Résident d’un immeuble sous mandat
Immeuble, logement, motif, accès et disponibilités. La demande s’ouvre sous le bon mandat, avec un responsable nommé et l’état « reçue ».
Gestionnaires locatifs
Un résident signale un dégât, son propriétaire demande un suivi, puis le prestataire rappelle. Vous retrouvez le logement, le mandat, le responsable et l’état de la demande. Une demande transmise reste distincte d’une intervention acceptée ou terminée.
45 $ CAD / mois · 50 appels Standard · 1 numéro local
Une demande rattachée au bon mandat
La base ouvre la demande sous le mandat du propriétaire et la transmet à la garde : état « transmise ». Avec l’option Entretien & prestataires, le plombier sollicité accepte ou refuse, et le plafond du mandat décide de la suite — le remplacement dépasse le seuil, donc la demande d’autorisation part avec les photos et l’estimation. À 8 h 05, la coordonnatrice trouve un dossier complet en attente de signature, pas un message vocal à déchiffrer.
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Jeudi, 6 h 50. Un résident appelle pour un chauffe-eau qui fuit, dans un immeuble géré pour un mandant.
RéceptionnisteBonjour, je prends votre nom et un numéro de rappel. C’est à quelle adresse et quel logement ?
RésidentKarim Belhaj, 450 555-0134. 78, avenue Bergeron, logement 2. Il y a de l’eau sur le plancher de la salle de lavage.
RéceptionnisteL’eau coule encore en ce moment ? Est-ce qu’une valve d’arrêt est accessible près de l’appareil ?
RésidentÇa coule lentement. Il y a une valve, je préfère ne pas y toucher.
RéceptionnisteVous avez raison, et je ne vous donne aucune consigne technique. Je marque la demande urgente et je la transmets au responsable de garde pour cet immeuble. Vous recevez un message quand la prise en charge est confirmée.
Selon la demande que vous recevez
Propriétaire mandant
Identité vérifiée, objet — autorisation, réparation, vacance, compte rendu — et acheminement vers la personne qui tient ce portefeuille. Rien d’un autre mandat n’en sort.
Prestataire ou entrepreneur
Entreprise, immeuble, objet : accès au logement, bon de travail, facture. Avec l’option Entretien & prestataires, son accusé fait passer la demande à « acceptée », pas à « terminée ».
Les autres demandes que vous pouvez lui confier
Candidat et logement vacant
Préqualification selon les critères de cet immeuble, visite proposée, dossier ouvert. La vacance est ce que votre mandant regarde en premier.
Ce qu’elle fait pour vos mandats
Les gestes qu’elle pose sur les appels de vos résidents, de vos mandants et de vos prestataires, du rattachement au logement jusqu’à la demande d’autorisation, puis ce qui reste au gestionnaire. Chaque ligne est un appel que votre bureau reçoit.
Quand un résident appelle pour son logement
Elle prend le nom et le numéro de rappel, puis l’immeuble et le logement, avant de demander ce qui se passe.
Le mandat se déduit du logement ; c’est lui qui décide du plafond lu et de la personne alertée, alors elle rattache avant de qualifier.
Elle demande si la personne est résidente, propriétaire mandant, prestataire ou candidate à un logement vacant.
Le rôle décide de la suite : un résident ouvre une demande, un mandant est vérifié avant tout compte rendu, un prestataire parle d’accès ou de facture.
Elle retrouve la demande déjà ouverte pour ce logement avant d’en créer une deuxième.
Un résident qui rappelle pour le même chauffe-eau ajoute à son dossier ; le mandant ne voit pas deux demandes pour une seule fuite.
Elle répond aux questions courantes de l’immeuble depuis ce que vous avez approuvé : réservation d’ascenseur pour un déménagement, avis d’accès, critères de location.
Rien d’un mandat ne sort vers un autre ; ce qui n’est pas configuré pour cet immeuble reste une demande transmise, pas une réponse improvisée.
Quand l’eau coule ou que le chauffage est arrêté
Elle fait sortir tout le monde et composer le 911 s’il y a du gaz, de la fumée, une alarme de monoxyde ou une personne coincée dans l’ascenseur, avant toute autre question.
La redirection de sécurité du préréglage Gestion immobilière passe avant le dossier ; aucune consigne technique n’est donnée.
Elle dépêche l’entretien de garde de l’immeuble concerné pour l’eau active, le refoulement, l’absence de chauffage par temps froid, la panne électrique ou une porte d’entrée qui ne verrouille plus.
