Une panne de chauffage ne se traite pas de la même façon dans un bureau fermé et un entrepôt en activité. L’appel précise l’équipement, les occupants touchés et les accès permis. Votre équipe reçoit le contexte nécessaire pour organiser l’intervention selon les règles du site.
45 $ CAD / mois · 50 appels Standard · 1 numéro local
Chauffage, climatisation, réfrigération, électricité, ascenseur ou quai de chargement. Elle capte l’actif, l’impact déclaré sur l’exploitation et l’heure à laquelle l’accès est possible, puis escalade vers la garde selon la criticité inscrite au site.
Bureaux fermés le soir, commerce ouvert jusqu’à la fermeture, entrepôt en continu. Elle note la fenêtre d’intervention permise par le bail et n’engage pas un créneau ordinaire pour un occupant qui a une couverture étendue.
Bon de travail, accès au toit ou au local technique, facture, rapport d’intervention. L’accusé de prise en charge est consigné et rattaché au ticket de l’actif concerné.
Un même équipement partagé arrête deux ou trois commerces aux horaires différents. Elle ouvre un ticket par actif, note les occupants affectés, et prépare la communication vers chacun plutôt qu’un message unique inadapté.
Un ticket est ouvert sur le système de réfrigération, avec les trois locaux affectés, l’heure de fermeture de chacun et l’heure du signalement. Le réfrigériste agréé reçoit le dispatch, et les trois occupants reçoivent chacun un message adapté à leurs heures plutôt qu’un avis générique.
Vendredi, 17 h 50. Un centre commercial de quartier. La gérante d’un commerce alimentaire appelle : la réfrigération de son local a arrêté, et deux autres commerces partagent le même système.
RéceptionnisteBonjour, je prends votre nom, un numéro de rappel et le nom de l’entreprise. Vous êtes à quel site et quel local ?
GéranteJulie Bergeron, 450 555-0162, pour le local 120 au centre de la rue Cartier. La réfrigération est arrêtée depuis une heure.
RéceptionnisteQu’est-ce qui s’arrête concrètement dans votre exploitation en ce moment, et jusqu’à quelle heure êtes-vous ouverts ?
GéranteLes comptoirs réfrigérés remontent en température et on ferme à 21 h. Le 118 et le 122 ont le même problème.
RéceptionnisteC’est noté comme un actif partagé qui touche trois locaux, avec un impact d’exploitation immédiat. J’escalade à la garde tout de suite. Je ne peux pas vous confirmer une heure d’arrivée, et le partage du coût se décide avec le gestionnaire.
Les gestes qu’elle pose sur les appels de vos occupants professionnels, du site jusqu’à la remise en service d’un actif, puis ce qui reste au gestionnaire. Chaque ligne est un appel que votre bureau reçoit.
Elle prend le nom, le numéro de rappel et l’entreprise, puis le site et le local, avant de demander ce qui se passe.
Un employé ne peut pas engager le locataire ; elle situe le site et l’entreprise occupante avant de qualifier l’équipement touché.
Elle qualifie l’équipement ou le service touché, ce qui s’arrête concrètement dans l’exploitation, et les heures d’accès prévues au bail.
Une même panne se traite différemment dans un bureau fermé le soir et dans un entrepôt qui roule en continu ; la criticité vient du site et du bail, pas de l’impression laissée par l’appel.
Elle vérifie si un ticket est déjà ouvert sur cet actif avant d’en créer un deuxième pour le même équipement partagé.
Un système de réfrigération qui touche trois commerces ne devient pas trois pannes distinctes ; le ticket regroupe les occupants affectés.
Elle identifie le contact habilité à engager le locataire, quand il diffère de l’employé qui a signalé la panne.
Un employé signale ; c’est le contact désigné au bail qui autorise une intervention ou une dépense.
En cas de gaz, de fumée, d’alarme de monoxyde ou d’ascenseur bloqué avec quelqu’un à l’intérieur, elle fait évacuer les locaux et composer le 911 avant toute autre question.
La redirection de sécurité du préréglage Gestion immobilière s’applique aussi aux occupants commerciaux ; aucune consigne technique n’est donnée.
Elle escalade vers la garde selon la criticité inscrite au site pour une panne de chauffage, de climatisation, de réfrigération, d’électricité, d’ascenseur ou de quai de chargement.
La criticité et les heures d’accès viennent du bail ; elle annonce que la demande est transmise, pas une heure d’arrivée.
Quand un même actif touche plusieurs locaux, elle ouvre un ticket par actif et prépare une communication adaptée aux heures de chaque occupant plutôt qu’un avis générique.
