Incident entre deux lots
Eau, odeur, bruit ou vibration qui traverse. Elle décrit ce qui est constaté, note les lots concernés et les accès, et ouvre un incident commun. La qualification privative ou commune est préparée, pas tranchée.
Gestion de copropriétés
Deux copropriétaires signalent la même infiltration pendant qu’un membre du conseil demande un suivi. Vous recevez les lots concernés, les accès possibles et l’objet de chaque appel dans le bon immeuble. Le gestionnaire peut examiner l’incident sans devoir reconstituer les messages.
45 $ CAD / mois · 50 appels Standard · 1 numéro local
Selon la demande que vous recevez
Demande d’un membre du conseil
Fonds de prévoyance, contrat de fournisseur, assemblée, avis à diffuser. Elle vérifie le rôle, capte la demande et l’achemine selon la délégation écrite, sans mêler les dossiers d’un autre syndicat.
Copropriétaire et occupant courants
Charges communes, règlement d’immeuble, réservation d’ascenseur pour un déménagement, accès à l’unité pour une inspection ou un avertisseur. Chaque demande sort avec un statut et un responsable.
Les autres demandes que vous pouvez lui confier
Urgence dans une partie commune
Ascenseur immobilisé, refoulement dans le garage, porte d’entrée qui ne verrouille plus, absence de chauffage dans un immeuble. Une personne coincée ou en danger passe par le 911 ; ensuite, immeuble, lot et numéro de rappel, et le prestataire de garde est dépêché.
Les lots concernés réunis dans le même incident
L’incident s’ouvre sur les unités 402 et 502, avec les photos, la mention « eau qui suinte » et l’absence de réponse au 502. Le gestionnaire de garde reçoit l’alerte, dépêche le plombier du syndicat, et le dossier est prêt pour la réunion du mardi avec sa chronologie complète.
Lire la conversation complète
Samedi, 11 h 20. Une copropriétaire du quatrième étage constate une tache qui s’élargit au plafond de sa salle de bain. Le gestionnaire est en congé et le conseil se réunit le mardi suivant.
RéceptionnisteBonjour, je prends votre nom et un numéro où vous rejoindre. De quel immeuble et de quel lot s’agit-il ?
CopropriétaireManon Rivard, 438 555-0107. Le 900, rue Cartier, unité 402. J’ai une tache d’eau au plafond de la salle de bain.
RéceptionnisteEst-ce que l’eau coule en ce moment ? Et savez-vous si l’occupant du 502 est chez lui ?
CopropriétaireÇa suinte. J’ai cogné au 502, personne ne répond. Est-ce que c’est le syndicat qui paie ?
RéceptionnisteJe ne peux pas répondre à ça, et ce serait mal vous servir de deviner : la part du syndicat et celle du lot se décident par le gestionnaire et le conseil. Ce que je fais maintenant, c’est ouvrir un incident commun sur les deux lots et alerter le gestionnaire de garde pour faire vérifier la source.
Ce qu’elle fait pour vos syndicats
Les gestes qu’elle pose sur les appels de vos copropriétaires, occupants et administrateurs, de l’identification du lot jusqu’à l’incident ouvert, puis ce qui reste au gestionnaire et au conseil. Chaque ligne est un appel que votre bureau reçoit.
Quand quelqu’un appelle au sujet d’un lot
Elle prend le nom et le numéro de rappel, puis le syndicat, l’immeuble et le lot, avant de demander ce qui se passe.
Le syndicat décide du reste — la rotation de garde, le responsable, la délégation — alors elle identifie avant de qualifier.
Elle demande le rôle de la personne — occupant, copropriétaire, membre du conseil, fournisseur — avant d’acheminer la demande.
Un occupant ouvre un incident, un administrateur a une délégation à respecter, un fournisseur parle d’accès ou de facture.
Elle décrit ce qui est constaté — eau, odeur, bruit, vibration — et note les autres lots touchés, sans trancher si la cause est privative ou commune.
La qualification est préparée pour le gestionnaire habilité, pas rendue par elle : c’est sa limite la plus lue de cette page.
Elle vérifie si un incident est déjà ouvert sur ce lot avant d’en créer un deuxième pour la même observation.
Une infiltration qui touche deux lots reste un seul incident commun, pas deux dossiers séparés à recroiser.
Quand c’est une urgence de partie commune
Elle fait évacuer les lieux et composer le 911 pour du gaz, de la fumée, une alarme de monoxyde ou un ascenseur bloqué avec quelqu’un à l’intérieur, avant toute autre question.
La redirection de sécurité du préréglage s’applique aux copropriétés comme aux immeubles locatifs.
Elle dépêche le prestataire de garde du syndicat pour un refoulement, une absence de chauffage ou une porte d’entrée qui ne verrouille plus.
La règle d’urgence s’applique de jour comme de nuit, et elle annonce que la demande est transmise, pas une heure d’arrivée.
Elle alerte le gestionnaire de garde pour un incident commun, en plus de la dépêche, quand deux lots ou plus sont concernés.
Un dossier à plusieurs lots réclame une décision au-delà d’un simple prestataire ; l’alerte accompagne donc la dépêche.
