, il a trois ans et demi. L’éducatrice trouve qu’il parle peu. Est-ce que c’est grave ?
RéceptionnisteJe ne peux pas l’évaluer, et je préfère vous le dire simplement : c’est l’orthophoniste qui le fera. Je note ce que l’éducatrice a remarqué, dans vos mots. Avez-vous l’autorité parentale, et son père est-il d’accord avec la démarche ?
AppelanteOui, je suis sa mère. On est séparés, mais on est d’accord pour consulter. Il n’a pas de référence, c’est la garderie qui nous l’a suggéré.
RéceptionnisteC’est noté : trois ans et demi, peu de mots selon la garderie, les deux parents d’accord, aucune référence. La clinique ne prend pas de nouvelle évaluation en ce moment : je note votre demande avec la date d’aujourd’hui, et on vous rappelle quand une place s’ouvre. Je ne peux pas vous donner de délai.
Un parent inquiet, un adulte après un AVC, une école qui réclame un rapport : elle prend le strict nécessaire, dit franchement quand vous êtes complète, et laisse toute évaluation à l’orthophoniste.
Elle prend le nom du parent et un numéro de rappel avant toute autre question.
Si la ligne coupe pendant que le parent s’occupe de l’enfant, la clinique peut rappeler.
Elle note l’âge de l’enfant et la préoccupation, dans les mots du parent.
« Il parle peu » reste « il parle peu » : elle ne traduit rien en diagnostic.
Elle demande qui détient l’autorité parentale et qui accompagnera l’enfant.
En garde partagée, la réponse se note telle quelle ; la clinique vérifie ce qu’il faut avant l’évaluation.
Elle note la référence ou le rapport déjà reçu : médecin, CLSC, école, garderie.
Elle ne dit pas si une référence est requise : le contrat d’assurance de la famille en décide.
Elle dirige vers le 911 dès qu’une difficulté soudaine à parler, à comprendre ou à avaler est décrite.
La consigne est écrite dans le préréglage et passe avant tout le reste ; elle ne trie pas.
Elle alerte la clinique après la redirection.
Une personne de votre équipe sait qu’un signe soudain a été décrit, sans attendre le résumé du soir.
Sans signe soudain, elle note le contexte, la référence et un éventuel dossier d’organisme.
Aphasie, voix, bégaiement, déglutition : le mot de l’appelant suffit, l’orthophoniste fera le reste.
Elle dit franchement que la clinique ne prend pas de nouvelle évaluation, si c’est votre réglage.
Une réponse claire vaut mieux qu’un rappel promis qui n’arrive pas.
Elle note la demande avec la date de l’appel, pour votre rappel.
Aucun délai n’est avancé : la date sert à votre suivi, pas à une promesse.
Elle réserve l’évaluation à la bonne durée quand vous prenez de nouveaux clients.
L’évaluation enfant et l’évaluation adulte n’occupent pas la même plage.
Elle replanifie une séance de bloc avec l’orthophoniste traitante.
Elle vérifie d’abord l’identité du parent ou de l’adulte suivi, puis garde la cadence que vous avez fixée.
Elle envoie la confirmation et le rappel avant la séance.
Le parent sait où et quand venir, ou reçoit le lien de la séance à distance.
Elle note la demande de rapport et la personne qui la fait.
Le rapport ne part qu’avec le consentement écrit du parent qui détient l’autorité parentale ; la clinique fait le suivi.
Elle prend le message quand un parent séparé pose une question de consentement.
Aucun avis juridique : la clinique confirme ce qu’il faut avant l’évaluation.
Chacune de ces options s’ajoute séparément, quand elle vous sert.
Elle propose une place libérée aux familles de votre liste d’attente, selon vos critères.
La liste garde la date de chaque inscription, et la demande est mise à jour après la réponse. Disponibilités & rappels
Elle répond par texto aux parents qui écrivent, avec l’historique de l’appel.
Place, téléconsultation, référence : la conversation reprend sans faire répéter le parent. Texto et clavardage
Elle vous répond à partir des appels et des demandes de votre clinique. Une question sur une option ne s’applique que si vous l’avez activée.
Vous lui demandezQuelles familles ont appelé cette semaine pendant que j’étais complète ?
Elle retrouve les demandes notées avec leur date, l’âge et la référence. Elle ne dit rien du développement de l’enfant.
Quels appels ont été dirigés vers le 911 ?
Elle relit les alertes envoyées et l’heure de l’appel. Elle ne dit rien de l’état de la personne.
Quelles places libérées ont été reprises par la liste d’attente ?
OptionAvec Disponibilités & rappels : la place et la famille qui l’a prise. Sans l’option, elle ne tient pas de liste selon vos critères.
Vos services — évaluation enfant, évaluation adulte, séances, téléconsultation, remise de rapport — et leurs durées, si vous prenez de nouveaux clients, vos plages réelles, ce qu’elle dit du remboursement, et le moment où vous voulez une alerte plutôt qu’un résumé. Vous modifiez tout depuis l’application.
Un signe soudain passe en premier et va au 911. Sinon : nom et rappel, enfant ou adulte, âge, qui consent, la préoccupation telle qu’elle est dite, la référence existante, en clinique ou à distance, les plages qui conviennent. Elle ne traduit rien en vocabulaire clinique.