La rotation de garde est celle de ce parc ; elle applique la même règle le jour, la nuit et la fin de semaine, et elle annonce que la demande est transmise, pas une heure d’arrivée.
Elle marque la demande urgente et alerte le gestionnaire responsable du portefeuille, en plus de la garde.
Réglage solo : votre cellulaire sonne, puis le résumé immeuble, logement et problème arrive par texto si vous ne répondez pas.
Hors des heures, elle ouvre le billet d’entretien pour tout ce qui n’est pas une urgence de bâtiment et le laisse au matin.
Un robinet qui goutte à 23 h ne réveille pas la garde ; il attend le gestionnaire avec sa description et les disponibilités d’accès du résident.
La demande sous le bon mandat
Elle ouvre la demande sous le mandat du propriétaire de cet immeuble, avec un responsable nommé et l’état « reçue ».
Deux immeubles peuvent avoir la même fuite et le même plombier ; ils gardent deux plafonds et deux approbateurs.
Elle lit le plafond de dépense du mandat et prépare la demande d’autorisation quand la réparation le dépasse, sans rien engager.
L’approbateur désigné décide ; elle consigne sa réponse et le délai, et une demande transmise n’est pas une réparation terminée.
Elle place la visite d’un logement à louer, l’accès à une unité ou la réservation d’ascenseur dans l’agenda de l’immeuble.
Visite de logement, rencontre de mandat, accès avec l’avis de 24 h énoncé, ascenseur pour un déménagement : les durées sont celles du préréglage, et l’avis est énoncé, pas jugé.
Elle préqualifie un candidat avec vos critères seulement : date d’emménagement, occupants, animaux, consentement à une vérification de crédit.
Aucune question sur l’origine, la religion, l’âge, la situation familiale ou le handicap ; la décision de louer reste au gestionnaire.
Elle envoie au résident le message de prise en charge une fois que la garde ou le gestionnaire a confirmé.
L’état annoncé est celui qui existe : transmise, acceptée ou faite ; un prestataire sollicité n’est pas un prestataire qui a accepté.
Entre deux appels, quand votre portefeuille grandit
Des options ajoutées séparément, quand elles vous servent.
- Option
Elle sollicite un prestataire autorisé pour ce type de travail, attend son acceptation et fait passer la demande à « acceptée » plutôt qu’à « terminée ».
Option Entretien & prestataires : preuve du travail, facture et clôture traçable ; sans réponse du prestataire, la demande reste en attente et la garde reçoit l’alerte prévue. Entretien & prestataires
- Option
Elle envoie la demande d’autorisation au mandant avec les photos et l’estimation, et enregistre son accord.
Comprise dans Entretien & prestataires ; deux propriétaires qui emploient le même plombier gardent chacun leur plafond, et une autorisation globale est bloquée. Entretien & prestataires
- Option
Elle collecte les pièces d’un dossier de candidature, vérifie qu’il est complet et suit la décision du gestionnaire.
Option Location & candidatures : la vacance est ce que votre mandant regarde en premier ; aucune décision automatique, aucune perception de loyer implicite. Location & candidatures
- Option
Elle prépare le compte rendu par mandat et les avis approuvés quand un propriétaire ou un conseil entre dans la décision.
Option Mandats & gouvernance : rapports par mandat, échéances et comparaison administrative des propositions ; l’identité simple des mandants, elle, reste dans la base. Mandats & gouvernance
Quand vos mandants écrivent, et si vous avez déjà Buildium ou Hopem
- Canal
Elle rattache les courriels du mandant, du résident et du prestataire au bon mandat, avec les permissions de chacun.
Boîte courriel IA en option : brouillon par défaut, envoi selon votre politique, et un mandat n’apprend rien d’un autre.
- Logiciel
Avec Buildium, elle lit les données d’un compte admissible ; l’écriture d’une demande d’entretien reste à éprouver, et un abonnement à l’interface est requis.
Tant que l’écriture n’est pas qualifiée, son registre natif de logements, de mandats et de demandes tient lieu de journal, et vous reportez au besoin. Buildium
- Logiciel
Avec Hopem, Proprio Expert ou un système local, l’accès se qualifie éditeur par éditeur avant qu’elle y écrive quoi que ce soit.