L’incident dans un journal, pas dans une boîte vocale
Elle ouvre l’incident avec un responsable nommé et un statut « reçue », rattaché au syndicat et au lot identifiés.
Un incident sort attaché à un immeuble précis, pas à une adresse vague qu’il faudrait retrouver plus tard.
Elle achemine la demande d’un membre du conseil selon la délégation écrite, sans mélanger les dossiers d’un autre syndicat.
Une personne qui siège à deux conseils voit ses demandes classées séparément, avec les droits propres à chaque entité.
Elle informe les personnes concernées une fois que le gestionnaire ou le conseil a tranché, et garde le journal jusqu’à la clôture confirmée.
Le délai entre le signalement et la décision devient visible, immeuble par immeuble, plutôt que de se perdre dans des appels séparés.
Entre deux incidents, avec Mandats & gouvernance
Des options ajoutées séparément, quand elles vous servent.
- Option
Elle prépare la comparaison administrative des propositions et le rapport par mandat quand plusieurs syndicats partagent votre portefeuille.
Option Mandats & gouvernance : échéances contractuelles et avis approuvés circulent par syndicat, sans mélanger deux conseils. Mandats & gouvernance
- Option
Elle diffuse un avis aux copropriétaires une fois qu’il est approuvé, et suit les échéances propres à chaque syndicat.
Comprise dans Mandats & gouvernance : l’envoi part après approbation, pas sur sa propre initiative. Mandats & gouvernance
- Option
Elle sollicite le prestataire agréé pour un incident, suit son acceptation et fait passer le dossier à « acceptée » plutôt qu’à « terminée ».
Option Entretien & prestataires : preuve du travail et clôture traçable, avec l’autorisation de dépense consignée. Entretien & prestataires
Quand vos occupants écrivent, et si vous avez déjà Hopem
- Canal
Elle rattache les courriels d’un occupant ou d’un administrateur au bon syndicat, avec les permissions de chacun.
Boîte courriel IA en option : un syndicat n’apprend rien d’un autre, et l’envoi suit votre politique.
- Logiciel
Avec Hopem, Proprio Expert ou un système local, l’accès officiel et le contrat d’authentification restent à établir avec l’éditeur avant toute écriture.
Les objets visés — lots, membres, avis — sont nommés ; la connexion reste à qualifier tant que rien n’est validé. Hopem
Ce qu’elle ne fait pas sur vos syndicats
- Elle n’attribue pas la responsabilité d’un sinistre entre un lot et une partie commune.
- Elle ne donne pas d’avis juridique sur la déclaration de copropriété, un règlement d’immeuble ou un recours.
- Elle ne diffuse pas un avis officiel avant l’approbation du gestionnaire habilité ou du conseil.
- Elle ne divulgue pas l’information d’un copropriétaire — présence, solde, coordonnées — à un tiers.
- Elle ne donne pas de consigne technique et ne promet pas d’heure d’intervention.
- Elle ne mélange pas les dossiers de deux syndicats, même quand une personne siège aux deux conseils.
Ce que vous pouvez lui demander, vous
Elle vous répond à partir des incidents et des appels auxquels vous avez accès. Une question sur une option ne s’applique que si vous l’avez activée.
Tu lui demandesQuels lots sont mentionnés dans le signalement d’infiltration ?
Elle reprend les lots et observations consignés. Elle ne décide pas si la responsabilité est privative ou commune.
Quels incidents attendent encore la décision du conseil ?
Elle lit le statut de chaque incident et le délai écoulé. Elle ne décide pas à la place du conseil.
Quels avis sont prêts et attendent l’approbation d’un syndicat ?
OptionAvec Mandats & gouvernance : les avis préparés et leur syndicat. Sans l’option, elle ne suit pas de diffusion.
La suite de la demande
Vous décrivez chaque syndicat une fois
Les immeubles et leurs lots, les membres du conseil et leur délégation, les prestataires de garde, ce qui compte comme urgence de partie commune, et ce que le conseil doit approuver avant diffusion.
Elle situe la personne dans la gouvernance
Nom et numéro de rappel, syndicat et lot, puis le rôle : occupant, copropriétaire, administrateur, fournisseur. Ce rôle décide de ce qui peut être dit, de ce qui est acheminé au conseil, et de ce qui part en dispatch.
L’incident vit dans un journal, pas dans une boîte vocale
L’incident garde son statut jusqu’à la clôture, les personnes concernées sont informées, et les décisions du conseil s’attachent au dossier. Le délai entre le signalement et la décision devient visible, immeuble par immeuble.
Ce que la base Immobilier comprend
Une réceptionniste bilingue qui identifie la personne, le bien et la nature de la demande, ouvre une demande avec un responsable et un statut, et transmet les situations prioritaires selon la procédure du gestionnaire. Sans frais de mise en service, et vous gardez vos numéros.
- Réponse aux appels en français et en anglais, selon la personne qui appelle
- Identification du syndicat, du lot et du rôle avant tout classement
- Ouverture d’un incident avec un responsable nommé et un statut visible
- Alerte immédiate quand la situation correspond à votre règle d’urgence
- Un résumé écrit après chaque appel, consultable dans l’application, et la possibilité de lui demander ce qui s’est passé
Elle n’attribue pas la responsabilité d’un sinistre entre un lot et une partie commune.
