Hôpitaux, urgences et références
Vous recevez des cas de plusieurs cliniques référentes. Le dossier arrive avec ses pièces et un interlocuteur identifié des deux côtés.
Références & garde
Un dossier référé n’est pas « envoyé » : il est pris en charge par une personne nommée, et vous le savez.
7 jours, 20 appels répondus, sans carte
La tâche qu’elle prend en charge
Référer, c’est deux choses : envoyer un dossier, et savoir que quelqu’un l’a pris. La première se fait en une minute. La seconde se perd — le courriel part vers une adresse générale, la radiographie pèse trop lourd, le détenteur se présente à l’hôpital de référence et personne ne l’attend.
Cette option traite la référence comme un dossier qui a un destinataire vivant. Elle réclame les pièces qui manquent avant l’envoi, joint un responsable chez l’équipe receveuse, et n’écrit « pris en charge » que lorsque cette personne l’a confirmé. Dans l’autre sens, une clinique qui reçoit des références voit arriver un dossier déjà complet.
La garde suit la même logique. Hors des heures, un appel qui contient les mots d’une urgence vitale est dirigé vers le circuit de garde que vous avez désigné, avec le nom, le numéro et l’animal captés d’abord — pour que l’équipe de garde sache qui arrive.
Étape par étape
- Préparer
La liste des pièces, avant l’envoi
Historique, imagerie, résultats de laboratoire, médication en cours, coordonnées du détenteur : une liste de contrôle dit ce qui manque, et le dossier attend au lieu de partir incomplet.
- Transmettre
À une personne, pas à une boîte
Le dossier va à l’équipe receveuse, et la demande cherche un responsable joignable. Un envoi sans destinataire identifié reste une demande ouverte.
- Confirmer
Recevoir n’est pas accepter
La prise en charge est un acte distinct de l’envoi. Tant que l’équipe receveuse ne l’a pas confirmée, le dossier reste dans vos exceptions et vous voyez qu’il attend.
- Hors des heures
La garde que vous avez désignée
Nom, numéro de rappel et animal sont captés d’abord ; l’appel est ensuite dirigé vers le circuit de garde ou l’hôpital d’urgence que vous avez inscrits, et la clinique est alertée.
Une option, pas une capacité de la base
La base Vétérinaire identifie l’animal et le détenteur, réserve une consultation autorisée et joint le circuit de garde désigné pour une demande prioritaire. Le dossier de référence, ses pièces et le suivi entre équipes s’ajoutent ici.
Le triage clinique reste un acte professionnel. Zenvox n’évalue pas la gravité de l’état d’un animal, ne pose aucun diagnostic et ne décide pas si un cas mérite d’être référé : elle applique les mots de l’appelant aux règles que la clinique a écrites, et elle le dit au détenteur.
Ce que cela change pour votre activité
Cliniques de petits animaux
Une chirurgie orthopédique, une consultation en dermatologie, une cardiologie : vous référez, et vous savez le lendemain si le détenteur a été rejoint.
Pratique mobile et rurale
Loin d’un plateau technique, référer est la règle plutôt que l’exception. Le dossier voyage avec ce qu’il faut pour que l’équipe receveuse n’ait pas à tout recommencer.
Ce qu’elle reçoit
- Le dossier de l’animal et l’identité du détenteur, vérifiés
- Les pièces existantes : imagerie, résultats, historique, médication
- Le motif de référence écrit par le vétérinaire référent
- Les coordonnées du service receveur et de sa garde
Ce qu’elle produit
- Un dossier de référence complet, avec la liste de ce qui manquait
- Un responsable joint chez l’équipe receveuse, nommé au dossier
- Une prise en charge confirmée, ou une exception qui reste visible
- Un appel de garde dirigé vers le circuit que vous avez désigné
Le vétérinaire décide de référer et écrit le motif. Zenvox monte le dossier, cherche le responsable et confirme la réception ; elle ne décide rien de clinique et ne laisse entendre à personne qu’un vétérinaire a revu le cas.
Ce qui est compté, et ce qui vient d’ailleurs
L’option porte son allocation de dossiers et un volume de pages de pièces, distincts des appels de la base.
- Des références traitées par mois, remises à zéro à chaque période
- Des pages de pièces jointes rattachées à ces dossiers
- Les appels reçus restent comptés sur la base, séparément
- Le circuit de garde reste celui de la clinique : Zenvox y dirige, elle ne le remplace pas
Les frais éventuels d’un service tiers — hébergement d’imagerie, portail d’un hôpital de référence — appartiennent à ce service et sont facturés par lui.
Avec le logiciel de la clinique
L’état indiqué vient de la recherche de qualification, pas d’une envie commerciale. Sans logiciel qualifié, le dossier de référence vit dans Zenvox.
Questions sur cette option
Un dossier envoyé, est-ce que ça veut dire qu’il est pris en charge ?
Non. Recevoir et accepter sont deux actes distincts : tant que l’équipe receveuse n’a pas confirmé la prise en charge, le dossier reste dans vos exceptions et vous voyez qu’il attend.
Est-ce qu’elle décide si un cas mérite d’être référé ?
Non. Le triage clinique reste un acte professionnel : le vétérinaire décide de référer et écrit le motif. Zenvox monte le dossier, cherche le responsable et confirme la réception, sans laisser entendre à personne qu’un vétérinaire a revu le cas.
Qu’est-ce qui part avec le dossier de référence ?
Historique, imagerie, résultats de laboratoire, médication en cours et coordonnées du détenteur, avec une liste de contrôle qui dit ce qui manque. Le dossier attend au lieu de partir incomplet, et un envoi sans destinataire identifié reste une demande ouverte.
Hors des heures, qu’arrive-t-il à un appel d’urgence ?
Le nom, le numéro de rappel et l’animal sont captés d’abord, puis l’appel est dirigé vers le circuit de garde ou l’hôpital d’urgence que vous avez inscrits, et la clinique est alertée. Le circuit de garde reste celui de la clinique : Zenvox y dirige, elle ne le remplace pas.
Est-ce qu’il me faut ezyVet ou Provet pour que ça serve ?
Non. Les deux sont au statut « à qualifier » : l’accès au compte, les frais et les tests de transaction restent ouverts. Sans logiciel qualifié, le dossier de référence vit dans Zenvox.
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