Même personne sur deux sites
Un propriétaire commercial est désigné, les campagnes concurrentes sont bloquées, et les dossiers cliniques restent séparés. C’est le scénario d’échec documenté du réseau, et la règle par défaut.
Réseaux médico-esthétiques
Une même personne peut répondre à une campagne puis appeler plusieurs établissements. Votre réceptionniste conserve l’origine de la demande, applique vos territoires et adapte les relances à la décision exprimée, tout en séparant le suivi commercial des dossiers et validations cliniques.
69 $ CAD / mois · 50 appels Standard · 1 numéro local
Selon la demande que vous recevez
Décision prise, séquences à arrêter
Achat, report ou refus : le statut se synchronise et les séquences contradictoires s’arrêtent, au lieu de continuer à écrire à quelqu’un qui a déjà décidé.
Demande issue d’une campagne
Elle capte la source et l’identifiant du prospect, le service désiré et l’étape commerciale, puis affecte le site en respectant vos règles de territoire et la capacité réelle de consultation.
Les autres demandes que vous pouvez lui confier
Comparaison entre les sites
Volume, qualité et charge par site, avec les mêmes définitions partout — et le consentement de canal enregistré avec la demande, pas déduit d’un formulaire.
Un suivi commercial cohérent entre vos établissements
Une seule demande existe, avec un site responsable, la source de la campagne et le consentement de canal. La deuxième séquence est arrêtée, et aucun dossier clinique n’a été rapproché d’un autre.
Lire la conversation complète
Samedi, 10 h 50. Le réseau compte trois cliniques et deux campagnes locales en cours. Une femme appelle le numéro d’une publicité.
RéceptionnisteBonjour, vous joignez la réception du réseau. Je prends votre nom et le meilleur moyen de vous joindre.
ClienteÉlise Rousseau, 450 555-0184. J’ai vu votre publicité et j’aimerais une consultation.
RéceptionnisteMerci. Je vois déjà une demande à votre nom, ouverte la semaine dernière sur notre site de Boucherville — je ne crée pas un deuxième dossier. Préférez-vous rester avec cette clinique, ou en changer ?
ClienteBoucherville, c’est plus proche de chez moi.
RéceptionnisteParfait. Je garde ce site comme responsable, j’arrête la séquence de l’autre campagne, et je réserve votre consultation. La professionnelle évaluera sur place ce qui est indiqué.
Ce qu’elle fait pour votre réseau
Ce qu’elle prend en charge pour qu’une demande de campagne trouve un seul site responsable, sans laisser le commercial toucher un statut clinique, puis la ligne qu’elle ne franchit pas. Chaque ligne est un contact que votre réseau reçoit.
Une demande, un site responsable
Elle capte la source de la campagne et l’identifiant du prospect dès le premier contact, avant tout autre échange.
Une demande issue d’une publicité locale porte sa provenance avec elle, plutôt que de se perdre dans un appel générique.
Elle vérifie si un contact est déjà ouvert sur un autre site du réseau avant d’en créer un deuxième.
Un propriétaire commercial unique est désigné, et les campagnes concurrentes pour cette même personne sont arrêtées.
Elle affecte le site selon la demande, la capacité réelle de consultation et vos règles de territoire.
Quand une demande tombe sur une frontière entre deux franchises, l’attribution suit votre règle et son motif est enregistré.
Le marketing ne touche à aucun statut médical
Elle tient la validation clinique entièrement à l’écart du commercial : aucune équipe d’acquisition ne modifie un statut médical.
Le clinicien garde la décision, et l’identité commerciale partagée d’un contact ne donne aucun accès clinique.
Elle ne fusionne aucun dossier clinique entre deux sites, même quand un propriétaire commercial unique est désigné pour la personne.
L’identité commerciale et le dossier de soin restent deux registres séparés, aussi loin que le réseau grandisse.
Après la décision, les séquences s’arrêtent
Un achat, un report ou un refus synchronise le statut de la demande et arrête les séquences contradictoires.
Personne ne continue de recevoir un message alors que la décision est déjà prise ailleurs dans le réseau.
Elle n’écrit à personne sur un canal dont le consentement n’a pas été enregistré avec la demande.
Le consentement de canal est capté au moment de la demande, pas déduit d’un formulaire rempli ailleurs.
Entre les sites, ce que vous pouvez ajouter
- Option
Elle connecte les sources autorisées, dédoublonne et fait avancer chaque prospect d’une étape à l’autre jusqu’à un résultat gagné ou perdu.
La performance par source devient comparable, avec un motif enregistré pour chaque issue. Acquisition & suivi commercial
- Option
Elle route entre les sites du réseau, affiche les informations locales et sépare les permissions par entité.
Le tableau de bord consolidé montre la répartition du volume sans mélanger deux administrations locales. Multi-sites & entités
- Option
La capacité de consultation de chaque site se remplit par un créneau libéré proposé selon vos critères, plutôt que perdu.
