Mission d’assurance
Audit ou examen. Elle note l’entité, l’exercice, l’étape annoncée et le responsable client du lot en cours. Les demandes arrivent regroupées par lot plutôt qu’une par une, et les statuts reçu, revu et accepté restent distincts.
Cabinets CPA
Le même contrôleur appelle pour plusieurs sociétés et demande où en est une mission. Votre réceptionniste identifie l’entité, l’exercice et l’étape renseignée par l’équipe. Vous gardez une distinction claire entre les documents reçus, le travail revu et les conclusions qui restent au CPA.
49 $ CAD / mois · 50 appels Standard · 1 numéro local
L’état de la mission, avec la bonne entité
La fiche arrive sur la bonne entité et la bonne mission : deux éléments encore attendus, un responsable désormais nommé pour le lot, et une version remplacée signalée avec le statut de revue qu’elle invalide. La version antérieure reste conservée pour la traçabilité.
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Mercredi, 14 h 30. L’associée est en revue. La directrice des finances d’un groupe de trois sociétés appelle au sujet d’un lot de documents.
RéceptionnisteBonjour. Je prends votre nom et un numéro de rappel. Pour rattacher votre appel : de quelle entité du groupe s’agit-il, et de quelle mission ?
AppelanteSophie Rivard, directrice des finances. C’est pour la filiale de distribution, l’examen de fin d’exercice.
RéceptionnisteMerci, Madame Rivard. Avant de vous dire quoi que ce soit sur cette mission, je dois vérifier votre identité avec l’identifiant convenu avec le cabinet.
AppelanteLe code client est le 4471.
RéceptionnisteC’est confirmé. Sur cette mission, le lot en cours attend encore deux éléments et il y a un point ouvert sans responsable désigné de votre côté. Qui répond de ce lot chez vous ?
AppelanteC’est mon contrôleur. Et j’envoie aujourd’hui la version corrigée d’un tableau que vous aviez déjà reçu.
RéceptionnisteC’est noté, et c’est important : une pièce remplacée après validation fait retomber le statut de revue qui en dépendait, pour que personne ne travaille sur l’ancienne version. Je ne dis rien de l’avancement de la revue elle-même — l’associée vous revient là-dessus.
Selon la demande que vous recevez
Groupe à plusieurs entités
La même personne appelle pour trois sociétés liées. Elle demande de quelle entité il s’agit avant le reste, et les documents restent séparés : rien ne traverse d’une entité à l’autre parce que l’appelant est le même.
État d’une mission
« Où en est notre dossier ? ». Elle vérifie l’identité, lit l’étape que votre équipe a mise à jour, et distingue ce qui est reçu de ce qui est revu. Elle ne confond pas l’avancement des tâches avec le dossier réellement révisé.
Les autres demandes que vous pouvez lui confier
Conseil et planification
Une réorganisation, une acquisition, une question de structure. Elle note l’entité, l’objet, l’échéance annoncée et le demandeur, puis propose une rencontre dans vos plages. Le contenu du conseil, lui, commence quand vous prenez la ligne.
Agent de l’ARC ou de Revenu Québec
Un agent appelle au sujet d’un client du cabinet. Elle ne divulgue rien : elle note le nom, le matricule, le numéro de dossier et la fenêtre de rappel, et l’appel monte immédiatement au CPA responsable.
Ce qu’elle fait pour votre cabinet
Ce qu’elle prend en charge entre une entité, une mission et un point ouvert sans responsable, une lettre du fisc et un agent qui appelle, puis la ligne qu’elle ne franchit pas. Chaque ligne est un appel que votre cabinet reçoit.
Rattacher l’appel à l’entité et à la mission
Elle identifie l’entité et la mission concernées avant la demande elle-même, même quand la même personne appelle pour plusieurs sociétés liées.
Un groupe de trois sociétés ne devient pas trois conversations mélangées : chaque document reste sous sa propre entité.
Elle note le responsable client du lot de documents en cours, avant de discuter du contenu de ce lot.
Un point ouvert sans responsable ressort comme tel plutôt que de rester une ambiguïté non écrite.
Sur une question d’avancement, elle lit l’étape mise à jour par votre équipe et distingue ce qui est reçu de ce qui est revu.
