Un permis approche de sa date d’expiration, une lettre d’IRCC arrive ou un proche appelle de l’étranger. Votre réceptionniste note les dates telles qu’elles sont lues et le représentant actuel, sans évaluer aucun document. Vous arrivez à la consultation avec les faits, et la convention se signe avec vous.
49 $ CAD / mois · 50 appels Standard · 1 numéro local · aucuns frais d’installation · sans contrat. Essai gratuit : 7 jours, 20 appels répondus, sans carte.
Zenvox est une réceptionniste IA pour les consultants réglementés en immigration, au Québec et ailleurs au Canada. Elle répond en français et en anglais, avec des phrases courtes, note le statut, la date d’expiration et la date de la lettre reçue telles que l’appelant les lit, et demande qui le représente en ce moment. Elle reste à l’appel d’accueil : elle n’évalue aucun document et ne garantit aucun résultat. La base Droit & comptabilité coûte 49 $ CAD par mois, avec 50 appels Standard inclus, un numéro local, aucuns frais de mise en service et sans contrat. L’essai gratuit dure 7 jours et porte sur un maximum de 20 appels répondus, sans carte.
Elle demande quel organisme a écrit, la date de la lettre et le délai qui y est indiqué, et les note tels que l’appelant les lit. Elle ne lit pas la lettre à sa place et n’en explique pas la portée : interpréter un document, c’est déjà la consultation.
« Mon permis de travail arrive à échéance. » Elle demande de quel permis il s’agit et la date d’expiration écrite sur le document, la note telle quelle et marque l’appel prioritaire selon le seuil que vous avez écrit. Elle ne dit pas si une prolongation est possible.
Elle répond honnêtement que personne ne peut garantir le résultat d’une demande, et elle ne laisse entendre aucun lien avec un gouvernement. Elle propose la consultation, où le consultant donne son opinion sur la situation.
Travail, études, résidence permanente, parrainage : elle note la démarche dans les mots de l’appelant, le pays où il vit et s’il est au Canada en ce moment. Elle ne dit pas quel programme convient, ni si la personne est admissible.
La personne a déjà un consultant, un avocat ou un autre représentant. Elle note le nom et la qualité déclarée, sans commentaire sur le travail fait, et vous le transmet avant toute rencontre.
Elle note l’entreprise, le poste, le nombre de personnes et la date d’embauche visée, et transmet la demande au consultant qui s’occupe des employeurs.
Le consultant ouvre l’entrée le lendemain matin : permis dont l’expiration franchit le seuil d’alerte, lettre d’IRCC datée, aucun représentant, rappel en français à l’heure du fuseau de l’appelante, et la mention qu’aucune garantie n’a été donnée et qu’aucun document n’a été commenté.
Mardi, 21 h 30. Le bureau est fermé. Une femme appelle de l’étranger pour son frère, qui travaille au Canada et dont le permis approche de sa date d’expiration.
RéceptionnisteBonjour, je prends votre nom, un numéro où vous rejoindre et la langue dans laquelle vous préférez qu’on vous rappelle.
AppelanteEn français. J’appelle pour mon frère. Son permis de travail se termine dans quelques semaines. Vous pouvez lui garantir une prolongation ?
RéceptionnistePersonne ne peut garantir le résultat d’une demande, et je préfère vous le dire franchement. Je note les faits pour le consultant. Quelle date d’expiration est écrite sur son permis ?
AppelanteLe 30 du mois prochain. Et il a reçu une lettre d’IRCC, datée du 14.
RéceptionnisteJe note les deux dates telles que vous me les lisez. Quelqu’un le représente-t-il en ce moment ? Le consultant vous rappellera à une heure qui convient à votre fuseau horaire.
Ce qu’elle prend en charge entre le premier appel et la consultation, et la ligne qu’elle ne franchit pas : l’appel d’accueil s’arrête avant toute évaluation de la situation.
Elle prend le nom, le numéro de rappel et la langue dans laquelle la personne veut être rappelée.
Le français et l’anglais sont offerts dès les premières phrases, avec un débit lent.
Elle demande s’il est sécuritaire de texter ou de laisser un message à ce numéro.
Un proche ou un employeur partage parfois le téléphone : sans accord, aucune trace n’est laissée.
Elle note si la personne est au Canada ou à l’étranger, et dans quel pays elle vit.