Une annulation dans une franchise ne profite qu’aux personnes que vous avez inscrites pour ce site précis. Disponibilités & rappels
Les sources de campagne, et le logiciel clinique
- Logiciel
Avec les formulaires de prospects Google Ads, la propriété du compte et l’admissibilité publicitaire restent à établir avant toute connexion annoncée.
Une clé de validation documentée n’est pas, à elle seule, une preuve d’événement réel reçu. Google Ads — formulaires de prospects
- Logiciel
Avec HubSpot, l’installation par client avec portées limitées reste à tester avant d’être présentée comme active.
Les portées exactes et la configuration propre à chaque client demandent une vérification qui n’a pas encore été faite. HubSpot
- Logiciel
Avec Meta Lead Ads, aucun échantillon suffisant n’a permis de confirmer la récupération et l’intégration officielles.
Elle n’annonce rien de plus que ce qui a réellement été vérifié pour cette source. Meta — formulaires et retours CRM
- Logiciel
Côté clinique, l’accès à Jane passe par un programme partenaire approuvé, et l’écriture directe à l’agenda reste exclue par l’éditeur.
La partie commerciale et la partie clinique du dossier restent qualifiées séparément, fournisseur par fournisseur. Jane
Ce qui reste hors de sa portée entre le commercial et le clinique
- Le marketing ne modifie aucun statut médical : la validation clinique appartient au professionnel, et elle est indépendante.
- Elle ne fusionne aucun dossier clinique entre deux sites, même quand un propriétaire commercial est désigné.
- Elle ne transfère pas un dossier d’un site à un autre sans votre autorisation explicite.
- Elle ne donne aucun avis, ne promet aucun résultat et n’interprète aucune réaction.
- Elle ne réserve pas directement un acte que vous avez marqué comme exigeant un avis préalable.
- Elle n’écrit à personne sur un canal pour lequel le consentement n’a pas été enregistré.
Ce que vous pouvez lui demander, vous
Elle vous répond à partir des demandes et des dossiers de votre réseau auxquels vous avez accès. Une question sur une option ne s’applique que si vous l’avez activée.
Vous lui demandezQuelle demande a été attribuée à quel site cette semaine, et pourquoi ?
Elle retrouve la source, le site responsable et le motif de l’attribution. Elle ne modifie aucune attribution déjà enregistrée.
Quels contacts ouverts sur deux sites ont été ramenés à un seul propriétaire ?
Elle lit les cas dédoublonnés et le site retenu. Elle ne fusionne aucun dossier clinique en le faisant.
Quelle est la performance par source cette semaine ?
OptionAvec Acquisition & suivi commercial : le responsable, l’étape et le résultat gagné ou perdu par source. Sans l’option, aucune performance par source n’est suivie.
Quel volume reçoit chaque site du réseau cette semaine ?
OptionAvec Multi-sites & entités : la répartition consolidée du volume. Sans l’option, chaque site reste vu séparément.
La suite de la demande
Vous écrivez la gouvernance avant les campagnes
Vos sites et leurs équipes de consultation, les règles de territoire et de capacité, la propriété commerciale d’un contact, les permissions par entité, et la frontière nette entre ce que voit le marketing et ce que voit le clinique.
Elle affecte, et elle enregistre pourquoi
Site et équipe de consultation, source et identifiant du prospect, consultation désirée et étape commerciale, consentement de canal et affectation, et l’existence d’un contact déjà ouvert sur un autre site. L’attribution est écrite au moment de la réservation.
Vous comparez des chiffres qui veulent dire la même chose
Chaque consultation honorée porte sa source, son site et son responsable. Les séquences s’arrêtent sur décision, les doublons ne polluent pas la mesure, et la validation clinique reste une décision distincte, prise par un professionnel.
Ce que la base Santé & soins comprend
Une réceptionniste qui répond dans les deux langues, distingue les demandes, tient l’agenda autorisé de chaque site selon vos règles et transmet le reste aux équipes. Sans frais de mise en service, et vous gardez vos numéros.
- Réponse aux appels en français et en anglais, selon la personne qui appelle
- Distinction entre nouvelle demande, dossier existant et motif administratif
- Réservation, modification ou annulation dans les disponibilités que vous autorisez
- Respect du professionnel, de la durée et de l’équipement nécessaires à la consultation
- Envoi des informations pratiques approuvées, et transmission des questions de soins à l’équipe clinique
- Un résumé écrit après chaque appel, consultable dans l’application, et la possibilité de lui demander ce qui s’est passé
Le marketing ne modifie aucun statut médical : la validation clinique appartient au professionnel, et elle est indépendante.
Les décisions qui restent entre vos mains
- Elle ne fusionne aucun dossier clinique entre deux sites, même quand un propriétaire commercial est désigné.
- Elle ne transfère pas un dossier d’un site à un autre sans votre autorisation explicite.
- Elle ne donne aucun avis, ne promet aucun résultat et n’interprète aucune réaction.
- Elle ne réserve pas directement un acte que vous avez marqué comme exigeant un avis préalable.
