Un permis expire, une lettre arrive ou un proche appelle depuis un autre fuseau horaire. Votre réceptionniste recueille les dates telles qu’annoncées, le représentant actuel et les coordonnées utiles. Vous préparez l’échange avec la bonne personne, sans qu’une réponse d’accueil devienne un avis d’admissibilité.
49 $ CAD / mois · 50 appels Standard · 1 numéro local
« J’ai reçu une lettre, je ne comprends pas. » Elle demande de quelle autorité elle vient et quelle date elle porte, note les deux telles quelles, et marque l’appel selon votre règle. Elle ne lit pas la lettre à la place de l’appelant et n’en explique pas la portée.
Elle demande quel est le statut actuel au Canada et quelle date expire. Une date rapprochée fait monter l’appel en priorité selon le seuil que vous avez écrit. Elle ne dit pas si un retard peut être rattrapé.
Le demandeur est ailleurs, la famille appelle d’ici — ou l’inverse. Elle note qui parle, pour qui, et quelle personne est autorisée à recevoir l’information. Le rendez-vous se pose en tenant compte du fuseau horaire annoncé.
« Quelqu’un vous représente-t-il en ce moment ? » La question est posée tôt, parce que la réponse change ce que le cabinet peut faire. Elle note le nom et la qualité déclarée sans porter de jugement sur la personne nommée.
Un dossier d’immigration avance par pièces et par convocations. Elle note ce que la personne a déjà en main, ce qui manque, et la date d’une convocation quand il y en a une. Elle ne dit pas ce qu’il faut écrire dans un formulaire.
« Où en est ma demande ? » Elle vérifie l’identité, lit le statut que votre équipe a mis à jour, et prend le message autrement. Elle ne lit pas le contenu d’un dossier au téléphone.
L’avocat ouvre l’entrée le lundi matin : lettre datée, permis dont l’expiration franchit le seuil d’alerte, aucun représentant déclaré, fuseau horaire de la demanderesse, et la mention qu’aucune admissibilité n’a été commentée. Il rappelle à l’heure qui convient à la sœur, pas à celle qui convient au bureau.
Samedi, 7 h 15. Le bureau est fermé. Un homme appelle pour sa sœur, qui est à l’étranger et dont le permis approche de sa date d’expiration.
RéceptionnisteBonjour, cabinet d’avocats. Je prends votre nom et un numéro où vous rejoindre. On peut continuer en français ou en anglais, comme vous préférez.
AppelantEn français, ça va. Samir Haddad. C’est pour ma sœur. Elle a reçu une lettre et son permis arrive à échéance. Est-ce qu’elle peut rester ?
RéceptionnisteJe ne peux pas répondre à ça, et je préfère vous le dire franchement plutôt que de risquer une erreur : c’est l’avocat qui l’analysera. Je note les faits. La lettre vient de quelle autorité, et quelle date porte-t-elle ?
AppelantElle est datée du 12. Le permis, lui, expire le mois prochain. Est-ce que c’est trop tard pour faire quelque chose ?
RéceptionnisteJe note la date de la lettre et la date d’expiration telles que vous me les lisez ; le calcul appartient à l’avocat. Deux dernières questions : est-ce que quelqu’un représente votre sœur en ce moment, et quel fuseau horaire pour la rappeler ? Je marque le dossier comme prioritaire à cause de la date d’expiration.
Ce qu’elle prend en charge entre une lettre reçue d’une autorité et un statut qui approche de son expiration, puis la ligne qu’elle ne franchit pas. Chaque ligne est un appel que votre cabinet reçoit, parfois depuis un autre fuseau horaire.
Elle prend le nom, le meilleur numéro et la langue préférée, avec l’anglais offert dès le début si la conversation le demande.
Le débit ralentit et les phrases restent courtes, pour une personne qui apprend la langue.
Elle demande le statut actuel au Canada et la date à laquelle il expire.
Cette date devient le repère central de toute la conversation.
Elle établit s’il s’agit d’un nouveau dossier ou d’un dossier déjà ouvert chez vous.
Le volet et les dates déjà captées se rattachent à ce dossier plutôt que d’être repris de zéro.
Une lettre reçue d’une autorité lui fait noter l’autorité et la date exacte qu’elle porte, sans en expliquer la portée.
Elle ne lit pas la lettre à la place de l’appelant.
Une date d’expiration rapprochée fait monter l’appel en priorité selon le seuil que vous avez écrit.