L’avancement des tâches n’est pas confondu avec un dossier réellement révisé par l’associé.
La ligne prioritaire : lettre du fisc, agent, échéance
Pour une lettre du fisc, elle capte l’organisme, le type d’avis et la date limite indiquée, sans en interpréter le contenu.
Elle dit clairement de ne rien répondre avant d’avoir parlé au CPA, et demande que la lettre elle-même parte par le canal sécurisé.
Quand un agent de l’ARC ou de Revenu Québec appelle pour un client du cabinet, elle ne divulgue rien et capte son nom, son matricule et le numéro de dossier avant de transmettre l’appel.
Le CPA responsable reçoit l’appel en priorité, avec la fenêtre de rappel demandée par l’agent.
Une échéance de production ou de remise annoncée à moins de dix jours déclenche une alerte immédiate au CPA, jour ouvrable ou non.
La ligne prioritaire existe précisément pour ces situations, distinctes du rappel ordinaire du lendemain.
La rencontre posée dans vos plages
Elle dit honnêtement si le cabinet n’accepte plus de nouveaux dossiers en pleine saison, et propose la liste d’attente plutôt qu’une fausse promesse.
Un refus dit clairement vaut mieux qu’une rencontre réservée que personne n’honorera.
Elle pose la rencontre dans vos plages ouvertes, avec confirmation et rappel avant la date.
Une rencontre particulier et une rencontre entreprise ne prennent pas la même durée ; elle respecte celle que vous avez configurée.
Entre les mandats, ce que vous pouvez ajouter
- Option
Les missions qui reviennent chaque exercice retrouvent leurs entités, leurs lots et leurs responsables, avec les questions en suspens et le compte rendu de fin de période.
Un cycle annuel ne repart pas de zéro : la structure de l’an dernier réapparaît pour être mise à jour. Missions récurrentes
- Option
Le classement et l’extraction d’un document sont proposés pour revue, et une pièce remplacée après validation invalide le statut de revue qui en dépendait.
Personne ne travaille par erreur sur une version périmée, parce que le changement est signalé au lieu de passer inaperçu. Préparation & coordination
- Option
Les droits et les demandes se séparent par entité et par bureau, avec un tableau consolidé pour voir la charge sans mélanger les dossiers.
Un deuxième bureau s’ajoute au cabinet sans qu’une personne voie ce qui ne la concerne pas. Multi-sites & entités
Avec Karbon ou vos plateformes de mission
- Logiciel
Avec Karbon, clients et travaux sont exposés par l’interface de l’éditeur, mais les opérations sur les documents restent à éprouver avant d’être présentées comme actives.
La portée au niveau du compte demande un filtrage interne soigné, qu’aucun essai authentifié n’a encore validé. Karbon
- Logiciel
Avec ProNotaire, JurisConcept et les plateformes de mission comparables, le besoin de lots et de statuts de revue est documenté, sans qu’aucune interface externe n’ait été démontrée.
Un besoin documenté chez de grands cabinets n’est pas présenté comme une preuve d’accès. ProNotaire et JurisConcept
Ce qui ne sort pas de sa bouche
- Elle ne donne pas d’avis comptable ou fiscal et n’interprète aucun document de mission.
- Elle ne déclare pas qu’un dossier satisfait une norme : cette phrase appartient à la personne qui signe.
- Elle ne confirme pas qu’un point est réglé ni qu’une étape est revue sans le statut mis à jour par votre équipe.
- Elle ne fait traverser aucun document d’une entité à l’autre, même quand l’appelant est le même.
- Elle ne demande ni ne répète un montant, un numéro d’assurance sociale ou une donnée fiscale, quel que soit le canal.
- Elle ne se prononce ni sur l’indépendance, ni sur l’acceptation d’une mission : ces décisions restent à l’associé.
- Elle ne confirme pas qu’une organisation est cliente sans identité vérifiée, et ne divulgue rien à un agent du fisc.
- Elle ne chiffre pas des honoraires que le cabinet n’affiche pas.
Ce que vous pouvez lui demander, vous
Elle vous répond à partir des appels et des dossiers de votre cabinet auxquels vous avez accès. Une question sur une option ne s’applique que si vous l’avez activée.