- Elle n’écrit à personne sur un canal pour lequel le consentement n’a pas été enregistré.
- Elle ne note que ce que vous autorisez, et ne confirme rien du dossier d’un patient à un tiers : un renseignement de santé reste un renseignement sensible. Elle est bâtie pour la Loi 25, avec une base de données au Canada ; le traitement vocal en direct passe par un sous-traitant aux États-Unis, comme le précise la page Sécurité et traitement des données.
Posez-lui aussi vos questions
C’est inclus dans votre base. Elle vous répond à partir des appels, demandes et informations de votre entreprise auxquels vous avez accès.
Parler à votre réceptionnisteUne question que vous pouvez lui poser
Dans quelle clinique ces demandes de consultation ont-elles été reçues ?
Elle retrouve le site et la provenance enregistrés selon vos permissions. Elle ne partage pas un dossier de soin entre sites.
Ce que vous pouvez lui confier en plus
En complément de la base. Chacune s’ajoute volontairement, séparément de la base. Aucune ne s’active sans que vous la choisissiez.
Quand vos clients préfèrent écrire
Vous pouvez ajouter un canal pour qu’elle poursuive la conversation avec vos clients. Les actions qu’elle effectue suivent les mêmes règles et les options que vous avez choisies.
Canal client en option
Messages Instagram
Rattacher les messages du compte professionnel au bon site; la répartition commerciale et le suivi avancé gardent leurs options.
Les messages transactionnels prévus dans la base et vos propres questions à la réceptionniste restent inclus.
Vous gardez votre logiciel ?
Retrouvez les actions possibles, les conditions de connexion et la façon de travailler si votre logiciel ne permet pas l’action demandée.
Une clé de validation de webhook est documentée. La propriété du compte, l’admissibilité publicitaire et un événement réel de test restent à établir.
Installation par client avec autorisation et portées limitées ; les portées exactes et la configuration client restent à tester.
Les pages officielles de récupération et d’intégration n’ont pas pu être consultées dans la recherche ; l’échantillon historique est insuffisant pour annoncer quoi que ce soit.
Côté clinique, l’accès passe par un programme partenaire approuvé et l’écriture directe à l’agenda est exclue par l’article officiel.
Deux équipes, une même personne, deux conversations différentes
Dans un réseau, la demande n’arrive pas seulement par le téléphone d’une clinique : elle arrive par une campagne, un formulaire, une publicité locale, parfois la même semaine pour deux sites différents. L’équipe d’acquisition parle à la personne, la réception d’un site aussi, et personne ne sait qui est propriétaire de la conversation.
Les deux difficultés que la recherche documente sont exactement celles-là : des doublons entre l’acquisition et l’accueil, et des relances qui continuent après un achat ou un refus. Elles coûtent plus cher qu’un appel manqué, parce qu’elles abîment la relation en plus de brouiller les chiffres.
Votre réceptionniste capte l’origine de la campagne dès le premier contact, dédoublonne, affecte le site selon la demande, la capacité et vos règles de territoire, et enregistre l’attribution. Elle garde la validation clinique entièrement indépendante : le marketing n’a aucun droit sur un statut médical.
Dans la même section
Les autres activités de cette section partagent le même moteur, avec leurs propres demandes et leurs propres règles.
Santé & soinsConsultations, examens et soins spécialisés
Réseaux médico-esthétiques — vos questions
Comment évite-t-elle les doublons entre acquisition et accueil ?
Le dédoublonnage se fait à la capture, sur l’identité commerciale commune, et un propriétaire est désigné. Les dossiers cliniques, eux, restent séparés par site : une identité commerciale partagée ne donne aucun accès clinique.
Que se passe-t-il quand quelqu’un achète ou refuse ?
Le statut est synchronisé et les séquences contradictoires s’arrêtent. C’est précisément la difficulté que la recherche nomme : une relance qui persiste après un achat ou un refus.
Et nos règles de territoire entre franchises ?
Elles sont écrites une fois, par site, et appliquées à l’affectation. Quand une demande tombe sur une frontière, elle est attribuée selon votre règle et l’attribution est enregistrée avec son motif.
Le marketing peut-il changer un statut médical ?
Non, et c’est une règle de la situation métier documentée : le clinicien garde la décision, et l’équipe commerciale ne touche à aucun statut médical.
Peut-on comparer la performance par site ?
Oui, à condition que les définitions soient communes — c’est ce que l’option Acquisition & suivi commercial apporte avec la source, le responsable, l’étape et le résultat gagné ou perdu. Le volume, lui, se répartit dans le tableau de bord consolidé.
Vos règles, avant le premier appel
L’essai gratuit commence par votre courriel. Votre site peut aider à préparer les informations, mais il reste facultatif. Vous confirmez les faits, choisissez une première tâche et testez votre réceptionniste. Les options s’essaient aussi : vous commencez par celles qui vous sont utiles.
Garder mon numéroRéseaux médico-esthétiques