Deux animaux, une seule ligne
Deux chats et une chienne sous le même numéro. Elle fait nommer l’animal concerné et vérifie qui décide pour lui, avant d’écrire au dossier.
Cliniques de petits animaux
Un numéro de téléphone peut correspondre à plusieurs animaux et plusieurs décideurs. Votre réceptionniste identifie l’animal concerné avant de préparer le rendez-vous, puis distingue le rappel de prévention d’une demande de renouvellement qui doit recevoir l’approbation du vétérinaire.
59 $ CAD / mois · 50 appels Standard · 1 numéro local
Chaque demande rattachée au bon animal
Le rendez-vous est au dossier de Nova ; rien n’est ajouté à celui de Milo. Sans le nom de l’animal, la demande partait à votre équipe au lieu qu’un dossier soit choisi. Et si le logiciel ne confirme pas l’écriture, l’état reste « demande de rendez-vous ».
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Clinique vétérinaire du Boisé. Deux animaux sont au dossier sous le même numéro : Milo le chat et Nova la chienne.
RéceptionnisteClinique vétérinaire du Boisé, bonjour. Je prends votre nom et un numéro où vous rejoindre.
PropriétaireClaire Fournier, 450 555-0188. J’aimerais un rendez-vous cette semaine.
RéceptionnisteVotre numéro est associé à deux animaux chez nous, Milo et Nova. C’est pour lequel des deux ?
PropriétaireNova. Elle boite depuis samedi.
RéceptionnisteC’est noté tel quel — « boite depuis samedi » — au dossier de Nova. Je ne suis pas en mesure d’évaluer ça ; le vétérinaire le lira avant la visite. Il reste jeudi 14 h 30.
Selon la demande que vous recevez
Renouvellement d’ordonnance
« Il me reste deux pilules. » Elle note le produit, l’animal et depuis quand, dépose la demande dans la file d’approbation du vétérinaire, et le dit à la personne.
Consultation et prévention
Vaccin de rappel, examen annuel, contrôle après une chirurgie. Elle retrouve l’animal et pose la consultation sur un créneau de la durée que vous avez fixée pour ce motif.
Les autres demandes que vous pouvez lui confier
Demande prioritaire
Quand les mots employés correspondent à la consigne que vous avez écrite, elle l’applique : contact de garde transmis, équipe alertée. Elle rapporte les mots, elle n’évalue pas l’état de l’animal.
Ce qu’elle fait pour votre clinique
Ce qu’elle prend en charge entre deux animaux sous le même numéro, une urgence vitale et un renouvellement d’ordonnance, puis la ligne qu’elle ne franchit pas. Chaque ligne est un appel que votre clinique reçoit.
Rattacher l’appel au bon animal
Elle fait nommer l’animal concerné avant d’écrire quoi que ce soit, même quand plusieurs animaux partagent le même numéro.
Le numéro affiché ne désigne pas un dossier à lui seul ; deux chats et une chienne sous une même ligne restent trois dossiers distincts.
Elle vérifie qui, dans le foyer, est autorisé à décider pour cet animal avant de traiter la demande.
Elle rattache la demande à ce dossier précis plutôt que de deviner d’après le numéro qui appelle.
Elle distingue un animal déjà patient d’une première visite, avant de proposer un créneau.
Un animal existant retrouve son dossier ; un premier animal reçoit l’examen nouveau patient à la durée qui lui correspond.
Les urgences vitales, avant tout le reste
Un animal frappé par une voiture, qui ne respire plus ou dont le ventre est gonflé et dur la font diriger immédiatement vers l’hôpital vétérinaire d’urgence.
Elle ne pose aucun diagnostic et n’évalue pas la gravité : elle applique le script et capte le nom et le numéro pour alerter la clinique.
Une ingestion soupçonnée — chocolat, raisin, xylitol, antigel, médicament humain — suit la même redirection immédiate vers la ligne antipoison animal.
Elle rapporte les mots de la personne, elle ne les interprète pas.
Elle applique la même règle d’urgence jour et nuit, sans dire elle-même s’il faut attendre ou se déplacer tout de suite.
La décision d’attendre ou de venir reste clinique ; elle dirige vers la ligne de garde plutôt que de trancher.
Consultations, prévention et renouvellements
Elle réserve l’examen annuel, le vaccin de rappel ou le contrôle post-chirurgie à la durée que vous avez fixée pour ce motif.
Un contrôle après une chirurgie ne prend pas la même plage qu’un vaccin de routine.
Pour un renouvellement, elle capte le produit et depuis quand, puis dépose la demande dans la file d’approbation du vétérinaire.
Elle n’approuve pas elle-même un renouvellement ; la préparation attend la décision du vétérinaire.
Elle transmet vos consignes pratiques — stationnement, jeûne avant une chirurgie, documents à apporter — avant la visite.
Ces informations approuvées partent avec la confirmation, sans qu’un appel supplémentaire soit nécessaire.
