Vous gérez vos logements entre deux journées de travail. Une fuite active, un robinet qui goutte et une demande de visite arrivent avec le logement concerné et les coordonnées utiles. Vous savez quel locataire rappeler en premier et quelles demandes peuvent attendre.
45 $ CAD / mois · 50 appels Standard · 1 numéro local
Eau active, absence de chauffage par temps froid, panne électrique, serrure d’entrée qui ne verrouille plus. S’il y a une odeur de gaz, de la fumée ou une personne coincée, elle dirige d’abord vers le 911, puis capte l’immeuble, le logement et le numéro de rappel et vous alerte.
Robinet qui goutte, électroménager, bruit, stationnement. Elle note le logement, la description, les photos que le résident peut envoyer et ses disponibilités pour l’accès, puis ouvre un billet au lieu de vous interrompre.
Elle répond sur les logements que vous avez inscrits, préqualifie avec vos critères configurés — date d’emménagement, nombre d’occupants, animaux, consentement à une vérification de crédit — et propose une visite. La décision de louer reste la vôtre.
Elle vérifie l’identité, note la demande et la transmet à l’administration. Aucun solde n’est énoncé par message texte, et aucune pression liée au paiement n’est exercée.
Chantal reçoit une alerte avec l’adresse, les deux logements, la mention « aucun chauffage, temps froid » et le numéro de rappel de Nadia. Le billet reste ouvert dans son journal jusqu’à ce que le résident confirme que la chaleur est revenue.
Mardi, 21 h 40, en janvier. Le propriétaire est chez lui et son téléphone est en charge. Une locataire appelle du deuxième étage d’un quatre-logements.
RéceptionnisteBonjour, je prends d’abord votre nom et un numéro où vous rejoindre, au cas où on serait coupés.
LocataireNadia Ouellet, 514 555-0188. Il fait froid chez nous, les plinthes ne chauffent plus depuis le souper.
RéceptionnisteC’est à quelle adresse et quel logement ? Et le voisin d’à côté a-t-il le même problème, à votre connaissance ?
Locataire1450, rue Saint-Zotique, logement 4. Le voisin du 3 m’a dit que lui non plus n’a plus de chaleur.
RéceptionnisteC’est noté, et deux logements touchés par temps froid, c’est une urgence selon la consigne du propriétaire. J’avertis tout de suite Chantal et l’entretien de garde. Ils vous confirment la prise en charge — je ne peux pas vous donner une heure d’arrivée d’ici là.
Les gestes qu’elle pose sur les appels de vos locataires et de vos candidats, de l’identification du logement jusqu’à la demande transmise, puis ce qui reste à vous, le propriétaire. Chaque ligne est un appel que votre cellulaire reçoit.
Elle prend le nom et le numéro de rappel, puis l’adresse de l’immeuble et le logement, avant de demander ce qui se passe.
Rien ne se décide avant que le logement soit identifié : c’est lui qui fixe la règle à appliquer et la personne à alerter.
Elle demande si la personne est résidente, candidate à un logement vacant, ou fournisseur, avant de qualifier le reste.
Un résident ouvre une demande d’entretien, un candidat entre en préqualification, un fournisseur parle d’accès ou de facture : trois routes différentes.
Elle vérifie si une demande est déjà ouverte pour ce logement avant d’en créer une deuxième pour le même problème.
Un locataire qui rappelle pour le même robinet ajoute à sa demande plutôt que d’en ouvrir une seconde que vous devrez recroiser vous-même.
Elle répond aux questions courantes sur l’immeuble depuis ce que vous avez approuvé, et transmet ce qui n’est pas configuré comme une demande, pas une réponse improvisée.
Un règlement d’immeuble ou une consigne de stationnement que vous n’avez pas écrite reste une demande en attente plutôt qu’une réponse devinée.
Elle fait sortir la personne et composer le 911 s’il y a du gaz, de la fumée ou une alarme de monoxyde, avant toute autre question.
La redirection de sécurité du préréglage Gestion immobilière passe avant l’identification du logement.
Elle marque la demande urgente et vous alerte tout de suite pour de l’eau active, l’absence de chauffage par temps froid, une panne électrique ou une porte d’entrée qui ne verrouille plus.
Réglage solo : votre cellulaire sonne, et le résumé logement et problème arrive par texto si vous ne répondez pas.
