Devis & autorisations
L’autorisation du client avant les travaux et avant tout supplément, tracée avec l’heure. C’est la pièce qui manque quand un client conteste une facture.
Shopmonkey
« C’est prêt ? » est l’appel qui interrompt le conseiller au pire moment. La question est écrite dans Zenvox avec le véhicule et le client ; le devis signé reste au conseiller.
7 jours, 20 appels répondus, sans carte
Où atterrit votre appel d’état
La question est écrite dans Zenvox : client, véhicule, objet de l’appel, et la distinction entre un entretien à tarif connu et un diagnostic à faire. Shopmonkey garde ses ordres de travail. La réponse exacte dépend de trois états différents — la pièce commandée, le travail en cours et l’autorisation du client — et le devis signé reste au conseiller : il n’est ni annoncé ni écrit depuis Zenvox.
Sur l’accès, les objets clients, ordres, véhicules, utilisateurs et inventaire sont accessibles selon la documentation. Les mutations détaillées et le devis signé ne sont pas testés, et la clé, le forfait et les permissions restent à vérifier — votre édition décide donc avant toute installation. C’est exactement la frontière que la matrice trace ci-dessous.
Shopmonkey tient les clients, les véhicules, les ordres de travail et l’inventaire de pièces ; le conseiller est au comptoir, le technicien est sous une voiture, et chaque appel d’état les interrompt tous les deux.
Lire, créer, modifier, annuler
L’état ci-dessous vient de la documentation de l’éditeur et de ce qui n’a pas été testé : écritures détaillées, devis signé et couverture des événements.
| Action | État | Ce que ça veut dire |
|---|---|---|
| Lire | À qualifier | Clients, véhicules, ordres de travail et inventaire sont décrits comme accessibles. C’est la lecture qui permet de répondre à « est-ce que c’est prêt ? » sans déranger le conseiller ; elle demande une clé, un forfait et des permissions à vérifier. |
| Créer | À qualifier | Créer un rendez-vous d’atelier ou un ordre de travail suppose de conserver le numéro de série du véhicule et l’état des pièces de façon fiable. Les écritures détaillées ne sont pas testées : la demande est préparée, le garage l’inscrit. |
| Modifier | À qualifier | Ajouter une ligne à un ordre en cours touche l’autorisation du client. Un supplément découvert en cours de route donne un devis révisé et un accord explicite : de la main-d’œuvre ne s’ajoute pas d’elle-même. |
| Annuler | Mode natif Zenvox | Annuler un ordre, retirer une pièce commandée ou libérer une baie sont des décisions d’atelier. L’annulation du client est reçue, horodatée et transmise, et le conseiller décide de la suite. |
Ce qui est compris, ce qui demande une option
Répondre, identifier le véhicule et le client, distinguer un entretien d’un diagnostic, capter un symptôme sans le nommer à la place du technicien et transmettre le tout relèvent de votre base d’activité Automobile. Le devis et son autorisation sont une option nommée.
L’autorisation, et qui fait foi
Dans un atelier, le mot « autorisation » désigne deux choses : l’accès au logiciel et l’accord du client sur des travaux. Les deux sont traités ici.
- La clé est créée depuis votre compte, avec le forfait et les permissions vérifiés ; Zenvox ne demande pas votre mot de passe
- Le numéro de série du véhicule et l’état des pièces restent fiables : rien n’est réécrit à l’aveugle
- Le technicien pose le diagnostic et le conseiller approuve le devis ; la réceptionniste ne diagnostique pas au téléphone
- Un supplément découvert en cours de travaux donne un devis révisé et un accord du client avant de continuer
- Un délai n’est annoncé que par le conseiller, une fois qu’il est confirmé par l’atelier
Mardi matin, les baies sont pleines et le conseiller est au comptoir. L’appel est pris par Zenvox ; aucune écriture n’est faite dans le logiciel.
ClientBonjour, mon auto fait un bruit quand je freine. Ça coûterait combien pour arranger ça ?
RéceptionnisteJe prends votre nom, un numéro où vous rejoindre, et la marque, le modèle et l’année du véhicule. Pour un bruit au freinage, il faut un diagnostic avant de chiffrer : je ne peux pas vous donner un montant au téléphone.
RéceptionnisteJe note le symptôme dans vos mots et je transmets la demande. Le garage vous propose une plage pour le diagnostic, et le conseiller vous donne le devis après l’inspection.
Le garage reçoit une demande de diagnostic et non une promesse de prix impossible à tenir. Le symptôme est consigné tel que le client l’a décrit, sans être traduit en panne par une réceptionniste qui n’a pas vu le véhicule.
Quand la connexion n’est pas là
Le logiciel garde ses ordres de travail, et la réceptionniste travaille en mode natif Zenvox.
- La demande est créée dans Zenvox avec le client, le véhicule et le symptôme rapporté
- Les demandes d’état sont regroupées et transmises au conseiller plutôt que de l’interrompre une par une
- Aucun montant et aucun délai ne sont annoncés au téléphone
- Vous retrouvez l’appel, sa transcription et son motif dans l’application
- Le jour où une écriture devient qualifiée, elle s’ajoute sans refaire votre configuration
Questions sur cette connexion
Est-ce qu’elle peut dire au client si son véhicule est prêt ?
Pas encore. Les objets clients, ordres, véhicules et inventaire sont décrits comme accessibles, et la clé, le forfait et les permissions restent à vérifier. En attendant, la question est écrite dans Zenvox avec le client et le véhicule, et les demandes d’état sont regroupées pour le conseiller.
Est-ce qu’elle ajoute de la main-d’œuvre à un ordre en cours ?
Non. Un supplément découvert en cours de route donne un devis révisé et un accord explicite du client ; de la main-d’œuvre ne s’ajoute pas d’elle-même.
Est-ce qu’elle pose un diagnostic au téléphone ?
Non. Le symptôme est consigné tel que le client l’a décrit, sans être traduit en panne. Le technicien pose le diagnostic et le conseiller approuve le devis.
Est-ce qu’elle annonce un délai ?
Un délai n’est annoncé que par le conseiller, une fois qu’il est confirmé par l’atelier. Aucun montant n’est donné au téléphone non plus.
Qu’est-ce qui protège le numéro de série et l’état des pièces ?
Rien n’est réécrit à l’aveugle. Créer un rendez-vous d’atelier ou un ordre de travail suppose de conserver le numéro de série du véhicule et l’état des pièces de façon fiable, et les écritures détaillées ne sont pas testées.
La suite
Voyez la pratique concernée, ou la liste complète des logiciels étudiés.
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