La documentation d’un éditeur n’établit pas l’accès à un autre ; une opération n’est confirmée qu’après écriture validée dans le système maître. Hopem
Ce qu’elle ne fait pas sous vos mandats
- Elle ne donne pas d’avis juridique sur un bail, une hausse de loyer, une reprise de logement, une éviction ou un recours au TAL.
- Elle ne pose pas de question discriminatoire à un candidat locataire : origine, religion, âge, situation familiale, handicap, source légale de revenu.
- Elle ne divulgue pas la présence, le solde ou les coordonnées d’un locataire à un tiers, ni l’information d’un mandat au propriétaire d’un autre.
- Elle n’énonce pas un solde de loyer ni un montant dû par texto, et n’exerce aucune pression liée au paiement.
- Elle ne donne pas de consigne technique : couper l’électricité, manipuler le gaz, entrer dans un local technique.
- Elle ne promet pas une heure d’arrivée ni un délai de réparation : elle dit que la demande est transmise, et à qui.
- Elle ne chiffre pas des honoraires de gestion : le gestionnaire les présente à la rencontre.
- Elle n’engage pas une dépense au-delà du plafond du mandat et ne marque pas une demande résolue parce qu’un prestataire a été sollicité.
Ce que vous pouvez lui demander, vous
Elle vous répond à partir des demandes, des appels et des mandats auxquels vous avez accès. Une question sur une option ne s’applique que si vous l’avez activée.
Tu lui demandesSous quel mandat cette demande d’entretien a-t-elle été ouverte ?
Elle retrouve l’immeuble, le mandant et le responsable du dossier. Autoriser une dépense reste une action distincte.
Quelles demandes de ce soir ont été dépêchées à la garde, et lesquelles attendent le matin ?
Elle lit l’état de chaque demande et la personne alertée. Elle ne dit pas qu’une réparation est faite tant que personne ne l’a confirmée.
Quels logements vacants ont reçu des appels de candidats cette semaine ?
Elle retrouve les préqualifications notées avec vos critères. Elle ne classe pas les candidats et ne décide pas.
Quelles demandes d’autorisation dépassent le plafond et n’ont pas encore de réponse du mandant ?
OptionAvec Entretien & prestataires : la file d’autorisations et le délai de chaque décision. Sans l’option, elle ne suit pas d’accord de dépense.
La suite de la demande
Vos mandats deviennent des règles écrites
Par portefeuille : les immeubles et leurs logements, le mandant, le plafond de dépense, l’approbateur, les prestataires autorisés et la règle de garde. Un immeuble et un responsable suffisent pour commencer ; le reste du parc s’ajoute ensuite.
Elle rattache avant de qualifier
Nom et numéro de rappel, puis l’immeuble et le logement, puis le rôle. Le mandat se déduit du logement, et c’est lui qui décide du plafond lu et de la personne alertée.
Le dossier se ferme, puis il se raconte
La base ouvre et transmet la demande sous le bon mandat. Avec Entretien & prestataires, vous suivez la sollicitation, l’accord de dépense, l’acceptation du prestataire et la preuve du travail jusqu’à la clôture. Sans acceptation ou preuve, le dossier reste dans son état réel avec son responsable.
Ce que la base Immobilier comprend
Une réceptionniste bilingue qui identifie la personne, le bien et le motif, ouvre une demande avec un responsable et un état, et transmet les situations prioritaires selon votre procédure. Aucuns frais d’installation, et vous gardez vos numéros.
- Appels répondus en français et en anglais
- Appel rattaché à l’immeuble, au logement et au rôle de l’appelant
- Demande ouverte avec un responsable nommé et un état visible
- Situations prioritaires transmises selon votre procédure
- Résumé écrit après chaque appel, consultable dans l’application
Elle n’engage pas de dépense au-delà du plafond du mandat : elle prépare la demande d’autorisation.
Les décisions qui restent entre vos mains
- Elle ne donne pas d’avis juridique sur un bail, une hausse ou un recours devant le tribunal du logement.
- Elle ne partage pas l’information d’un mandat avec le propriétaire d’un autre mandat.
- Elle ne confirme une opération qu’après validation dans le système maître.
- Elle annonce l’état confirmé de la demande et la personne alertée. Elle ne promet ni l’acceptation d’un prestataire ni un délai de réparation qui n’a pas été confirmé.
Posez-lui aussi vos questions
C’est inclus dans votre base. Elle vous répond à partir des appels, demandes et informations de votre entreprise auxquels vous avez accès.