Trois commerces aux horaires différents ne reçoivent pas le même message ; chacun voit ce qui le concerne, avec l’heure de signalement propre à son local.
Pour une demande hors des heures d’accès prévues au bail, elle note la fenêtre d’intervention permise et n’ouvre pas un créneau ordinaire pour un occupant à couverture étendue.
Un bureau fermé le soir et un entrepôt en continu n’ont pas la même fenêtre ; c’est celle du bail qui s’applique, pas une heure par défaut.
Elle ouvre le ticket rattaché à l’actif touché, avec un responsable nommé et le statut « reçue ».
Le ticket sort attaché à un équipement, pas à une adresse vague ; deux occupants sur le même actif gardent deux dossiers si leurs baux diffèrent.
Elle rassemble la couverture contractuelle du bail et prépare la demande d’autorisation vers le gestionnaire, sans rien engager.
La répartition du coût entre bailleur et locataire reste une décision humaine ; elle empêche que la coordination technique se sépare de l’imputation du coût.
Elle place les visites de maintenance préventive dans l’agenda du site et prévient les occupants concernés des accès nécessaires.
Elle relance les rendez-vous qui n’ont pas trouvé de créneau et garde la trace dans le dossier de l’actif.
Elle confirme la remise en service à chaque occupant touché une fois que le prestataire l’a déclarée, pas avant.
Un prestataire sollicité n’est pas un prestataire qui a terminé ; l’état annoncé est celui que le dossier contient réellement.
Des options ajoutées séparément, quand elles vous servent.
Elle sollicite le prestataire agréé pour cet actif, suit son acceptation et fait passer le ticket à « acceptée » plutôt qu’à « terminée ».
Option Entretien & prestataires : preuve d’intervention et clôture traçable par actif, avec l’autorisation de dépense consignée. Entretien & prestataires
Elle prépare la comparaison administrative des propositions et le rapport par mandat quand plusieurs propriétaires se partagent le parc.
Option Mandats & gouvernance : échéances contractuelles et avis approuvés circulent par mandat, sans mélanger deux propriétaires. Mandats & gouvernance
Elle route l’appel vers le bon site avec ses informations locales et consolide la charge d’appels de tous vos sites dans un même tableau.
Option Multi-sites & entités : chaque site garde ses droits, et la vue d’ensemble reste lisible pour vous. Multi-sites & entités
Elle rattache les courriels d’un occupant à son site et à son actif, avec les fenêtres d’accès qu’il mentionne.
Boîte courriel IA en option : brouillon par défaut, envoi selon votre politique, et un site n’apprend rien d’un autre.
Avec Buildium, elle consulte les données d’un compte admissible pour situer le site et l’actif signalés.
L’écriture d’un ordre de travail dans Buildium reste à éprouver pour le commercial ; en attendant, son propre registre de sites et d’actifs sert de journal. Buildium
Avec Hopem, Proprio Expert ou un système de gestion d’actifs propre au site, l’accès s’évalue dossier par dossier avant toute écriture.
Un contrat de gestion signé avec un éditeur ne vaut pas pour un autre ; elle ne confirme une opération qu’une fois l’écriture validée dans le système maître du site. Hopem
Elle vous répond à partir des tickets, des appels et des sites auxquels vous avez accès. Une question sur une option ne s’applique que si vous l’avez activée.
Tu lui demandesQuels locaux sont touchés par la panne signalée ?
Elle retrouve l’actif et les occupants signalés. Elle ne décide ni de la réparation ni de l’imputation du coût.
Quels sites ont une heure d’accès étendue inscrite au bail ?
Elle retrouve la fenêtre d’intervention permise par chaque site. Elle ne modifie pas cette fenêtre elle-même.
Quelles demandes d’autorisation dépassent le plafond du mandat et attendent encore une réponse ?
OptionAvec Entretien & prestataires : la file d’autorisations et le délai de chaque décision. Sans l’option, elle ne suit pas d’accord de dépense.
Quel prestataire agréé est rattaché à cet actif ?
OptionAvec Entretien & prestataires : le prestataire coordonné et l’état de son intervention. Sans l’option, elle transmet la demande sans en suivre l’acceptation.
Les immeubles et leurs locaux, les entreprises occupantes et leurs contacts habilités, les actifs suivis, les heures d’accès et les engagements par bail, les prestataires agréés et la règle de garde.
Nom, numéro de rappel, entreprise et site, puis l’équipement ou le service touché, ce qui s’arrête concrètement, et depuis quand. La criticité vient du site et du bail, pas du ton de l’appel.