Le fuseau horaire du rappel en découle.
Elle note le statut actuel et la date d’expiration écrite sur le document, telle qu’elle est lue.
La date reste celle du document, sans calcul ni arrondi.
Pour une lettre d’IRCC ou du MIFI, elle note l’organisme, la date de la lettre et le délai qui y est indiqué.
Elle ne lit pas la lettre à la place de l’appelant : l’interpréter serait déjà la consultation.
Une date d’expiration qui franchit votre seuil déclenche une alerte immédiate.
Le seuil est celui que vous avez écrit, pas un délai qu’elle aurait calculé.
Elle demande qui représente la personne en ce moment et note la qualité déclarée.
La réponse change ce que vous pouvez faire ; le travail du représentant n’est pas commenté.
À une demande de garantie, elle répond que personne ne peut garantir le résultat d’une demande.
Le Code de conduite du Collège interdit de garantir le succès d’une demande, et votre accueil suit la même règle.
Elle ouvre une entrée de dossier avec la démarche décrite dans les mots de l’appelant.
Aucune admissibilité ni aucun score n’y sont notés.
Elle pose la consultation initiale dans vos plages, à une heure qui convient au fuseau horaire annoncé.
La convention de consultation se signe ensuite avec vous, pas au téléphone.
Elle envoie la confirmation et le rappel du rendez-vous dans la langue choisie par l’appelant.
Le texto ne part que si l’appelant l’a autorisé au début de l’appel.
Elle transmet la demande d’un employeur qui recrute à l’étranger au consultant qui s’occupe des employeurs.
Entreprise, poste, nombre de personnes et date d’embauche visée arrivent ensemble.
Chacune de ces options s’ajoute séparément, quand elle vous sert.
Avec Pièces & échéances, la liste de pièces d’un client sous convention part selon sa démarche.
La relance s’arrête dès qu’un document arrive, et ce qui manque garde sa date interne. Pièces & échéances
Avec Préparation & coordination, les pièces d’un demandeur, d’un garant ou d’un employeur sont classées par provenance.
Les dates qui se contredisent sont marquées pour votre revue plutôt que tranchées. Préparation & coordination
Avec Langue supplémentaire, elle accueille dans une autre langue que vos clients parlent.
La voix, les consignes et les messages de cette langue sont qualifiés avant l’ouverture. Langue supplémentaire
Elle vous répond à partir des appels et des demandes de votre bureau auxquels vous avez accès. Une question sur une option ne s’applique que si vous l’avez activée.
Vous lui demandezQuels appelants à l’étranger attendent un rappel, et dans quel fuseau horaire ?
Elle reprend les demandes notées, le pays et le fuseau annoncés. Elle ne classe aucune demande selon ses chances.
Quelles lettres d’IRCC ou du MIFI ont été signalées cette semaine ?
Elle reprend l’organisme et la date de chaque lettre, telles qu’annoncées. Elle n’en interprète aucune.
Quelles pièces manquent encore aux clients sous convention ?
OptionAvec Pièces & échéances : les pièces attendues et leur date interne. Sans l’option, elle ne suit pas les pièces.
Les démarches que vous acceptez, la langue offerte, le seuil d’expiration qui déclenche une alerte, vos plages de consultation et les fuseaux horaires que vous couvrez, votre numéro de permis et, s’il y a lieu, votre reconnaissance québécoise. Vous les modifiez depuis l’application.
Nom, numéro, langue de rappel et sécurité du texto. Puis le pays de résidence, la démarche, le statut et sa date d’expiration, la lettre reçue et sa date, et le représentant actuel. Rien sur les chances, rien sur le programme.
Une fiche écrite avec les dates en évidence et la mention qu’aucun document n’a été évalué. Une date rapprochée déclenche l’alerte. La consultation se pose dans vos plages, à une heure qui convient au fuseau de l’appelant ; la convention se signe avec vous.
Une réceptionniste qui répond dans les deux langues pendant que vous êtes en consultation ou fermé, capte des faits datés et vous transmet une entrée écrite. Sans frais de mise en service, et vous gardez votre numéro.
Elle n’évalue aucun document et ne dit pas quoi écrire dans un formulaire : ce serait déjà une consultation.
C’est inclus dans votre base. Elle vous répond à partir des appels, demandes et informations de votre entreprise auxquels vous avez accès.