L’évaluation est posée à la bonne durée, ou la demande est notée avec sa date si vous êtes complète. Le résumé vous attend dans l’application, et la confirmation part au parent.
Une réceptionniste qui répond à votre place dans les deux langues pendant vos séances, réserve l’évaluation dans votre agenda et vous laisse un résumé écrit. Sans frais de mise en service, et vous gardez votre numéro.
Elle ne dit pas si un enfant a un retard ou un trouble, ni s’il parle « normalement » pour son âge : seule l’orthophoniste évalue.
C’est inclus dans votre base. Elle vous répond à partir des appels, demandes et informations de votre entreprise auxquels vous avez accès.
Parler à votre réceptionnisteUne question que vous pouvez lui poser
Quelles familles attendent une place d’évaluation, et depuis quand ?
Elle retrouve les demandes notées avec leur date, l’âge et la référence. Elle ne dit rien du développement de l’enfant.
En complément de la base. Chacune s’ajoute volontairement, séparément de la base. Aucune n’est activée sans que vous la choisissiez.
Vous pouvez ajouter un canal pour qu’elle poursuive la conversation avec vos clients. Les actions qu’elle effectue suivent les mêmes règles et les options que vous avez choisies.
Canal client en option
Répondre par texto aux parents qui écrivent après la journée, sur la place, la téléconsultation et la référence ; la préoccupation reste pour l’orthophoniste.
Les messages transactionnels prévus dans la base et vos propres questions à la réceptionniste restent inclus.
En pratique privée, l’orthophoniste travaille seule ou dans une petite équipe, et sa journée se découpe en séances pendant lesquelles elle ne décroche pas. C’est pendant ces séances qu’appellent le parent à qui la garderie a conseillé de consulter, l’adulte qui réapprend à parler après un AVC, et la famille dont l’école réclame un rapport.
Le réseau public offre l’orthophonie sans frais : l’Ordre des orthophonistes et audiologistes du Québec renvoie aux CISSS et aux CIUSSS, au 811, option 3, pour qui n’a pas de médecin de famille, au programme Agir tôt pour les 0 à 5 ans et à l’école. Au privé, les familles vous appellent directement. Elles demandent si vous avez de la place, combien de temps il faut attendre et si leurs assurances remboursent.
Votre réceptionniste prend ces appels en français ou en anglais. Elle note l’âge, la préoccupation dans les mots du parent, qui détient l’autorité parentale et qui accompagnera l’enfant, et la référence ou le rapport déjà reçu. Elle ne dit pas si un enfant a un retard, ne lit aucun rapport et ne promet aucun délai : si vous êtes complète, elle le dit, et la demande vous attend avec sa date.
Les autres activités de cette section partagent le même moteur, avec leurs propres demandes et leurs propres règles.
Réceptionniste IA pour cliniques et soins à domicileNon. Elle note l’âge et la préoccupation dans les mots du parent, et laisse l’évaluation à l’orthophoniste. C’est une limite du préréglage : elle ne dit pas non plus si un enfant parle « normalement » pour son âge, et elle ne propose aucun exercice en attendant.
Ce que vous avez configuré : elle dit franchement que la clinique est complète, note la demande avec la date de l’appel et explique que vous rappelez quand une place s’ouvre. Elle ne promet aucun délai. Avec l’option Disponibilités & rappels, la liste suit vos critères et une place libérée est proposée aux familles inscrites.
Non. Elle note la demande et la personne qui la fait. Le rapport ne part qu’avec le consentement écrit du parent qui détient l’autorité parentale, et c’est la clinique qui fait le suivi. Elle ne lit pas le rapport au téléphone.
Elle note qui détient l’autorité parentale, qui accompagnera l’enfant et ce que le parent dit de l’accord de l’autre. Au Québec, sauf jugement contraire, des parents séparés doivent s’entendre sur les décisions de santé importantes, quelle que soit la garde ; elle ne tranche rien et ne donne aucun avis juridique. Un adolescent de 14 ans ou plus peut consentir seul aux soins requis par son état de santé.
Elle note la référence quand il y en a une — médecin, CLSC, école, garderie — sans dire si elle est requise. L’Ordre des orthophonistes et audiologistes du Québec indique que plusieurs assureurs privés remboursent l’orthophonie selon certaines conditions : ce sont ces conditions qui décident, et la personne les vérifie auprès de son assureur.
Votre logiciel reste le système maître. Avec Jane, l’accès passe par le programme partenaire et l’éditeur exclut la réservation par un agent : votre équipe inscrit la séance, ou la famille reçoit votre lien. Avec Cliniko, elle lit les disponibilités et réserve avec la clé que vous créez. Avec GOrendezvous, elle reçoit les événements de votre compte. Sans logiciel, elle travaille dans l’agenda Zenvox.
Oui. Vous renvoyez votre ligne vers Zenvox pendant vos séances, ou selon un horaire que vous écrivez. Vous pouvez aussi ajouter un numéro local pour séparer les nouvelles demandes du suivi.
L’essai gratuit commence par votre courriel. Votre site peut aider à préparer les informations, mais il reste facultatif. Vous confirmez les faits, choisissez une première tâche et testez votre réceptionniste. Les options s’essaient aussi : vous commencez par celles qui vous sont utiles.
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