Propriétaires de plex
Vous gérez vos immeubles en plus d’un emploi. L’appel de six heures du matin est reçu, trié et transmis à votre plombier habituel ; vous lisez le résumé quand vous pouvez, et la décision de dépense vous attend.
Entretien & prestataires
Du billet d’entretien à la preuve de résolution : l’incident est suivi du premier appel jusqu’au mot qui confirme au résident que c’est réglé.
7 jours, 20 appels répondus, sans carte
La tâche qu’elle prend en charge
Un dégât d’eau ne choisit pas son heure. Le locataire appelle, tombe sur la boîte vocale, rappelle, puis écrit au propriétaire. Pendant ce temps le plancher gonfle, et l’obligation de réparer dans un délai raisonnable court. C’est le métier même : la disponibilité continue n’est pas une option de service, elle est la structure du travail.
La base Immobilier identifie la personne, l’immeuble et l’unité, crée la demande avec un responsable et un statut, et transmet les situations prioritaires selon votre procédure. Cette option prend le relais après. Elle porte le billet jusqu’à sa fermeture : elle reçoit la photo et la description, elle dépêche le prestataire autorisé, elle enregistre l’intervention terminée, elle confirme au résident.
Entre l’appel et la facture il y a une décision qui vous appartient : autoriser la dépense. Le plafond que vous avez fixé pour un mandat s’applique de lui-même ; au-delà, l’option vous sollicite, consigne votre réponse et l’heure à laquelle vous l’avez donnée, et attend. Le prestataire ne part pas avant.
Étape par étape
- Recevoir
L’incident, avec ce qu’il faut pour agir
Immeuble, unité, qui appelle — locataire, copropriétaire, membre du conseil, fournisseur. La description du problème, une photo si la personne peut en prendre une, et les plages où l’accès au logement est possible.
- Trier
L’urgence de bâtiment ne fait pas la file
Eau qui coule, absence de chauffage par temps froid, panne électrique de l’immeuble, ascenseur immobilisé : la garde est dépêchée immédiatement. Devant un danger pour les personnes — gaz, fumée, personne coincée — la consigne est de composer le 911 avant tout le reste. Aucune consigne technique n’est donnée à l’appelant.
- Autoriser
La dépense passe par vous
Sous le plafond du mandat, le prestataire autorisé est dépêché et vous êtes informé. Au-dessus, la demande vous est présentée avec le coût estimé par le prestataire, et votre décision est écrite au dossier avec son horodatage.
- Fermer
La preuve, puis le mot au résident
L’intervention terminée est enregistrée avec la preuve fournie par le prestataire. Le résident reçoit la confirmation. Le billet change de statut, et la personne qui appellera dans une semaine pour savoir où ça en est trouvera la réponse au dossier.
Une option, pas une capacité de la base
La base Immobilier rattache la demande au bon bien et au bon responsable. Elle ne coordonne pas le prestataire et ne ferme pas le billet. Cette option s’ajoute volontairement et se retire sans toucher au reste : l’identification du locataire ou du propriétaire, elle, reste comprise dans la base.
Le ménage entre deux séjours suit la même mécanique lorsque le rôle Séjours est activé. Une chose n’entre pas ici : encaisser un paiement. Une demande de dépôt ou un paiement marchand relève du module Acomptes & paiements, qui s’ajoute séparément.
Ce que cela change pour votre activité
Gestion pour des tiers
Chaque mandat a son plafond et son approbateur. La demande est rattachée à l’unité, au propriétaire mandant et au mandat, et le rapport au propriétaire reprend ce qui a été autorisé, par qui et quand.
Copropriété
Partie commune ou partie privative, la demande est classée sans que personne se prononce sur la responsabilité juridique. Le conseil garde son pouvoir d’approbation, et le journal des décisions suit.
Immobilier commercial
L’entreprise occupante, le site et le contact autorisé sont identifiés d’abord. L’impact sur l’exploitation et les heures d’accès sont qualifiés avant qu’un technicien se déplace, et le coût est affecté au bon responsable.
Location de courte durée
Entre deux séjours, le ménage et la maintenance se coordonnent sur la même file. Une modification est confirmée au système de réservation avant d’être annoncée au voyageur.