Parler à votre réceptionnisteUne question que vous pouvez lui poser
Sous quel mandat cette demande d’entretien a-t-elle été ouverte ?
Elle retrouve l’immeuble, le mandant et le responsable du dossier. Autoriser une dépense reste une action distincte.
Ce que vous pouvez lui confier en plus
En complément de la base. Chacune s’ajoute volontairement, séparément de la base.
Quand vos clients préfèrent écrire
Vous pouvez ajouter un canal pour qu’elle poursuive la conversation avec vos clients. Les actions qu’elle effectue suivent les mêmes règles et les options que vous avez choisies.
Canal client en option
Votre boîte courriel
Rattacher les échanges du mandant, du résident et du prestataire au bon mandat, avec leurs permissions respectives.
Les messages transactionnels prévus dans la base et vos propres questions à la réceptionniste restent inclus.
Vous gardez votre logiciel ?
Retrouvez les actions possibles, les conditions de connexion et la façon de travailler si votre logiciel ne permet pas l’action demandée.
Interface ouverte documentée, identifiants en libre-service sur un compte éligible ; l’écriture des objets d’entretien reste à éprouver, et un abonnement à l’interface est requis.
La documentation d’un éditeur n’établit pas l’accès à un autre : à qualifier éditeur par éditeur.
Ce qui ressort d’un appel, et sous quel mandat
Chaque appel ressort en demande : l’immeuble et le logement, la personne et son rôle, le motif, un responsable nommé et un état. La base ouvre la demande et la transmet ; l’acceptation d’un prestataire et la clôture relèvent de l’option Entretien & prestataires. « Reçue », « transmise », « acceptée » et « faite » restent quatre états distincts, parce qu’une demande transmise n’est pas une réparation terminée.
Gérer pour autrui ajoute ce que le propriétaire autogestionnaire n’a pas : le mandat. Deux immeubles peuvent avoir la même fuite, le même plombier et deux plafonds de dépense. L’appel est donc rattaché au logement, au mandant et au mandat avant d’être qualifié, et c’est le plafond de ce mandat qui décide de la suite : au-dessus du seuil, la réceptionniste prépare la demande d’autorisation et la consigne plutôt que d’engager quoi que ce soit.
Dans la même section
Les autres activités de cette section partagent le même moteur, avec leurs propres demandes et leurs propres règles.
ImmobilierGestionnaires locatifs — vos questions
Comment évite-t-elle de mélanger deux mandats ?
Le rattachement se fait sur le logement, avant toute qualification. Deux propriétaires qui emploient le même prestataire gardent deux plafonds et deux approbateurs, et chacun ne voit que l’état de ses propres demandes.
Est-ce qu’elle peut autoriser une dépense à ma place ?
Dans la base, elle ouvre et transmet la demande sous le bon mandat. Avec Entretien & prestataires, elle sollicite un prestataire autorisé selon le plafond prévu. Au-dessus du plafond, elle prépare une demande d’autorisation : l’approbateur désigné décide et son accord est enregistré. Un prestataire sollicité n’est pas encore un prestataire ayant accepté.
Et si aucun prestataire n’accepte, ou si l’adresse est ambiguë ?
La demande reste ouverte avec son responsable et son état. Une adresse ambiguë est à confirmer. Avec Entretien & prestataires, un prestataire sollicité sans réponse reste en attente et la garde reçoit l’alerte prévue. La base transmet la demande ; elle ne la marque pas résolue et ne suppose pas qu’un prestataire l’a acceptée.
Est-ce qu’elle écrit dans mon logiciel de gestion ?
Là où le connecteur a été qualifié pour l’écriture visée, et après validation dans le système maître. Sinon, son registre natif tient lieu de journal et vous reportez au besoin.
Et les urgences la nuit et la fin de semaine ?
Elles suivent votre rotation de garde. La réceptionniste applique la même règle d’urgence à toute heure : danger pour les personnes vers le 911, puis eau active, absence de chauffage par temps froid, panne d’immeuble ou entrée non sécuritaire vers la garde.
Vos règles, avant le premier appel
L’essai gratuit commence par votre courriel. Votre site peut aider à préparer les informations, mais il reste facultatif. Vous confirmez les faits, choisissez une première tâche et testez votre réceptionniste. Les options s’essaient aussi : vous commencez par celles qui vous sont utiles.
Garder mon numéroGestionnaires locatifs