Le ticket porte l’heure de prise en charge, l’intervention et la confirmation de remise en service par le prestataire. L’imputation du coût au bailleur ou au locataire reste une validation humaine, attachée au même dossier.
Une réceptionniste bilingue qui identifie la personne, le bien et la nature de la demande, crée une demande avec un responsable et un statut, et transmet les situations prioritaires selon votre procédure. Sans frais de mise en service, et vous gardez vos numéros.
Elle ne décide pas de l’imputation d’un coût entre bailleur et locataire : elle rassemble le contexte et transmet.
C’est inclus dans votre base. Elle vous répond à partir des appels, demandes et informations de votre entreprise auxquels vous avez accès.
Parler à votre réceptionnisteUne question que vous pouvez lui poser
Quels locaux sont touchés par la panne signalée ?
Elle retrouve l’actif et les occupants signalés. Elle ne décide ni de la réparation ni de l’imputation du coût.
En complément de la base. Chacune s’ajoute volontairement, séparément de la base. Aucune n’est activée sans que vous la choisissiez.
Vous pouvez ajouter un canal pour qu’elle poursuive la conversation avec vos clients. Les actions qu’elle effectue suivent les mêmes règles et les options que vous avez choisies.
Canal client en option
Garder les demandes des occupants et les fenêtres d’accès avec le dossier du site et de l’équipement.
Les messages transactionnels prévus dans la base et vos propres questions à la réceptionniste restent inclus.
Retrouvez les actions possibles, les conditions de connexion et la façon de travailler si votre logiciel ne permet pas l’action demandée.
Interface ouverte documentée pour des données immobilières ; son adéquation au commercial — actifs, baux, ordres de travail — reste inconnue, et l’écriture n’a pas été éprouvée.
Recherche antérieure conservée sans nouvelle vérification : l’accès officiel et le contrat d’authentification restent à établir avec chaque éditeur, y compris pour un logiciel de maintenance distinct du logiciel de gestion.
En immobilier commercial, l’appelant est un gérant de commerce, un responsable des installations ou un directeur d’entreprise, et il mesure le problème en heures d’activité perdues. Une unité de climatisation arrêtée dans un immeuble de bureaux se traite différemment d’un compresseur arrêté dans un local alimentaire, et une même panne peut toucher plusieurs occupants qui n’ont ni les mêmes heures d’accès ni les mêmes engagements contractuels.
Votre réceptionniste identifie l’entreprise occupante, le site, le local et le contact habilité — parce qu’un employé n’engage pas le locataire. Elle qualifie ensuite l’équipement ou le service touché, l’impact sur l’exploitation, les heures d’accès autorisées au bail et les autres locaux affectés. Le ticket sort rattaché à l’actif, pas à une adresse vague.
La répartition du coût entre bailleur et locataire reste une décision de gestionnaire, appuyée sur la couverture contractuelle. Ce qu’elle fait, c’est empêcher que la coordination technique et l’imputation du coût se séparent : la demande d’autorisation part avec le contexte de bail déjà rassemblé.
Les autres activités de cette section partagent le même moteur, avec leurs propres demandes et leurs propres règles.
ImmobilierPar la criticité inscrite à votre site et au bail : quel actif, quel impact déclaré sur l’exploitation, et quelles heures d’accès sont couvertes. Un même symptôme n’a pas la même suite dans un bureau fermé le soir et dans un entrepôt qui roule en continu.
Elle prend l’appel et documente la situation, mais elle identifie le contact habilité avant toute décision qui engage le locataire. Un employé signale ; c’est le contact désigné qui autorise.
Elle rassemble la couverture contractuelle et le contexte, puis transmet. La décision d’imputation reste au gestionnaire, et elle est consignée dans le même dossier que l’intervention, avec la confirmation de remise en service par le prestataire.
L’option Multi-sites & entités route l’appel au bon site avec ses informations locales, sépare les permissions par entité, et consolide la charge d’appels dans un tableau de bord unique.
Oui, dans la mesure où vous l’avez décrite : elle place les visites planifiées dans l’agenda, prévient les occupants concernés des accès nécessaires et relance les rendez-vous qui n’ont pas trouvé de créneau, en gardant la trace dans le dossier de l’actif.
L’essai gratuit commence par votre courriel. Votre site peut aider à préparer les informations, mais il reste facultatif. Vous confirmez les faits, choisissez une première tâche et testez votre réceptionniste. Les options s’essaient aussi : vous commencez par celles qui vous sont utiles.
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