Ce qu’elle reçoit
- L’appel ou le message du résident, avec l’immeuble et l’unité identifiés
- La photo et la description de l’incident, et les plages d’accès au logement
- Votre liste de prestataires autorisés et la rotation de garde
- Le plafond de dépense propre au mandat et le nom de l’approbateur
Ce qu’elle produit
- Un billet d’entretien rattaché à l’unité, avec un responsable et un statut
- Un prestataire dépêché selon la règle, ou une demande d’autorisation qui vous attend
- L’intervention enregistrée comme terminée, avec la preuve au dossier
- La confirmation au résident et l’écriture au rapport du propriétaire mandant
Vous autorisez la dépense au-delà du plafond, et vous choisissez qui est dépêché. La réceptionniste ne donne aucune consigne technique et ne promet pas d’heure d’arrivée : elle dit que la demande est transmise, et elle le prouve ensuite.
Ce qui est compté, et ce qui vient d’ailleurs
L’option porte sa propre allocation mensuelle, distincte des appels compris dans la base.
- Des demandes de travaux coordonnées par mois, remises à zéro à chaque période
- Les pièces jointes simples qui accompagnent un incident — une photo, une courte description ; cette option n’ouvre pas de banque de pages de documents
- Les biens et les logements référencés ne sont pas comptés par la base au seul nombre
- Les appels restent comptés sur la base, séparément de cette option
Les frais de tiers restent distincts : ce que le prestataire vous facture pour son intervention, et l’encaissement marchand d’un dépôt, qui relève d’un autre module et de son fournisseur de paiement.
Avec les logiciels de gestion
L’état indiqué est celui de la qualification technique, tel que le registre des logiciels l’établit. Sans logiciel connecté, le billet vit dans Zenvox et rien n’est bloqué.
- Sans logiciel connectéMode natif ZenvoxLe billet, ses pièces, l’autorisation et la preuve de fermeture restent dans Zenvox, lisibles depuis l’application.Travailler sans logiciel connecté
- BuildiumÀ qualifierL’accès par identifiants de compte est documenté ; l’écriture d’une demande de travaux au niveau de chaque point d’entrée reste à éprouver.Buildium
- Hopem, Proprio Expert et systèmes locauxÀ qualifierLogiciels très présents au Québec, dont le contrat d’accès n’est pas établi : la référence d’un autre éditeur ne prouve rien pour eux.HopemProprio Expert
- HostawayÀ qualifierUtile pour le ménage entre séjours. Les droits d’un canal de réservation externe ne se déduisent pas de ceux de la réservation directe.Hostaway
Questions sur cette option
Est-ce qu’un prestataire peut partir sans mon accord ?
Sous le plafond que vous avez fixé pour le mandat, le prestataire autorisé est dépêché et vous êtes informé. Au-dessus, la demande vous est présentée avec le coût estimé par le prestataire, votre réponse est écrite au dossier avec son horodatage, et le prestataire ne part pas avant.
Est-ce qu’elle promet une heure d’arrivée au locataire ?
Non. La réceptionniste dit que la demande est transmise, puis elle le prouve : l’intervention terminée est enregistrée avec la preuve fournie par le prestataire, et le résident reçoit la confirmation. Elle ne donne aucune consigne technique.
Une odeur de gaz ou une personne coincée, que fait-elle ?
Devant un danger pour les personnes — gaz, fumée, personne coincée —, la consigne est de composer le 911 avant tout le reste. Les urgences de bâtiment — eau qui coule, absence de chauffage par temps froid, panne électrique de l’immeuble, ascenseur immobilisé — dépêchent la garde immédiatement.
Le locataire rappelle une semaine plus tard. Trouve-t-il une réponse ?
Oui. Le billet porte un responsable et un statut, l’intervention terminée y est enregistrée avec sa preuve, et le rapport au propriétaire mandant reprend ce qui a été autorisé, par qui et quand.
Est-ce qu’elle encaisse un dépôt ou une facture ?
Non. Une demande de dépôt ou un paiement marchand relève du module Acomptes & paiements, qui s’ajoute séparément. Ce que le prestataire vous facture pour son intervention reste entre lui et vous.
La suite
Retournez à votre situation, ou regardez comment l’option s’ajoute à votre base.
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