Les décisions qui restent entre vos mains
- Elle ne donne pas d’avis juridique sur la déclaration de copropriété, un règlement d’immeuble ou un recours.
- Elle ne diffuse pas un avis officiel avant l’approbation du gestionnaire habilité ou du conseil.
- Elle ne divulgue pas l’information d’un copropriétaire — présence, solde, coordonnées — à un tiers.
- Elle ne donne pas de consigne technique et ne promet pas d’heure d’intervention.
Posez-lui aussi vos questions
C’est inclus dans votre base. Elle vous répond à partir des appels, demandes et informations de votre entreprise auxquels vous avez accès.
Parler à votre réceptionnisteUne question que vous pouvez lui poser
Quels lots sont mentionnés dans le signalement d’infiltration ?
Elle reprend les lots et observations consignés. Elle ne décide pas si la responsabilité est privative ou commune.
Ce que vous pouvez lui confier en plus
En complément de la base. Chacune s’ajoute volontairement, séparément de la base. Aucune n’est activée sans que vous la choisissiez.
Quand vos clients préfèrent écrire
Vous pouvez ajouter un canal pour qu’elle poursuive la conversation avec vos clients. Les actions qu’elle effectue suivent les mêmes règles et les options que vous avez choisies.
Canal client en option
Votre boîte courriel
Rattacher les échanges du conseil et des occupants au bon syndicat; un avis officiel attend l’approbation prévue.
Les messages transactionnels prévus dans la base et vos propres questions à la réceptionniste restent inclus.
Vous gardez votre logiciel ?
Retrouvez les actions possibles, les conditions de connexion et la façon de travailler si votre logiciel ne permet pas l’action demandée.
Recherche antérieure conservée sans nouvelle vérification : ni l’accès officiel ni le contrat d’authentification ne sont établis. Les objets visés — lots, membres, billets, avis — sont nommés, la connexion reste à qualifier avec l’éditeur.
L’appelant ne sait pas si son problème relève du lot ou du syndicat
En copropriété, la première difficulté n’est pas technique, elle est de gouvernance. La personne qui appelle constate un dégât ou une nuisance et ignore si la cause se trouve dans sa partie privative, dans une partie commune, ou dans le lot du voisin. Elle ignore aussi souvent à qui elle parle : le syndicat, le conseil d’administration, la société de gestion et l’entrepreneur sont quatre interlocuteurs différents dans sa tête.
Votre réceptionniste commence donc par identifier le syndicat, l’immeuble, le lot et le rôle de la personne — occupant, copropriétaire, membre du conseil, fournisseur. Elle recueille l’incident, les photos, les autres lots touchés et les conditions d’accès. Elle classe la demande entre urgence de partie commune, à dépêcher, et demande administrative, à acheminer au gestionnaire.
Ce qu’elle ne fait pas est aussi important : elle n’attribue aucune responsabilité. Une infiltration entre deux lots ouvre un incident commun et alerte le gestionnaire ; qui paie et qui répare se décide par le gestionnaire habilité et le conseil, avec le journal des décisions que l’application garde.
Dans la même section
Les autres activités de cette section partagent le même moteur, avec leurs propres demandes et leurs propres règles.
ImmobilierGestion de copropriétés — vos questions
Est-ce qu’elle décide si c’est une partie commune ?
Non. Elle consigne ce que la personne décrit, note les lots touchés et ouvre un incident commun quand deux unités sont en cause. La qualification et la responsabilité appartiennent au gestionnaire habilité et au conseil, et la décision reste au journal.
Comment gère-t-elle plusieurs syndicats sur un même numéro ?
L’identification de l’immeuble précède tout le reste, et les dossiers restent cloisonnés par syndicat. Une personne qui siège à deux conseils voit ses demandes classées séparément, avec les droits propres à chaque entité.
Peut-elle envoyer un avis aux copropriétaires ?
Elle prépare l’avis et le soumet ; l’envoi part après approbation. L’option Mandats & gouvernance ajoute la diffusion des avis approuvés et le suivi des échéances par syndicat.
Que se passe-t-il la nuit et la fin de semaine ?
La même règle s’applique à toute heure : danger pour des personnes vers le 911, urgence de partie commune vers le prestataire de garde, demande administrative en attente du gestionnaire au matin, avec un résumé écrit dans les deux cas.
Et les réservations d’ascenseur pour les déménagements ?
Elles se réservent dans votre agenda, avec la durée que vous fixez et les règles de protection que l’immeuble impose. C’est un des moments où le volume d’appels grimpe d’un coup, autour du 1er juillet en particulier.
Vos règles, avant le premier appel
L’essai gratuit commence par votre courriel. Votre site peut aider à préparer les informations, mais il reste facultatif. Vous confirmez les faits, choisissez une première tâche et testez votre réceptionniste. Les options s’essaient aussi : vous commencez par celles qui vous sont utiles.
Garder mon numéroGestion de copropriétés