Entre les visites, ce que vous pouvez ajouter
- Option
Un vaccin dû ou un rendez-vous annulé à reprendre relance la personne selon la cadence déjà prévue par la clinique.
Ces suivis se font sans occuper le comptoir, à la fréquence que vous avez réglée. Rappels & continuité
- Option
Quand un cas part vers un hôpital ou un spécialiste, elle rassemble les pièces et attend que l’équipe receveuse confirme la prise en charge avant de l’annoncer.
Une référence transmise n’est pas encore une référence acceptée tant que l’équipe receveuse n’a pas répondu. Références & garde
- Option
Un acompte de chirurgie demandé par lien est suivi jusqu’à son statut réel, et la relance s’arrête dès l’entrée du paiement.
L’acompte reste distinct du reste du dossier médical, avec son propre statut de suivi. Acomptes & paiements
Avec ezyVet ou Provet
- Logiciel
Avec ezyVet, l’accès au compte et l’écriture exacte des rendez-vous restent à éprouver sur un compte réel, malgré une voie de partenariat existante.
Les opérations de rendez-vous sont documentées par l’éditeur, sans preuve d’écriture réussie à ce jour. ezyVet
- Logiciel
Avec Provet, la modification et l’annulation d’un rendez-vous demandent une qualification qu’aucun essai authentifié n’a encore confirmée.
L’autorisation préalable côté éditeur est en place ; l’écriture réelle reste l’étape suivante. Provet
Ce qui ne sort pas de sa bouche
- Pas d’avis vétérinaire, pas de diagnostic, pas d’évaluation de la gravité d’un état : cette lecture appartient au médecin vétérinaire.
- Pas de recommandation de traitement, de médicament, d’antiparasitaire, de nourriture ni de dose.
- Elle n’approuve pas un renouvellement et ne laisse pas entendre qu’un vétérinaire a revu le dossier : elle le dépose en approbation.
- Elle ne dit pas s’il faut attendre ou se déplacer : elle applique votre consigne écrite et donne le contact de garde.
- Elle ne chiffre pas une chirurgie, et une demande d’accompagnement de fin de vie va à une personne de votre équipe.
- Elle ne confond pas deux animaux d’un même foyer : le numéro qui appelle ne suffit pas à identifier un dossier.
- Elle ne décide pas si un cas relève d’une urgence vitale ou d’une attente : elle applique la consigne, elle ne l’invente pas.
Ce que vous pouvez lui demander, vous
Elle vous répond à partir des demandes et des dossiers de votre clinique auxquels vous avez accès. Une question sur une option ne s’applique que si vous l’avez activée.
Vous lui demandezQuel animal est concerné par cette demande, dans un foyer qui en a plusieurs ?
Elle retrouve le dossier de l’animal nommé, pas celui déduit du numéro. Elle ne rapproche pas deux dossiers.
Quelles demandes urgentes ont été dirigées vers l’hôpital d’urgence cette semaine ?
Elle lit les demandes où le script d’urgence a été appliqué. Elle ne dit rien sur la gravité du cas.
Quels renouvellements attendent encore l’approbation du vétérinaire ?
Elle lit la file d’approbation et depuis quand chaque demande y attend. Elle n’approuve pas elle-même.
Quelles références envoyées à un hôpital ont reçu une confirmation de prise en charge ?
OptionAvec Références & garde : les pièces rassemblées et la confirmation de l’équipe receveuse. Sans l’option, la prise en charge n’est pas présumée.
La suite de la demande
Vous écrivez vos consignes une fois
Les espèces que vous voyez, la durée de chaque type de rendez-vous, les praticiens et leurs plages, le contact de garde, et ce qu’elle n’a pas le droit de dire.
Elle identifie avant de qualifier
Nom et numéro de rappel d’abord, au cas où la ligne coupe. Puis l’animal — nom, espèce, race —, qui décide pour lui, le motif et les plages qui conviennent.
Chaque appel finit dans la bonne file
Une consultation autorisée est posée dans l’agenda, avec confirmation et rappel. Un renouvellement part en approbation. Une demande à trancher arrive dans votre boîte avec le résumé de l’appel.
Ce que la base Vétérinaire comprend
Elle répond dans les deux langues, rattache la demande au bon animal et la place là où votre équipe la reprend. Sans frais de mise en service, et vous gardez votre numéro.
- Identifier le propriétaire, l’animal concerné et la demande
- Réserver ou modifier une consultation dans les créneaux que vous autorisez
- Transmettre vos consignes pratiques — stationnement, jeûne avant une chirurgie, documents à apporter
- Joindre le circuit de garde que vous avez désigné
- Un résumé écrit après chaque appel, consultable dans l’application
Elle n’approuve pas un renouvellement et ne laisse pas entendre qu’un vétérinaire a revu le dossier : elle le dépose en approbation.