Hors de vos heures, elle ouvre un billet pour ce qui n’est pas une urgence de bâtiment et le laisse pour le matin.
Un robinet qui goutte le soir n’interrompt pas votre soirée ; il attend avec sa description et les disponibilités d’accès du résident.
Elle ouvre la demande avec un responsable nommé et un statut visible, rattachée à l’immeuble et au logement identifiés.
Deux logements peuvent avoir le même problème ; ils gardent deux dossiers distincts, sans être mélangés.
Elle réserve la visite d’un logement vacant dans les disponibilités que vous autorisez, seule ou en visite groupée.
La décision de louer reste la vôtre ; elle organise l’accès et ne choisit pas un locataire à votre place.
Elle préqualifie un candidat avec vos critères seulement : date d’emménagement, occupants, animaux, consentement à une vérification de crédit.
Aucune question sur l’origine, la religion, l’âge, la situation familiale ou le handicap ne fait partie de son script.
Des options ajoutées séparément, quand elles vous servent.
Elle sollicite un fournisseur autorisé pour ce type de travail, suit son acceptation et fait passer la demande à « acceptée » plutôt qu’à « terminée ».
Option Entretien & prestataires : preuve du travail et clôture confirmée par le résident, pas une supposition. Entretien & prestataires
Elle prépare la demande d’autorisation de dépense quand une réparation dépasse le plafond que vous avez fixé, sans rien engager elle-même.
Comprise dans Entretien & prestataires : vous restez celui qui autorise, elle prépare seulement la demande. Entretien & prestataires
Elle collecte les pièces d’un dossier de candidature, vérifie qu’il est complet et relance quand il manque quelque chose.
Option Location & candidatures : vous décidez qui signe, elle organise seulement la complétude du dossier. Location & candidatures
Elle poursuit par texto les échanges d’accès et de disponibilité avec un locataire, sans promettre une heure de réparation par ce canal.
Canal Web & SMS conversationnels : la même règle qu’au téléphone s’applique, écrite ou parlée.
Avec Buildium, elle lit les données d’un compte admissible ; l’écriture d’un billet d’entretien point par point reste à éprouver sur un compte réel.
Tant que l’écriture n’est pas qualifiée, son propre registre de logements et de billets tient lieu de journal. Buildium
Avec Hopem, Proprio Expert ou un système local, l’accès officiel et le contrat d’authentification restent à établir avec l’éditeur avant toute écriture.
La documentation d’un éditeur n’établit pas l’accès à un autre ; elle travaille alors en mode natif Zenvox. Hopem
Elle vous répond à partir des demandes et des appels auxquels vous avez accès. Une question sur une option ne s’applique que si vous l’avez activée.
Tu lui demandesQuels locataires ont signalé une fuite dans leur logement ?
Elle retrouve les logements, les signalements et les rappels inscrits. Une demande transmise ne vaut pas réparation terminée.
Quelles demandes de ce soir restent ouvertes, et lesquelles attendent le matin ?
Elle lit l’état de chaque demande et ce qui a été promis. Elle ne dit pas qu’une réparation est faite tant que personne ne l’a confirmée.
Quels candidats ont été préqualifiés cette semaine ?
Elle retrouve les critères notés pour chaque candidat. Elle ne classe personne et ne décide pas qui signe.
Quelles dépenses attendent encore votre autorisation ?
OptionAvec Entretien & prestataires : la file des demandes envoyées et leur délai. Sans l’option, elle ne suit pas d’accord de dépense.
Vos adresses et leurs logements, vos heures, la personne ou l’entreprise de garde, ce qui compte comme urgence chez vous, vos critères de location et le plafond de dépense que vous autorisez sans être consulté. Tout se modifie depuis l’application.
Nom et numéro de rappel dès la première phrase. Puis l’adresse de l’immeuble et le logement, le rôle de la personne, la nature du problème, et la question qui tranche : est-ce en cours en ce moment, et y a-t-il un risque pour quelqu’un ?
Un résumé écrit arrive sur votre téléphone : immeuble, logement, demandeur, problème, degré d’urgence. Une urgence déclenche l’alerte et le dispatch de votre garde ; le reste entre dans un journal où chaque demande garde son statut jusqu’à la clôture confirmée par le résident.
