Garages et ateliers mécaniques
Freins inspectés, deuxième problème découvert : l’autorisation du client arrive avant que la baie se bloque, et la trace demandée par la loi existe.
Devis & autorisations
Le véhicule attend sur le pont parce que personne n’a rejoint le client. L’autorisation est demandée, obtenue et consignée.
7 jours, 20 appels répondus, sans carte
La tâche qu’elle prend en charge
Le véhicule est sur le pont, le mécanicien a trouvé autre chose, et le bon de travail s’arrête net : il faut rejoindre le client avant de continuer. Trois appels sans réponse plus tard, la baie est bloquée par une auto qui n’avance plus, et la journée facturable fond.
Cette option fait circuler l’évaluation que VOUS avez écrite jusqu’à l’accord de la personne qui paie. Elle transmet la version approuvée, présente les options, demande la limite autorisée, et consigne la réponse : qui a autorisé, quoi, sur quelle version, à quelle date et à quelle heure.
Au Québec, ce détail est une règle, pas une manie d’administration. L’Office de la protection du consommateur exige une évaluation écrite au-delà du seuil qu’il fixe, et tout travail non prévu à cette évaluation demande l’autorisation du client ; cette autorisation peut être verbale, mais elle doit être consignée. L’option rend cette trace automatique.
Étape par étape
- Au départ
L’évaluation vient de l’atelier
Vous écrivez le devis, comme aujourd’hui. Zenvox ne calcule aucun prix de réparation et ne remplace pas votre évaluation écrite : elle en prend la version que vous approuvez.
- Joindre
Le payeur, pas seulement le conducteur
Le payeur peut être le conducteur, un parent, un employeur ou un assureur. La demande part vers la bonne personne, avec les pièces justificatives attachées au bon de travail.
- Décider
Accord, refus, ou limite
La réponse est enregistrée telle qu’elle est : accord complet, refus, choix d’une option, ou montant plafond autorisé au-delà duquel l’atelier doit rappeler.
- Ensuite
Les nouvelles partent seules
La pièce est en commande, le véhicule est prêt : la mise à jour part sans qu’un conseiller décroche. Ce qui sort d’une réponse prévue remonte à l’équipe comme exception.
Une option, pas une capacité de la base
La base Auto identifie le client, le véhicule et la demande, réserve un service ou un diagnostic, et répond sur le statut connu des travaux ou demande une mise à jour à l’atelier. Elle lit un statut ; elle ne fait pas circuler un devis.
Deux limites viennent du catalogue et tiennent. Aucun chiffrage natif : le prix de la réparation reste celui de votre évaluation. Aucun paiement implicite : une autorisation de travaux n’est pas un encaissement, et la demande de paiement appartient à un autre module. Si vous prenez la gestion de flottes, cette option y est comprise pour les mêmes véhicules — vous ne la payez pas deux fois.
Ce que cela change pour votre activité
Carrosseries
Assureur, franchise, pièces d’origine ou équivalentes : plusieurs décideurs sur un même dossier. Chaque accord est rattaché à la version qu’il vise.
Mécaniciens mobiles
Sur place, devant le véhicule, l’autorisation se demande à distance et se consigne à la seconde, sans revenir à l’atelier pour faire signer un papier.
Ce qu’elle reçoit
- L’évaluation écrite produite par l’atelier, avec ses lignes et ses options
- Les pièces justificatives : photos, relevé du diagnostic, numéro du bon de travail
- L’identité du payeur et la façon de le joindre
- Le statut du travail tel que l’atelier le déclare
Ce qu’elle produit
- Une version approuvée, transmise au payeur et gardée comme référence
- Un accord, un refus ou une limite autorisée, enregistré avec sa date et son heure
- Des mises à jour envoyées quand le dossier avance
- Les exceptions — payeur injoignable, refus, montant dépassant la limite — remontées
Vous écrivez l’évaluation et vous décidez de reprendre le travail. Zenvox ne diagnostique pas la cause d’un bruit ni d’un voyant, ne donne pas de prix ferme sur un travail à diagnostiquer, et ne déclare pas un véhicule prêt sans que l’atelier l’ait dit.
Ce qui est compté, et ce qui vient d’ailleurs
L’option porte son allocation d’ordres suivis et un volume de pages de pièces.
- Des ordres de réparation suivis par mois, remis à zéro à chaque période
- Des pages de pièces justificatives rattachées à ces ordres
- Les appels reçus restent comptés sur la base, séparément
- La même allocation est comprise dans la gestion de flottes pour les mêmes véhicules
La signature électronique ou l’envoi de documents par un fournisseur externe restent facturés par ce fournisseur, hors de cette option.
Avec le logiciel d’atelier
L’état indiqué est celui de la qualification technique. Sans logiciel qualifié, le dossier d’autorisation vit dans Zenvox et l’évaluation reste la vôtre.
- ShopmonkeyÀ qualifierDocumentation publique disponible ; les opérations d’écriture exactes, le plan commercial et les contraintes d’atelier avancées ne sont pas éprouvés.Shopmonkey
- Portails de prestataires et progiciels d’exploitationÀ qualifierCatégorie générique : il faut un produit nommé et un propriétaire de données avant d’écrire quoi que ce soit.Mon logiciel n’est pas dans la liste
Questions sur cette option
Est-ce que Zenvox chiffre la réparation ?
Non. Vous écrivez l’évaluation, comme aujourd’hui : Zenvox ne calcule aucun prix de réparation et ne remplace pas votre évaluation écrite, elle en prend la version que vous approuvez.
Une autorisation verbale, est-ce qu’elle compte ?
Elle compte si elle est consignée. L’Office de la protection du consommateur exige une évaluation écrite au-delà du seuil qu’il fixe, et tout travail non prévu à cette évaluation demande l’autorisation du client ; cette autorisation peut être verbale, mais elle doit être consignée. L’option enregistre qui a autorisé, quoi, sur quelle version, à quelle date et à quelle heure.
La demande part vers le conducteur ou vers le payeur ?
Vers le payeur, qui peut être le conducteur, un parent, un employeur ou un assureur. Les pièces justificatives sont attachées au bon de travail, et un payeur injoignable remonte comme exception.
Est-ce qu’une autorisation de travaux déclenche un paiement ?
Non. Une autorisation de travaux n’est pas un encaissement : la demande de paiement appartient à un autre module. L’option enregistre l’accord, le refus ou le montant plafond autorisé au-delà duquel l’atelier doit rappeler.
Si je prends la gestion de flottes, est-ce que je paie cette option en plus ?
Non. Pour les mêmes véhicules, cette option est comprise dans la gestion de flottes : la même allocation y est incluse et rien ne se facture en double.
La suite
Retournez à votre atelier, ou regardez les deux autres options de la section.
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