Droit et comptabilité
Les modèles, les grilles d’honoraires et les listes de pièces changent souvent. La réponse donnée au téléphone suit la version en vigueur plutôt que celle d’un document imprimé.
Données de votre entreprise
Votre réceptionniste répond avec vos documents à vous, dans leur version actuelle, et elle dit d’où vient la réponse.
7 jours, 20 appels répondus, sans carte
La tâche qu’elle prend en charge
Votre base répond déjà aux questions courantes à partir du contenu que vous avez approuvé à la configuration : heures, services, zone, ce que vous faites et ce que vous refusez. Cela suffit longtemps. Puis arrive le moment où la vraie réponse est dans un document que vous mettez à jour chaque saison, et que personne n’a recopié.
Cette option connecte vos collections de documents internes. Elle en suit les versions, hérite de leurs permissions, applique les retraits, et répond en nommant le document et la version d’où vient la réponse. Une personne qui n’a pas accès à un document ne reçoit pas non plus son contenu résumé.
Un index documentaire n’est pas une source d’état en direct. Un stock, un solde ou un horaire se lisent dans leur système d’exploitation, pas dans une copie indexée — la fonction ne prétend pas le contraire, et c’est une limite volontaire du produit.
Étape par étape
- Choisir
Vous sélectionnez des collections, pas tout un disque
Vous autorisez une source privée et vous choisissez les collections qui doivent servir à répondre. Le périmètre est explicite : ce qui n’est pas choisi n’est pas indexé.
- Indexer
Le premier import, puis les changements
Un premier index est constitué une fois. Ensuite, seuls les ajouts, remplacements et modifications sont traités. Reconnecter la source ne recommence pas l’import depuis le début.
- Respecter
Les permissions viennent de la source
Les droits du document sont hérités et les retraits sont propagés. Un changement de permission ou une suppression ne déclenche pas une nouvelle analyse facturée.
- Répondre
Avec la provenance, et l’approbation quand il le faut
La réponse nomme sa source. Un changement de règle sensible — un prix, une condition — attend votre validation avant d’être publié dans les réponses.
Une option, et elle ne rachète pas la base
La foire aux questions et les documents de configuration initiale restent compris dans votre base. Cette option ajoute la connexion à vos collections privées, le suivi des versions et l’héritage des accès.
Ce qu’elle ne fait pas : le nettoyage de vos données, la migration de votre historique, ni l’entretien d’une bibliothèque par une équipe Zenvox. Elle ne contourne pas non plus les permissions de l’éditeur d’où vient le document.
Ce que cela change pour votre activité
Construction et entretien
Les fiches de produits, les garanties et les conditions de chantier vivent dans vos dossiers. La réceptionniste peut y renvoyer sans inventer une valeur technique.
Santé et soins
Les consignes administratives du cabinet — préparation, pièces à apporter, règles d’annulation — sont répondues depuis votre document, plutôt que depuis une généralité du domaine.
Ce qu’elle reçoit
- Une source privée que vous autorisez, et les collections choisies
- Les permissions déjà posées sur ces documents
- Les versions successives de vos fichiers
- Votre validation pour les règles sensibles
Ce qu’elle produit
- Des réponses qui citent le document et sa version
- Un index tenu à jour par les changements, pas refait à neuf
- Le respect des droits de chaque personne qui pose la question
- La trace de ce qui a été indexé, modifié ou retiré
Vous choisissez les collections et vous approuvez les changements de règle sensible. Rien de nouveau n’entre dans les réponses sans cette étape.
Ce qui est compté, et ce qui vient d’ailleurs
Cette option compte des pages indexées, des pages modifiées par période, des comptes de source privée et des collections.
- Un premier index de pages actives, constitué une fois
- Des pages ajoutées ou mises à jour par période de facturation
- Un compte de source privée et un nombre de collections actives
- Le contenu et la version sont dédoublonnés : le même fichier n’est pas compté deux fois
Une extraction déjà réalisée par une autre option est réutilisée : indexer un document ne relance pas une facture d’analyse.
Avec vos sources de documents
L’état indiqué est celui de la qualification technique. Sans source connectée, la base répond depuis le contenu que vous avez approuvé.
- Microsoft 365À qualifierLe contrat d’accès aux collections, l’héritage des permissions et la propagation d’un retrait sont à qualifier avant toute indexation.Outlook et Microsoft 365
- Espaces de fichiers GoogleÀ qualifierMême chemin : autorisation par compte, périmètre explicite des collections, et vérification que les droits de la source sont bien hérités.
Questions sur cette option
Ma base ne répond-elle pas déjà aux questions courantes ?
Oui : heures, services, zone, ce que vous faites et ce que vous refusez viennent du contenu que vous avez approuvé à la configuration, et la foire aux questions reste comprise dans la base. Cette option ajoute la connexion à vos collections privées, le suivi des versions et l’héritage des accès.
Est-ce qu’elle lit tout mon disque ?
Non. Vous autorisez une source privée et vous choisissez les collections qui doivent servir à répondre. Le périmètre est explicite : ce qui n’est pas choisi n’est pas indexé.
Une personne sans accès à un document peut-elle en obtenir le résumé ?
Non. Les droits du document sont hérités de la source et les retraits sont propagés : quelqu’un qui n’a pas accès à un document ne reçoit pas non plus son contenu résumé.
Est-ce qu’elle connaît mon stock en direct ?
Non. Un index documentaire n’est pas une source d’état en direct : un stock, un solde ou un horaire se lisent dans leur système d’exploitation, pas dans une copie indexée. C’est une limite volontaire du produit.
Reconnecter la source, est-ce que tout est réindexé ?
Non. Un premier index est constitué une fois ; ensuite, seuls les ajouts, remplacements et modifications sont traités. Le contenu et la version sont dédoublonnés, et un changement de permission ou une suppression ne déclenche pas une nouvelle analyse facturée.
La suite
Ce que la base répond déjà, ou comment assembler vos propres règles.
Données de votre entreprise