Les décisions qui restent entre vos mains
- Pas d’avis vétérinaire, pas de diagnostic, pas d’évaluation de la gravité d’un état : cette lecture appartient au médecin vétérinaire.
- Pas de recommandation de traitement, de médicament, d’antiparasitaire, de nourriture ni de dose.
- Elle ne dit pas s’il faut attendre ou se déplacer : elle applique votre consigne écrite et donne le contact de garde.
- Elle ne chiffre pas une chirurgie, et une demande d’accompagnement de fin de vie va à une personne de votre équipe.
- Elle ne note que ce que vous autorisez, et ne confirme rien du dossier d’un animal à un tiers : il est protégé par le secret professionnel. Elle est bâtie pour la Loi 25, avec une base de données au Canada ; le traitement vocal en direct passe par un sous-traitant aux États-Unis, comme le précise la page Sécurité et traitement des données.
Posez-lui aussi vos questions
C’est inclus dans votre base. Elle vous répond à partir des appels, demandes et informations de votre entreprise auxquels vous avez accès.
Parler à votre réceptionnisteUne question que vous pouvez lui poser
Quels appels concernent un animal qui n’est pas encore patient chez nous ?
Elle retrouve l’animal, le propriétaire déclaré et la demande. Elle ne détermine pas la priorité clinique.
Ce que vous pouvez lui confier en plus
En complément de la base. Chacune s’ajoute séparément de la base, et seulement si vous la choisissez.
Quand vos clients préfèrent écrire
Vous pouvez ajouter un canal pour qu’elle poursuive la conversation avec vos clients. Les actions qu’elle effectue suivent les mêmes règles et les options que vous avez choisies.
Canal client en option
Conversations par SMS
Poursuivre les échanges administratifs sur le rendez-vous ou le contact; les questions de santé vont à l’équipe.
Les messages transactionnels prévus dans la base et vos propres questions à la réceptionniste restent inclus.
Vous gardez votre logiciel ?
Retrouvez les actions possibles, les conditions de connexion et la façon de travailler si votre logiciel ne permet pas l’action demandée.
Opérations de rendez-vous documentées, voie de partenariat existante. L’accès au compte et l’écriture exacte restent à éprouver sur un compte réel.
Interface documentée, autorisation préalable côté éditeur. La modification et l’annulation demandent une qualification ; aucun essai authentifié n’a été fait.
Le numéro qui appelle ne désigne personne
Plusieurs animaux dans un foyer, une seule ligne de téléphone : le numéro affiché ne dit pas quel dossier ouvrir. Votre réceptionniste fait nommer l’animal, confirme l’espèce et la personne autorisée à décider pour lui, puis rattache la demande à ce dossier-là. Quand deux animaux correspondent, elle pose la question au lieu de choisir.
Votre clinique a déjà un comptoir ; ce qui manque, c’est une deuxième personne sur la ligne. Elle la prend et reste du côté administratif de l’appel : le diagnostic et l’approbation d’une ordonnance appartiennent au médecin vétérinaire.
Dans la même section
Les autres activités de cette section partagent le même moteur, avec leurs propres demandes et leurs propres règles.
VétérinaireCliniques, urgences et références
Cliniques de petits animaux — vos questions
Comment elle évite de mélanger deux animaux du même foyer ?
Le numéro ne suffit pas à identifier quelqu’un : deux animaux derrière une même ligne restent deux dossiers distincts. Elle fait nommer l’animal, vérifie qui décide pour lui, et transmet à votre équipe quand le doute persiste.
Et les renouvellements d’ordonnance ?
Captés, pas décidés. Elle note le produit, l’animal et la durée écoulée, puis dépose la demande dans votre file d’approbation. La personne est informée que le vétérinaire approuve avant la préparation.
Est-ce qu’elle fait du triage ?
Non, et c’est écrit dans son préréglage. Elle rapporte les mots de la personne, applique la consigne que votre clinique a écrite, et alerte votre équipe. L’évaluation d’un état animal appartient au médecin vétérinaire.
Est-ce qu’on garde notre numéro ?
Oui, avec la réputation et les annuaires qui y sont attachés. Vous renvoyez la ligne quand vous le voulez : en tout temps, seulement quand personne ne décroche, ou selon vos heures.
Que fait-elle en dehors de vos heures d’ouverture ?
Elle donne les coordonnées du centre d’urgence que vous avez désigné dans votre configuration, et note l’appel pour votre équipe du matin. Elle ne trie pas l’animal : elle ne dit pas s’il faut attendre ou se présenter tout de suite, elle lit votre consigne telle quelle.
Vos règles, avant le premier appel
L’essai gratuit commence par votre courriel. Votre site peut aider à préparer les informations, mais il reste facultatif. Vous confirmez les faits, choisissez une première tâche et testez votre réceptionniste. Les options s’essaient aussi : vous commencez par celles qui vous sont utiles.
Garder mon numéroCliniques de petits animaux