Une réceptionniste qui répond à votre place, dans les deux langues, identifie le bien et le rôle de l’appelant, et vous transmet une demande écrite avec un responsable et un statut. Sans frais de mise en service, et vous gardez votre numéro.
Elle annonce que la demande est transmise, pas une heure d’arrivée ni un délai de réparation.
C’est inclus dans votre base. Elle vous répond à partir des appels, demandes et informations de votre entreprise auxquels vous avez accès.
Parler à votre réceptionnisteUne question que vous pouvez lui poser
Quels locataires ont signalé une fuite dans leur logement ?
Elle retrouve les logements, les signalements et les rappels inscrits. Une demande transmise ne vaut pas réparation terminée.
En complément de la base. Chacune s’ajoute volontairement, séparément de la base. Aucune n’est activée sans que vous la choisissiez.
Vous pouvez ajouter un canal pour qu’elle poursuive la conversation avec vos clients. Les actions qu’elle effectue suivent les mêmes règles et les options que vous avez choisies.
Canal client en option
Poursuivre les échanges du locataire sur l’accès et ses disponibilités, sans promettre une heure de réparation.
Les messages transactionnels prévus dans la base et vos propres questions à la réceptionniste restent inclus.
Retrouvez les actions possibles, les conditions de connexion et la façon de travailler si votre logiciel ne permet pas l’action demandée.
Recherche antérieure conservée sans nouvelle vérification : l’accès officiel client ou partenaire et le contrat d’authentification restent à établir avec l’éditeur.
Interface ouverte documentée et identifiants accessibles sur un compte éligible ; l’écriture d’un billet d’entretien point par point n’a pas encore été éprouvée sur un compte réel.
Le propriétaire d’un plex ou de quelques logements gère son parc en parallèle d’un autre emploi. Le locataire a son numéro personnel depuis la signature du bail : c’est souvent le seul point de contact, et ce numéro sert en même temps de ligne d’affaires, de ligne d’urgence et de ligne privée. L’appel de 19 h peut être une plainte de bruit, ou de l’eau qui coule d’un plafond.
Votre réceptionniste prend ces appels à votre place. Elle identifie d’abord l’immeuble, le logement et qui parle — résident, candidat, fournisseur — parce que rien ne se décide avant ça. Elle applique ensuite votre règle : ce qui est en cours maintenant vous alerte, le reste devient un billet documenté que vous traitez quand vous êtes libre.
Elle ne vous retire pas la relation de proximité qui vous fait garder de bons locataires. Elle retire l’obligation d’être joignable en tout temps : les questions courantes sont notées proprement, et vous restez la personne qui autorise une dépense et qui choisit un locataire.
Les autres activités de cette section partagent le même moteur, avec leurs propres demandes et leurs propres règles.
ImmobilierPar votre règle, écrite une fois : eau active ou refoulement, absence de chauffage par temps froid, panne électrique de l’immeuble, porte d’entrée qui ne verrouille plus. Un danger pour des personnes — gaz, fumée, quelqu’un de coincé — passe d’abord par le 911, et elle le dit avant de capter quoi que ce soit.
Non. Elle préqualifie avec les critères que vous avez configurés et transmet la candidature ; la sélection du locataire reste une décision humaine, la vôtre. Les questions interdites par la Charte ne font pas partie de son script.
Oui, dans les disponibilités que vous autorisez et sur les créneaux que vous réservez aux visites, y compris en visites groupées si c’est ainsi que vous procédez. Elle envoie la confirmation et le rappel, et vous voyez tout dans l’application.
Oui, et beaucoup de propriétaires font l’inverse : ils prennent un numéro local d’affaires qu’ils donnent à leurs locataires, et gardent leur cellulaire pour leur vie privée. Le renvoi se règle depuis votre forfait mobile : en tout temps, seulement quand vous ne répondez pas, ou selon vos heures.
C’est la période où tout arrive en même temps : visites de logements, réservations d’ascenseur ou de quai, états des lieux, accueil des nouveaux locataires. Votre base ne change pas ; ce qui change, c’est le volume qu’elle absorbe pendant que vous êtes sur place.
L’essai gratuit commence par votre courriel. Votre site peut aider à préparer les informations, mais il reste facultatif. Vous confirmez les faits, choisissez une première tâche et testez votre réceptionniste. Les options s’essaient aussi : vous commencez par celles qui vous sont utiles.
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