Vous lui demandezSous quelle entité et quelle mission cet appel a-t-il été rattaché ?
Elle retrouve l’entité, la mission et le responsable désigné. Elle ne fusionne pas deux entités d’un même groupe.
Quels points ouverts n’ont encore aucun responsable désigné ?
Elle lit les points ouverts mentionnés et qui en répond, quand cette information a été captée. Elle n’assigne pas elle-même un responsable.
Quelles lettres du fisc attendent encore un rappel du CPA ?
Elle lit les demandes marquées prioritaires liées à un avis. Elle n’interprète pas le contenu de la lettre.
Quelles missions récurrentes ont un questionnement en suspens cette période ?
OptionAvec Missions récurrentes : les cycles, les lots et les questions en suspens par entité. Sans l’option, chaque mission repart d’un dossier vierge.
La suite de la demande
Vous décrivez vos missions une fois
Vos entités et leurs liens, les types de mission, les responsables internes et clients, les lots de demandes par mission, et ce que la réceptionniste n’a pas le droit d’affirmer. Vous modifiez tout cela en tout temps depuis l’application.
Elle rattache avant de répondre
Nom et numéro de rappel, puis l’entité et la mission concernées. Ensuite : l’objet, le lot de documents visé, le responsable client, les points ouverts mentionnés et l’échéance interne annoncée.
Vous recevez un fil rattaché, pas un message isolé
La fiche arrive sur la bonne entité, la bonne mission et le bon responsable. Un point ouvert sans responsable ressort comme tel. La rencontre se pose dans vos plages, avec confirmation et rappel, et la revue reste entièrement chez vous.
Ce que la base Droit & comptabilité comprend
Une réceptionniste qui répond à votre place dans les deux langues, rattache chaque appel à son entité et à sa mission, et vous transmet une fiche écrite. Sans frais de mise en service, et vous gardez votre numéro.
- Réponse aux appels en français et en anglais, selon la personne qui appelle
- Entité et mission identifiées avant le reste de la demande
- Lot de documents, responsable client et points ouverts, écrits dans la fiche
- Une alerte immédiate quand la situation correspond à votre règle de priorité
- La rencontre posée dans les plages que vous ouvrez, avec confirmation et rappel avant la date
- Un résumé écrit après chaque appel, consultable dans l’application, et la possibilité de lui demander ce qui s’est passé
Elle ne déclare pas qu’un dossier satisfait une norme : cette phrase appartient à la personne qui signe.
Les décisions qui restent entre vos mains
- Elle ne donne pas d’avis comptable ou fiscal et n’interprète aucun document de mission.
- Elle ne confirme pas qu’un point est réglé ni qu’une étape est revue sans le statut mis à jour par votre équipe.
- Elle ne fait traverser aucun document d’une entité à l’autre, même quand l’appelant est le même.
- Elle ne demande ni ne répète un montant, un numéro d’assurance sociale ou une donnée fiscale, quel que soit le canal.
- Elle ne se prononce ni sur l’indépendance, ni sur l’acceptation d’une mission : ces décisions restent à l’associé.
- Elle ne confirme pas qu’une organisation est cliente sans identité vérifiée, et ne divulgue rien à un agent du fisc.
- Elle ne chiffre pas des honoraires que le cabinet n’affiche pas.
Posez-lui aussi vos questions
C’est inclus dans votre base. Elle vous répond à partir des appels, demandes et informations de votre entreprise auxquels vous avez accès.
Parler à votre réceptionnisteUne question que vous pouvez lui poser
Pour quelle entité et quel exercice ce contrôleur demande-t-il un suivi ?
Elle reprend l’entité et l’étape enregistrées par votre équipe. La personne responsable au cabinet décide quand la revue de la mission est terminée.
Ce que vous pouvez lui confier en plus
En complément de la base. Chacune s’ajoute volontairement, séparément de la base. Aucune n’est activée sans que vous la choisissiez.
Quand vos clients préfèrent écrire
Vous pouvez ajouter un canal pour qu’elle poursuive la conversation avec vos clients. Les actions qu’elle effectue suivent les mêmes règles et les options que vous avez choisies.