L’alerte part vers vous sans attendre le rappel du lendemain.
Elle demande qui représente la personne en ce moment, parce que la réponse change ce que le cabinet peut faire.
Elle note le nom et la qualité déclarée sans commenter la personne nommée.
Elle note les pièces déjà en main et la date d’une convocation, quand il y en a une.
Un dossier d’immigration avance par pièces et par convocations.
Elle pose la consultation dans vos plages, en tenant compte du fuseau horaire annoncé.
Le rendez-vous se pose sans imposer une heure qui convient au bureau plutôt qu’à la famille.
Elle envoie la confirmation et le rappel dans la langue de l’appelant.
La langue de rappel reste celle établie au premier appel.
Avec Pièces & échéances, la liste de pièces part selon le volet et la relance s’arrête dès qu’un document arrive.
C’est la relance la plus naturelle de cette pratique, portée sur des documents et des dates. Pièces & échéances
Avec Préparation & coordination, les pièces reçues sont classées avec leur provenance et les dates contradictoires marquées pour revue.
Un dossier met souvent en jeu le demandeur, un garant et un proche au Canada. Préparation & coordination
Elle poursuit par WhatsApp les échanges administratifs avec les contacts autorisés à l’étranger, dans les règles du canal.
Le contenu clinique ou juridique n’y est pas davantage traité qu’au téléphone.
Avec Clio, l’historique complet d’un dossier reste à compléter par un journal tant que l’attribution n’est pas éprouvée.
Les portails d’immigration eux-mêmes ne sont couverts par aucun connecteur qualifié. Clio
Elle vous répond à partir des appels et des dossiers de votre cabinet auxquels vous avez accès. Une question sur une option ne s’applique que si vous l’avez activée.
Vous lui demandezQuels appelants ont signalé une date d’expiration de permis à vérifier ?
Elle reprend les dates lues sur les documents et les représentants déclarés. Elle ne calcule ni admissibilité ni délai juridique.
Quels dossiers attendent encore une pièce ou une convocation ?
OptionAvec Pièces & échéances : la liste par volet et son responsable. Sans l’option, elle rapporte la demande sans suivre ses pièces.
Quelles demandes n’ont déclaré aucun représentant actuel ?
Elle relit les réponses données à cette question précise. Elle ne commente la qualité d’aucune représentation.
Quelles dates contradictoires entre deux documents attendent une revue ?
OptionAvec Préparation & coordination : les pièces marquées pour revue plutôt que tranchées. Sans l’option, aucune pièce n’est comparée d’elle-même.
Les volets que le cabinet prend, la langue offerte en deuxième phrase, le seuil d’expiration qui déclenche une alerte, qui alerter, vos plages de consultation et les fuseaux horaires que vous acceptez de couvrir. Vous modifiez tout cela en tout temps depuis l’application.
Nom, meilleur numéro, langue préférée. Puis le statut actuel et la date d’expiration. Puis la lettre reçue et la date qu’elle porte. Puis qui représente la personne, et s’il s’agit d’un nouveau dossier ou d’un dossier déjà ouvert chez vous.
Une fiche écrite avec le volet annoncé, les dates captées, la langue de rappel et la personne autorisée. Une expiration rapprochée déclenche l’alerte. La consultation se pose dans vos plages avec confirmation et rappel, dans la langue de l’appelant.
Une réceptionniste qui répond dans les deux langues aux heures où votre bureau est fermé, capte des faits datés et vous transmet une entrée écrite. Sans frais de mise en service, et vous gardez votre numéro.
Elle ne se prononce pas sur l’admissibilité à un programme ni sur le respect d’un critère.
C’est inclus dans votre base. Elle vous répond à partir des appels, demandes et informations de votre entreprise auxquels vous avez accès.
Parler à votre réceptionnisteUne question que vous pouvez lui poser
Quels appelants ont signalé une date d’expiration de permis à vérifier ?
Elle reprend les dates lues sur les documents et les représentants déclarés. Elle ne calcule ni admissibilité ni délai juridique.
En complément de la base. Chacune s’ajoute volontairement, séparément de la base. Aucune n’est activée sans que vous la choisissiez.
Vous pouvez ajouter un canal pour qu’elle poursuive la conversation avec vos clients. Les actions qu’elle effectue suivent les mêmes règles et les options que vous avez choisies.