Parler à votre réceptionnisteUne question que vous pouvez lui poser
Quels appelants à l’étranger attendent un rappel, et dans quel fuseau horaire ?
Elle reprend les demandes notées, le pays et le fuseau annoncés. Elle ne classe aucune demande selon ses chances.
En complément de la base. Chacune s’ajoute volontairement, séparément de la base. Aucune n’est activée sans que vous la choisissiez.
Vous pouvez ajouter un canal pour qu’elle poursuive la conversation avec vos clients. Les actions qu’elle effectue suivent les mêmes règles et les options que vous avez choisies.
Canal client en option
Poursuivre les échanges administratifs avec les demandeurs et les proches à l’étranger, dans les règles de WhatsApp Business ; aucun document n’y est évalué.
Les messages transactionnels prévus dans la base et vos propres questions à la réceptionniste restent inclus.
Un consultant réglementé en immigration canadienne détient un permis du Collège des consultants en immigration et en citoyenneté. Au Québec, il doit aussi être reconnu par le ministre pour agir en immigration québécoise ; son nom figure alors au Registre québécois des consultants en immigration, que le public consulte par nom et par municipalité. Le consultant n’est pas avocat, et ceux qui l’appellent font rarement la différence.
Le Code de conduite du Collège trace une ligne utile pour votre accueil. L’appel d’accueil n’est pas une consultation ; mais dès que l’information devient personnelle, qu’un document est évalué ou que les services possibles sont décrits à la personne, c’en est une, et elle exige une convention de consultation signée avec vous. Votre réceptionniste reste du bon côté de cette ligne.
Elle répond avec des phrases courtes, en français ou en anglais, souvent pour quelqu’un qui appelle de l’étranger ou pour un proche. Elle note le statut actuel, la date d’expiration et la date de la lettre reçue, telles qu’elles sont lues, demande qui représente la personne en ce moment et vous transmet une entrée écrite. L’analyse, le programme qui convient et la convention restent les vôtres.
Les autres activités de cette section partagent le même moteur, avec leurs propres demandes et leurs propres règles.
Réceptionniste IA pour cabinets d’avocats et de CPANon. Le Code de conduite du Collège distingue l’appel d’accueil de la consultation initiale : dès qu’un document est évalué ou qu’une solution propre à la personne est décrite, c’est une consultation, et elle exige une convention signée avec vous. Votre réceptionniste reste à l’accueil : elle note la démarche, le statut et les dates, puis vous transmet la demande.
Que personne ne peut garantir le résultat d’une demande. Le Code du Collège interdit de garantir le succès d’une demande, d’une déclaration d’intérêt ou d’une procédure, et de laisser entendre un lien avec un gouvernement ; votre accueil téléphonique suit la même règle.
Elle répond à l’heure où l’appel arrive, note le fuseau horaire et pose la consultation à une heure qui convient à l’appelant. Pour une langue autre que le français et l’anglais, l’option Langue supplémentaire s’ajoute avec une voix qualifiée.
Parce que la représentation contre rémunération est réservée à des professionnels autorisés, et que la réponse change ce que vous pouvez faire. Elle note le nom et la qualité déclarée, sans commentaire sur la personne nommée.
Non. Elle présente votre bureau sous le nom que vous inscrivez et ne parle pas d’avis juridique. Si vous êtes reconnu par le ministre pour l’immigration québécoise, elle peut le dire, comme votre numéro de permis du Collège, que le public vérifie au registre.
Au Québec, les conseillers réglementés en immigration pour étudiants étrangers relèvent du Collège et ne sont pas visés par la définition québécoise de consultant. Votre réceptionniste note une démarche d’études comme les autres ; c’est vous qui dites, dans vos consignes, quelles démarches vous prenez.
La réceptionniste annonce l’enregistrement, explique le traitement prévu pour l’appel et ne recueille que ce qui sert la demande : la démarche, le statut, les dates. Le dossier reste accessible aux personnes que vous autorisez, et rien n’est partagé avec un tiers qui ne soit décrit et autorisé.
L’essai gratuit commence par votre courriel. Votre site peut aider à préparer les informations, mais il reste facultatif. Vous confirmez les faits, choisissez une première tâche et testez votre réceptionniste. Les options s’essaient aussi : vous commencez par celles qui vous sont utiles.
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