Canal client en option
Votre boîte courriel
Rattacher les échanges à l’entité et à la mission; la préparation documentaire et la revue gardent leurs droits distincts.
Les messages transactionnels prévus dans la base et vos propres questions à la réceptionniste restent inclus.
Vous gardez votre logiciel ?
Retrouvez les actions possibles, les conditions de connexion et la façon de travailler si votre logiciel ne permet pas l’action demandée.
Clients, travaux et collaboration sont exposés par l’interface de l’éditeur. Les opérations sur les documents restent à éprouver, la portée au niveau du compte demande un filtrage interne soigné, et aucun essai authentifié n’a encore été fait.
Le besoin — lots de demandes, droits par entité, statuts de revue — est documenté chez de grands cabinets, mais aucune interface externe n’a été démontrée. Un besoin documenté n’est pas une preuve d’accès.
Le goulot d’une mission est administratif, pas technique
Un cabinet qui mène des missions d’assurance et de conseil pour des groupes à plusieurs entités passe une part réelle de son temps à démêler la logistique : quel lot de documents appartient à quelle entité, qui, chez le client, répond de ce lot, quels points sont encore ouverts, et quelle version du livrable l’associé a effectivement revue.
Votre réceptionniste travaille sur cette couche-là. Elle répond en français ou en anglais, identifie l’entité et la mission avant la demande elle-même, note le responsable côté client, et rattache l’appel au bon dossier plutôt qu’au bon nom de famille. Un groupe qui compte trois sociétés ne devient pas trois conversations mélangées.
Elle ne touche à rien de ce qui relève du jugement professionnel. L’acceptation de la mission, l’indépendance, la revue, les conclusions et la signature restent à l’associé — et la réceptionniste s’interdit de dire qu’un dossier satisfait une norme, parce que cette phrase-là n’appartient qu’à la personne qui la signe.
Dans la même section
Les autres activités de cette section partagent le même moteur, avec leurs propres demandes et leurs propres règles.
Droit & comptabilitéComptabilité et fiscalité
Cabinets CPA — vos questions
Est-ce qu’elle peut dire qu’un dossier respecte une norme ?
Non, et c’est la limite la plus stricte de cette page. Une conclusion de ce type appartient au CPA qui la signe, avec son jugement et son indépendance. La réceptionniste lit une étape mise à jour par votre équipe, rien de plus.
Comment évite-t-elle de mélanger deux entités du même groupe ?
Elle demande l’entité avant l’objet de l’appel, et les documents restent séparés même quand l’interlocuteur est le même. Avec l’option Multi-sites & entités, les droits et les demandes se séparent aussi côté administration, pour qu’une personne ne voie pas ce qui ne la concerne pas.
Que se passe-t-il quand une pièce est remplacée après validation ?
Le statut de revue qui dépendait de cette pièce est invalidé et le responsable est prévenu, tandis que la version antérieure reste conservée. C’est le scénario d’échec documenté pour ce métier, et le comportement par défaut vient directement de là.
Est-ce que la réceptionniste touche à nos documents de mission ?
Seulement si vous ajoutez Préparation & coordination, et même là, le classement et l’extraction sont proposés pour revue plutôt qu’appliqués. Les éléments de preuve, la revue et les conclusions restent dans vos mains.
Et si un agent du fisc appelle pour un de nos clients ?
Elle ne divulgue rien. Elle note le nom de l’agent, son matricule, le numéro de dossier et la fenêtre de rappel, et l’appel monte immédiatement au CPA responsable. La ligne prioritaire existe pour ça.
Est-ce qu’elle trie aussi la boîte courriel du cabinet ?
Oui, avec l’option Courriel : le fil est rattaché à l’entité et à la mission autorisées, avec une réponse préparée selon vos règles. Le traitement approfondi des pièces et des versions relève de Préparation & coordination. La boîte courriel ne donne pas accès à des dossiers qui ne sont pas autorisés.
Vos règles, avant le premier appel
L’essai gratuit commence par votre courriel. Votre site peut aider à préparer les informations, mais il reste facultatif. Vous confirmez les faits, choisissez une première tâche et testez votre réceptionniste. Les options s’essaient aussi : vous commencez par celles qui vous sont utiles.
Garder mon numéroCabinets CPA