Canal client en option
Poursuivre les échanges administratifs avec les contacts autorisés à l’étranger, dans les règles de WhatsApp Business.
Les messages transactionnels prévus dans la base et vos propres questions à la réceptionniste restent inclus.
Retrouvez les actions possibles, les conditions de connexion et la façon de travailler si votre logiciel ne permet pas l’action demandée.
Les étapes courantes d’un dossier sont documentées, l’historique complet ne l’est pas : un journal complémentaire reste nécessaire quand l’attribution compte. L’application est propre à la région du compte, et aucun essai authentifié n’a encore été fait.
Un cabinet d’immigration ne vit pas au rythme des saisons. Il vit au rythme de dates décidées ailleurs : une fenêtre de réception qui ouvre, un programme qui ferme, un calendrier fondé sur la date d’une lettre. Quand une fenêtre s’ouvre, le téléphone sonne pendant que vous montez des dossiers sur les portails — et l’appelant qui n’obtient pas de réponse pendant cette fenêtre ne perd pas seulement un cabinet.
Les appels arrivent aussi à des heures que votre bureau ne couvre pas, parce qu’une partie de la famille est à l’étranger et qu’un fuseau horaire ne se négocie pas. Une partie des appelants apprend le français ; une autre préfère l’anglais ; plusieurs ont déjà été mal servis par une personne qui n’avait pas le droit de les représenter contre rémunération, et ils appellent avec de la méfiance.
Votre réceptionniste répond à ces appels avec des phrases courtes et un débit lent, et elle offre l’anglais dès le début si la conversation le demande. Elle ne traduit rien en vocabulaire juridique : elle capte des faits datés — ce que dit la lettre reçue, quand le statut expire, qui représente la personne en ce moment, s’il existe déjà un dossier chez vous. Vous récupérez une entrée écrite qui se lit en trente secondes, avec ses dates en évidence.
Les autres activités de cette section partagent le même moteur, avec leurs propres demandes et leurs propres règles.
Droit & comptabilitéNon, et cette limite est volontaire dans le préréglage. L’admissibilité est l’application du droit aux faits d’une personne : c’est un avis, et il appartient à l’avocat. Elle capte le statut actuel, les dates portées par les documents et le volet annoncé par l’appelant, puis transmet. Elle ne dit pas non plus qu’une fenêtre est encore ouverte ni qu’un retard peut être rattrapé.
C’est une objection technique, et elle se règle par un essai plutôt que par un argument : vous appelez vous-même votre propre agent et vous écoutez. Ce qui est configuré par défaut pour cette pratique : débit lent, phrases courtes, anglais offert dès le début, et aucune reformulation qui ressemblerait à une évaluation du dossier.
Comme des appels normaux, selon les heures que vous définissez. C’est le cas typique de cette pratique : la famille est dans un autre fuseau horaire. Le rendez-vous se pose en tenant compte du fuseau annoncé, et vous choisissez ce qui déclenche une alerte immédiate plutôt qu’un résumé au matin.
Parce que la réponse change ce que votre cabinet peut faire, et parce qu’une part réelle des appelants a déjà payé quelqu’un qui n’avait pas le droit de les représenter. Elle note le nom et la qualité déclarée, sans commenter la personne nommée et sans dire à l’appelant ce qu’il devrait faire de cette relation.
C’est l’option Pièces & échéances. La liste part selon le volet, la relance s’arrête dès qu’un document arrive, et ce qui manque reste visible avec son responsable et sa date interne. Elle relance sur des documents et des convocations — pas sur une décision, qui ne dépend pas de vous.
La réceptionniste explique le traitement prévu pour l’appel et recueille les renseignements utiles à la demande. Le dossier reste accessible aux personnes autorisées. Vous pouvez consulter les informations de sécurité et les règles de conservation ; elle ne promet ni lieu de traitement ni partage avec un tiers qui ne soit décrit et autorisé.
Oui. Le secret professionnel du cabinet s’étend à tout ce qui répond en son nom : elle ne discute avec aucun tiers non identifié, ne consigne que ce que le cabinet a autorisé, et aucun appel n’est repris comme témoignage — le Code de déontologie des avocats l’interdit.
L’essai gratuit commence par votre courriel. Votre site peut aider à préparer les informations, mais il reste facultatif. Vous confirmez les faits, choisissez une première tâche et testez votre réceptionniste. Les options s’essaient aussi : vous commencez par celles qui vous sont utiles.
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